Un workflow est un système de gestion de processus et de tâches répétitifs se déroulant dans un ordre particulier. Il s’agit du mécanisme par lequel le personnel et les entreprises exécutent leurs tâches, qu’il s’agisse de la fabrication d’un produit, de la fourniture d’un service, du traitement d’informations ou de toute autre activité qui génère de la valeur.
Dans le cadre de la gestion des processus d’entreprise, un workflow peut être défini comme une simple série de tâches individuelles, tandis qu’un processus d’entreprise est considéré comme plus complexe, consistant en de multiples workflows, systèmes d’information, données, ressources humaines et leurs schémas d’activité. Un workflow se distingue par sa simplicité et son caractère reproductible, et on le visualise généralement à l’aide d’un diagramme ou d’une liste de contrôle.
Le logiciel de gestion des workflows permet de simplifier et d’optimiser un processus métier au sein d’une organisation. Il y parvient en grande partie en coordonnant les interactions entre les différentes parties prenantes ou entre les individus et les systèmes d’information. Le système de gestion des workflows achemine les tâches vers la bonne personne au bon moment, en fournissant les informations pertinentes et en donnant un coup de pouce pour accélérer la tâche tout au long du processus global. Il assiste également les tâches manuelles et automatisées par le biais de la gestion des documents pour les activités, telles que les notes de frais.
C’est à Frederick Taylor, ingénieur mécanicien, que l’on doit les théories de gestion scientifique qui sont à la base des workflows. Il a cherché à améliorer l’efficacité industrielle en analysant les processus de fabrication de manière empirique, dans le but de réduire le gaspillage et de normaliser les bonnes pratiques.
Ses théories, ainsi que celles d’Henry Gantt, le développeur du célèbre diagramme de Gantt, continuent aujourd’hui d’inspirer la gestion de projets et l’ingénierie industrielle. Les workflows permettent de planifier et de suivre les projets de manière méthodique et logique, pour que les équipes puissent respecter les délais et les étapes importantes.
Le concept de workflow a également été utilisé dans la discipline connexe de la recherche opérationnelle, qui applique des méthodes analytiques pour examiner la nature du travail. Dans la recherche opérationnelle, des techniques issues des statistiques, de la théorie des jeux et de l’intelligence artificielle sont utilisées en association avec les sciences de gestion pour résoudre des problèmes complexes du monde réel.
Étant donné que les workflows sont composés de petites tâches, étape par étape, ils peuvent facilement être visualisés à l’aide d’un diagramme ou d’un organigramme. Le mappage du workflow, également connu sous le nom de mappage des processus, permet de mieux comprendre le workflow dans sa globalité, permettant ainsi son optimisation et/ou son automatisation totale ou partielle.
Les diagrammes de workflow sont conçus en suivant les étapes suivantes :
Les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines, aux inefficacités et aux incohérences qui peuvent perturber la qualité des produits et l’expérience client, alors que les systèmes automatisés sont intrinsèquement efficaces, cohérents et évolutifs. La gestion des processus métier (BPM) peut favoriser l’automatisation des tâches banales à l’aide d’une technologie connue sous le nom d’automatisation robotisée des processus (RPA). La RPA convient parfaitement à l’exécution de tâches répétitives telles que la génération automatique d’une réponse par e-mail lorsqu’un client remplit un formulaire de demande, le traitement des transactions ou la communication avec de multiples bases de données lors du traitement d’une demande d’indemnisation.
Presque toutes les procédures opérationnelles, quel que soit le secteur, peuvent être décrites comme un workflow, en supposant qu’elles soient composées d’étapes reproductibles. Voici quelques cas d’utilisation :
En utilisant des systèmes automatisés ou des stratégies analytiques formelles pour améliorer les workflows au sein d’une entreprise, les parties prenantes peuvent tirer de nombreux avantages. En voici quelques exemples :
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