Apa itu efisiensi operasional?

Dalam ekonomi global saat ini, bisnis mulai dari perusahaan manufaktur hingga penyedia transportasi menghadapi tekanan yang makin meningkat dari para pemangku kepentingan untuk mencapai efisiensi operasional yang lebih besar. Bahkan, mencapai efisiensi operasional dapat menjadi hal yang sangat penting dalam pasar yang kompetitif karena hal ini memberdayakan perusahaan untuk menawarkan produk dan layanan berkualitas tinggi dengan harga yang lebih rendah seraya mempertahankan atau meningkatkan profitabilitas. Dalam sebuah survei global terhadap para CEO, 77% mengatakan bahwa mereka akan mengupayakan efisiensi operasional untuk mendorong pertumbuhan total pendapatan.¹

Ada berbagai alat dan platform perangkat lunak—yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) dan Internet of Things (IoT)—yang tersedia untuk membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional. Contohnya adalah sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi dan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan. Melalui solusi perangkat lunak, organisasi dapat menerapkan pendekatan seperti otomatisasi, pemetaan proses, dan banyak lagi untuk mengoptimalkan bisnis.

Organisasi sering menggunakan metrik yang disebut “rasio efisiensi operasional” untuk mengukur efisiensi operasional. Rasio ini biasanya dihitung dengan menjumlahkan biaya operasional dan harga pokok penjualan (HPP) perusahaan, lalu membagi jumlah tersebut dengan penjualan bersih perusahaan.

Bisnis juga dapat memilih untuk menilai efisiensi melalui metrik lain, seperti rasio yang berfokus pada perputaran utang, perputaran piutang, dan perputaran inventaris.

Perusahaan dapat mengukur seberapa baik kinerja mereka dalam hal efisiensi operasional dengan melacak rasio mereka dari waktu ke waktu dan membandingkannya dengan tolok ukur industri. Rasio yang lebih rendah atau menurun menunjukkan bahwa perusahaan meningkatkan kinerja efisiensi operasionalnya.

Peningkatan proses dan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik dapat membantu perusahaan membuat kemajuan dalam indikator kinerja utama (KPI) dan mencapai tujuan bisnis seperti:

Bisnis dapat melakukan berbagai strategi untuk meningkatkan efisiensi operasional. Meskipun inisiatif yang diambil dapat bervariasi menurut industri dan perusahaan, berikut adalah beberapa inisiatif umum:

Otomatisasi adalah kinerja tugas menggunakan teknologi, dengan sedikit hingga tanpa input dari manusia. Otomatisasi proses yang sebelumnya manual, seperti mengganti entri data spreadsheet manual dengan solusi pengambilan data, dapat meningkatkan efisiensi dan menghindari kesalahan manusia sekaligus memberikan lebih banyak waktu kepada anggota tim untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih bernilai dan bermakna.

Melalui pemeliharaan prediktif, organisasi dapat memantau kesehatan aset mereka, termasuk infrastruktur dan mesin, secara real-time. Hal ini memungkinkan mereka mengatasi masalah yang terjadi serta memprakirakan masalah pada masa depan sehingga memperpanjang siklus hidup aset dan membantu mencegah waktu henti dan perlambatan peralatan yang mahal dan tidak terencana.

Pemetaan proses adalah metode untuk merepresentasikan alur kerja secara visual. Hal ini membantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, seperti proses yang memakan waktu dan tidak efisien, alokasi sumber daya yang kurang optimal, tugas-tugas yang rentan terhadap kesalahan manusia , dan kemacetan produksi.

Manajemen inventaris memerlukan pelacakan barang yang berpindah dari fasilitas manufaktur ke gudang, dan pada akhirnya ke lokasi tempat barang tersebut dijual kepada konsumen. Optimalisasi manajemen inventaris dapat mengurangi waktu yang diperlukan dan memangkas biaya untuk menyimpan barang di gudang, sekaligus memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Melalui pengalihdayaan proses bisnis, perusahaan dapat melakukan kontrak dengan penyedia layanan eksternal yang mengkhususkan diri dalam fungsi tertentu, seperti pembuatan faktur dan pemrosesan pembayaran. Penyedia yang memiliki spesialisasi sering beroperasi lebih efisien dan lebih hemat biaya dibandingkan tim internal.

Manajemen energi adalah pemantauan, kontrol, dan optimalisasi penggunaan energi yang proaktif dan teratur untuk membatasi konsumsi dan mengurangi biaya energi. Penurunan konsumsi energi sebesar 10% dikaitkan dengan peningkatan pendapatan operasional bersih sebesar 1,5%, menurut perhitungan program Energy Star di Amerika Serikat.²

Program pelatihan dan pengembangan yang membantu karyawan mengasah keterampilan mereka atau membangun keterampilan baru dapat meningkatkan produktivitas mereka, yang mengarah pada efisiensi operasional yang lebih besar. Selain itu, peningkatan kepuasan karyawan yang dihasilkan dari pelatihan keterampilan dapat membantu meningkatkan retensi karyawan. Mengurangi pergantian karyawan juga dapat mendukung efisiensi operasional karena mempekerjakan dan melatih karyawan baru biasanya lebih mahal daripada mempertahankan karyawan yang sudah ada.

Efisiensi operasional terkadang disebut juga dengan istilah “keunggulan operasional.” Namun secara umum, efisiensi operasional dipahami secara umum tidak hanya mencakup operasi bisnis yang lebih efisien, tetapi juga upaya menciptakan budaya di mana manajer serta anggota tim turut berkomitmen dalam mencapai hasil bisnis dan peningkatan berkelanjutan.

Teknologi yang berkembang menawarkan berbagai peluang kepada perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Organisasi semakin banyak menggabungkan Internet of Things (IoT) dalam manajemen operasi dan pekerjaan pemeliharaan prediktif mereka. Sementara itu, kecerdasan buatan (AI) memberikan insight yang membantu bisnis mengoptimalkan manajemen inventaris, penggunaan fasilitas, dan lain-lain. Solusi perangkat lunak yang memanfaatkan teknologi tersebut untuk mendukung efisiensi operasional antara lain:

IWMS adalah platform perangkat lunak yang merampingkan manajemen real estat dan fasilitas ke dalam satu platform. Solusi IWMS dapat menawarkan visibilitas mengenai portofolio real estat melalui dasbor bawaan dan aplikasi seluler. Riset menunjukkan bahwa IWMS dapat meningkatkan efisiensi penggunaan fasilitas hingga lebih dari 39% dan mengurangi biaya pemeliharaan hingga lebih dari 15%.³

 ERP adalah sistem perangkat lunak manajemen bisnis yang dirancang untuk menggunakan otomatisasi dan integrasi guna mengelola dan merampingkan alur kerja, proses, dan fungsi perusahaan . Semua fungsi tersebut meliputi keuangan, SDM, manufaktur, layanan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, manajemensiklus hidup produk, dan manajemen proyek.

Perangkat lunak manajemen energi menggunakan IoT, konektivitas, dan analitik data energi untuk memberikan insight kepada perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik terkait manajemen fasilitas dan konservasi energi.

Alat pemetaan proses tingkat lanjut menyediakan platform terpusat yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan mendapatkan insight saat mereka bekerja untuk terus menyempurnakan proses bisnis.

Alat manajemen pesanan cerdas memberdayakan bisnis untuk melakukan manajemen inventaris dan gudang secara real-time, termasuk melacak tingkat inventaris dan menerapkan pemenuhan pesanan di banyak saluran.