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Automatisation du recrutement
Date de publication : 17 avril 2024
Contributeur : Cole Stryker
L’automatisation du recrutement consiste à s’appuyer sur un logiciel pour rationaliser et optimiser le processus de recrutement. Il peut s’agir d’automatiser des tâches telles que le sourcing, la sélection de CV et la planification des entretiens.
Dans un contexte où le déficit de compétences se creuse, où la concurrence pour recruter des talents sur les métiers émergents est féroce, trouver et attirer les meilleurs candidats est tout sauf facile. Les équipes en mesure de faire connaître leurs postes à pourvoir auprès du plus grand réservoir de talents possible et de canaliser les meilleurs candidats tout au long du processus de recrutement, auront un avantage.
Assurer une pratique d’acquisition des talents souple et efficace permet d’obtenir un avantage concurrentiel indéniable. Toujours est-il que les différentes tâches du workflow de recrutement, comme l’examen des CV, la rédaction des offres d'emploi et l’intégration des nouveaux arrivants, sont souvent répétitives, fastidieuses et chronophages. Bon nombre de ces tâches peuvent désormais être automatisées ou optimisées par l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning, et ce pour permettre aux équipes ressources humaines de se concentrer sur des missions plus complexes. Les entreprises qui exploitent pleinement les outils d’IA émergents sont en mesure de libérer du temps à leurs recruteurs. Ces derniers peuvent ainsi développer une fonction de recrutement plus robuste et plus stratégique, et « humaniser » davantage l’embauche.
Découvrez quelle stratégie adoptent les responsables RH et comment ils exploitent l’IA pour transformer leurs processus et la gestion des talents.
L’automatisation des RH apporte des avantages tout au long du workflow de recrutement.
Submergés d’informations, les responsables RH ont souvent du mal à suivre les données entrantes. L’automatisation permet de rationaliser les tâches répétitives comme la sélection des CV, le sourcing et la planification des entretiens, afin de faire gagner du temps au personnel RH, alléger sa charge de travail et éviter les coûts liés au traitement manuel de ces tâches.
Afin d’améliorer l’expérience des candidats, l’automatisation permet de répondre plus rapidement, de personnaliser la communication et de fluidifier le processus de dépôt de candidature. Cela permet d’accélérer le délai d’embauche, d’améliorer la satisfaction des candidats, ainsi que la qualité du vivier de candidats dont dispose l’entreprise.
Les systèmes automatisés respectent systématiquement les règles et les critères en place, afin d’éliminer le risque d’erreur humaine et de favoriser une évaluation équitable et impartiale des candidats. L’automatisation permet aux entreprises d’intensifier efficacement leurs efforts de recrutement, qu’il s’agisse d’embaucher sur quelques postes ou de gérer une campagne de recrutement massive. Les systèmes automatisés peuvent envoyer des messages à des centaines de candidats passifs chaque jour : une stratégie a priori efficace, mais difficile à gérer manuellement.
L’automatisation permet de consolider tous les outils de la pile technologique pour offrir une vue complète du processus de recrutement. Les systèmes de recrutement collectent et analysent de grandes quantités de données et fournissent des informations précieuses sur les indicateurs de recrutement, la performance des candidats et les tendances en matière de recrutement. Les entreprises peuvent ainsi axer leur prise de décision sur les données.
En automatisant les tâches de routine, les équipes RH peuvent consacrer plus de temps et de ressources aux activités stratégiques : image de marque de l’employeur, développement des talents et planification du personnel. Cette réaffectation des ressources transforme la fonction RH en remplaçant son rôle administratif par un rôle véritablement stratégique.
L’adoption d’outils automatisés permet aux services RH de combattre les biais inconscients afin d’atteindre leurs objectifs DEI et de garantir le respect des normes et bonnes pratiques en la matière. L’automatisation du recrutement permet d’anonymiser les profils, de se constituer des viviers de candidats diversifiés et de pointer les biais dans la prise de décision.
Dès lors qu’un processus s’appuie sur l’automatisation pour rationaliser les workflows, on peut parler d’automatisation du recrutement, mais ce qui permet actuellement de générer le plus de valeur, c’est l’utilisation de l’IA dans les RH. Les outils d’IA n’ont pas vocation à remplacer les agents RH humains, mais à augmenter leur efficacité. Ils permettent également de les libérer des tâches administratives répétitives afin qu’ils puissent fournir un meilleur service aux candidats, ainsi qu’à l’entreprise. Sans prendre de décisions d’embauche, l’IA peut mieux informer pour permettre aux responsables RH d’optimiser leur prise de décision.
L’IA est capable d’identifier les modèles cachés et d’extraire des informations à partir d’immenses quantités de données non structurées. Étant donné que la qualité de la prise de décision optimisée par l’IA dépend du volume, de la qualité et de l’accessibilité des données, une attention particulière doit être accordée à la manière dont les données sont traitées à l’échelle de l’entreprise. Où se trouvent les données ? Qui est autorisé à y accéder ? L’accès aux données potentiellement sensibles doit-il être interdit à certains utilisateurs ? Quels jeux de données peut-on rassembler, puis analyser grâce au machine learning ? Autant de questions sur l’architecture de l’information, la gestion des données et leur gouvernance auxquelles les entreprises doivent répondre avant d’adopter l’automatisation du recrutement alimentée par l’IA.
Prenons l’exemple fictif d’une candidate prénommée Eda, une spécialiste du marketing souhaitant rejoindre l’entreprise BizCorp. Sur son site carrière préféré, LinkedIn, Eda tombe sur un message de chatbot annonçant une offre d’emploi intéressante, à savoir un poste de responsable du développement logiciel chez BizCorp. Elle soumet son curriculum vitae et sa lettre de motivation.
Avant même qu’Eda n’ait vu l’offre d’emploi, le logiciel d’automatisation du recrutement était en action. Le responsable RH qui a publié le poste à pourvoir avait utilisé l’IA pour créer l’annonce en s’appuyant sur l’analyse prédictive : tendances historiques en matière de recrutement, projections de croissance de l’entreprise, taux de rotation et données démographiques du personnel. Les outils d’IA générative lui ont permis de rédiger rapidement la description du poste à l’aide d'un prompt concis. L’IA a été utilisée pour trouver Eda et lui envoyer un message proactif sur le site d’offres d’emploi afin qu’elle n’ait pas à faire de recherche.
Peu de temps après avoir postulé, Eda reçoit un e-mail automatique lui confirmant que sa candidature a bien été reçue. Cet e-mail contient des informations sur les prochaines étapes du processus de recrutement.
Le système de suivi des candidats de l’entreprise analyse automatiquement le CV d’Eda à la recherche de qualifications et de mots-clés pertinents selon la description du poste. Sur la base de cette analyse, sa candidature est signalée en vue d’un examen plus approfondi.
Eda reçoit un autre e-mail automatisé l’invitant à répondre à un bref questionnaire de présélection, facilité en temps réel par un chatbot. Les questions évaluent son expérience, ses compétences et ses qualifications par rapport aux exigences du poste.
Impressionné par les réponses d’Eda aux questions de présélection, le chatbot planifie un entretien vidéo de suivi automatisé. Eda reçoit par e-mail un lien vers la plateforme d’entretien, qui enregistre ses réponses à une série de questions.
Une fois l’entretien vidéo terminé, les réponses d’Eda sont analysées par la plateforme d’entretien IA, qui évalue ses compétences en communication, sa confiance et son adéquation au poste en fonction de critères prédéterminés.
Eda réussit l’évaluation automatisée et est invitée à un entretien en présentiel avec l’équipe de recrutement. À ce stade, elle rencontre le responsable du recrutement et les autres membres de l'équipe pour discuter de son expérience, de ses qualifications et de son adéquation au poste.
Après l’entretien, Eda réalise un test de codage, qui est automatiquement évalué grâce aux outils d’IA. Et enfin, un chatbot facilite la vérification des antécédents.
Eda reçoit une offre automatisée par e-mail, décrivant les conditions d’emploi. Elle accepte l’offre par voie électronique sur le portail RH de l’entreprise, ce qui déclenche le processus d’intégration automatisé. Ce dernier consiste à remplir les documents administratifs, à suivre les modules de formation et à planifier sa prise de poste.
Tout au long du processus de recrutement, l’automatisation a rationalisé les tâches administratives et a permis une communication prompte, ainsi qu’une évaluation efficace des candidats. En somme, elle aura facilité la candidature d’Eda, ainsi que sa prise de poste.
Une question importante que se posent souvent les entreprises est de savoir quand passer aux workflows automatisés. Il convient généralement d’acquérir de nouveaux écosystèmes logiciels et de former les salariés pour les utiliser efficacement. Adopter ou non des outils d’automatisation du recrutement, et à quel moment... Autant de décisions qui méritent d’être mûrement réfléchies.
Bien évidemment, la principale raison de se tourner vers les systèmes automatisés est le besoin de traiter un volume élevé de recrutements, auquel votre équipe RH ne peut pas faire face manuellement. Si les offres d’emploi ne sont pas rapidement pourvues par des candidats à la hauteur, le coût d’opportunité est important. Autre raison possible, l’épuisement des salariés actuels. Si l’équipe RH ne parvient pas à retenir les bonnes personnes, c’est qu’elle est surchargée de travail ou qu’elle passe trop de temps sur des tâches fastidieuses au lieu de pouvoir se consacrer à des missions plus importantes, qui font un meilleur usage de l’intelligence humaine.
Un autre indicateur à surveiller est l’attrition des candidats. Si les candidats qualifiés abandonnent le processus d’embauche, l’expérience candidat laisse probablement à désirer. Les technologies d’automatisation accélèrent et rationalisent le processus de recrutement. Elles permettent également à l’entreprise de fournir des points de contact plus fréquents, ainsi que d’autres services apportant une « touche humaine ». L’entreprise est donc moins susceptible de se faire voler les candidats par ses concurrents capables d’accélérer la procédure d’embauche. De la même manière, si l’engagement des candidats est faible (une analyse comparative interne de leurs actions peut s’avérer utile), automatiser permettrait d’optimiser la gestion de la relation candidat.
Les organisations peuvent également interroger les chefs de service pour mieux comprendre si les besoins en personnel sont satisfaits au niveau de la base. Si les responsables estiment que l’entreprise n’est pas en mesure d’acquérir les meilleurs talents, il est probablement nécessaire d’améliorer les processus de recrutement. L’automatisation est un moyen d’y parvenir en aidant les organisations à trouver et à retenir les meilleurs candidats pour un poste donné.
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