Diterbitkan: 24 Juni, 2024
Kontributor: Ivan Belcic, Cole Stryker
Diagram alur kerja adalah representasi visual dari proses bisnis, proyek atau pekerjaan dalam bentuk diagram alur. Menggunakan simbol dan notasi khusus, diagram alur kerja menggambarkan proses langkah demi langkah di mana pekerjaan dilakukan.
Diagram alur kerja mengidentifikasi setiap langkah dalam proses bisnis beserta personel yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan yang paling umum untuk jenis diagram alur ini:
Visualisasikan proses bisnis dan arus informasi untuk manajemen proses bisnis.
Lakukan analisis alur kerja untuk mencapai keunggulan operasional.
Memperjelas peran dan tanggung jawab personel.
Menyiapkan dan memfasilitasi strategi manajemen perubahan.
Mengungkapkan potensi kemacetan, redundansi, dan inefisiensi.
Perlindungan terhadap risiko.
Membuat dan menggunakan diagram alur kerja memberikan berbagai manfaat:
- Optimalisasi operasional: Diagram alur kerja meningkatkan efisiensi dengan merampingkan proses bisnis. Untuk bisnis dari berbagai ukuran, pengoptimalan alur kerja meningkatkan produktivitas dan menghilangkan inefisiensi, yang mengarah pada penghematan biaya atau peningkatan pendapatan.
- Peningkatan manajemen proyek: Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengoordinasikan proses dan tim yang kompleks, dan manajemen alur kerja adalah salah satu tugas inti mereka. Diagram alur kerja membantu manajer proyek dalam memastikan bahwa tim mereka berkolaborasi seefisien mungkin.
- Dokumentasi proses: Diagram alur kerja merupakan representasi visual yang berharga dari proses bisnis inti dan menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk persyaratan hukum, kepatuhan, atau audit.
- Komunikasi yang jelas: Diagram alur kerja memperjelas saluran komunikasi dan mengkodifikasikan tanggung jawab spesifik karyawan dan departemen. Banyak organisasi menggunakan diagram alur kerja sebagai sumber daya untuk orientasi.
- Memperkuat keamanan: Membuat diagram alur kerja untuk memantau proses keamanan dapat menyoroti potensi kerentanan. Memvisualisasikan proses keamanan dapat membantu menerapkan dan mendukung praktik terbaik keamanan.
- Otomatisasi alur kerja: Otomatisasi proses bisnis menghasilkan peningkatan efisiensi yang besar. Diagram alur kerja dapat mengidentifikasi bagian-bagian dari alur kerja yang dapat diotomatisasi, sehingga membebaskan anggota tim untuk fokus pada tugas yang lebih menuntut.
Diagram alur kerja terdiri dari simbol, bentuk, atau gambar standar yang menggambarkan setiap langkah alur kerja. Saat ini, perangkat lunak diagram alur kerja tersedia secara online, yang memudahkan pembuatan alur kerja dengan menggunakan templat yang sudah jadi. Alat diagram ini biasanya menampilkan simbol-simbol berikut:
- Oval: Menentukan titik awal dan akhir diagram alur kerja.
- Persegi panjang: Menyampaikan langkah dalam proses atau tindakan yang perlu diambil.
- Wajik: Melambangkan titik keputusan yang mengarah ke langkah selanjutnya.
- Jajar genjang: Menunjukkan input atau output data dalam proses alur kerja.
- Silinder: Menggambarkan data yang digunakan dalam suatu proses dan bagaimana serta di mana data tersebut dapat diakses.
- Konektor: Garis dengan panah yang menunjukkan aliran kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.
Diagram alur kerja awalnya dikembangkan untuk menggambarkan tugas dan proses kerja yang dapat diulang dengan lebih baik. Alat bantu visual ini telah berevolusi hingga saat ini, organisasi menggunakan berbagai jenis diagram alur kerja untuk memenuhi kebutuhan dan konteks tertentu. Contoh diagram alur kerja berikut mewakili implementasi yang paling umum.
- Diagram ANSI: Diagram American National Standards Institute (ANSI) menstandardisasi simbol diagram alur kerja, menciptakan bahasa universal untuk iterasi di masa mendatang.
- Diagram alur SSD: Diagram alur desain sistem terstruktur (SSD) berguna untuk proyek-proyek besar atau kompleks. Diagram proses ini memecah setiap fase proyek menjadi langkah-langkah yang lebih mudah dikelola untuk efisiensi yang lebih besar.
- Diagram swimlane: Diagram alir swimlane dimodelkan dari jalur renang di kolam renang. Ini memisahkan alur kerja menjadi tugas per karyawan, tim atau departemen, menggambarkan masing-masing sebagai jalurnya sendiri.
- Diagram aliran data: Diagram aliran data memetakan aliran data melalui suatu sistem. Mereka juga dapat mencakup tanggung jawab yang diberikan untuk berbagai pemangku kepentingan dalam suatu proyek.
- Diagram aktivitas UML: Pengembang perangkat lunak pada awalnya menciptakan bahasa pemodelan terpadu (UML) untuk menyediakan sarana standar untuk memvisualisasikan desain sistem. Saat ini, diagram UML tidak terbatas pada perangkat lunak dan menggambarkan berbagai aliran perilaku bersyarat, seperti pengalaman pelanggan e-commerce atau pengembangan situs web.
- Diagram SIPOC: Pendekatan Six Sigma mencetuskan bentuk diagram alur kerja ini. Diagram Supplier-Input-Proses-Output-Pelanggan (SIPOC) sering kali dibuat dalam bentuk tabel dan digunakan untuk perbaikan proses di seluruh organisasi.
- Diagram BPMN: Diagram notasi model proses bisnis (BPMN) menggambarkan gambaran umum proses bisnis. Sering kali terdiri dari beberapa sub-bagan yang menampilkan ekosistem atau industri yang lebih besar, diagram BPMN memberikan gambaran umum tentang proses tingkat perusahaan.
Diagram alur kerja menggambarkan salah satu dari dua struktur proses: urutan linier dan kondisional.
Diagram alur kerja linier adalah jenis yang paling sederhana dan terdiri dari jalur langkah demi langkah tanpa langkah atau jalur alternatif.
Diagram alur kerja yang lebih kompleks ini menggambarkan kondisi atau tindakan yang diperlukan untuk maju melalui berbagai langkah dan jalur alur kerja. Kebanyakan diagram alur kerja menyertakan beberapa urutan kondisional.
Henry Gantt, seorang insinyur mekanik dan konsultan manajemen abad ke-19, pertama kali mengembangkan diagram alur kerja untuk mengurutkan dan memprioritaskan tugas. Gantt bermitra dengan Frederick Winslow Taylor, seorang spesialis ilmu manajemen, untuk mencetuskan proses alur kerja sebagai bentuk baru manajemen ilmiah terkait bisnis. Hasilnya adalah diagram alur kerja Gannt, yang masih digunakan sampai sekarang.
Pekerjaan keduanya ini menjadi awal penelitian yang lebih dalam tentang diagram alur kerja untuk proses dan manajemen kualitas yang lebih baik.
Perbedaan antara diagram alur kerja dan diagram alur kerja adalah bahwa meskipun diagram alur kerja adalah salah satu jenis diagram alur proses, banyak jenis diagram alur lainnya yang ada untuk mendokumentasikan sistem dan proses lain.
Sementara itu, pemetaan proses bisnis adalah praktik pengorganisasian dan pemetaan setiap aspek dari proses bisnis—personel, fasilitas, data, kegiatan, dan banyak lagi. Proses penambangan menggunakan data untuk mengungkap alur kerja dan mengoptimalkannya. Pemodelan proses bisnis adalah disiplin terkait yang menghasilkan representasi visual yang komprehensif dari alur kerja menggunakan algoritma berbasis data.
Organisasi mana pun dapat memperoleh manfaat dari penerapan diagram alur kerja. Berikut adalah beberapa contoh manajemen praktik bisnis yang menggabungkan diagram alur kerja.
- TI: Departemen TI dan organisasi menggunakan diagram alur kerja untuk pemantauan keamanan. Mereka juga dapat diterapkan pada praktik terbaik dan administrasi penggunaan peralatan.
- Kesehatan: Diagram alur kerja dapat sangat meningkatkan alur masuk dan memperbarui protokol karyawan di bidang perawatan kesehatan.
- Pendidikan: Institusi pendidikan menggunakannya untuk memetakan alur kerja persetujuan beberapa departemen dan proses antardepartemen.
- Retail: Tim retail dan pengadaan menggunakan diagram alur kerja untuk mengoptimalkan proses rantai pasokan dan manufaktur sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan.
Diagram alur kerja adalah pasangan alami untuk banyak pendekatan operasi bisnis paling populer:
Sebagai hasil langsung dari karya Gantt dan Winslow, diagram alur kerja berkembang sebagai titik awal untuk pendekatan operasional Six Sigma. Disiplin ini mendapatkan namanya dari cara ahli statistik menggambarkan tingkat penyimpangan suatu proses dari kesempurnaan, dengan Six Sigma memiliki tingkat kegagalan sebesar 0,00034%.
Metode Six Sigma memungkinkan bisnis untuk merampingkan alur proses, interaksi dan pengalaman pelanggan dengan menggunakan metrik umum dan 5 hingga 7 langkah. Diagram alur kerja dapat mengatasi area apa pun dengan lebih baik dalam langkah-langkah dan metode Six Sigma ini, seperti analisis proses bisnis atau menyempurnakan langkah-langkah dalam perjalanan pembeli e-commerce.
Dua dari model Six Sigma yang paling banyak dikenal adalah DMADV (mendefinisikan, mengukur, menganalisis, merancang, memverifikasi) dan DMAIC (mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, mengontrol).
Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah perombakan total dari proses bisnis perusahaan. Ini menggunakan algoritma dan otomatisasi yang didukung kecerdasan buatan (AI)untuk menghilangkan redundansi dan merampingkan proses ujung ke ujung. Diagram alur kerja adalah titik awal yang berharga ketika pertama kali menganalisis proses bisnis organisasi dalam persiapan untuk transformasi bisnis strategis.
Total quality management (TQM) adalah proses yang sedang berlangsung dan real-time untuk menunjukkan dan menghilangkan kesalahan produksi melalui peningkatan komunikasi antara anggota tim dan manajemen. Proses ini berusaha untuk menyebarkan tanggung jawab melalui seluruh proses produksi. Di sini, diagram alur kerja dapat menunjukkan area yang membutuhkan lebih banyak perhatian atau kejelasan.
Sistem ramping membantu organisasi dalam merampingkan alur kerja dengan mengurangi biaya overhead dan menghilangkan aktivitas 'tidak bernilai tambah': tindakan atau proses yang menggunakan lebih banyak sumber daya daripada manfaatnya. Diagram alur kerja berguna untuk mengidentifikasi tahapan alur kerja yang dapat dilewati atau digabungkan dengan yang lain untuk meningkatkan efisiensi.
Teori kendala berfokus pada penghilangan kendala-kendala yang menghambat alur kerja untuk mengoptimalkan efisiensi. Diagram alur kerja efektif dalam mengungkapkan kendala ini di mana mereka mungkin lebih sulit untuk dikenali.
IBM Blueworks Live adalah platform berbasis cloud yang mengubah cara tim membangun dan menyempurnakan proses bisnis. Alat ini menawarkan lingkungan kolaboratif yang unik yang menjembatani kesenjangan antara pemetaan proses dan insight yang dapat ditindaklanjuti.
Alat bantu otomatisasi proses bisnis memberdayakan Anda untuk memahami dan mengatur sumber daya penting, termasuk orang, aplikasi, dan sistem. Kelola proses bisnis end-to-end Anda dan tanggapi dengan cepat perubahan kondisi pasar. Tingkatkan efisiensi organisasi dan kurangi kesalahan yang dapat berdampak negatif pada pengalaman pelanggan.
Temukan bagaimana Insperity menggunakan IBM Blueworks Live untuk mengoptimalkan proses demi efisiensi bisnis dan kinerja perangkat lunak.
Alur kerja digital adalah proses yang diselesaikan secara elektronik menggunakan komputer dan perangkat lunak—dan sering kali otomatisasi—alih-alih secara manual.
Bagaimana otomatisasi alur kerja meningkatkan operasi bisnis, administrasi jaringan TI, dan kolaborasi DevOps.