Diterbitkan: 27 Juni 2024
Kontributor: Ivan Belcic, Cole Stryker
Pemodelan proses adalah praktik pembuatan representasi visual berbasis data dari proses bisnis utama. Ini memberi organisasi bahasa umum yang dengannya mereka dapat memahami dan mengoptimalkan alur kerja
Jika sebuah organisasi ingin mendapatkan keuntungan yang besar dari investasi penelitian dan pengembangannya, menyelesaikan masalah IT dengan waktu henti yang minimal, atau membuat alur kerja kualifikasi prospek yang akurat, organisasi tersebut perlu memahami proses-proses tersebut secara objektif dan komprehensif. Bahkan pengguna bisnis yang terlibat langsung dalam proses ini mungkin tidak memiliki transparansi total tentang apa yang terjadi di setiap langkahnya.
Analis bisnis dan pemangku kepentingan lainnya dapat memperoleh pandangan menyeluruh tentang kondisi terkini dari siklus hidup proses bisnis mereka melalui pemodelan proses. Ini adalah teknik manajemen proses bisnis (BPM) yang menciptakan visualisasi alur kerja berbasis data. Model proses ini membantu organisasi mendokumentasikan alur kerja, menampilkan metrik utama, menunjukkan potensi masalah, dan mengotomatiskan proses secara cerdas.
Unduh studi ini untuk menjelajahi temuan Forrester dan temukan mengapa optimasi proses berkelanjutan harus menjadi keharusan bisnis bagi organisasi Anda.
Otomatiskan untuk peningkatan
Model proses adalah representasi grafis dari proses bisnis atau alur kerja dan subproses terkait. Pemodelan proses menghasilkan diagram aktivitas kuantitatif yang komprehensif dan diagram alur yang berisi insight penting tentang fungsi proses tertentu, termasuk:
Peristiwa dan aktivitas yang terjadi dalam alur kerja.
Siapa yang memiliki atau memulai acara dan kegiatan tersebut.
Poin keputusan dan jalur yang berbeda alur kerja dapat diambil berdasarkan hasilnya.
Perangkat yang terlibat dalam proses.
Garis waktu dari keseluruhan proses dan setiap langkah dalam proses.
Tingkat keberhasilan dan kegagalan proses.
Didorong oleh algoritma: Model proses dihasilkan oleh algoritme penambangan data yang menggunakan data yang terkandung dalam log peristiwa untuk membangun model alur kerja yang ada.
Objektif: Karena model proses didasarkan pada data kuantitatif, model ini menawarkan pandangan yang benar-benar objektif mengenai alur kerja yang ada dalam praktiknya dan menyertakan data, metrik, atau peristiwa utama untuk analisis proses yang lebih menyeluruh.
Dengan membuat diagram alir proses pembuatan akun barunya, perusahaan perangkat lunak mungkin menemukan bahwa sejumlah besar pelanggan meninggalkan proses pendaftaran karena terlalu lama. Sebuah model bahkan dapat membantu perusahaan menentukan tahap yang tepat di mana penurunan ini terjadi.
Standar: Model proses biasanya menggunakan salah satu dari dua gaya standar notasi proses bisnis grafis: notasi pemodelan proses bisnis (BPMN), juga disebut model dan notasi proses bisnis, atau bahasa pemodelan terpadu (UML).
Dalam sistem notasi ini, elemen visual tertentu memiliki makna yang diakui secara universal apabila digunakan dalam model proses. Baik organisasi menggunakan diagram UML atau diagram BPMN, metodologi notasi standar ini memungkinkan model proses untuk dibagikan dan dibaca oleh siapa saja. Berikut adalah bagaimana elemen yang berbeda diwakili dalam diagram ini:
Anak panah melambangkan alur urutan.
Berlian mewakili titik keputusan atau batasan.
Oval mewakili titik awal dan titik akhir proses.
Persegi panjang mewakili aktivitas spesifik dalam alur kerja.
Swimlanes mengidentifikasi siapa yang memiliki komponen mana dari suatu proses.
Log peristiwa dan penambangan proses adalah alat pemodelan proses bisnis penting yang mendukung teknik pemodelan proses bisnis modern.
Sebagian besar sistem IT perusahaan memelihara log peristiwa. Log peristiwa ini adalah catatan digital yang secara otomatis melacak perubahan status dan aktivitas, yang dikenal sebagai peristiwa, dalam sistem. Apa pun yang terjadi dalam suatu sistem dapat menjadi suatu peristiwa. Berikut adalah beberapa contoh peristiwa umum:
Seorang pengguna login.
Pengguna memperbarui catatan.
Seorang pengguna mengirimkan formulir.
Informasi ditransfer antar sistem.
Log peristiwa melacak terjadinya peristiwa dan informasi seputar peristiwa tersebut, seperti perangkat yang melakukan aktivitas dan berapa lama aktivitas tersebut berlangsung. Log peristiwa bertindak sebagai input selama produksi model proses.
Penambangan proses adalah penerapan algoritma data-mining untuk semua data log peristiwa ini. Algoritme mengidentifikasi tren dalam data dan menggunakan hasil analisisnya untuk menghasilkan representasi visual dari aliran proses dalam sistem.
Representasi visual ini adalah model proses. Bergantung pada proses yang ditargetkan untuk pemodelan, algoritma penambangan proses dapat diterapkan pada satu sistem, beberapa sistem atau seluruh ekosistem dan departemen teknologi.
Pemodelan proses bisnis tidak sama dengan pemetaan proses dan penambangan proses. Peta proses dibuat secara manual berdasarkan laporan karyawan dan menyediakan diagram proses alur kerja tingkat yang lebih tinggi. Proses penambangan menganalisis data organisasi untuk menghasilkan model proses, yang menggunakan data tersebut untuk membuat diagram alur kerja yang lebih objektif.
Model proses menawarkan transparansi ke dalam alur kerja perusahaan, menjadikannya alat manajemen proses bisnis utama. Model proses dapat digunakan dalam skenario apa pun yang memerlukan analisis proses bisnis. Di bawah ini adalah beberapa contoh penggunaan yang paling umum:
Sebuah model proses tunggal dapat berisi banyak data alur kerja, yang memungkinkan anggota tim untuk menganalisis alur kerja dari berbagai perspektif. Analis bisnis sering menggunakan pemodelan proses untuk menyoroti komponen alur kerja ini:
- Alur kontrol: Urutan langkah dan perintah yang terjadi dalam suatu proses dikenal sebagai alur kontrol. Model proses menggambarkan diagram alur suatu proses sehingga tim dapat melihat langkah apa yang diambil dan kapan. Perspektif ini juga membantu tim mengidentifikasi ketergantungan antar langkah.
- Organisasi: Model proses dapat menangkap siapa saja yang terlibat dalam suatu proses, termasuk orang, tim, sistem, dan perangkat-dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain. Perspektif ini menerangi hubungan antara orang dan sistem yang membentuk jaringan sosial organisasi. Dengan cara ini, model proses menawarkan insight tentang bagaimana berbagai komponen bisnis berfungsi bersama.
- Waktu: Model proses dapat mencatat berapa lama waktu yang dibutuhkan suatu proses, secara keseluruhan dan berapa lama setiap langkah berlangsung, memungkinkan tim untuk mengidentifikasi penundaan, perlambatan, dan kemacetan dalam alur kerja.
- Kasus: Sebuah model proses dapat memberikan pandangan umum tentang bagaimana sebuah alur kerja berjalan, atau dapat mencerminkan kasus tertentu, atau contoh, dari sebuah alur kerja. Tim sering menggunakan perspektif kasus ini untuk menganalisis hasil proses yang tidak normal. Sebagai contoh, jika sebuah contoh spesifik dari sebuah alur kerja menghasilkan kualitas hasil yang lebih rendah dari rata-rata, tim dapat mengisolasi dengan tepat apa yang salah.
Model proses secara akurat mencerminkan inefisiensi dan redundansi alur kerja yang ada, sehingga menyederhanakan identifikasi peluang untuk optimasi proses. Ketika alur kerja telah dioptimalkan, bisnis dapat menggunakan pemodelan proses untuk menstandarkan alur kerja di seluruh perusahaan.
Model ini bertindak sebagai templat tentang bagaimana proses harus dimainkan, membantu memastikan bahwa setiap tim dan karyawan mendekati proses yang sama dengan cara yang sama. Hal ini mengarah pada alur kerja dan hasil yang lebih dapat diprediksi secara keseluruhan.
Model proses dapat menghilangkan dugaan dalam penerapan dan evaluasi proses bisnis baru. Dengan membuat model proses baru, pengguna bisnis bisa mendapatkan tampilan waktu nyata tentang kinerja alur kerja tersebut, yang memungkinkan mereka membuat penyesuaian seperlunya untuk mencapai pengoptimalan proses.
Model proses dapat membantu perusahaan melacak apakah investasi uang dan sumber daya menghasilkan pengembalian yang sesuai. Misalnya, dengan membuat model proses penjualan standar, sebuah organisasi dapat melihat bagaimana perwakilan penjualan menggunakan alat dan sistem yang mereka miliki.
Mungkin ternyata alat tertentu digunakan jauh lebih jarang dalam langkah-langkah proses daripada yang diantisipasi, dalam hal ini, organisasi dapat memilih untuk tidak berinvestasi dari alat tersebut dan membelanjakan uang itu untuk solusi yang digunakan tim penjualan di seluruh proses.
Model proses mengubah proses yang kompleks menjadi gambar yang konkret, menyederhanakan penyebaran dan diskusi proses di seluruh organisasi, terutama berguna untuk menstandarisasi manajemen proyek. Sebagai contoh, jika satu departemen memiliki proses yang efisien untuk memecahkan masalah teknis, bisnis dapat membuat model proses ini untuk memandu implementasi pada skala organisasi.
Pemodelan proses membekali perusahaan dengan intelijen bisnis objektif yang mendukung keputusan yang lebih tepat untuk alokasi sumber daya, peningkatan proses, dan strategi bisnis secara keseluruhan. Dengan pandangan proses yang jelas, tim perusahaan dapat memastikan bahwa alur kerja secara konsisten menghasilkan hasil yang optimal. Akibatnya, biaya operasi lebih rendah, pendapatan lebih tinggi dan hasil bisnis lebih kuat.
Dengan pemodelan proses, perusahaan dapat:
Tanpa model proses, tim terbatas dalam mendiskusikan dan menganalisis alur kerja secara kualitatif dan subjektif.
Akibatnya, tim mungkin tidak memahami alur kerja mereka secara akurat. Mereka mungkin membuat keputusan bisnis berdasarkan kesalahpahaman, asumsi atau pengetahuan yang tidak lengkap.
Pemodelan proses memberikan akses ke data alur kerja kuantitatif, termasuk tingkat keberhasilan dan kesalahan, sehingga memungkinkan analisis proses bisnis yang lebih ketat.
Sebelum sebuah proses dapat diotomatisasi, sebuah organisasi membutuhkan pemahaman yang jelas tentang bagaimana proses tersebut berjalan dalam kenyataan, termasuk logika bisnis yang mendasari setiap titik keputusan.
Model proses menjelaskan cara alur kerja berlangsung dan hubungan antara peristiwa, pelaku, alat, dan sistem di dalam dan di antara proses.
Sudut pandang ini membantu tim mendokumentasikan proses itu sendiri dan aturan bisnis yang memandu pelaksanaannya. Informasi ini menyederhanakan proses mengotomatiskan alur kerja secara efektif untuk pertama kalinya, dan kemudian mengulanginya untuk peningkatan berkelanjutan.
Model proses memberi organisasi cara yang lebih sederhana untuk mengidentifikasi peluang untuk pengoptimalan proses. Akibatnya, proses bisnis membutuhkan investasi yang lebih sedikit untuk mempertahankan dan menghasilkan hasil positif dengan biaya yang lebih rendah.
Temukan solusi yang memberikan otomatisasi cerdas secara cepat dengan alat berkode rendah.
IBM Process Mining membantu bisnis membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat untuk peningkatan proses melalui insight berbasis data.
Tingkatkan ROI dengan Robotic Process Automation yang didorong oleh AI dengan fitur lengkap.
Pelajari bagaimana jaringan restoran Primanti Brothers memodernisasi proses back-office dengan bot Robotic Process Automation.
Temukan bagaimana organisasi menggunakan pendekatan prediktif, alat bantu penambangan proses, dan menerapkan alur kerja yang dipadukan dengan teknologi untuk mencapai inovasi berbasis data.
Sederhanakan identifikasi peluang untuk optimasi proses dengan menyediakan organisasi dengan model proses.