Dari gangguan rantai pasokan terkait pandemi hingga meningkatnya inflasi, produsen makanan terkemuka United Foods harus beradaptasi dengan cepat untuk tetap berada di depan dalam menghadapi gejolak di pasar global.
Untuk mengamankan posisinya sebagai produsen makanan terkemuka di Uni Emirat Arab, United Foods bekerja sama dengan mitra bisnis jangka panjang TECH HUB untuk menggunakan IBM Cloud Pak for Business Automation. Pendekatan baru ini menyederhanakan lebih dari 35 alur kerja SDM, keuangan, dan pelaporan, sehingga menghasilkan data yang lebih baik untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Untuk melindungi margin keuntungannya, United Foods harus memastikan bahwa semua aspek operasinya—mulai dari rantai pasokan dan manufaktur hingga keuangan, penjualan, dan proses SDM—berjalan secara efisien dan hemat biaya. Saat meluncurkan produk baru dan berekspansi ke wilayah baru, perusahaan menemukan bahwa proses manual sulit untuk mengimbangi pertumbuhan.
"Kami melakukan banyak alur kerja utama seperti audit, persetujuan kredit, dan pemantauan kinerja SDM secara manual," komentar Mamdouh Ahmed Nada, Kepala TI di United Foods. "Misalnya, kami mengirim dokumen dari meja ke meja untuk mendapatkan persetujuan manajemen, dan catatan persetujuan ini tersebar di berbagai kotak masuk email—ini membuat kami kesulitan mencari informasi selama audit."
Ia menambahkan: "Membuat indikator kinerja utama [KPI] untuk semua departemen kami sangat memakan waktu sehingga kami tidak dapat menelusuri laporan kami untuk mendapatkan detail yang lebih terperinci, yang membatasi visibilitas kami dan menghalangi kami untuk mengidentifikasi efisiensi baru."
Untuk menyederhanakan proses keuangan, pelaporan, dan penjualan serta mendapatkan wawasan yang lebih besar tentang efisiensi operasionalnya, United Foods beralih ke alur kerja digital yang terintegrasi, yang didukung oleh aplikasi SAP ERP. Mengambil langkah ini membantu perusahaan untuk menata ulang banyak kegiatan intinya, tetapi United Foods melihat peluang untuk melangkah lebih jauh lagi.
“Penerapan SAP ERP menandai perubahan besar dalam cara kami menjalankan bisnis,” jelas Mamdouh Ahmed Nada. “Sebagai langkah selanjutnya, kami bertujuan untuk mengurangi kompleksitas dan menghilangkan aktivitas berulang dan bernilai rendah dengan menerapkan otomatisasi. Kami tidak dapat melakukan hal ini sendirian, jadi kami mulai mencari mitra teknologi untuk mendukung perjalanan kami.”
dari perangkat seluler dan tablet.
United Foods berpaling kepada mitra bisnis jangka panjangnya, TECH HUB, untuk membantunya menemukan solusi otomatisasi yang memungkinkan perusahaan mewujudkan visi transformasinya. TECH HUB merekomendasikan IBM Cloud Pak for Business Automation dan bekerja dengan IBM untuk melakukan latihan bukti konsep, POC.
"Selama PoC, TECH HUB dan IBM membantu kami mengotomatisasi dua alur kerja audit kami yang paling penting," komentar Mamdouh Ahmed Nada. "Kami langsung terkesan dengan cara IBM Cloud Pak for Business Automation dapat menangani beberapa beban kerja intensif data secara paralel. Fakta bahwa solusi IBM dapat diintegrasikan dengan lancar dengan SAP ERP juga merupakan nilai tambah yang besar.”
Setelah PoC yang sukses, United Foods menerapkan IBM Cloud Pak for Business Automation untuk menyederhanakan alur kerja SDM, keuangan, dan pelaporan inti. Misalnya, United Foods bekerja dengan TECH HUB untuk membuat dasbor pemantauan kinerja di seluruh perusahaan, yang secara otomatis menunjukkan kemajuan setiap karyawan menuju KPI.
“Kami memiliki hubungan yang sangat baik dengan TECH HUB dan mereka tidak pernah mengecewakan kami,” komentar Mamdouh Ahmed Nada. "Kami sangat menghargai wawasan pakar dari TECH HUB dan fakta bahwa mereka selalu bersedia untuk berpikir di luar kebiasaan dan menantang cara kerja yang sudah ada—membantu kami menemukan pendekatan baru yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih baik untuk bisnis kami."
Hanya dalam waktu dua tahun, United Foods telah berhasil mengotomatiskan lebih dari 35 proses utama di berbagai unit bisnis—mulai dari menyetujui jalur kredit dan membuat pesanan pembelian hingga pelaporan SDM dan perencanaan bahan baku.
“Kami telah mencapai penghematan waktu yang sangat besar dengan IBM Cloud Pak for Business Automation dengan mengganti alur kerja manual dengan proses otomatis yang lancar,” jelas Mamdouh Ahmed Nada. “Karyawan kami mengatakan bahwa mereka sekarang dapat melakukan aktivitas sehari-hari dengan lebih cepat dan kami tidak lagi melihat hambatan dalam kegiatan operasional kami.”
Memanfaatkan integrasi yang mendalam dengan SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation telah memungkinkan United Foods untuk mengubah cara mereka memberikan kredit kepada para pelanggannya, yang membantu mempercepat proses penjualan. Saat ini, tim penjualan dapat mengirimkan permintaan dari ponsel atau tablet yang secara otomatis diproses dan diteruskan ke pemimpin bisnis untuk mendapatkan persetujuan dari perangkat seluler mereka—dengan menghilangkan kebutuhan dokumen yang harus dikirim antarkantor untuk mendapatkan tanda tangan fisik. Sesaat setelah batas kredit disetujui, hal ini secara otomatis tercermin dalam solusi SAP ERP perusahaan.
Pada saat yang sama, United Foods telah sangat meningkatkan pelaporan KPI dengan IBM Cloud Pak for Business Automation. “Dengan SAP ERP dan IBM Cloud Pak for Business Automation, kami dapat melacak KPI untuk semua karyawan kami. Informasi ini membantu kami menciptakan target kinerja yang efektif di tingkat departemen dan karyawan, sehingga membantu tim kami untuk tetap fokus dalam bekerja secara produktif dan efisien."
Mempersingkat dan menyederhanakan proses keuangan dengan IBM Cloud Pak for Business Automation juga telah membantu United Foods memangkas waktu dan upaya manual yang diperlukan selama audit.
Mamdouh Ahmed Nada berkomentar: “Di masa lalu, kami menghabiskan waktu lama untuk mengumpulkan catatan dan bukti yang diminta oleh auditor kami. Saat ini, saya dapat duduk bersama auditor dan secara otomatis memunculkan informasi relevan mengenai pesanan pembelian, faktur, biaya, dan banyak lagi hanya dengan satu sentuhan tombol—ini sangat menghemat waktu.”
Berbekal keberhasilannya dengan solusi IBM dan SAP, United Foods berencana untuk sepenuhnya bebas dari penggunaan kertas dalam beberapa bulan ke depan.
Mamdouh Ahmed Nada menyimpulkan: "Langkah kami selanjutnya adalah membangun portal manajemen vendor sehingga mitra dagang kami dapat mengirimkan informasi kepada kami secara elektronik, yang akan mengurangi semua pemrosesan kertas dan entri data manual. Setiap detik dan setiap dolar yang kami hemat dengan menggunakan otomatisasi adalah waktu dan uang yang dapat kami investasikan kembali untuk mengembangkan bisnis kami dan tetap menjadi yang terdepan di antara para pesaing—bahkan dalam kondisi pasar yang penuh tantangan."
Didirikan pada tahun 1976, United Foods adalah salah satu produsen makanan terbesar di Uni Emirat Arab. Selain memproduksi lemak, minyak, dan produk ghee berkualitas tinggi, United Foods juga memiliki berbagai merek makanan terkemuka, termasuk Aseel, Nawar, Safi, Mumtaz, Della Terra, dan Super Sun.
Sebagai Mitra Bisnis IBM, TECH HUB membantu perusahaan-perusahaan terkemuka di dunia memanfaatkan kekuatan teknologi mutakhir untuk meningkatkan pengembangan bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong inovasi. Berbasis di Mesir, TECH HUB melayani klien di seluruh Timur Tengah dan Afrika.
© Hak Cipta IBM Corporation 2023. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Oktober 2023.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud Pak merupakan merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.shtml.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut
SAP ERP bukanlah produk atau penawaran IBM. SAP ERP dijual atau dilisensikan, sesuai dengan kasusnya, kepada pengguna di bawah syarat dan ketentuan, yang disediakan dengan produk atau penawaran. Ketersediaan, dan setiap dan semua jaminan, layanan, dan dukungan untuk SAP ERP, adalah tanggung jawab langsung dari, dan disediakan langsung kepada pengguna oleh SAP.