apa itu pemetaan proses

Pemetaan proses secara visual menggambarkan alur kerja, memungkinkan tim untuk memahami proses dan komponennya lebih jelas. Ada berbagai peta proses, yang mungkin Anda kenal dengan nama yang berbeda, seperti:

• Diagram alir
• Peta proses terperinci
• Peta dokumen
• Peta proses tingkat tinggi
• Peta proses yang dilaksanakan
• Swimlane
• Analisis Rantai Nilai
• Peta aliran nilai
• Diagram alir
• Diagram alur proses
• Model proses
• Diagram alur kerja

Diagram visual ini biasanya merupakan komponen dari manajemen proses bisnis (BPM) perusahaan.

Peta proses menguraikan setiap langkah dalam suatu proses, mengidentifikasi pemilik tugas dan memerinci jadwal yang diharapkan. Mereka membantu mengomunikasikan proses kepada para pemangku kepentingan dan mengungkapkan bidang yang memerlukan perbaikan. Sebagian besar peta proses dimulai pada tingkat makro dan kemudian memberikan detail lebih lanjut seperlunya.

Ada beberapa jenis peta proses. Beberapa teknik pemetaan meliputi:

• Diagram alur dasar adalah peta visual, yang memberikan rincian dasar dari suatu proses seperti input dan output.
  
  
• Peta penerapan, yang juga dikenal sebagai diagram alir lintas fungsi, menampilkan hubungan antara tim yang berbeda. Peta-peta ini sering kali menggunakan diagram swimlane untuk mengilustrasikan bagaimana sebuah proses mengalir di seluruh perusahaan, sehingga memudahkan identifikasi hambatan atau redundansi.
  
  
• Peta proses yang terperinci menunjukkan versi terperinci dari suatu proses, yang berisi detail di terkait subproses.
  
  
• Peta proses tingkat tinggi, juga dikenal sebagai peta rantai nilai atau top-down, menunjukkan tampilan makro dari suatu proses, termasuk elemen proses utama seperti pemasok, input, proses, output, atau pelanggan (SIPOC).
  
  
• Peta proses yang dilaksanakan menggambarkan proses saat ini atau proses di masa depan untuk menunjukkan area yang berpotensi untuk peningkatan proses.
  
  
• Peta aliran nilai (value stream map, VSM ) adalah teknik Six Sigma yang mendokumentasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengembangkan produk atau layanan bagi pengguna.

Peta proses menggunakan representasi visual, seperti simbol dasar untuk menggambarkan setiap elemen dalam proses. Beberapa simbol yang paling umum adalah panah, lingkaran, berlian, kotak, oval, dan persegi panjang. Simbol-simbol ini dapat berasal dari Business Process Model and Notation (BPMN) atau Unified Modeling Language (UML) (tautan berada di luar ibm.com), yang merupakan metode grafis untuk penulisan lambang peta proses.

Kebanyakan organisasi hanya perlu menggunakan beberapa simbol yang paling umum untuk melengkapi peta proses. Beberapa simbol tersebut antara lain:

• Sebuah persegi panjang digunakan untuk mewakili proses tertentu dan kegiatan dan fungsinya.
  
  
• Panah digunakan untuk menunjukkan arah aliran dan hubungan antar anak tangga.
  
  
• Oval sering digunakan untuk menunjukkan titik awal atau akhir dari suatu aliran proses.
  
  
• Berlian digunakan untuk menunjukkan titik keputusan. Proses akan dilanjutkan dengan mengikuti jalur yang telah ditentukan tergantung pada keputusannya.
  
  
• Persegi panjang dengan salah satu ujungnya membulat, sering digunakan sebagai simbol penundaan, yang menunjukkan jeda dalam proses sebelum aliran berlanjut.

Saat mengembangkan peta proses bisnis Anda, sebaiknya gunakan metodologi ini:

1. Pilihlah sebuah proses yang akan menjadi fokus: Untuk memberikan dampak terbesar, Anda mungkin ingin memprioritaskan proses yang berupaya untuk mencapai hasil atau proses yang berdampak pada kepuasan pelanggan.
   
   
2. Libatkan orang yang tepat: Kumpulkan para pakar yang memiliki pengetahuan mendalam tentang proses yang ingin Anda optimalkan. Pakar materi (SME) ini membantu Anda menentukan informasi penting dalam seluruh proses, seperti pemangku kepentingan, urutan langkah, jadwal dan sumber daya. Mereka juga dapat menyoroti beberapa area masalah, seperti hambatan dan redundansi, yang dapat menurunkan efisiensi. Selama tahap proses ini, sebaiknya dokumentasikan semua informasi yang relevan terkait proses.
   
   
3. Buat garis besar peta proses: Pada langkah ini, Anda ingin menentukan di mana proses saat ini dimulai dan berakhir serta urutan langkah di antaranya. Meskipun tingkat perinciannya dapat bervariasi, informasi tentang input, output, metrik, dan pemangku kepentingan biasanya disertakan.
   
   
4. Gunakan simbol-simbol diagram alir dasar untuk menyempurnakan peta proses: Sempurnakan peta proses saat ini dengan menggunakan simbol-simbol diagram alir dasar. Perangkat lunak pemetaan proses sering digunakan untuk menyelesaikan langkah ini.
   
   
5. Minta masukan: Lakukan validasi peta proses yang disempurnakan dengan anggota tim untuk mengonfirmasi dokumentasi proses yang akurat, membantu memastikan bahwa langkah-langkah tidak diulang atau terlewat. Ketika pemangku kepentingan telah menyetujui langkah-langkah proses dalam kondisi saat ini, mulailah meminta masukan tentang potensi pengoptimalan proses. Prosesnya mungkin termasuk menghapus langkah-langkah untuk merampingkan operasi atau menambahkan langkah-langkah baru untuk meningkatkan kolaborasi dan memastikan kualitas.
    
6. Menerapkan dan mengamati dampak dari perubahan proses: Buat bukti konsep (POC) dengan sebagian tim sebelum melakukan perubahan secara luas di seluruh organisasi. Pendekatan ini meminimalkan risiko pada bisnis, dan memberikan kesempatan untuk menyertakan masukan guna mengoptimalkan proses, memungkinkan manajemen untuk beralih ke proses baru dalam skala besar dengan lebih lancar. Pemantauan proses secara teratur memungkinkan peningkatan berkelanjutan dari waktu ke waktu.

Tujuan utama pemetaan proses bisnis adalah untuk membantu organisasi menjadi lebih efisien dan efektif dalam mencapai tugas atau tujuan tertentu. Dengan memberikan transparansi yang lebih besar terkait pengambilan keputusan dan alur proses, pendekatan ini membantu mengidentifikasi redundansi dan hambatan di dalam dan di antara proses.

Karena peta proses menggunakan penanda dan simbol visual, proses menjadi lebih mudah dikomunikasikan kepada audiens. Pendekatan ini dapat meningkatkan keterlibatan, karena dokumentasi dalam bentuk panjang bisa lebih merepotkan untuk disusun oleh pemilik dan diakses oleh pengguna.

Dengan memanfaatkan templat yang telah dibuat sebelumnya dalam perangkat lunak pemetaan proses, tim dapat dengan mudah berkolaborasi dan bertukar pikiran tentang cara merampingkan proses kerja, sehingga memungkinkan peningkatan proses bisnis. Dengan demikian, bisnis juga dapat mengatasi tantangan spesifik dengan lebih baik, seperti orientasi dan retensi karyawan atau penurunan penjualan.

Beberapa manfaat spesifik dari pemetaan proses meliputi:

• Pemberdayaan yang lebih baik untuk uji skenario dan penilaian.
  
  
• Peningkatan standardisasi dan kesadaran akan peran dan tanggung jawab.
  
  
• Identifikasi yang lebih mudah terhadap aspek-aspek yang rentan dari suatu proses.
  
  
• Kinerja tim yang efisien dan kepuasan karyawan.
  
  
• Kurva pembelajaran yang lebih pendek untuk karyawan selama pelatihan.