Diterbitkan: 24 April 2024
Kontributor: Matthew Finio, Amanda Downie
Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) adalah perancangan ulang proses bisnis secara radikal untuk mencapai peningkatan dramatis dalam hal kinerja, efisiensi, dan efektivitas.
Rekayasa proses bisnis (BPR) adalah pendekatan manajemen strategis yang difokuskan pada pemikiran ulang secara fundamental dan mendesain ulang proses bisnis inti untuk mencapai peningkatan kinerja dan efisiensi yang signifikan.
BPR berfokus pada pengoptimalan proses secara menyeluruh dan menghilangkan redundansi. Dengan memeriksa secara kritis dan mendesain ulang proses bisnis, BPR meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kinerja. Perbaikan ini dapat memengaruhi berbagai aspek bisnis termasuk biaya, hasil, layanan, kecepatan, dan kualitas. BPR bukanlah proyek satu kali, tetapi perjalanan inovasi dan optimalisasi yang berkelanjutan. Organisasi harus terus mengevaluasi dan menyempurnakan proses mereka untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang terus berkembang dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
Implementasi BPR mencakup organisasi dari semua ukuran dan industri. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan alur kerja, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas. BPR melibatkan perubahan radikal yang menantang norma dan metode yang ada dalam suatu organisasi. BPR tidak sama dengan manajemen proses bisnis (BPM) atau perbaikan proses bisnis (BPI), yang memulai perubahan secara lebih bertahap.
Untuk menerapkan BPR, perusahaan pertama-tama harus menganalisis proses untuk mengidentifikasi kesenjangan dan peluang perbaikan. Teknik seperti penambangan proses yang didukung kecerdasan buatan (AI) menganalisis sistem informasi untuk mendapatkan insight. Penilaian ini memandu pengambilan keputusan tentang bagaimana pekerjaan harus dilakukan, termasuk pertimbangan menggunakan pengalihdayaan proses bisnis (BPO) dan mendefinisikan kembali peran pihak ketiga. BPR bertujuan untuk secara mendasar membentuk kembali bagaimana pekerjaan dijalankan. Menggunakan IT untuk otomatisasi dan integrasi untuk mengoptimalkan alur kerja, menghilangkan tugas yang tidak menambah nilai, dan merestrukturisasi atau mengganti proses yang ada.
Keberhasilan implementasi BPR membutuhkan kepemimpinan yang kuat, manajemen perubahan yang efektif, dan komitmen terhadap perbaikan yang berkelanjutan. Pemimpin harus memperjuangkan inisiatif BPR dan menyediakan sumber daya, dukungan, dan arahan yang diperlukan untuk memungkinkan terjadinya perubahan yang berarti. Selain itu, organisasi juga harus berinvestasi dalam strategi manajemen perubahan untuk mengurangi resistensi dan memastikan bahwa karyawan terlibat dan diberdayakan selama proses berlangsung.
Baca laporan ini yang menyelidiki potensi AI generatif dan otomatisasi serta mengeksplorasi praktik-praktik para pemimpin AI generatif.
Apa itu otomatisasi proses bisnis (BPA)?
Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) muncul pada awal tahun 1990-an sebagai pendekatan manajemen yang bertujuan untuk mendesain ulang operasi bisnis secara radikal untuk mencapai transformasi bisnis.
Metodologi BPR menjadi terkenal dengan diterbitkannya buku Reengineering the Corporation oleh Michael Hammer dan James Champy pada tahun 1993. Hammer, seorang ahli teori dan profesor manajemen, sering dianggap sebagai salah satu tokoh pendiri BPR. Process Innovation, sebuah buku yang ditulis oleh Thomas Davenport yang diterbitkan pada tahun yang sama, juga memberikan kontribusi terhadap wacana BPR. Davenport menekankan pentingnya inovasi dalam model proses dan pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi peluang peningkatan dalam proses bisnis.
Salah satu pengadopsi awal BPR adalah Ford Motor Company, yang menerapkan inisiatif rekayasa ulang pada tahun 1990-an untuk merampingkan proses manufaktur dan meningkatkan daya saing. Dengan menata ulang alur kerja, mengurangi lapisan manajemen, dan menggunakan teknologi, Ford mencapai penghematan biaya yang signifikan dan efisiensi operasional.
Seiring BPR mendapatkan perhatian di dunia bisnis pada 1990-an, proses ini juga menghadapi kritik. Penekanannya pada tenaga kerja yang ramping dapat mengabaikan faktor manusia yang terlibat dalam perubahan organisasi. Kaitannya dengan tren perampingan dan pengalihdayaan yang tidak populer pada saat itu menarik pendapat negatif terhadap metode templat ini. Terlepas dari kritik tersebut, BPR terus berkembang, menggabungkan metode baru dan teknologi baru yang terkait dengan transformasi digital untuk merombak lebih lanjut dan meningkatkan operasi bisnis. Saat ini, BPR tetap merupakan pendekatan yang relevan dan berpengaruh untuk mendorong inovasi dan kinerja organisasi.
Menerapkan BPR adalah keputusan strategis bagi organisasi yang ingin mendorong perubahan transformatif dan meningkatkan kinerja operasional mereka. Beberapa alasan organisasi untuk menerapkan BPR antara lain:
- Staf yang tidak puas dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi
- Biaya operasional yang tinggi karena waktu dan sumber daya yang terbuang
- Teknologi yang tidak memadai yang membuat proses saat ini tidak efisien atau ketinggalan zaman
- Proses yang tidak efisien dengan langkah dan penundaan yang berlebihan
- Pertumbuhan organisasi dan proses yang ada yang tidak selaras dengan skala baru
- Produk atau layanan berkualitas buruk yang terus-menerus gagal memenuhi standar industri atau kebutuhan dan harapan pelanggan
- Pelanggan yang tidak puas kemudian mengajukan keluhan dan meminta pengembalian dana
Berikut adalah langkah-langkah umum dari proses rekayasa ulang yang digunakan organisasi untuk mencapai peningkatan signifikan dalam kinerja, efisiensi, dan daya saing:
Langkah pertama dalam BPR adalah manajemen senior dan pemilik proses harus secara jelas mendefinisikan tujuan atau hasil yang diinginkan. Pahami apa yang perlu dicapai dari upaya rekayasa ulang, seperti waktu pengiriman yang lebih cepat atau peningkatan kepuasan pelanggan.
Petakan keadaan proses bisnis saat ini. Kumpulkan data dan wawancarai para pemangku kepentingan tentang alur kerja yang ada untuk menentukan inefisiensi, hambatan, dan area yang perlu ditingkatkan. Analisis metrik kinerja untuk sepenuhnya memahami kondisi proses.
Setelah kondisi saat ini dipahami, identifikasi kesenjangan antara kinerja saat ini dan hasil yang diinginkan. Periksa apakah semua langkah dalam proses yang ada diperlukan. Siapkan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kemajuan dan mengidentifikasi peluang peningkatan.
Berdasarkan analisis tersebut, kembangkan kondisi masa depan untuk proses bisnis yang selaras dengan tujuan strategis organisasi. Rancang peta proses mutakhir untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi dan menggabungkan solusi inovatif. Jika perlu, rancang proses baru. Pastikan bahwa ada KPI yang ditetapkan untuk setiap langkah proses untuk memantau kinerja.
Terapkan perubahan yang diuraikan dalam peta proses keadaan masa depan, pastikan bahwa semua pemangku kepentingan mendapatkan informasi dan bergabung dengan proses baru. Perhatikan dependensi dan persyaratan sumber daya agar berhasil meluncurkan perubahan. Terus pantau KPI untuk menilai dampak perubahan dibandingkan dengan alur kerja semula.
Terus evaluasi kinerja proses yang didesain ulang dan ulangi sesuai kebutuhan untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Minta masukan dari pemangku kepentingan dan sesuaikan berdasarkan pelajaran yang dipetik. BPR adalah proses berulang — evaluasi dan optimasi berkelanjutan sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.
BPR memberikan kesempatan kepada organisasi untuk mencapai peningkatan dramatis dalam hal kinerja, daya saing, dan profitabilitas. Potensi manfaatnya meliputi:
Keunggulan kompetitif: Dengan mendorong peningkatan yang signifikan dalam efisiensi, manajemen kualitas, dan kepuasan pelanggan, BPR dapat memberi organisasi keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam industri mereka. Karena BPR mendorong peningkatan yang signifikan dalam efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan, BPR memberi organisasi keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam industri mereka.
Peningkatan kualitas: Tujuan BPR adalah meningkatkan kualitas produk dan layanan dengan mendesain ulang proses untuk menghilangkan kesalahan dan kecacatan. Dengan standardisasi proses, penerapan praktik terbaik, dan mengintegrasikan pemeriksaan kualitas, organisasi dapat memberikan hasil yang lebih berkualitas kepada pelanggan, yang mengarah pada peningkatan kepuasan dan loyalitas.
Time-to-market yang lebih cepat: BPR membantu organisasi mempersingkat time-to-market untuk produk dan layanan baru dengan merampingkan proses pengembangan produk, manufaktur, dan pengiriman. Dengan mengurangi waktu siklus dan meningkatkan kelincahan, organisasi dapat merespons permintaan pasar dengan lebih cepat.
Peningkatan kepuasan pelanggan: BPR berfokus pada pemberian nilai kepada pelanggan dengan mendesain ulang proses dengan mempertimbangkan kebutuhan mereka. Dengan meningkatkan penyampaian layanan dan meningkatkan daya tanggap dan kualitas, organisasi dapat meningkatkan loyalitas dan retensi pelanggan.
Peningkatan efisiensi: BPR berfokus pada perancangan ulang proses secara radikal, yang menghasilkan alur kerja yang efisien, waktu siklus yang lebih singkat, dan penggunaan sumber daya yang lebih baik. Dengan menghilangkan tugas-tugas yang berlebihan dan aktivitas yang tidak menambah nilai, organisasi dapat mencapai lebih banyak hal dengan sumber daya yang lebih sedikit, sehingga menghasilkan peningkatan efisiensi.
Pengurangan biaya: Mengurangi langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatiskan tugas-tugas manual dan meningkatkan alokasi sumber daya dapat menurunkan biaya operasional dan menghasilkan penghematan yang signifikan bagi organisasi.
Penyelarasan strategis: BPR memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan proses mereka dengan tujuan strategis dan sasaran bisnis. Dengan memikirkan kembali bagaimana pekerjaan dilakukan dan berfokus pada aktivitas yang memberikan nilai tambah terbesar, organisasi dapat memastikan bahwa sumber daya dialokasikan secara efektif untuk mendukung prioritas strategis mereka.
Kurasi data bisnis Anda untuk menciptakan solusi unik dan kuat di seluruh perusahaan Anda.
Gunakan AI generatif dan teknologi otomatisasi yang dirancang untuk meringankan beban kerja tim Anda.
Temukan solusi yang memberikan otomatisasi cerdas secara cepat dengan alat berkode rendah.
Jelajahi survei terhadap lebih dari 5.000 pemimpin teknologi C-suite ini untuk mendapatkan insight tentang organisasi teknologi terkemuka selama periode disrupsi yang luar biasa.
Baca diskusi tentang dan contoh tantangan dan solusi abad 21 yang terkait dengan keunggulan proses.
Pelajari mengapa setiap aspek otomatisasi berubah, termasuk beberapa aspek yang sebelumnya diabaikan.
Pelajari bagaimana Water Corporation memodernisasi dan memigrasikan arsitektur SAP yang sangat penting ke cloud dengan bantuan dari IBM Consulting.
Jelajahi demo interaktif yang terdiri dari dua presentasi ini, masing-masing menyajikan skenario untuk persona berbeda yang cocok untuk platform Orchestrate.
Pelajari bagaimana perusahaan R&D mengotomatiskan banyak langkah dalam proses panjang dan rawan kesalahan yang penting bagi bisnis mereka menggunakan IBM watsonx Orchestrate.