Apa itu pemodelan dan notasi proses bisnis (BPMN)?

Awalnya dikembangkan oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI), BPMN adalah notasi grafis yang tepat untuk mendokumentasikan proses bisnis. Ini menyelesaikan ambiguitas spesifikasi proses tekstual dengan menggambarkan secara visual urutan aktivitas bisnis dan aliran informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tertentu. Dalam beberapa tahun terakhir, BPMN semakin sering disebut sebagai model dan notasi proses bisnis.

Object Management Group (OMG) telah mempertahankan BPMN sejak 2005. Konsorsium terbuka ini membantu memastikan bahwa diagram proses bisnis dapat dengan mudah dipertukarkan dalam format standar di seluruh alat pemodelan yang berbeda. Tujuan dari notasi pemodelan proses adalah untuk membantu organisasi memodelkan cara-cara untuk meningkatkan efisiensi, memperhitungkan keadaan baru, atau mendapatkan keunggulan kompetitif.

BPMN 2.0 merupakan bagian dari "triple crown" OMG untuk standar peningkatan proses, yang juga mencakup notasi model manajemen kasus (CMMN) dan notasi model keputusan (DMN). Standar berbeda dari bahasa pemodelan terpadu (UML) yang digunakan dalam desain perangkat lunak. Spesifikasi BPMN 2.0.1 OMG telah diterbitkan sebagai Standar Internasional ISO/IEC 19510:2013.

BPMN menyediakan bahasa pemodelan proses bisnis umum yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis—analis proses bisnis yang membuat dan menyempurnakan proses, pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan proses bisnis, dan pengguna bisnis yang memantau dan mengelolanya. Ketiganya adalah pemangku kepentingan utama dalam mengoptimalkan operasi bisnis.

Spesifikasi BPMN dirancang untuk membantu organisasi:

• Mencapai kesepakatan yang lebih cepat tentang proses saat ini dan masa depan melalui model yang tidak ambigu.

• Mendorong partisipasi pemangku kepentingan melalui notasi ekspresif grafis.

• Memfasilitasi analisis dan peningkatan operasi melalui rekayasa ulang proses bisnis.

• Buat pustaka alur proses, definisi kasus, dan aturan bisnis untuk melatih karyawan baru.

• Menutup kesenjangan komunikasi dengan bahasa yang sama antara analis bisnis, pengembang, dan pemangku kepentingan lainnya.

• Menginformasikan upaya otomatisasi proses bisnis.

• Mengoordinasikan strategi pengalihdayaan proses bisnis.

Selain itu, diagram BPMN membantu tim membuat dokumen Extensible Markup Language (XML) yang diperlukan untuk menjalankan berbagai proses, seperti persetujuan kontrak atau pengingat untuk laporan keuangan bulanan. Standar XML terkait adalah Business Process Execution Language (BPEL) untuk layanan web.

Bahasa BPMN didasarkan pada diagram alur dan notasi grafis. Notasi standar yang digunakan untuk mewakili elemen BPMN dipisahkan menjadi beberapa kategori untuk pembuatan diagram:

Objek alir adalah objek deskriptif yang menentukan proses, seperti peristiwa, aktivitas, dan gateway.

Peristiwa adalah pemicu yang memulai, mengubah atau menyimpulkan suatu proses. Peristiwa awal memulai suatu proses, peristiwa peralihan terjadi selama proses berlangsung dan peristiwa akhir mengakhiri suatu proses. Acara dapat mencakup pesan, pengatur waktu dan tanggal, transaksi, kesalahan, eskalasi, permintaan, dan banyak lagi.

BPMN menggambarkan peristiwa sebagai lingkaran yang berisi simbol khusus untuk jenis peristiwa. Peristiwa lemparan memulai proses, sementara peristiwa penangkapan terjadi sebagai akibat dari peristiwa lemparan.

Aktivitas adalah tindakan atau tugas yang dilakukan selama proses bisnis. Prosedur pemetaan proses menunjukkan semua aktivitas yang harus terjadi sebagai respons untuk memulai acara dan sebagai prasyarat untuk acara akhir. Karena semakin banyak proses bisnis mengalami otomatisasi, banyak peristiwa yang terpicu dengan sendirinya. Aktivitas bisa sederhana atau lebih kompleks, termasuk subproses dan beberapa iterasi. Diagram proses bisnis menunjukkan aktivitas sebagai persegi panjang bulat.

Gateway adalah titik keputusan yang membutuhkan pilihan aktif yang harus dibuat sebelum melangkah lebih jauh melalui proses bisnis. Ditampilkan sebagai berlian, gateway mengarah pada setidaknya dua kemungkinan hasil tergantung pada keputusan yang dibuat.

• Gateway eksklusif meneruskan alur kerja ke salah satu dari beberapa jalur yang saling eksklusif—alur kerja hanya boleh dilanjutkan ke salah satu opsi yang tersedia. Gateway ini digambarkan sebagai berlian yang berisi tanda X.
   

• Gateway inklusif juga menawarkan beberapa jalur ke depan, tetapi pilihannya tidak saling eksklusif. Gateway ini ditampilkan sebagai berlian yang berisi tanda lingkaran.
   

• Gerbang paralel memecah proses menjadi beberapa aliran tanpa memerlukan keputusan. Alur kerja hanya dibagi menjadi beberapa proses simultan, yang ditampilkan sebagai wajik yang berisi tanda plus.
   

• Gateway berbasis peristiwa paralel membagi alur kerja menjadi beberapa jalur bersamaan sebagai hasil dari peristiwa yang memicu. Simbol untuk gateway berbasis peristiwa paralel menggabungkan gateway inklusif dan paralel dengan sebuah simbol wajik yang berisi tanda plus yang diapit lingkaran.
   

• Gateway kompleks diperuntukkan bagi proses yang sangat kompleks. Gateway ini digambarkan sebagai berlian yang berisi tanda bintang.

Objek penghubung ditampilkan sebagai garis dengan panah dan digunakan untuk menghubungkan objek aliran.

• Alur urutan menghubungkan aktivitas-aktivitas sesuai dengan urutan pelaksanaannya dalam proses bisnis. Alur tersebut digambar sebagai garis padat dengan panah yang menunjukkan urutan peristiwa. Alur default adalah tanggapan standar terhadap peristiwa pemicu, sedangkan alur bersyarat terjadi ketika kondisi tertentu terpenuhi.
   

• Alur pesan adalah komunikasi yang mengalir antar- pool—departemen terpisah atau grup lain. Alur ini digambarkan sebagai garis putus-putus dengan lingkaran di pengirim dan panah di penerima.
   

• Asosiasi adalah garis putus-putus yang menghubungkan peristiwa, aktivitas, dan gateway ke informasi tambahan tentang objek aliran tersebut.

Swimlanes adalah wadah yang memisahkan satu rangkaian kegiatan dari yang lain. Dalam notasi standar BPMN, kumpulan mewakili peserta utama dalam suatu proses. Kumpulan yang berbeda mungkin merupakan perusahaan, departemen, atau pelanggan yang berbeda yang terlibat dalam proses tersebut. Jalur dalam pool menunjukkan aktivitas dan aliran untuk peran atau peserta tertentu, mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab untuk bagian tertentu dari suatu proses.

Manajemen perubahan membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang pembagian kerja organisasi, menjadikan swimlane fitur penting dari BPMN.

Artefak memberikan informasi tambahan tentang proses, seperti objek data, grup, dan anotasi. Objek data menunjukkan data yang diperlukan untuk suatu aktivitas dan dapat mewakili input data atau output data. Kelompok menunjukkan pengelompokan aktivitas secara logis, sementara anotasi memberikan rincian tentang apa yang terjadi di bagian diagram.

Diagram BPMN dapat sederhana atau kompleks dan menggambarkan proses internal dan eksternal. Berikut ini adalah beberapa jenis diagram:

• Diagram kolaborasi menunjukkan interaksi antara dua atau lebih proses dengan beberapa pool. Mereka fokus pada pekerjaan yang dilakukan oleh setiap pool, yang dapat menyampaikan pesan satu sama lain.

• Diagram koreografi menunjukkan interaksi antara dua atau lebih peserta. Diagram ini dapat dimasukkan ke dalam sebuah kolaborasi, dengan menambahkan tugas dan urutan yang menentukan bagaimana para peserta berinteraksi secara lebih lengkap.

• Diagram percakapan adalah versi sederhana dari diagram kolaborasi. Diagram ini menunjukkan sekelompok pertukaran pesan terkait dalam proses bisnis.