Apa itu manajemen proses bisnis (BPM)?

Meskipun terkadang tertukar dengan manajemen tugas dan proyek, cakupan manajemen proses bisnis lebih luas daripada topik-topik yang berdekatan tadi. Manajemen tugas berfokus pada tugas individu sedangkan BPM mengamati seluruh proses dari ujung ke ujung. Manajemen proyek mengacu pada ruang lingkup kerja satu kali sementara BPM berfokus secara khusus pada proses yang dapat diulang.

Melalui rekayasa ulang proses yang berkelanjutan, organisasi dapat merampingkan alur kerja mereka secara keseluruhan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan penghematan biaya. Konsep ini bukan hal baru; prinsip six sigma dan lean adalah contoh metodologi BPM.

Dengan menggabungkan analitik canggih, pemantauan aktivitas, dan kemampuan manajemen keputusan, rangkaian manajemen proses bisnis dapat mengoordinasikan orang, sistem, serta informasi dan material untuk mencapai hasil bisnis. Hasilnya, BPM sangat membantu dalam mempercepat strategi transformasi digital.

Ada tiga jenis utama manajemen proses bisnis: berpusat pada integrasi, berpusat pada manusia, dan berpusat pada dokumen

• BPM yang berpusat pada integrasi: Jenis BPM ini berfokus pada proses yang tidak memerlukan banyak keterlibatan manusia. Proses ini lebih bergantung pada API dan mekanisme yang mengintegrasikan data di seluruh sistem, seperti manajemen sumber daya manusia (SDM) atau manajemen hubungan pelanggan (CRM).
  
  
• BPM yang berpusat pada manusia: Tidak seperti BPM yang berpusat pada integrasi, jenis ini berpusat di sekitar keterlibatan manusia, biasanya di mana persetujuan diperlukan. Antarmuka pengguna yang intuitif dengan fitur seret dan lepas memungkinkan tim untuk menugaskan tugas ke peran yang berbeda, sehingga lebih mudah untuk meminta pertanggungjawaban individu selama proses berlangsung.
  
  
• BPM yang berpusat pada dokumen:  Jenis BPM ini berpusat pada dokumen tertentu, seperti kontrak. Ketika perusahaan membeli produk atau layanan, mereka harus melalui berbagai bentuk dan tahapan persetujuan untuk mengembangkan kesepakatan antara klien dan vendor.

Sistem BPM yang sukses dimulai dengan mendefinisikan tahapan-tahapan yang terlibat dalam alur kerja. Hal ini membantu tim mengidentifikasi area peningkatan dan metrik untuk melacak kemajuan. Dengan menerapkan manajemen proses bisnis, organisasi dapat meningkatkan operasi mereka, yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik. Untuk mencapai hasil ini, Anda harus sepenuhnya memahami siklus hidup BPM. Berikut adalah lima langkah siklus hidup:

1. Desain proses: Tim harus memulai dengan menguraikan tonggak-tonggak penting dalam proses. Dari sana, tugas-tugas individu dalam keseluruhan proses BPM harus diidentifikasi bersama dengan pemilik tugas untuk setiap langkah dalam alur kerja. Langkah-langkah tersebut harus didefinisikan dengan jelas sehingga tim dapat mengidentifikasi area untuk optimasi proses dan metrik selanjutnya untuk melacak peningkatannya.
   
   
2. Model: Selama langkah ini, tim harus membuat representasi visual dari model proses. Ini harus termasuk detail spesifik, seperti garis waktu, deskripsi tugas, dan aliran data apa pun dalam proses. Memanfaatkan perangkat lunak manajemen proses bisnis sangat membantu selama tahap ini.
   
   
3. Jalankan: Tim harus melakukan uji coba konsep, menguji sistem BPM baru dengan kelompok terbatas. Setelah memasukkan setiap masukan, tim dapat mulai meluncurkan proses tersebut ke audiens yang lebih luas.
   
   
4. Monitor: Pada fase ini, tim harus memantau proses, mengukur peningkatan efisiensi dan mengidentifikasi hambatan tambahan.
   
   
5. Optimalkan: Pada langkah terakhir, tim membuat penyesuaian akhir pada proses untuk meningkatkan aktivitas bisnis.

Proyek BPM yang sukses membutuhkan perencanaan yang cermat dan komunikasi terbuka, tetapi setelah meningkatkan serangkaian kegiatan, tim dengan cepat melihat manfaatnya.

Solusi BPM meningkatkan nilai organisasi melalui peningkatan proses, menghasilkan sejumlah manfaat. Beberapa di antaranya termasuk:

• Peningkatan efisiensi dan penghematan biaya
• Pengalaman karyawan dan pelanggan yang ditingkatkan
• Proses yang lebih dapat diskalakan
• Transparansi yang lebih besar
• Mengurangi ketergantungan pada tim pengembangan

Sistem BPM membantu mengoptimalkan proses yang ada dan menambahkan lebih banyak struktur ke dalam pengembangan proses baru. Hal ini dilakukan dengan menghilangkan redundansi dan kemacetan proses, sehingga menghasilkan efisiensi dan produktivitas yang lebih baik. Dengan kelincahan yang lebih tinggi, bisnis dapat mencapai hasil bisnis yang diinginkan dengan lebih cepat, dan mereka dapat mengalokasikan sumber daya yang berlebihan untuk pekerjaan lain yang memiliki prioritas tinggi.

Sebuah rangkaian alat BPM membantu menghilangkan pekerjaan berulang dan membuat informasi lebih mudah diakses. Dengan menghilangkan gangguan, karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka dan pelanggan mereka, yang mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan. Alur kerja yang jelas juga memperpendek kurva pembelajaran dalam proses orientasi karyawan, sehingga meningkatkan produktivitas dan keterlibatan.

Karena BPM memungkinkan eksekusi proses dan otomatisasi alur kerja yang lebih baik, ini ditransfer dengan baik saat menskalakan proses ke geografi lain di seluruh dunia. Alat bantu manajemen proses bisnis dapat memberikan kejelasan peran, memastikan konsistensi di sepanjang proses, dan juga dapat memunculkan peluang untuk memasukkan aturan bisnis untuk otomatisasi, sehingga tim dapat lebih fokus pada inovasi.

Karena otomatisasi proses bisnis dengan jelas mendefinisikan pemilik untuk tugas-tugas di sepanjang proses, hal ini memberikan lebih banyak transparansi dan akuntabilitas di seluruh proses yang diberikan. Ini mendorong lebih banyak komunikasi di antara tim.

BPM menawarkan fitur kode rendah yang menghilangkan potensi ketergantungan pada pengembangan. Pengguna bisnis dapat dengan cepat dan mudah menggunakan alat bantu ini, sehingga meningkatkan otomatisasi proses di seluruh perusahaan.

Perangkat lunak BPM menyediakan lebih banyak struktur di sekitar proses, menghilangkan beberapa ketidakefisienan dalam alur kerja yang diberikan. Beberapa contoh hal ini telah berhasil diterapkan termasuk:

• Distribusi konten: Perusahaan media dapat menggunakan BPM untuk mengotomatiskan proses persiapan dan pengiriman konten, mulai dari pembuatan konten hingga distribusi. Sistem manajemen proses bisnis dapat dirancang untuk berinteraksi dengan manajemen konten, manajemen hak, lalu lintas konten, dan sistem perintah kerja.
  
  
• Layanan pelanggan: Perwakilan layanan pelanggan dapat mengidentifikasi pertanyaan yang sering diajukan untuk ditangani oleh chatbot, sehingga meringankan tim ketika ada volume permintaan layanan yang tinggi. Data transkrip dari pusat panggilan dan chatbot juga dapat membantu mengotomatiskan proses lebih lanjut serta menginformasikan jawaban yang lebih personal bagi pelanggan.
  
  
• Keuangan: Perusahaan bisa membuat templat untuk standar pengiriman pesanan pembelian dari berbagai tim, sehingga mereka bisa mendapatkan perangkat lunak atau perangkat keras bisnis dengan lebih cepat. Selain itu, alur kerja yang disesuaikan dapat dibuat untuk skenario yang unik.
  
  
• Sumber daya manusia: SDM dapat menggunakan BPM untuk menyederhanakan manajemen dokumen dan alur kerja. Sistem ini menyediakan lingkungan yang lebih terstruktur untuk memproses formulir SDM, seperti orientasi dan off-boarding karyawan, evaluasi kinerja, permintaan liburan, dan persetujuan absensi.
  
  
• Perbankan: Ketika memproses individu atau bisnis untuk mendapatkan pinjaman, bank perlu mengevaluasi pemohon untuk mengetahui potensi risiko kredit. Hal ini melibatkan pengumpulan informasi dari berbagai sumber, seperti pemohon, pemberi kerja, dan lembaga pemeringkat kredit. BPM mempercepat keputusan mengenai kelayakan pinjaman dengan mengelola aliran informasi di seluruh proses dan mengurangi kesalahan dalam dokumentasi.
  
  
• Pemenuhan pesanan: Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional sistem pemenuhan pesanan mereka dengan menggunakan BPM. Mereka dapat menggunakan BPM untuk mengelola penawaran khusus, penangkapan pesanan, dan pemenuhan pesanan. Hal ini menggeser proses ke arah manajemen pesanan yang berpusat pada pelanggan yang memberikan nilai bisnis yang lebih besar.