Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah pendekatan sistematis untuk mengelola dan menyederhanakan proses bisnis. BPM dimaksudkan untuk membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada, dengan tujuan meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis secara keseluruhan.
BPM sering kali tertukar dengan inisiatif lain yang tampaknya serupa. Misalnya, BPM memiliki skala lebih kecil dibandingkan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering) (BPR), yang secara radikal merombak atau mengganti proses. Sebaliknya, BPM memiliki cakupan yang lebih besar daripada manajemen tugas, yang berkaitan dengan tugas individu, dan manajemen proyek, yang menangani inisiatif satu kali. Sementara perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengintegrasikan dan mengelola semua aspek bisnis, BPM berfokus pada fungsi individualnya, yakni mengoptimalkan proses organisasi yang ada dan dapat diulang secara menyeluruh.
Proyek BPM yang efektif menggunakan proses yang terstruktur, menggunakan teknologi yang tepat, dan memupuk kolaborasi di antara anggota tim. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menyederhanakan alur kerja proyek, meningkatkan produktivitas, dan secara konsisten memberikan nilai kepada para pemangku kepentingan. Pada akhirnya, keberhasilan implementasi alat BPM dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, keunggulan kompetitif, dan hasil bisnis yang lebih baik.
BPM yang berpusat pada integrasi berfokus pada proses yang tidak memerlukan banyak keterlibatan manusia. Ini termasuk menghubungkan berbagai sistem dan perangkat lunak untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan aliran data di seluruh organisasi, misalnya manajemen sumber daya manusia (HRM) atau manajemen hubungan pelanggan (CRM)
BPM yang berpusat pada manusia berfokus pada keterlibatan manusia, yang sering kali memerlukan proses persetujuan. BPM yang berpusat pada manusia memprioritaskan perancangan proses intuitif dengan fitur seret dan lepas yang mudah digunakan dan dipahami pengguna, dengan tujuan meningkatkan produktivitas dan kolaborasi antarkaryawan.
BPM yang berpusat pada dokumen ditujukan untuk mengelola dokumen dan konten—seperti kontrak—dalam proses secara efisien. Perjanjian pembelian antara klien dan vendor, misalnya, perlu berkembang dan melewati berbagai proses persetujuan serta perlu diatur, diakses, dan mematuhi peraturan.
BPM dapat membantu meningkatkan operasi bisnis secara keseluruhan dengan mengoptimalkan berbagai proses bisnis. Berikut adalah beberapa contoh BPM yang menguraikan contoh penggunaan dan manfaat metodologi BPM:
BPM berfungsi sebagai alat strategis untuk menyelaraskan proses bisnis dengan tujuan dan sasaran organisasi. Dengan menghubungkan manajemen alur kerja, memusatkan manajemen data, dan mendorong kolaborasi dan komunikasi, BPM memungkinkan organisasi untuk senantiasa kompetitif dengan menyediakan akses ke data yang akurat dan tepat waktu. Ini memastikan bahwa keputusan strategis didasarkan pada insight yang dapat diandalkan.
Melalui BPM, sumber data yang berbeda—termasuk data pengeluaran, metrik kinerja internal, dan riset pasar eksternal—dapat terhubung. Hal ini dapat mengungkap peningkatan proses internal, peluang kemitraan strategis dan potensi inisiatif penghematan biaya. BPM juga memberikan dasar dalam membuat penyempurnaan dan peningkatan yang mengarah pada peningkatan berkelanjutan.
Manfaat:
BPM dapat digunakan untuk menstandardisasi dan mengoptimalkan proses klaim dari awal hingga akhir. Perangkat lunak BPM dapat mengotomatiskan tugas berulang seperti asupan klaim, validasi, penilaian, dan pemrosesan pembayaran—menggunakan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA). Dengan menetapkan alur kerja dan aturan keputusan yang terstandardisasi, BPM menyederhanakan proses klaim dengan mengurangi waktu pemrosesan dan meminimalkan kesalahan. BPM juga dapat memberikan visibilitas real-time ke dalam status klaim dan metrik kinerja. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan proaktif, memastikan konsistensi, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Manfaat:
Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan menerapkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya, BPM memungkinkan kepatuhan tepat waktu terhadap persyaratan peraturan dan kebijakan internal. Proses seperti pemeriksaan kepatuhan, evaluasi risiko, dan jejak audit dapat diotomatisasi dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis, dan organisasi dapat membuat alur kerja terstandardisasi untuk mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi risiko kepatuhan. Selain itu, BPM memberikan insight real-time tentang metrik kepatuhan dan paparan risiko, yang memungkinkan manajemen risiko dan pelaporan peraturan yang proaktif.
Manfaat:
Waktu penyelesaian kontrak dapat dipercepat, dan pekerjaan administratif dapat dikurangi dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti perutean dokumen, alur kerja persetujuan, dan pemeriksaan kepatuhan. Sejumlah proses seperti penyusunan kontrak, negosiasi, persetujuan, dan pelaksanaan juga dapat didigitalkan dan diotomatisasi. Alur kerja standar dapat dibuat yang memandu kontrak melalui setiap tahap siklus. Ini memastikan konsistensi dan mengurangi inefisiensi. Visibilitas real-time ke dalam status kontrak meningkatkan manajemen kontrak secara keseluruhan.
Manfaat:
BPM mengubah operasi layanan pelanggan dengan mengotomatiskan penanganan permintaan layanan, melacak interaksi pelanggan, dan memfasilitasi alur kerja penyelesaian. Melalui BPM, organisasi dapat menyederhanakan proses dukungan pelanggan di berbagai saluran, termasuk telepon, email, obrolan, dan media sosial. Dengan BPM, tugas rutin seperti perutean tiket dan eskalasi dapat diotomatisasi. Pemberitahuan dapat dibuat untuk memberi tahu pelanggan tentang status permintaan mereka. Ini mengurangi waktu respons dan meningkatkan pengalaman pelanggan dengan membuat layanan lebih konsisten. BPM juga memberi agen akses ke basis pengetahuan terpusat dan riwayat pelanggan, sehingga mereka dapat menyelesaikan pertanyaan dengan lebih efisien dan efektif.
Manfaat:
BPM digunakan untuk menyederhanakan proses keuangan seperti penganggaran, perkiraan, pengelolaan biaya, dan pelaporan keuangan. Memastikan konsistensi dan akurasi dalam proses keuangan dengan menetapkan alur kerja dan aturan keputusan yang terstandardisasi, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan. BPM menggunakan otomatisasi alur kerja untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti entri data, rekonsiliasi, dan pembuatan laporan. Visibilitas data keuangan secara real-time memungkinkan organisasi merespons perubahan kondisi pasar dengan cepat.
Manfaat:
Dengan menggunakan BPM, organisasi dapat menerapkan alur kerja SDM standar yang memandu karyawan melalui setiap tahap pengalaman kerja mereka, dari perekrutan hingga pensiun. Proses orientasi karyawan baru dan evaluasi kinerja dapat didigitalkan, yang mengurangi beban pekerjaan administrasi dan memungkinkan anggota tim untuk fokus pada inisiatif strategis seperti pengembangan talenta dan perencanaan tenaga kerja. Pelacakan metrik SDM secara real-time memberikan insight tentang keterlibatan karyawan, tingkat retensi, serta penggunaan dan efektivitas pelatihan.
Manfaat:
BPM mengoptimalkan manajemen logistik dengan mengotomatiskan proses seperti manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, dan pelacakan pengiriman, termasuk yang berada dalam rantai pasokan. Alur kerja dapat dibuat untuk mengatur pergerakan barang dari pemasok ke pelanggan. Mengotomatiskan tugas-tugas tertentu seperti pemrosesan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman pesanan mengurangi waktu siklus dan meningkatkan akurasi pesanan. BPM juga dapat menyediakan data real-time untuk tingkat inventaris dan status pengiriman, yang memungkinkan pengambilan keputusan proaktif dan manajemen pengecualian.
Manfaat:
BPM menyederhanakan proses seperti pemrosesan, pelacakan, dan pemenuhan pesanan. BPM memfasilitasi otomatisasi proses bisnis—otomatisasi tugas rutin seperti entri pesanan, manajemen inventaris, dan pengiriman, mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan akurasi pesanan. Dengan menetapkan alur kerja dan aturan yang terstandardisasi, BPM memastikan konsistensi dan efisiensi di seluruh siklus pesanan. Peningkatan visibilitas status pesanan dan tingkat inventaris memungkinkan pengambilan keputusan proaktif dan manajemen pengecualian.
Manfaat:
BPM merombak manajemen pengadaan melalui transformasi digital dan otomatisasi proses seperti pemilihan vendor, permintaan pembelian, manajemen kontrak, dan negosiasi harga. Alur kerja dapat ditetapkan yang mengatur setiap tahap siklus hidup pengadaan, mulai dari sumber hingga pembayaran. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti kualifikasi pemasok, manajemen RFx, dan pemrosesan pesanan pembelian, BPM mengurangi waktu siklus sekaligus meningkatkan efisiensi. Selain itu, dengan metrik real-time seperti analisis pengeluaran, kinerja pemasok, dan kepatuhan terhadap kontrak, BPM memungkinkan peningkatan proses bisnis dengan memberikan insight seputar area-area yang cocok untuk dioptimalkan.
Manfaat:
BPM merevolusi product lifecycle management dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan proses seperti desain produk, pengembangan, peluncuran, dan pemeliharaan. Alur kerja yang mengatur setiap tahap siklus produk, mulai dari pembuatan ide hingga penghentian dapat distandardisasi. Pengumpulan persyaratan, tinjauan desain, dan manajemen perubahan, dapat diotomatisasi. Hal ini mempercepat waktu ke pasar dan mengurangi biaya pengembangan. BPM juga dapat mendorong kolaborasi lintas fungsi di antara tim pengembangan produk, yang memastikan keselarasan dan transparansi di seluruh proses.
Manfaat:
Pada bagian awal, kami menyebutkan bahwa BPM memiliki skala yang lebih besar daripada manajemen proyek. Bahkan, BPM dapat digunakan untuk meningkatkan proses manajemen proyek. Alat manajemen proses bisnis dapat menetapkan tugas, melacak kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan mengalokasikan sumber daya. Pemodelan proses bisnis membantu dalam memvisualisasikan dan merancang alur kerja baru untuk memandu proyek melalui setiap tahap siklus BPM. Ini memastikan konsistensi dan keselarasan dengan tujuan proyek. Penetapan tugas, penjadwalan, dan pemantauan kemajuan dapat diotomatisasi, sehingga mengurangi beban administratif dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, pemanfaatan sumber daya dan kinerja proyek dapat dipantau secara real-time untuk memastikan sumber daya digunakan secara efisien dan efektif.
Manfaat:
BPM memfasilitasi otomatisasi proses seperti kontrol kualitas, pengujian, dan pelacakan kecacatan, serta memberikan insight tentang KPI seperti tingkat kecacatan dan skor kepuasan pelanggan. Langkah-langkah proses jaminan kualitas (QA) dipandu dengan menggunakan alur kerja standar untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar kualitas. Metrik dan kinerja proses dapat dilacak secara real time untuk memungkinkan manajemen kualitas proaktif. Alat pemetaan proses juga dapat membantu mengidentifikasi ketidakefisienan, sehingga mendorong peningkatan berkelanjutan dan optimalisasi proses QA.
Manfaat:
Pada tahun 2020, salah satu pemerintah negara bagian terbesar di Amerika mencari solusi analisis proses baru. Negara telah mengintegrasikan sistem manajemen kedua ke dalam proses pengadaannya, yang mengharuskan kedua sistem tersebut, SAP SRM dan SAP ECC, untuk bertukar data secara real time. Tanpa adanya cara untuk menganalisis data yang dikumpulkan, negara tidak dapat memantau dampak dari sistem SAP SRM yang baru terintegrasi atau mendeteksi penyimpangan selama proses pengadaan. Ini menciptakan masalah besar.
Negara bagian ini menggunakan IBM Process Mining untuk memetakan alur kerjanya saat ini dan melacak kemajuan integrasi sistem SAP SRM. Dengan menggunakan alat penemuan perangkat lunak, data dari kedua sistem manajemen dioptimalkan untuk membuat model proses tunggal yang komprehensif. Dengan proses ujung ke ujung yang dipetakan, negara dapat memantau semua aktivitas prosesnya dan meninjau kinerja lembaga tertentu.
AB InBev ingin merampingkan lingkungan SDM-nya yang rumit dengan mengimplementasikan solusi global tunggal untuk mendukung karyawan dan meningkatkan pengalaman mereka, dan AB InBev memilih Workday sebagai perangkat lunak manajemen sumber daya manusia (HCM). Bekerja sama dengan tim dari Layanan konsultasi IBM Workday, bagian dari IBM Consulting, AB InBev bekerja sama dengan IBM untuk memperbaiki integrasi antara aplikasi SDM lama dan perangkat lunak HCM.
Yang dulunya merupakan alat multi-sistem dengan data yang tidak terorganisir telah menjadi sumber kebenaran tunggal, memungkinkan AB InBev menjalankan analitik untuk inisiatif seperti memeriksa perputaran karyawan pada skala lokal. Workday memberikan AB InBev jalur yang sederhana untuk mengelola dan menganalisis data, yang pada akhirnya membantu perusahaan meningkatkan proses SDM dan mencapai tujuan bisnis.
Manajemen proses bisnis (BPM) yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk mencapai operasi yang lebih lancar dan meningkatkan efisiensi. Dengan mengoptimalkan proses, bisnis dapat mendorong pertumbuhan, senantiasa kompetitif, dan mewujudkan keberhasilan berkelanjutan.
IBM Consulting menawarkan berbagai solusi untuk membuat perjalanan transformasi proses Anda dapat diprediksi dan bermanfaat.
Peningkatan utama dapat mencakup pengadaan yang 60-70% lebih cepat, proses pemesanan pinjaman yang lebih cepat, dan pengurangan tingkat pengerjaan ulang keuangan, serta penghindaran risiko, dan peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan.
Dengan prinsip-prinsip yang didasarkan pada inovasi terbuka, kolaborasi, dan kepercayaan, IBM Consulting tidak hanya memberi nasihat kepada klien. Kami bekerja beriringan untuk merancang, membangun, dan mengoperasikan bisnis berkinerja tinggi, bersama dengan klien dan mitra kami.
Dapatkan Buku Saku COO untuk Otomatisasi Cerdas di Seluruh Perusahaan
Hubungi perwakilan IBM tentang solusi BPM