L’IA est une technologie de rupture qui s’accompagne de certains défis que les entreprises se doivent de prendre en compte.

Changement de culture : Les professionnels des RH jouent un rôle crucial dans la création de viviers de talents et la formation des employés à des postes à valeur ajoutée, permettant ainsi aux entreprises de rester compétitives malgré les bouleversements technologiques. Cependant, si les équipes informatiques se saisissent de la supervision des initiatives d’automatisation des RH, il existe un risque que les professionnels des RH soient exclus du processus.

La Society for Human Resources Management souligne que la compréhension et l’exploitation de la puissance de l’automatisation peuvent déterminer l’avancement ou la marginalisation des professionnels des RH.² En utilisant un logiciel d’automatisation pour réduire le temps consacré à la saisie de données de routine, les professionnels des RH peuvent se concentrer sur l’adaptation à ces changements externes importants.

Cybersécurité : L’IA est exposée au piratage, en particulier pendant la phase d’entraînement, lors de la création des algorithmes de machine learning. Les attaques par empoisonnement des données sèment des informations ou du code malveillants dans les jeux d’apprentissage, pouvant infecter d’innombrables modèles de machine learning et, en fin de compte, le réseau de l’entreprise. Les dirigeants d’entreprise peuvent travailler aux côtés de centres d’opérations de sécurité (SOC) pour créer des plans destinés à sécuriser les projets d’IA tout au long de leur cycle de vie.

Confidentialité des employés : L’utilisation de l’IA pour optimiser les processus et évaluer les performances peut susciter des inquiétudes. Les organisations peuvent prendre les devants pour protéger la confidentialité des employés et l’intégrer dans une stratégie de gestion des données avant que les systèmes d’IA ne soient utilisés pour collecter et analyser des données personnelles. Les RH peuvent alerter les employés quant aux données collectées et utilisées dans les systèmes d’IA. La création ou l’utilisation d’un système d’IA fondé sur la transparence est un bon début pour répondre aux préoccupations en matière de protection de la confidentialité.

Intégration : Certains programmes RH autonomes peuvent être difficiles à intégrer dans l’infrastructure informatique existante. Inversement, si les données capturées ne sont pas entièrement intégrées, certaines valeurs pourraient ne pas correspondre.

Requalification : L’IA et l’automatisation peuvent éliminer certains types de tâches traditionnellement effectuées par le personnel humain et peuvent avoir un impact sur les rôles de certains employés. Relevez ce défi grâce à un plan de requalification des talents et de restructuration des rôles professionnels.

Délai de mise en œuvre : Quels que soient les processus RH à automatiser, la configuration d’un système automatisé, la migration des données, l’analyse des processus et la révision de leur conception pour l’automatisation prendront du temps. Avant d’implémenter l’automatisation à l’échelle de l’entreprise, l’équipe RH chargée de le faire pourra se former et se familiariser avec les nouveaux outils, puis effectuer des tests et des dépannages pour s’assurer que l’automatisation fonctionne de manière optimale. Si tout se passe bien, elle aura jeté les bases d’un gain de temps à long terme.

Les systèmes d’automatisation des RH les plus populaires incluent des fonctions de suivi des candidats, de gestion des performances, de gestion des présences et de la paie, ainsi que des portails en libre-service destinés aux employés. Cependant, les progrès de l’intelligence artificielle peuvent encore renforcer les capacités des outils RH. Voici quelques exemples d’automatisation des RH :

Administration des avantages sociaux et inscription en libre-service
La gestion des avantages sociaux et de l’éligibilité des employés, dont la complémentaire maladie, les pensions, la retraite et les congés payés, peut représenter une charge administrative considérable pour les équipes RH. Les outils de gestion des avantages sociaux permettent de centraliser les données associées sur une plateforme unique pour une meilleure visibilité de tous. De plus, l’accès des employés aux informations dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin réduit les tâches administratives des RH. Les données agrégées fournies par ces outils permettent aussi de mieux gérer les dépenses et les budgets associés aux avantages sociaux pour les prévisions futures. Certains outils proposent même des analyses des prestations de santé pour faciliter la prise de décision et le respect des réglementations telles que la loi Affordable Care Act.

Les portails en libre-service pour les employés sont des sites en ligne centralisés ou des passerelles par lesquelles les employés concernés peuvent accéder à des informations et effectuer des transactions. Les portails en libre-service permettent aux employés d’accéder à leurs informations personnelles et de les mettre à jour, de consulter les fiches de paie, de demander des congés et d’accéder aux politiques et ressources RH, ce qui réduit les tâches administratives des professionnels des RH. Selon Forbes, « les portails en libre-service sont devenus de plus en plus courants dans un certain nombre de domaines, du service client aux soins de santé, etc. Les portails en libre-service jouent également désormais un rôle de premier plan sur le lieu de travail, même si de nombreuses entreprises n’ont pas encore adopté cette technologie. »³ Les portails en libre-service sont un moyen de simplifier les accès et d’améliorer la transparence en réponse à la demande des employés.

Recherche et recrutement de candidats
Une plainte qui revient souvent à propos du processus d’embauche, c’est sa lenteur. L’IA peut accélérer le processus en aidant les responsables à s’occuper automatiquement de chaque recrue potentielle, en leur permettant de recevoir des notifications, par exemple, lorsqu’un candidat postule à un poste vacant.

Un système de suivi des candidats d’entreprise peut couvrir tous les aspects du processus de recrutement. Il aide les employeurs à publier des offres d’emploi, à collecter des CV, à présélectionner les candidats, à planifier des entretiens avec ces candidats, à gérer le processus d’entretien et à faire des propositions aux candidats sélectionnés.

À chaque étape du processus de recrutement, de l’embauche à l’intégration, l’IA peut aider les responsables à gagner du temps et à mieux attirer les meilleurs talents. Les responsables peuvent par exemple faire appel aux outils d’IA générative pour créer des messages personnalisés à envoyer automatiquement à chaque candidat. Ces messages peuvent favoriser l’engagement et faire avancer les candidats dans le processus d’embauche.

L’IA peut également aider les organisations à pourvoir rapidement des postes à court terme et temporaires. En utilisant des capacités de traitement automatique du langage naturel, les outils d’IA destinés aux RH peuvent automatiser les tâches manuelles d’approvisionnement, ce qui permet de gagner du temps. Les outils d’IA peuvent par exemple aider les responsables à compiler les exigences des parties prenantes. Ils pourront ensuite utiliser un système de gestion des fournisseurs (VMS) pour créer une demande afin de trouver des sous-traitants potentiels et d’organiser des entretiens avec les responsables du recrutement.

Gestion de la conformité
Les entreprises peuvent s’assurer qu’elles opèrent conformément aux réglementations locales, nationales, fédérales et internationales. Cette conformité peut englober le paiement des impôts dans les délais, le respect des lois et réglementations en matière de travail, la sécurité sur le lieu de travail, ou encore la tenue à jour des licences, autorisations et certifications.

Lorsque des échéances ou des dates d’expiration se profilent, les entreprises peuvent prendre des mesures immédiates. De plus, à mesure que les entreprises s’engagent dans des processus de transformation numérique et deviennent de plus en plus dépendantes d’espaces juridiques ambigus comme l’intelligence artificielle (IA), le cloud computing, la 5G et l’Internet des objets (IdO), de nouvelles réglementations et problèmes de conformité apparaissent. L’automatisation des procédures de conformité chaque fois que cela est possible allège la charge administrative de l’équipe RH et réduit considérablement les erreurs humaines. Non seulement cette automatisation rationalise les workflows RH, mais elle permet également aux services RH de suivre et d’analyser les données pour l’optimisation.

Intégration des employés
L’intégration des nouvelles recrues implique l’envoi et la réception de documents signés, l’octroi d’un accès aux logiciels, des demandes d’appareils, l’envoi de documents fiscaux et la configuration d’outils. Cela implique également de présenter les nouveaux employés à leur équipe et de mettre à leur disposition tout le nécessaire pour bien débuter dans leur nouvelle fonction. Un système d’automatisation de l’intégration permet de configurer les accès aux ressources informatiques ainsi que des workflows d’approbation et de notification automatiques, au moyen par exemple de notifications push. Il permet aussi de collecter des formulaires signés électroniquement et de générer des documents PDF officiels. Il permet enfin d’attribuer des appareils aux employés sans attendre l’intervention de l’assistance informatique et de garantir une inscription transparente aux régimes d’avantages sociaux.

L’IA peut rendre le processus de collecte d’informations plus fluide et plus personnalisé. Les chatbots alimentés par l’IA peuvent guider les nouveaux employés tout au long du processus d’intégration, répondre aux questions, fournir des informations et envoyer des rappels sur les documents clés, réduisant ainsi les tâches chronophages et améliorant l’expérience des nouvelles recrues.

En outre, l’automatisation des RH peut faciliter le départ des employés en supprimant automatiquement leurs accès informatiques et en planifiant leurs entretiens de sortie.

Centres d’assistance ou support RH
Répondre aux besoins des employés est essentiel pour améliorer leur engagement et leur productivité. Mais à devoir naviguer dans les politiques et les processus de support RH et informatiques complexes de l’entreprise, les employés ont parfois du mal à trouver des réponses, ce qui est source de frustration et leur fait perdre du temps. Les chatbots RH alimentés par l’IA peuvent aider les employés à trouver des réponses rapides et leur fournir un support en libre-service.

Un chatbot RH qui s’appuie sur le traitement automatique du langage naturel et le machine learning peut comprendre, communiquer et même automatiser certaines actions pour venir en aide aux candidats et aux employés. Par exemple, un bot RH intelligent peut répondre aux questions fréquentes, suggérer des ressources d’apprentissage et aider les employés à demander des jours ou à vérifier leurs soldes de congés. Les plateformes de chatbot peuvent également envoyer des rappels, mener des enquêtes et recueillir des commentaires pour améliorer l’expérience des employés.

Gestion des performances
Après avoir recueilli des données sur la productivité des personnes, des équipes et des organisations, les outils de gestion des performances peuvent les présenter sous forme de modèles faciles à réviser, dans un emplacement central. En fournissant des informations sur la charge de travail des employés, ces données aident les services et les responsables RH à prendre des décisions éclairées en matière d’allocation des ressources, de délégation, de formation, de support et de promotion pour les collaborateurs qu’ils supervisent.

Apprentissage et développement professionnel
Les systèmes de gestion de l’apprentissage peuvent aider les RH lorsqu’elles intègrent un nouvel employé, déploient une politique d’entreprise ou mettent en place une formation pour maintenir les employés en conformité avec les réglementations. Ces plateformes logicielles automatisent la prestation de cours en ligne et le suivi des progrès des employés.

L’IA peut recommander des modules de formation personnalisés. En analysant les données de chaque employé, telles que ses compétences et ses préférences, l’IA peut adapter la formation à ses objectifs personnels. L’IA a également le potentiel d’aider les responsables RH à identifier les talents cachés ou les employés prêts à être promus.

Suivi du temps de travail et des présences
Certains outils d’automatisation des RH suivent le temps de travail et la présence des employés pour aider les entreprises à fonctionner à leur capacité optimale et à s’assurer qu’elles disposent de ressources humaines suffisantes pour tirer parti de leurs opportunités de croissance. Alors que par le passé les équipes RH auraient certainement dû saisir manuellement les congés payés et les présences dans des feuilles de calcul, le nouveau logiciel de suivi des participants leur permet d’examiner et d’approuver les feuilles de temps et les demandes de congés. Elles peuvent désormais vérifier rapidement les congés disponibles, informer les membres de l’équipe de l’absence d’un collègue et analyser les tendances en matière de congés des employés afin d’éviter l’épuisement professionnel.

Compte tenu de l'évolution rapide et continue de la technologie, et de l’IA en particulier, il peut être difficile de savoir quand adopter l’automatisation des ressources humaines ou un système plus puissant. De nouvelles mises à jour ou de solutions informatiques pourraient également nécessiter une planification détaillée en matière d’intégration. Avec tout cela à l’esprit, voici quelques éléments qui pourraient vous faire choisir l’automatisation des RH ou une automatisation plus sophistiquée.

RH peu performantes : Une fois les fonctions RH les plus importantes définies et comprises, l’équipe parvient-elle à être performante ? Les retards ou les inefficacités dans le recrutement, l’intégration des nouveaux employés, le reporting ou le traitement de la paie sont des signaux d’alarme : un changement est nécessaire.

Croissance rapide de l’organisation : Si les nouvelles recrues arrivent plus rapidement que les ressources humaines ne peuvent les gérer, un trop grand nombre de demandes ralentit l’efficacité de l’organisation ou la formation est retardée. Dans ce cas, les RH pourraient se tourner vers l’automatisation pour accélérer le rythme.

Budgets serrés : Lorsque les nouvelles embauches sont limitées, confier les tâches manuelles à l’automatisation des RH peut permettre au département de faire face aux demandes avec un personnel limité. Donner les moyens aux RH de se concentrer sur le côté humain de leur travail permet non seulement de prévenir l’épuisement professionnel, mais aussi de préserver le budget disponible.

Risque de non-conformité en matière d’audit : Si les pratiques prescrites en matière de tenue de registres ne sont pas correctement gérées, l’organisation pourrait s’exposer à des risques, et un système plus automatisé et plus fiable pourrait être la solution.

Une approche systématique de l’automatisation des RH comporte généralement ces étapes.

1.    Repérer et documenter les processus manuels candidats à l’automatisation
Tout d’abord, l’équipe RH va identifier les tâches administratives manuelles et d’autres processus RH pouvant être automatisés. Elle pourra rechercher toutes les tâches fastidieuses et répétitives liées au recrutement, à l’intégration des nouveaux employés, à la gestion des talents, au suivi du temps de travail et des présences, à la gestion des avantages sociaux, au traitement de la paie, etc. L’automatisation robotisée des processus (RPA) peut permettre d’alléger les tâches répétitives.

2.    Sélectionner les outils d’automatisation RH
Ensuite vient la recherche. L’équipe chargée de l’évaluation peut comparer les logiciels d’automatisation des RH et décider des dépenses à engager. Ou elle peut soumettre son projet à la direction de l’entreprise pour l’approbation du budget. Les outils d’automatisation des RH choisis peuvent inclure des logiciels RH adaptés à des tâches et des cas d’utilisation spécifiques. Ils peuvent également inclure des systèmes de gestion intégrée du capital humain (HCM) qui englobent de multiples fonctions RH, y compris l’automatisation du recrutement des employés, la formation et la planification de la gestion.

3.   Intégrer les outils d’automatisation aux systèmes existants
Une fois l’outil d’automatisation sélectionné, l’équipe peut déployer le nouveau logiciel et l’intégrer dans les systèmes RH existants : par exemple un système d’information des ressources humaines (SIRH), un système de paie, des systèmes d’inscription aux avantages sociaux ou des systèmes de suivi des candidats, pour assurer un flux et une synchronisation des données transparents.

4.    Collecter et gérer les données des employés
Une fois le nouvel outil d’automatisation en place, l’équipe RH n’est plus responsable de la saisie manuelle des données. Elle peut désormais collecter et stocker automatiquement les données pertinentes sur les employés, telles que les informations personnelles, les indicateurs de performance, les dossiers de présence et l’historique de formation. Pour ce faire, les équipes RH doivent garantir la conformité, l’éthique et la confidentialité de ces données, ce qui servira également de base pour les futures décisions en matière d’analyse prédictive, de reporting et d’optimisation.

5.    Standardiser le processus
Une fois l’automatisation en place, l’équipe peut effectuer des vérifications pour s’assurer que le nouvel outil ou la nouvelle automatisation des processus offre une valeur maximale aux employés. Un audit de l’automatisation déployée révélera les domaines d’extension, de rationalisation ou d’autres améliorations.

6.    Analyser les données, optimiser et créer des rapports
Lorsque les données commencent à circuler, les informations ne tardent pas à apparaître. Les analyses automatisées peuvent être utilisées pour prendre des décisions fondées sur les données et formuler des recommandations à l’attention de la direction de l’entreprise. Les analyses peuvent aider les professionnels des RH à suivre les performances des employés, à évaluer l’efficacité des programmes et politiques RH, et à identifier les tendances dont les implications stratégiques méritent l’attention et la mobilisation de la haute direction.

7.    Gérer et mettre à jour régulièrement
L’automatisation des RH nécessite une maintenance, des mises à jour et des vérifications du système régulières pour garantir l’exactitude des données, la sécurité et des performances optimales. Cela peut impliquer la surveillance des intégrations de données, l’application de correctifs aux logiciels de gestion et la résolution des problèmes éventuels.

Plus d’intégration d’applications : Pour les équipes RH et les employés, parcourir la longue liste de logiciels d’automatisation RH disponibles sur le marché peut être fastidieux, chacun ne traitant qu’une seule tâche ou action RH. L’une des avancées qui s’annoncent est l’intégration de ces outils dans une seule plateforme.

À l’avenir, les plateformes d’automatisation des RH, comme watsonx Orchestrate, offriront une solution complète pour l’automatisation des fonctions RH, englobant le recrutement, l’onboarding, la gestion des performances, la paie, les avantages sociaux et l’analyse : un guichet unique pour l’automatisation de l’ensemble des RH. Il sera ainsi possible de disposer d’un flux transparent de données pour l’analyse prédictive.

Plus de personnalisation : Les avancées récentes en matière d’intelligence artificielle et de machine learning permettent aux équipes RH de se décharger encore davantage des tâches manuelles, tout en offrant une personnalisation plus poussée du point de vue de l’employé. Par exemple, alors que les chatbots alimentés par l’IA peuvent déjà fournir une assistance RH en continu au personnel et que les assistants virtuels automatisent les tâches de routine, de nouvelles avancées dans l’analyse des sentiments peuvent désormais permettre aux bots d’évaluer la satisfaction des employés dans toutes les communications.

L’analytique avancée et la modélisation prédictive peuvent aider les équipes RH à mieux prévoir les départs volontaires et à identifier les collaborateurs à fort potentiel. Les progrès dans le traitement automatique du langage naturel pourront peut-être rendre l’engagement des employés avec ces outils encore plus fluide.

Solutions mobiles pour le travail mobile : Avec l’essor du télétravail, du travail hybride et des effectifs mobiles, l’automatisation des RH va répondre aux besoins des équipes distribuées. Les applications mobiles et les plateformes basées sur le cloud offriront un accès transparent aux systèmes RH, aux portails en libre-service et aux outils de collaboration, garantissant ainsi une expérience RH cohérente, quel que soit l’emplacement.

IA éthique et confidentialité des données : Alors que l’automatisation des RH dépend de plus en plus de l’IA, les professionnels des RH peuvent s’assurer de l’utilisation éthique de celle-ci et de la protection des données des employés. Les services RH devront établir de solides pratiques de gouvernance des données, assurer l’équité et la transparence dans les algorithmes d’IA et se conformer aux réglementations en matière de protection des données.

Bien-être et soutien de la santé mentale des employés : La pandémie mondiale de COVID-19 a mis en évidence la nécessité pour les entreprises de prendre en compte le bien-être et la santé mentale des employés de manière constructive, ce qui est devenu une priorité majeure pour les employés et les candidats. Les chatbots et les assistants virtuels peuvent fournir des ressources, des guides d’auto-assistance et un accès à des services de soutien en matière de santé mentale, favorisant ainsi le bien-être des employés et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.