Apa itu peningkatan proses?

Peningkatan proses [terkadang disebut sebagai perbaikan proses bisnis (BPI)] adalah subdisiplin dalam manajemen proses bisnis (BPM), pendekatan manajemen yang mencari pemahaman dan kontrol dari semua proses bisnis organisasi. Praktisi BPI menggunakan metodologi peningkatan proses yang populer, seperti Lean, Six Sigma, Global 8-D, Total Quality Management, Theory of Constraints dan Rummler Bache.

Peningkatan proses memberikan pendekatan terstruktur untuk mengawasi dan mengoptimalkan alur kerja organisasi, sehingga menghasilkan banyak manfaat. Dengan menganalisis dan menyempurnakan proses secara sistematis, organisasi dapat menghilangkan inefisiensi, mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.

Pendekatan ini mengarah kepada hasil yang lebih konsisten dan dapat diandalkan, meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kualitas. Peningkatan proses juga mendorong transparansi dan akuntabilitas yang lebih besar, karena melibatkan peran, tanggung jawab, dan metrik yang didefinisikan dengan jelas untuk evaluasi kinerja. Kejelasan tersebut memudahkan perusahaan menemukan dan memperbaiki bottleneck serta duplikasi proses dengan cepat, yang pada akhirnya meningkatkan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan profitabilitas yang lebih tinggi.

Lebih jauh lagi, peningkatan proses memperkuat agility dan adaptabilitas organisasi, memungkinkan mereka merespons dinamika pasar, kebutuhan pelanggan, serta tuntutan regulasi secara lebih efisien. Pendekatan ini memperkuat upaya perbaikan berkelanjutan dengan menumbuhkan budaya yang meninjau dan menyempurnakan proses secara berkala, sehingga proses tersebut tetap selaras dengan sasaran strategis dan perkembangan lingkungan bisnis.

Pendekatan proaktif ini membantu menjaga kepatuhan, mengurangi risiko dan mencapai pertumbuhan berkelanjutan. Lebih jauh lagi, optimalisasi proses mendorong efisiensi pemanfaatan sumber daya dan mempercepat waktu penyelesaian, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan serta memperkuat posisi kompetitif.

Langkah-langkah perbaikan proses berbeda di seluruh metodologi tetapi pendekatan umum meliputi:

Langkah pertama adalah mengidentifikasi proses yang perlu ditingkatkan, memilih salah satu yang secara signifikan mempengaruhi kinerja organisasi dan kepuasan pelanggan dan dengan jelas mendefinisikan ruang lingkupnya.

Selanjutnya, proses saat ini dipetakan secara terperinci, membuat diagram alur komprehensif atau diagram yang menguraikan semua langkah, input, output, dan pemangku kepentingan yang terlibat. Peta mencakup data kinerja yang relevan, termasuk waktu siklus, tingkat kesalahan, dan masukan pelanggan.

Selanjutnya, proses yang ada saat ini dipetakan secara terperinci, membuat diagram alir atau diagram yang komprehensif yang menguraikan semua langkah, input, output, dan pemangku kepentingan yang terlibat. Peta mencakup data kinerja yang relevan, termasuk waktu siklus, tingkat kesalahan, dan masukan pelanggan.

Selanjutnya, analisis peta proses untuk mengidentifikasi inefisiensi, kemacetan, dan limbah. Analisis akar masalahdapat membantu mengidentifikasi sumber masalah.

Setelah analisis rampung, langkah selanjutnya adalah merumuskan strategi perbaikan dengan mendiskusikan ide-ide solusi bersama pemangku kepentingan dan menilai kelayakan serta dampaknya.

Strategi ini mengarah pada pembuatan rencana tindakan terperinci yang menentukan langkah-langkah, jadwal, tanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan perbaikan yang dipilih. Menerapkan perubahan ini melibatkan pengelolaan rencana tindakan dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk proses.

Pemantauan berkelanjutan dan pengukuran perubahan proses melibatkan pelacakan indikator kinerja utama (KPI) dan mengumpulkan masukan untuk menilai efektivitas perbaikan.

Perubahan yang berhasil kemudian distandarisasi dengan mendokumentasikan proses yang ditingkatkan dan menetapkan prosedur operasi standar baru (SOP). Pelatihan dan orientasi karyawan tentang prosedur baru ini memastikan bahwa semua orang memahami dan dapat mempertahankan perubahan. Langkah terakhir melibatkan ulasan proses secara berkala untuk memastikan bahwa perbaikan dipertahankan dan Lanjutkan memenuhi tujuan organisasi. Strategi ini membantu menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan di mana masukan diminta secara teratur dan peningkatan lebih lanjut dilakukan sesuai kebutuhan.

Inisiatif perbaikan proses dapat melibatkan satu atau lebih metodologi umum.

Metodologi lean adalah pendekatan sistematis dari sekolah lean manufaktur Jepang yang berfokus pada memaksimalkan nilai pelanggan sambil meminimalkan limbah. Berakar dari Toyota Production System, metode ini fokus menciptakan nilai lebih dengan sumber daya minimal dengan menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah agar proses lebih efisien. Prinsip-prinsip utama termasuk mendefinisikan nilai, memetakan aliran nilai, memastikan aliran berkelanjutan, menerapkan sistem tarik dan mengejar kesempurnaan melalui peningkatan berkelanjutan (Kaizen). Lean menggunakan alat manajemen seperti 5S, pemetaan aliran nilai dan Kanban untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas, menumbuhkan budaya peningkatan proses berkelanjutan dan keterlibatan karyawan.

Metodologi Tangkas adalah pendekatan berbasis tim yang berulang untuk pengembangan perangkat lunak dan manajemen proyek yang menekankan fleksibilitas, kolaborasi, dan masukan dari pelanggan. Proyek peningkatan proses yang tangkas dibagi menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola yang disebut iterasi atau sprint, biasanya berlangsung selama 1-4 minggu. Tim bekerja sama dengan pelanggan untuk memprioritaskan fitur dan beradaptasi dengan perubahan persyaratan. Pertemuan rutin, seperti stand-up harian dan ulasan sprint, memastikan transparansi dan keselarasan. Kerangka kerja yang tangkas seperti Scrum dan Kanban menyediakan struktur untuk perencanaan, menjalankan dan memantau kemajuan. Dengan mendorong kemampuan beradaptasi dan pengiriman nilai yang cepat, Agile atau tangkas memungkinkan anggota tim untuk merespons masukan dengan cepat dan memberikan produk berkualitas tinggi secara efisien.

Six Sigma adalah metode berbasis data untuk meningkatkan kualitas proses dengan menemukan dan menghilangkan cacat serta ketidakkonsistenan. Metode ini memakai alat statistik dan teknik perbaikan proses untuk menemukan akar masalah, dengan target hampir tanpa cacat, yaitu maksimal 3,4 kesalahan per satu juta peluang. Kerangka kerja DMAIC (mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, mengendalikan) adalah pusat dari Six Sigma, memandu upaya pemecahan masalah dan perbaikan proses.

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen komprehensif yang berpusat pada peningkatan berkelanjutan dan kepuasan pelanggan. Metode ini melibatkan semua anggota organisasi dalam meningkatkan proses, produk, layanan dan budaya. Prinsip-prinsip utama meliputi fokus pelanggan yang kuat, keterlibatan karyawan total, pemikiran yang berpusat pada proses, sistem terintegrasi, pendekatan strategis dan sistematis, peningkatan berkelanjutan, pengambilan keputusan berbasis fakta dan komunikasi yang efektif. Alat bantu TQM termasuk lingkaran kualitas dan kontrol proses statistik.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR) adalah pendekatan radikal untuk perbaikan proses yang melibatkan pemikiran ulang dan mendesain ulang proses bisnis inti. Metode ini membantu mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kinerja penting seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. BPR berfokus pada mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang ketinggalan zaman dan tidak efisien dan menggantinya dengan yang efisien dan efektif. Langkah-langkahnya termasuk memetakan proses yang ada, menganalisisnya untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan signifikan, merancang proses baru, menerapkan perubahan dan memantau hasil. BPR bertujuan untuk terobosan substanensial daripada perbaikan bertahap, seringkali mengarah pada perubahan besar dalam cara organisasi beroperasi.

Siklus PDCA adalah model perbaikan berkelanjutan. Ini dimulai dengan “Rencana,” di mana tujuan dan proses didefinisikan untuk memberikan hasil. Selanjutnya, “Lakukan” mengimplementasikan rencana dalam skala kecil. “Periksa” melibatkan evaluasi hasil terhadap harapan dan mengidentifikasi perbedaan apa pun. Akhirnya, “Bertindak” menstandardisasi proses yang berhasil atau merevisi rencana untuk perbaikan lebih lanjut. Siklus berulang ini mendorong peningkatan berkelanjutan dalam kualitas dan efisiensi, menjadikannya fundamental untuk peningkatan proses yang efektif dan pemecahan masalah di berbagai industri.

Teknologi memainkan peran penting dalam peningkatan proses dengan menyediakan alat bantu cerdas, templat, otomatisasi alur kerja, kemampuan analisis data, dan platform komunikasi yang mengoptimalkan operasi bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional.