Apa itu Analisis Proses Bisnis?

Mungkin ada sedikit kebingungan tentang perbedaan antara analisis proses bisnis (BPA) dan analisis bisnis (BA). Keduanya adalah bidang terkait dalam manajemen proses bisnis tetapi tidak sama. BPA berfokus pada analisis proses spesifik dan pemodelan proses bisnis. BA, di sisi lain, diterapkan pada lanskap operasi bisnis yang lebih besar. BA berfokus pada analisis bidang lain, seperti prakiraan keuangan, analisis biaya, anggaran, serta perekrutan dan pemberhentian. 

Manfaat menyeluruh dari analisis proses bisnis (BPA) adalah fungsionalitas harian yang dioptimalkan di seluruh operasi bisnis Anda yang secara strategis selaras dengan tujuan bisnis dan pengambilan keputusan Anda. 

Untuk UKM, BPA dapat membuat perbaikan sebagai berikut:

• Meningkatkan efisiensi dalam proses yang ada: BPA meningkatkan time to value untuk aplikasi produk. Hal ini juga menurunkan waktu dalam siklus operasional untuk alur kerja, seperti orientasi karyawan dan proses penerimaan pelanggan atau pasien.
• Mengungkapkan masalah kapasitas: Dalam proses apa pun, sumber daya dapat dibatasi. BPA mengidentifikasi di mana letak batas kapasitas, bagaimana pengaruhnya terhadap proses dan cara memperbaikinya. Ini adalah pertimbangan yang kuat untuk penskalaan. Misalnya, alat dan platform digital yang Anda gunakan saat ini mungkin membatasi kebutuhan dan alur kerja organisasi saat ini. BPA dapat membantu Anda mengidentifikasi perubahan yang perlu Anda buat yang secara khusus selaras dengan pertumbuhan organisasi Anda.
• Memperjelas kebijakan dan aturan: Ketika organisasi beralih ke pekerjaan jarak jauh dan adopsi perangkat digital yang lebih besar (tautan berada di luar ibm.com), ada ketidakselarasan yang umum terjadi dalam hal keamanan dan penggunaan perangkat. Analisis ini dapat mengidentifikasi jalur untuk proses persetujuan TI yang lebih cepat dan keseragaman dalam penegakan kebijakan keamanan.
• Menciptakan praktik tata kelola yang lebih baik: Manajemen risiko meningkat sebagai prioritas bagi bisnis (tautan berada di luar ibm.com). Kepatuhan adalah upaya yang mahal bagi organisasi untuk dipertahankan, dan bahkan lebih mahal lagi untuk ditangani ketika masalah muncul. Analisis proses bisnis dapat mengungkapkan di mana langkah-langkah kepatuhan telah goyah. Misalnya, organisasi Anda mungkin tidak mematuhi frekuensi Anda mengaudit langkah-langkah keamanan aplikasi. BPA dapat menetapkan rencana perbaikan yang mempertimbangkan sumber daya dan kebutuhan kepatuhan untuk memastikan suatu proses dapat dilaksanakan, dan berkelanjutan. 
• Mengidentifikasi penghematan biaya: BPA mengungkap redundansi dalam tugas dan tenaga kerja. Organisasi yang telah beralih ke alur kerja dokumen digital adalah contoh yang baik tentang bagaimana pengurangan kesalahan manusia dan waktu dalam mencari dokumen menciptakan penghematan biaya.
• Mengatasi kemacetan: Kemacetan terjadi ketika saluran komunikasi, pengembangan, dan eksekusi terkotak-kotak. Analisis proses bisnis dapat mengekspos kesenjangan komunikasi dan menyelesaikan hambatan proses persetujuan.
• Mengoptimalkan proses penerapan dan perilisan: Proses yang efisien menciptakan rilis dan penerapan yang lebih lancar.
• Meningkatkan proses integrasi dan adopsi: Demikian pula, mengadopsi teknologi baru di seluruh perusahaan atau departemen adalah proses yang monumental. BPA menetapkan proses yang dapat mencakup program pelatihan yang bermanfaat dan visual alur kerja yang mendukung tingkat adopsi yang lebih tinggi.
• Memperkuat budaya perusahaan: Proses yang lebih baik di area mana pun adalah semacam pembersihan rumah. Perbaikan menghembuskan kehidupan baru ke dalam pengalaman karyawan setiap hari. Hasilnya adalah moral yang lebih baik dan keterlibatan yang lebih baik untuk proses internal. Bagi pelanggan, proses yang dioptimalkan - seperti situs web atau pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik - meningkatkan keterlibatan dan persepsi positif terhadap bisnis Anda. 

Ada dua filosofi utama yang memandu metodologi analisis proses bisnis (BPA): 

• Pendekatan Six Sigma
• Lean Six Sigma

Six Sigma adalah metodologi lima hingga tujuh langkah yang digunakan sebagian besar bisnis saat ini untuk menganalisis efisiensi dan batasan. Lean Six Sigma sedikit berbeda karena merupakan kombinasi dari pendekatan Six Sigma dan filosofi Lean. Ini adalah pendekatan kolaboratif yang berfokus pada menghilangkan tugas dan sumber daya yang tidak memberikan nilai yang jelas.

Anda akan mendapatkan gambaran bagaimana analisis proses bisnis dijalankan ketika Anda mempertimbangkan sifat intrinsik yang mendetail pada setiap langkahnya.

Secara umum, BPA mengikuti struktur berikut:

1. Mendefinisikan: Mulailah dengan mengidentifikasi proses yang ingin Anda analisis. Biasanya, di sinilah Anda melihat masalah-masalah terlebih dahulu. Analisis proses dapat dimulai dengan (dan juga termasuk) diagram proses untuk setiap langkah. Analis memulai dengan proses apa adanya dan melihat proses formal dan informal, seperti proses yang terdokumentasi dan proses yang spesifik dengan budaya organisasi.
2. Mengukur: Selanjutnya, tinjau bagaimana fungsi proses terhadap metrik yang ditetapkan. Langkah ini juga merupakan akar dari membantu menciptakan metrik KPI yang lebih baik. Jika itu didefinisikan dengan baik terlebih dahulu, bisnis akan mengukur proses terhadap KPI. KPI termasuk indikator efisiensi versus efektivitas, kualitas, produktivitas, profitabilitas dan indikator nilai. Mereka juga mencakup indikator kompetitif dan kapasitas. Misalnya, alur kerja interaksi pelanggan dapat diukur dengan kualitas dan efektivitas versus metrik efisiensi.
3. Menganalisis: Ada beberapa jenis teknik analisis, dan masing-masing memiliki tujuan yang berbeda. Analis proses bisnis mungkin menjalankan analisis nilai, analisis kesenjangan atau analisis akar masalah (RCA). Ini adalah metode analisis ekstensif yang masing-masing mencakup serangkaian langkahnya sendiri. Analisis kesenjangan mengungkapkan apa yang hilang dalam proses. Analisis nilai menyampaikan apa yang bernilai dalam proses — dan apa yang merupakan limbah, sebagai hasilnya. Analisis akar masalah menerapkan pertanyaan dan metode "mengapa" tertentu yang membantu Anda menelusuri ke akar penyebab masalah dalam suatu proses. 
4. Meningkatkan: Business Process Manager berkolaborasi dengan analis untuk membuat dan melaksanakan rencana yang dapat memperbaiki area masalah. Perbaikan dapat berarti memetakan ulang proses, meningkatkan sumber daya, atau mengalihkan pendekatan dan saluran komunikasi. Sekali lagi, ini bisa berupa langkah terperinci yang dapat menerapkan berbagai metode perbaikan.
5. Mengendalikan: Setelah analisis yang signifikan, mengendalikan standar dan proses baru adalah langkah terakhir. Pengambil keputusan dapat menggunakan analisis untuk kemudian mengelola sumber daya, tanggung jawab, proses perekrutan, TI, proses administrasi dan eksekutif. Pemangku kepentingan juga memantau perubahan ini dan menetapkan penanda waktu untuk analisis di masa mendatang.

Jika Anda baru saja mengadopsi teknologi baru yang kurang dimanfaatkan, atau jika Anda memiliki perputaran yang berulang di salah satu area bisnis Anda, analisis proses bisnis (BPA) adalah alat yang berguna untuk mengungkap alasan dari hasil ini dan kemudian menetapkan perbaikan proses. 

Sasaran bisnis Anda menentukan di mana dan bagaimana Anda menerapkan analisis proses bisnis. Organisasi yang menghargai pemecahan masalah dan perbaikan proses oleh karyawan dan seluruh perusahaan sebagai bagian inti dari budaya mereka menetapkan landasan bagi moral yang lebih baik, tingkat pergantian karyawan yang lebih rendah, dan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Jadi, baik Anda menerapkan alat analisis proses bisnis secara informal, atau Anda mengaudit proses secara formal setiap triwulan atau tahunan, hal itu seharusnya menjadi bagian mendasar dari fungsi bisnis Anda.

Analisis proses bisnis dimulai dengan menganalisis proses apa adanya. Pemetaan proses bisnis adalah alat umum yang digunakan dalam BPA. Ini adalah sumber daya dan dokumen visual yang penting untuk digunakan untuk analisis Anda. Dengan menggunakan dokumentasi dan insight yang diperoleh dari analisis, organisasi Anda kemudian dapat membuat rencana peningkatan proses bisnis. Rencana peningkatan bisnis biasanya akan menghasilkan model proses bisnis baru, menggunakan diagram alur, dengan alur proses yang lebih baik.

Perlu diingat, analisis proses bisnis hanya berkaitan dengan proses operasi bisnis Anda. Ini bukan metode menganalisis bidang bisnis yang tidak secara khusus terkait proses. Analisis proses dalam bisnis adalah disiplin yang ditentukan sendiri. Ini adalah panduan untuk mengoptimalkan setiap area operasional bisnis Anda.

Contoh BPA meliputi:

• Meninjau orientasi karyawan agar selaras dengan budaya bisnis dan keterlibatan yang lebih baik.
• Menganalisis proses pemasaran untuk merekonsiliasi apakah metrik dan jalur selaras dengan indikator kinerja utama (KPI), seperti seberapa baik konversi pelanggan atau berapa banyak prospek yang memenuhi syarat yang terlibat dengan bisnis Anda.
• Mengungkap adanya inefisiensi dalam proses adopsi teknologi.

Dalam analisis proses, analis menggunakan diagram untuk menentukan titik masukan dan keluaran, urutan tugas, dan proses apa saja yang merupakan sub-proses yang bersarang di bawah proses utama.

Analis juga menggunakan perangkat lunak untuk memetakan dan membuat alur kerja. Ini termasuk perangkat lunak yang mengotomatiskan analisis proses bisnis (BPA) dan memungkinkan organisasi menerapkan pemodelan proses secara menyeluruh untuk memetakan kapan proses dimulai dan menentukan kapan proses berakhir.

Pemodelan proses dan alat pemetaan proses merupakan bagian integral dari BPA. Organisasi menggunakan diagram notasi model proses bisnis (BPMN) dan diagram model pemasok, input, proses, output, pelanggan (SIPOC) sebagai dua solusi alur kerja untuk operasi yang lebih baik. Alat visual ini adalah cara terbaik untuk menunjukkan perubahan dalam suatu proses. Mereka dapat digunakan sebagai panduan visual 'sebelum dan sesudah' untuk melatih karyawan, misalnya, atau untuk memetakan setiap peningkatan proses kembali ke tujuan bisnis utama Anda. 

Anda mungkin bertanya-tanya pada titik ini, siapa yang bertanggung jawab atas BPA dalam sebuah organisasi, dengan memperhatikan peran, sumber daya, dan keahlian yang dimiliki?

Tentu saja, sumber daya mungkin terbatas untuk UKM. Bekerja dengan konsultan analis bisnis luar mungkin merupakan pilihan yang paling tepat.

Di tingkat perusahaan, bisnis mempekerjakan analis proses bisnis dan arsitek proses untuk melakukan analisis proses bisnis. Ini adalah istilah yang berbeda untuk peran serupa. Kedua peran ini mungkin bekerja dengan arsitek bisnis atau bekerja dengan eksekutif dan pemimpin divisi. 

Selain itu, analisis proses bisnis bergantung pada keahlian para pakar materi subjek. Ini mungkin termasuk sejumlah karyawan, pemangku kepentingan, dan konsultan, seperti analis, ilmuwan data, quants, TI, administrator, dan karyawan yang terkait erat dengan suatu proses. 

Saat ini, hiperotomatisasi dianggap sebagai salah satu prioritas tertinggi di seluruh bisnis perusahaan. Gartner telah memperkirakan bahwa industri akan mencapai USD 600 miliar pada tahun 2022 (tautan berada di luar ibm.com). Hiperotomatisasi secara stabil mengurangi jumlah campur tangan manusia untuk proses yang sepenuhnya otomatis dan responsif - atau proses yang cerdas.

Organisasi Anda mungkin ingin mempertimbangkan pertanyaan spesifik untuk bergerak menuju proses otomatis: 

• Area utama apa yang ingin Anda otomatisasikan dan mengapa?
• Apakah ada kesalahan manual yang lebih umum atau kebijakan yang salah diterapkan? 
• Di mana ada proses yang mahal dan volume tinggi? 
• Apakah organisasi telah menentukan masalah proses yang jelas? 
• Apa yang menciptakan ketidakpuasan pelanggan?

Analisis proses bisnis (BPA) dapat membantu organisasi Anda membuat jalur terdokumentasi dan terpetakan untuk mengintegrasikan proses otomatis dan bergerak menuju tujuan hiperotomatisasi. Sebagai contoh, beralih dari dukungan chatbot pelanggan hybrid ke otomatisasi penuh adalah salah satu cara pusat layanan menurunkan biaya dan mengoptimalkan dukungan pelanggan dengan hiperotomatisasi.

Bagaimana cara terbaik UKM menerapkan analisis proses bisnis (BPA) untuk memulai?

Pertama, bidik proses yang sangat penting dengan dampak bisnis tertinggi. Kemudian, pertimbangkan untuk memetakan proses untuk otomatisasi. 

Selanjutnya, buatlah dokumentasi otomatisasi yang standar, dan juga dokumentasi proses, di seluruh departemen dan organisasi Anda.

Misalnya, TI dapat menggunakan BPA untuk memetakan proses protokol keamanan perangkat lunak untuk berbagai peran, yang memungkinkan organisasi Anda mengelola proses penerimaan dan penskalaan dengan lebih baik.

IBM menyediakan templat proses untuk analisis proses berbasis proyek yang didasarkan pada diagram BPMN. Pemetaan proses merupakan bagian integral dari strategi otomatisasi yang optimal.

Pelajari bagaimana IBM Business Automation Workflow memungkinkan bisnis Anda menambang data proses guna mendapatkan insight penting dan mengotomatiskan alur kerja digital on premises atau di cloud.

Unduh IBM Process Management for Dummies sebagai sumber daya untuk mempelajari dasar-dasar manajemen proses untuk mendorong praktik dan proses yang kompetitif.