Apa itu otomatisasi proses bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dibuat untuk mencapai tujuan organisasi tertentu, seperti produksi produk, pemrosesan keuangan, orientasi karyawan, atau akuisisi pelanggan baru. Proses ini sering kali menjangkau beberapa departemen dan melibatkan urutan tugas yang dapat sepenuhnya atau sebagian otomatis.

Sebagai contoh, pemrosesan manajemen inventaris dapat melibatkan perangkat lunak yang memantau stok dan secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian ketika inventaris berada di bawah ambang batas yang telah ditentukan. Proses ini juga memperbarui informasi produk berdasarkan data pemasok, menghasilkan laporan tren inventaris dan memperkirakan permintaan di masa mendatang.

BPA berdiri terpisah dari jenis otomatisasi lainnya karena lebih kompleks dan menghubungkan beberapa sistem TI perusahaan. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi dan dapat menggunakan berbagai teknologi, termasuk otomatisasi proses robotik (RPA), orkestrasi alur kerja, manajemen proses bisnis (BPM), kecerdasan buatan (AI), dan platform cloud.

Tujuan utama BPA adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, menstandardisasi proses, dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas strategis. Dengan mengotomatiskan proses manual, organisasi dapat mencapai produktivitas yang lebih besar dan pengurangan biaya, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

BPA, RPA, dan BPM mewakili spektrum strategi dan alat yang digunakan organisasi untuk mengoptimalkan proses. BPA adalah istilah menyeluruh yang merujuk pada penggunaan perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses bisnis yang rumit dan menyederhanakan berbagai tugas yang umumnya dilakukan secara manual. Solusi BPA sering kali disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik suatu organisasi dan dapat terintegrasi dengan berbagai sistem data serta antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk mengotomatiskan alur kerja di seluruh departemen.

RPA berada di bawah payung besar BPA, tetapi difokuskan untuk mengotomatiskan berbagai tugas rutin dan berulang yang meniru interaksi manusia dengan aplikasi perangkat lunak, seperti entri data atau mentransfer data antar aplikasi. Alat bantu RPA dirancang untuk menjalankan tugas tertentu yang terisolasi dengan mengikuti proses berbasis aturan. Karena fokusnya yang lebih sempit, RPA sering kali dapat diimplementasikan lebih cepat dibandingkan inisiatif BPA yang lebih luas.

Sementara BPA dan RPA difokuskan pada otomatisasi proses dan tugas, BPM mengambil pendekatan yang lebih luas. BPM adalah disiplin ilmu yang melibatkan kolaborasi berkelanjutan antara tim bisnis dan TI untuk memodelkan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis dari awal hingga akhir. Tidak seperti BPA dan RPA, yang terutama digerakkan oleh teknologi, BPM mencakup strategi yang lebih luas, termasuk tetapi tidak terbatas pada otomatisasi.

BPA dan RPA dapat dipandang sebagai alat atau metodologi dalam kerangka kerja BPM. Proyek BPM dapat menggunakan insight yang diperoleh dari pembuatan diagram dan pemodelan proses bisnis untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi, yang selanjutnya dapat diimplementasikan melalui solusi BPA atau RPA. Dalam konteks BPM yang lebih besar, BPA dan RPA adalah aspek yang saling melengkapi.

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan yang menggambarkan aplikasi BPA di seluruh fungsi bisnis.

Orientasi karyawan baru: Mengotomatiskan proses orientasi dapat mengurangi beban administratif pada departemen SDM. BPA dapat memfasilitasi sejumlah tugas seperti mengirim email selamat datang, mengatur akses ke perangkat lunak yang diperlukan, menjadwalkan sesi orientasi, dan memproses dokumen.

Pesanan pembelian dan utang usaha: Dalam bidang keuangan dan pengadaan, BPA menyederhanakan pengelolaan pesanan pembelian dan utang usaha dengan mengarahkan faktur yang sensitif terhadap waktu secara otomatis untuk mendapatkan persetujuan, mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur, dan memproses pembayaran. Otomatisasi ini membantu mempercepat persetujuan kredit dan standardisasi proses untuk keamanan dan kepatuhan yang lebih baik.

Manajemen kontrak: Mengotomatiskan proses manajemen kontrak dapat membantu pembuatan dan penandatanganan hingga perpanjangan dan audit. BPA membantu menjaga ketepatan waktu kepatuhan dan mengurangi risiko yang berkaitan dengan manajemen kontrak manual.

Otomatisasi pemasaran: Perangkat lunak BPA dapat mengotomatiskan berbagai tugas pemasaran, membebaskan tim dan memungkinkan mereka untuk berfokus pada strategi, kreativitas, dan membangun hubungan dengan calon pelanggan. Tugas tersebut termasuk mengidentifikasi pelanggan potensial, mengembangkan pesan yang efektif dan menghasilkan prospek baru. Selain itu, proses ini juga melibatkan koneksi dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menjaga informasi tetap terbaru dan mengelola sales leads agar prospek dapat dikonversi menjadi pelanggan.

Otomatisasi penjualan: Mengintegrasikan BPA dengan sistem CRM memungkinkan organisasi untuk melengkapi kesenjangan proses dan menghilangkan silo data. Integrasi ini mencakup otomatisasi tugas yang terkait dengan orientasi pelanggan, mengelola jalur penjualan, dan membuat alternatif CRM kode-rendah saat CRM perusahaan tidak tersedia.

Platform pengembangan kode-rendah memungkinkan pengguna untuk membuat solusi otomatisasi dengan pengetahuan pengodean yang minimal. Platform dengan kode-rendah dapat secara langsung mengakses API, memberikan keunggulan kinerja dibandingkan RPA tradisional dengan menghindari kebutuhan untuk meniru interaksi manusia melalui antarmuka pengguna.

BPA juga dapat mengubah operasi meja layanan TI dengan mengotomatiskan perutean tiket, penentuan prioritas, dan proses resolusi. Otomatisasi ini mempercepat waktu respons dan meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.

Kendati BPA menawarkan banyak manfaat, bisnis sering kali menghadapi tantangan dalam meningkatkan solusi ini. Apa yang efektif untuk satu rangkaian tugas mungkin tidak mudah beradaptasi dengan hal lain, sehingga sulit untuk memperluas upaya otomatisasi. Selain itu, menyelaraskan kerja antara manusia dan sistem otomatis bisa menjadi hal yang rumit dan sering kali membutuhkan pelatihan serta adaptasi budaya. Organisasi juga mungkin menghadapi hambatan dalam otomatisasi proses karena dokumentasi proses yang tidak memadai.

Organisasi harus mengambil sejumlah langkah untuk memastikan proses mereka telah terdokumentasi dengan baik dan memiliki strategi untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan serupa. Namun, dengan berhasil mengotomatiskan sejumlah tugas rutin, bisnis dapat mengalihkan fokus mereka ke aktivitas yang lebih strategis, seperti:

BPA mencakup beberapa jenis otomatisasi, yang mana setiap otomatisasi menangani tingkat yang berbeda di sepanjang spektrum otomatisasi, dari tugas sederhana hingga proses kompleks yang memerlukan teknologi canggih seperti AI. Berbagai jenis BPA dan cara mereka berkontribusi untuk menyederhanakan operasi bisnis adalah:

Otomatisasi tugas: Tugas ini adalah bentuk BPA yang paling dasar. Otomatisasi tugas berfokus pada otomatisasi tugas manual individu dalam suatu proses untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Aplikasi yang umum digunakan termasuk mengirim email otomatis, membuat dokumen, merekam tanda tangan digital, memperbarui status sistem, dan tugas administratif lainnya.

Otomatisasi alur kerja: Otomatisasi alur kerja membawa otomatisasi lebih jauh dengan menerapkannya pada serangkaian tugas dan aktivitas yang ditentukan. Artinya, tugas-tugas tertentu diselesaikan dalam urutan yang benar dan pekerjaan tersebut diteruskan secara efisien dari satu tahap ke tahap berikutnya. Meskipun beberapa alur kerja dapat sepenuhnya diotomatisasi, tetapi beberapa alur kerja lainnya mungkin memerlukan gabungan antara tugas-tugas yang diotomatisasi dan intervensi manual, terutama untuk aktivitas yang membutuhkan penilaian manusia.

Ketika pelanggan melakukan pemesanan secara online, sistem dapat diprogram untuk memicu aksi otomatis, seperti mengirim konfirmasi pesanan melalui email dan mengecek inventaris secara otomatis guna mempertahankan level stok. Sistem ini juga disinkronkan dengan gateway pembayaran yang aman untuk memproses pembayaran pelanggan dan menghasilkan label pengiriman dan slip pengepakan.

Otomatisasi proses: Otomatisasi proses melibatkan otomatisasi seluruh proses dari ujung ke ujung, bukan hanya tugas atau alur kerja individual. Ini melibatkan identifikasi dan mengotomatisasi sebanyak mungkin komponen proses, termasuk tugas-tugas terpisah dan alur kerja menyeluruh yang menghubungkan tugas-tugas. Otomatisasi proses bertujuan untuk mengoptimalkan seluruh proses untuk mengurangi kemacetan dan mendorong konsistensi di seluruh perusahaan.

Otomatisasi proses digital: Otomatisasi proses digital (DPA) melampaui ruang lingkup BPA tradisional dengan mengintegrasikan strategi otomatisasi ke dalam konteks transformasi digital yang lebih luas. Solusi ini mengoptimalkan proses menyeluruh dan meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menggunakan teknologi untuk menjembatani kesenjangan antara inisiatif otomatisasi individu dan tujuan digital secara keseluruhan.

Otomatisasi cerdas: Otomatisasi cerdas adalah jenis BPA yang paling canggih, yang menggabungkan elemen otomatisasi tugas, otomatisasi proses, dan RPA dengan teknologi canggih seperti AI, machine learning (ML), pemrosesan bahasa alami (NLP), dan analitik data. Solusi otomatisasi ini mampu melakukan tugas yang lebih kompleks yang membutuhkan kemampuan berpikir dan pengambilan keputusan, termasuk menafsirkan teks, memprediksi hasil dari analisis data, serta mempelajari keputusan masa lalu guna meningkatkan tindakan di kemudian hari.

Misalnya, dengan mengalihkan pertanyaan sederhana, chatbot yang didukung AI memungkinkan agen manusia lebih fleksibel dalam menangani masalah yang kompleks. Banyak perusahaan menggunakan chatbot yang didukung oleh pemrosesan bahasa alami untuk menangani pertanyaan pelanggan rutin.

Implementasi BPA yang sukses harus mempertimbangkan kebutuhan, proses, dan tujuan unik organisasi. Berikut panduan singkat untuk menavigasi kompleksitas otomatisasi proses bisnis:

Kaji selera dan kebutuhan otomatisasi: Organisasi memulai dengan memahami kesiapan organisasi mereka untuk otomatisasi dan mengomunikasikan bagaimana pengaruh perubahan terhadap karyawan. Otomatisasi harus fokus pada tugas manual yang memakan waktu atau proses yang rentan terhadap kesalahan. Secara konsep, otomatisasi proses bisnis bertujuan mengubah dan menyederhanakan alur kerja harian. Oleh sebab itu, penting untuk mengetahui sejauh mana pimpinan dan karyawan siap menerima perubahan, karena mereka yang terdampak harus dibekali pengetahuan dan pelatihan agar dapat memahami manfaat bisnis dari alur kerja baru tersebut.

Mengidentifikasi proses-proses untuk otomatisasi: Menganalisis proses organisasi untuk mengidentifikasi kandidat potensial untuk otomatisasi. Proses dengan volume tinggi, tugas berulang, sensitivitas waktu dan banyak orang untuk eksekusi adalah kandidat yang baik. Contoh umumnya termasuk pemberitahuan email, dukungan helpdesk, migrasi data, penggajian, dan faktur.

Cakupan proyek: Cakupan proyek otomatisasi harus dikaitkan dengan tingkat kematangan otomatisasi organisasi. Organisasi dengan otomatisasi minimal atau tanpa otomatisasi harus memulai dari yang kecil dengan mengotomatiskan proses yang dapat membangun momentum. Dengan cara ini, organisasi dapat mengelola sumber daya dan menetapkan ekspektasi yang realistis.

Libatkan pemangku kepentingan utama: Keterlibatan aktif para stakeholder pemangku kepentingan mengomunikasikan prioritas utama, proses yang perlu disempurnakan, yang dapat dihapus, dan proses yang akan memperoleh manfaat terbesar dari otomatisasi. Libatkan para pemimpin bisnis lebih awal untuk mengklarifikasi kebutuhan organisasi dan menentukan tujuan otomatisasi yang mengatasi kendala.

Tentukan langkah-langkah proses dengan jelas: Setiap proses yang diidentifikasi untuk otomatisasi harus memiliki dokumentasi yang jelas yang mendefinisikan tugas yang terlibat, pihak yang bertanggung jawab, dan jadwal pelaksanaan. Memahami proses saat ini secara mendalam sangat penting untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi dan merancang alur kerja otomatis yang efektif.

Tentukan tujuan yang jelas: Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur untuk setiap proses yang ditargetkan. Tujuan termasuk mengurangi waktu proses, mengurangi tingkat kesalahan, dan meningkatkan dukungan dan kepuasan pelanggan. Memiliki tujuan spesifik membantu dalam memfokuskan upaya dan mengukur hasil.

Mengukur dan beradaptasi: Pendekatan bertahap bermanfaat untuk mengukur hasil otomatisasi dan memungkinkan penyesuaian sesuai kebutuhan. Sukses berkembang dari waktu ke waktu dan hasil awal mungkin tampak tidak memadai. Namun, peninjauan kinerja yang dilakukan atas tujuan yang ditetapkan akan membantu menyempurnakan strategi otomatisasi.

Melatih dan mendukung karyawan: Luangkan waktu yang cukup untuk pelatihan dan berikan waktu bagi karyawan untuk menyesuaikan diri. Organisasi harus memastikan staf mereka merasa nyaman dengan perangkat lunak otomatisasi proses bisnis dan memahami manfaat otomatisasi.

Mengadopsi solusi yang siap diterapkan: Jika memungkinkan, gunakan solusi yang sudah jadi. Berbagai solusi ini mempercepat implementasi dan membantu mengurangi biaya. Banyak proses umum yang telah menyediakan platform otomatisasi dan dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi yang unik.

Mengadopsi filosofi jangka panjang: Pendekatan BPA dengan pandangan jangka panjang. Investasi awal dalam hal waktu dan sumber daya mungkin jumlahnya signifikan, tetapi laba atas investasi (ROI) dari peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, dan kepatuhan yang lebih baik dapat menjadi besar seiring berjalannya waktu.

Perusahaan harus membuat kerangka kerja otomatisasi yang membantu menggambarkan berbagai teknologi otomatisasi. Kerangka kerja ini harus memperjelas peran masing-masing teknologi, menyaring hype pasar dan memahami bagaimana alat yang berbeda dapat digunakan bersama untuk mencapai otomatisasi proses bisnis yang komprehensif. Dengan mengadopsi pendekatan strategis semacam itu, organisasi dapat menelusuri lingkungan BPA yang kompleks dengan lebih baik dan memanfaatkan perpaduan teknologi yang tepat.