Accueil les sujets Automatisation des RH Qu’est-ce que l’automatisation des ressources humaines (RH) ?
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deux professionnels dans un bureau examinent un écran d'ordinateur

L’automatisation des RH consiste à utiliser des outils numériques pour rationaliser les tâches RH chronophages de la gestion du capital humain. Elle implique l’utilisation de logiciels et d’algorithmes pour gérer les activités auparavant effectuées manuellement par les professionnels des RH, comme la saisie des données de suivi des candidats, la rédaction des offres d’emploi, l’intégration des nouvelles recrues, les protocoles de départ et la gestion des demandes de congés.

L’automatisation permet aux organisations de réduire la charge de travail administrative du personnel RH, de limiter les erreurs, de renforcer l’efficacité, d’assurer la cohérence et d’améliorer l’expérience globale des employés. Les professionnels des RH peuvent ainsi se concentrer sur le support centré sur l’humain, comme le développement de la culture d’entreprise, le soutien de la mobilité des employés et la prise de décisions stratégiques en matière de croissance. Cependant, l’implémentation de l’automatisation des tâches peut nécessiter une formation et un perfectionnement supplémentaires des employés RH, comme le souligne l’Association for Intelligent Information Management (AIIM).1 Une implémentation mal conduite peut entraver les interactions entre les personnes.

Placer les ressources humaines au centre de la stratégie

L’automatisation des RH, voire l’hyperautomatisation, fournit aux professionnels des RH des données et des informations précieuses pour documenter la prise de décision dans des environnements économiques, technologiques et de travail en constante évolution. Avec la prévalence croissante de l’intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation dans divers secteurs et compétences des employés, la nécessité d’automatiser la fonction RH est devenue encore plus essentielle.

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Avantages de l’automatisation des RH

Les services des ressources humaines (RH) sont parmi les premiers à devoir faire face aux changements majeurs de la conjoncture économique, du marché du travail et de la technologie sur le lieu de travail. La pénurie de talents et l’augmentation des coûts sont monnaie courante, et les outils d’IA et autres avancées technologiques promettent une transition numérique accélérée. Les équipes RH sont mises au défi de gérer la mobilité professionnelle des employés et de garantir des ressources adéquates dans un océan de complexité. Les logiciels d’automatisation des services RH sont un outil précieux pour relever ces défis. Voici comment.

Efficacité et évolutivité

Un logiciel d’automatisation des RH réduit le temps passé par les professionnels des RH sur les tâches routinières telles que la saisie des données, le suivi des candidats, la gestion des congés payés et des avantages sociaux. Il permet aux équipes RH de relever les défis complexes liés à la gestion du capital humain et favorise l’engagement personnel. L’automatisation procure efficacité, précision et cohérence, et améliore l’expérience des employés, leur satisfaction et leur fidélisation. L’automatisation des RH permet également à une entreprise de répondre aux exigences accrues liées à une croissance rapide.

Exploitation des données

Les équipes RH tirent parti de l’automatisation pour aligner leurs opérations sur la stratégie globale de l’entreprise. En générant des données, des informations et des analyses, l’automatisation des RH permet aux professionnels des services d’identifier les tendances, de prendre des décisions basées sur les données et d’élaborer des stratégies RH efficaces. Selon le rapport 2023 de KPMG « The Future of HR: From Flux to Flow », les données d’automatisation permettent aux équipes RH de passer de l’analyse à l’analytique prédictive.2 Cela peut inclure le développement d’hypothèses basées sur les systèmes d’écoute des employés, la collecte d’informations sur le télétravail à l’aide de corrélations de données avancées qui favorisent les décisions d’ordre culturel, et l’utilisation d’analyses avancées pour concevoir et fournir des produits internes afin d’améliorer l’expérience des collaborateurs. Ces solutions fondées sur des preuves, démontrées par les données comme sous-produit de l’automatisation, sont créatrices de valeur pour l’entreprise et confortent la place des services RH dans la stratégie de l’entreprise.

Gestion continue des performances

L’automatisation des RH facilitera la transition déjà en cours de l’évaluation annuelle classique des performances à la gestion continue des performances. De même, les outils d’automatisation faciliteront les commentaires en temps réel, le suivi des objectifs et les discussions sur les performances Agile, favorisant l’amélioration continue de la productivité et le perfectionnement des employés.

Défis de l’automatisation des RH

Changement de culture. Les professionnels des RH jouent un rôle crucial dans la création de viviers de talents et la formation des employés à des postes à valeur ajoutée, permettant ainsi aux entreprises de rester compétitives malgré les bouleversements technologiques. Cependant, si les équipes informatiques se saisissent de la supervision des initiatives d’automatisation des RH, il existe un risque que les professionnels des RH soient exclus du processus. La Society for Human Resources Management souligne que la compréhension et l’exploitation de la puissance de l’automatisation peuvent déterminer l’avancement ou la marginalisation des professionnels des RH.3 En utilisant un logiciel d’automatisation pour réduire le temps consacré à la saisie de données de routine, les professionnels des RH peuvent se concentrer sur l’adaptation à ces changements externes importants.

L’implémentation prend du temps. Quels que soient les processus RH à automatiser, la configuration d’un système automatisé, la migration des données, l’analyse des processus et la révision de leur conception pour l’automatisation prendront du temps. Une équipe RH chargée d’implémenter l’automatisation devra également se former pour prendre en main l’outil, puis effectuer des tests et des dépannages pour s’assurer que le système fonctionne de manière optimale avant de le déployer entièrement. Si tout se passe bien, elle aura jeté les bases d’un gain de temps précieux à long terme.

Au-delà de l’intégration des employés : exemples d’automatisation des RH

Les équipes RH utilisent actuellement divers logiciels pour les tâches d’organisation et de communication. L’usage courant de l’automatisation des RH comprend des systèmes de suivi des candidats, de gestion des performances, de gestion des présences et de la paie, ainsi que des portails en libre-service destinés aux employés. Cependant, les progrès de l’intelligence artificielle laissent entrevoir le potentiel inexploité de l’automatisation des RH. Voici des exemples courants de processus RH automatisés :

Systèmes de suivi des candidats. Les systèmes de gestion de fichiers numériques nés dans les années 1990 sont devenus largement plus consistants. Aujourd’hui, ces systèmes de suivi couvrent tous les aspects du processus de recrutement pour aider les employeurs : création et publication des offres d’emploi, collecte des CV, liste de présélection et entretiens avec les candidats présélectionnés, propositions aux candidats sélectionnés, etc. Ils peuvent également fournir une aide à l’intégration des nouvelles recrues.

Workflows d’intégration automatisés. L’intégration des nouveaux employés nécessite l’envoi et la réception de documents signés, l’octroi d’accès aux logiciels, les demandes d’appareils, l’envoi de documents fiscaux, la formation aux outils parfois nouveaux pour eux, la présentation de l’équipe et la mise à disposition de tout ce qui leur est nécessaire pour bien débuter dans leur nouvelle fonction. Un système d’automatisation de l’intégration permet de configurer des workflows pour automatiser les notifications et les approbations au moyen, par exemple, de notifications push. Il permet aussi de collecter des formulaires signés électroniquement et de générer des documents PDF officiels. Il permet enfin d’attribuer des appareils aux employés sans attendre l’intervention de l’assistance informatique et de garantir une inscription transparente aux régimes d’avantages sociaux.

Portails en libre-service ou plateformes d’expérience pour les employés. Les portails en libre-service pour les employés sont des sites en ligne centralisés ou des passerelles par lesquelles les employés concernés peuvent accéder à des informations et effectuer des transactions. Les portails en libre-service permettent aux employés d’accéder à leurs informations personnelles et de les mettre à jour, de consulter les fiches de paie, de demander des congés et d’accéder aux politiques et ressources RH, ce qui réduit les tâches administratives des professionnels des RH. Selon Forbes, « les portails en libre-service sont devenus de plus en plus courants dans un certain nombre de domaines, du service client aux soins de santé, etc. Les portails en libre-service sont un moyen de simplifier les accès et d’améliorer la transparence en réponse à la demande des employés.4

Outils de gestion des performances. Les outils de gestion des performances recueillent des données sur la productivité des personnes, des équipes et des organisations, puis organisent ces données et les présentent sous forme de modèles dans un emplacement central. En fournissant des informations sur la charge de travail des employés, ces données aident les services RH et les responsables à prendre des décisions éclairées en matière de délégation, de formation et de soutien aux collaborateurs qu’ils supervisent.

Outils de suivi du temps de travail et des présences. Certains outils d’automatisation RH suivent le temps de travail et la présence des employés pour aider les entreprises à fonctionner à leur capacité optimale et à s’assurer qu’elles disposent de ressources humaines suffisantes pour profiter des opportunités de croissance. Alors que les équipes RH du passé devaient saisir manuellement les données de congés payés et de présence dans des feuilles de calcul, les nouveaux logiciels de suivi des présences leur permettent désormais d’examiner et d’approuver les demandes de congés, de calculer les congés disponibles, d’informer les équipes de l’absence d’un collègue et d’analyser les tendances en matière de congés des employés afin d’éviter l’épuisement professionnel.

Outils d’administration des avantages sociaux. La gestion des avantages sociaux et de l’éligibilité des employés, dont la complémentaire maladie, les pensions, la retraite et les congés payés, peut représenter une charge administrative considérable pour les équipes RH. Les outils de gestion des avantages sociaux permettent de centraliser les données associées sur une plateforme unique pour une meilleure visibilité de tous. De plus, l’accès des employés aux informations dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin réduit les tâches administratives des RH. Les données agrégées fournies par ces outils permettent aussi de mieux gérer les dépenses et les budgets associés aux avantages sociaux pour les prévisions futures. Certains outils proposent même des analyses des prestations de santé pour faciliter la prise de décision et le respect des réglementations telles que la loi Affordable Care Act.

Systèmes de gestion de l’apprentissage. Lorsque les RH intègrent un nouvel employé, déploient une politique d’entreprise ou mettent en place une formation pour maintenir les employés en conformité avec les réglementations, les systèmes de gestion de l’apprentissage peuvent aider. De manière simple, ces plateformes logicielles automatisent la prestation de cours en ligne et le suivi de la progression des employés.

Outils de gestion de la conformité. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles opèrent toujours en conformité avec les réglementations nationales, fédérales et internationales. Cela va du paiement des impôts dans les délais à la tenue à jour des licences, autorisations et certifications. Lorsque des échéances ou des dates d’expiration se profilent, les services doivent prendre des mesures en temps utile. De plus, à mesure que les entreprises s’engagent dans des processus de transformation numérique et deviennent de plus en plus dépendantes d’espaces juridiques ambigus comme l’intelligence artificielle (IA), le cloud computing, la 5G et l’Internet des objets, de nouvelles réglementations et problèmes de conformité apparaîtront. L’automatisation des procédures de conformité, lorsqu’elle est possible, allège la charge administrative de l’équipe RH et élimine les erreurs humaines de l’équation.

Non seulement cette automatisation rationalise les workflows RH, mais elle permet également aux services RH de suivre et d’analyser les données pour l’optimisation.

L’avenir de l’automatisation des RH

Plus d’intégration d’applications. Pour les équipes RH et les employés, parcourir la longue liste de logiciels d’automatisation RH disponibles sur le marché peut être fastidieux, chacun ne traitant qu’une seule tâche ou action RH. L’une des avancées qui s’annonce est l’intégration de ces outils dans une seule plateforme. À l’avenir, les plateformes d’automatisation des RH, comme IBM watsonx Orchestrate, offriront une solution complète pour l’automatisation des fonctions RH, englobant le recrutement, l’intégration, la gestion des performances, la paie, les avantages sociaux et l’analyse de l’ensemble des processus RH. Il sera ainsi possible de disposer d’un flux transparent de données pour l’analyse prédictive.

Plus de personnalisation. Les avancées récentes en matière d’intelligence artificielle et de machine learning permettent aux équipes RH de se décharger encore davantage des tâches manuelles, tout en offrant une personnalisation plus poussée du point de vue de l’employé. Par exemple, alors que les chatbots basés sur l’IA peuvent déjà fournir une assistance RH en continu au personnel et que les assistants virtuels automatisent les tâches de routine, de nouvelles avancées dans l’analyse des sentiments pourraient permettre aux bots d’évaluer la satisfaction des employés dans toutes les communications. L’analytique avancée et la modélisation prédictive peuvent aider les équipes RH à mieux prévoir les départs volontaires et à identifier les collaborateurs à fort potentiel. Les progrès dans le traitement du langage naturel rendront probablement l’engagement des employés avec ces outils encore plus fluide.

Solutions mobiles pour le travail mobile. Avec l’essor du télétravail, du travail hybride et des effectifs mobiles, l’automatisation des RH devra répondre aux besoins des équipes distribuées. Les applications mobiles et les plateformes basées sur le cloud offriront un accès transparent aux systèmes RH, aux portails en libre-service et aux outils de collaboration, garantissant ainsi une expérience RH cohérente, quel que soit l’emplacement.

IA éthique et confidentialité des données. Alors que l’automatisation des RH dépend de plus en plus de l’IA, les professionnels des RH devront s’assurer de l’utilisation éthique de celle-ci et de la protection des données des employés. Les services RH devront établir de solides pratiques de gouvernance des données, assurer l’équité et la transparence dans les algorithmes d’IA et se conformer aux réglementations en matière de protection des données.

Bien-être et soutien de la santé mentale des employés. La pandémie mondiale de COVID-19 a mis en évidence la nécessité pour les entreprises de prendre en compte le bien-être et la santé mentale des employés de manière constructive, ce qui est devenu une priorité majeure pour les employés et les candidats. Les chatbots et les assistants virtuels peuvent fournir des ressources, des guides d’auto-assistance et un accès à des services de soutien en matière de santé mentale, favorisant ainsi le bien-être des employés et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Comment implémenter l’automatisation des RH

Vous êtes chargé d’automatiser les RH pour votre équipe et vous ne savez pas par où commencer ? Une approche systématique de l’automatisation des RH doit comprendre les étapes suivantes.

  1. Repérer et documenter les processus manuels candidats à l’automatisation
    Tout d’abord, l’équipe RH doit identifier les tâches administratives manuelles et d’autres processus RH qui peuvent être automatisés. Recherchez toutes les tâches fastidieuses et répétitives liées aux opérations de recrutement, d’intégration, de gestion des performances, de suivi du temps de travail et des présences, de gestion des avantages sociaux, de traitement de la paie, etc.

  2. Sélectionner les outils d’automatisation RH
    Ensuite, faites vos recherches. Comparez les logiciels d’automatisation RH et décidez de vos dépenses. Ou soumettez votre projet à la direction de l’entreprise pour l’approbation du budget. Les outils d’automatisation RH disponibles vont des logiciels RH spécialisés pour des tâches et des cas d’utilisation spécifiques aux systèmes de gestion intégrée du capital humain (HCM) qui couvrent plusieurs fonctions RH.

  3. Intégrer des outils d’automatisation aux systèmes existants
    Après avoir sélectionné un outil, déployez votre nouveau logiciel et intégrez-le aux systèmes RH existants, tels qu’un système d’information des ressources humaines (SIRH), un système de paie, des systèmes d’inscription aux avantages sociaux ou de suivi des candidats, afin de garantir une synchronisation transparente des données.

  4. Collecter et gérer les données des employés
    Votre équipe n’a plus besoin d’effectuer la saisie manuelle des données. Une fois le nouvel outil d’automatisation en place, l’équipe RH peut collecter et stocker automatiquement les données des employés pertinentes, telles que les informations personnelles, les indicateurs de performance, les dossiers de présence et l’historique de formation. Pour ce faire, les équipes RH doivent garantir la conformité, l’éthique et la confidentialité de ces données, ce qui servira également de base pour les futures décisions d’analyse prédictive, de reporting et d’optimisation.

  5. Standardiser le processus
    Une fois l’automatisation en place, effectuez des vérifications pour vous assurer que le nouvel outil ou processus offre une valeur maximale aux employés. Un audit de l’automatisation déployée révélera les domaines d’extension, de rationalisation ou d’autres améliorations.

  6. Analyser les données, optimiser et créer des rapports
    Lorsque les données commencent à circuler, les informations ne tardent pas à apparaître. Utilisez les analyses automatisées pour prendre des décisions fondées sur les données et soumettre des recommandations à la direction de l’entreprise. Les analyses peuvent aider les professionnels des RH à suivre les performances des employés, à évaluer l’efficacité des programmes et politiques RH et à identifier les tendances dont les implications stratégiques méritent l’attention et la mobilisation de la haute direction.

  7. Gérer et mettre à jour régulièrement
    L’automatisation des RH nécessite une maintenance, des mises à jour et des vérifications du système régulières pour garantir l’exactitude des données, la sécurité et des performances optimales. Cela peut impliquer la surveillance des intégrations de données, l’application de correctifs logiciels et la résolution des problèmes éventuels.
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Notes de bas de page

Maxwell, Alexis. 2020. The Pros and Cons of Automating Human Resources, Association for Intelligent Information Management (AIIM) (lien externe à ibm.com)
KPMG 2023 The Future of HR: From flux to flow (lien externe à ibm.com)
 Tobenkin, David. 2019. HR Needs to Stay Ahead of Automation, The Society for Human Resources Management (lien externe à ibm.com)
Nazef, Lila. 19 avril 2022. How to Increase Employee Satisfaction Using Self-Service Portals, Forbes.com. (lien externe à ibm.com)