Qu’est-ce que la gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) ?

Les systèmes CAFM aident les entreprises à améliorer la durabilité opérationnelle et l’efficacité, et à prendre des décisions fondées sur les données en matière de gestion des actifs, de gestion des espaces et d’opérations de maintenance.

Avant la CAFM, la gestion des installations reposait largement sur des méthodes manuelles, avec des équipes pratiquant une maintenance réactive, consistant à laisser les actifs physiques tomber en panne avant d’intervenir. Dans les années 1990 et 2000, avec l’essor des infrastructures réseau, les systèmes CAFM se sont développés, en grande partie grâce à l’expansion rapide des technologies numériques. Aujourd’hui, les logiciels CAFM sont devenus des éléments clés des démarches de transformation numérique : des initiatives stratégiques visant à intégrer les outils digitaux dans l’ensemble des activités d’une organisation.

En exploitant l’intelligence artificielle (IA), l’Internet des objets (IdO), le machine learning (ML) et l’IA générative, les systèmes CAFM sont devenus des outils complexes et largement autonomes, capables de prendre en charge des tâches de plus en plus sophistiquées.

Les tableaux de bord des logiciels CAFM modernes offrent aux organisations une visibilité en temps réel sur la consommation énergétique des actifs, l’utilisation des espaces, l’état physique des équipements et bien plus encore. Ils aident ainsi les parties prenantes à prendre des décisions plus stratégiques et plus rentables concernant leurs actifs les plus précieux.

Les systèmes de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) collectent en continu des données en temps réel, en s’appuyant sur la technologie IdO, et affichent les informations relatives à la santé des actifs sur un tableau de bord unique et centralisé.

Les logiciels CAFM aident les équipes en charge des opérations des installations à surveiller leurs actifs physiques grâce à des visualisations détaillées et à automatiser des fonctions telles que la planification de la maintenance, la gestion des stocks et la gestion des espaces, qui nécessitaient auparavant des saisies manuelles.

Les plateformes CAFM sont composées de fonctionnalités modulaires, c’est-à-dire de composants logiciels indépendants, chacun responsable d’un aspect spécifique de la gestion et des opérations des installations. Voici les cinq modules les plus courants des systèmes CAFM :

• Gestion immobilière : dans les systèmes CAFM, les modules de gestion immobilière aident les équipes à coordonner l’utilisation des espaces physiques, à collecter des données sur cette utilisation et à automatiser les processus. Par exemple, dans un immeuble de bureaux, le module de planification des espaces permet d’optimiser les plans d’étage, de gérer les taux d’occupation et les réservations de salles, et d’identifier des axes d’amélioration.
• Suivi et gestion des actifs : les systèmes CAFM contribuent à prolonger le cycle de vie des actifs physiques, tels que les bureaux, les équipements audiovisuels ou les composants informatiques, en stockant des données clés sur chaque actif afin d’en assurer un entretien approprié. Parmi les informations que le système CAFM stocke sur les actifs, citons la localisation, la description physique, la garantie, le coût et l’historique de maintenance. Un suivi rigoureux de ces indicateurs facilite la planification de la maintenance et permet d’éviter des pannes imprévues susceptibles d’entraîner des temps d’arrêt coûteux.
• Maintenance préventive et prédictive : les logiciels CAFM collectent et analysent des données en temps réel sur les installations, contribuant à rationaliser les processus de maintenance et à prévenir les défaillances. En exploitant les données de performance et de maintenance des installations, les systèmes CAFM permettent de mettre en œuvre des stratégies de maintenance préventive et prédictive qui prolongent la durée de vie des actifs.
• Gestion des ordres de travail : les systèmes CAFM avancés automatisent l’émission et le traitement des ordres de travail, une tâche auparavant manuelle et chronophage. Les plateformes CAFM créent, attribuent et suivent les ordres de travail jusqu’à leur clôture, sur la base des données en temps réel collectées sur la performance des actifs.
• Reporting et analytique : les plateformes CAFM collectent et analysent de grands volumes de données sur les actifs afin d’aider les responsables et les équipes informatiques à optimiser les performances et à réduire les coûts de maintenance. Les tableaux de bord fournissent des rapports détaillés offrant des informations aux responsables sur la performance de leurs actifs les plus précieux tout au long de leur cycle de vie, facilitant la planification et la budgétisation.

Bien que les systèmes CAFM gagnent en popularité grâce à leur capacité à intégrer rapidement de nouvelles technologies pour améliorer l’efficacité, ils ne sont pas les seuls logiciels de gestion des installations utilisés par les entreprises. Voici deux autres types de solutions de gestion des installations aux fonctionnalités comparables.

Système informatique de gestion de la maintenance (CMMS)

Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est un logiciel qui centralise et optimise les opérations de maintenance liées aux actifs individuels.

La GMAO est généralement plus spécialisée et technique que la CAFM, laquelle couvre également des domaines tels que l’allocation des ressources, la gestion immobilière et d’autres aspects non techniques liés aux actifs.

Système de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS)

Un système de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS) se distingue de la GMAO par son périmètre encore plus large que celui de la CAFM en termes d’indicateurs couverts.

Les entreprises combinent souvent les capacités de la CAFM et de la GMAO afin d’offrir aux équipes de gestion de projets une vision globale de la performance des actifs et de leur lien avec la situation globale de l’entreprise.

Un IWMS est généralement utilisé par les grandes entreprises souhaitant étendre les capacités de la CAFM à des domaines tels que la gestion des baux, les flux de trésorerie et la durabilité, au sein d’un tableau de bord unique et convivial.

Qu’il s’agisse de soutenir des initiatives stratégiques majeures comme la transformation numérique ou de fournir une visibilité granulaire et en temps réel sur le fonctionnement des actifs, les systèmes CAFM modernes offrent de nombreux avantages. Selon un rapport récent, le marché mondial des logiciels CAFM devrait plus que doubler au cours de la prochaine décennie, passant de 3,8 milliards de dollars en 2024 à 9,6 milliards de dollars d’ici 2033.¹

Voici quelques-uns de leurs principaux avantages.

Les systèmes CAFM aident les entreprises à améliorer l’efficacité de leurs opérations de plusieurs manières clés. En exploitant les capacités de l’IA, de l’IdO et du ML, les plateformes CAFM modernes automatisent des tâches manuelles telles que la création d’ordres de travail et la planification de la maintenance.

L’automatisation intelligente de la CAFM permet aux équipes de maintenance de réaffecter les ressources humaines vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, de gagner du temps et de créer des gains d’efficacité.

En aidant les équipes à surveiller et à entretenir leurs actifs à l’aide d’informations en temps réel, les logiciels CAFM garantissent que chaque actif en exploitation dispose d’un historique de performance détaillé, permettant des décisions stratégiques éclairées.

Des indicateurs de performance précis aident les responsables d’installations à déterminer les types de maintenance nécessaires et à planifier les interventions de manière optimale. Le suivi de la performance des actifs via un système CAFM contribue également à réduire les coûts de maintenance tout en assurant un niveau de performance optimal.

Les plateformes CAFM prolongent la durée de vie des actifs en automatisant des aspects de la maintenance préventive et prédictive et en fournissant des données fiables et détaillées permettant de savoir quand remplacer des composants critiques.

En garantissant un entretien approprié des actifs, la CAFM aide les équipes à passer d’une maintenance réactive à une maintenance proactive, réduisant ainsi le risque de pannes. La maintenance proactive, lorsqu’elle est appliquée sur la durée, empêche de petits problèmes de dégénérer et prolonge la durée d’utilisation globale des actifs, ou leur cycle de vie.

En utilisant les actifs plus longtemps et en suivant plus précisément leurs besoins de réparation au fil du temps, les entreprises réduisent le coût global de possession et d’exploitation.

Enfin, en améliorant l’efficacité opérationnelle et en facilitant le suivi des activités de maintenance, la CAFM contribue directement aux économies globales de l’entreprise. Les systèmes CAFM les plus récents intègrent même des modules de gestion des baux et de suivi immobilier, offrant une visibilité accrue sur les coûts à long terme des actifs physiques.

Les plateformes CAFM modernes ne se contentent pas de collecter d’importants volumes de données provenant de capteurs IdO fixés aux actifs : elles réalisent également des analyses de big data afin d’aider les entreprises à identifier des tendances et à prendre des décisions plus stratégiques.

Les outils d’analytique CAFM offrent une visibilité sur des aspects clés de la gestion des installations et des actifs, comme la consommation énergétique, les coûts de maintenance et l’utilisation des espaces, permettant de réduire les coûts et d’accroître l’efficacité.

Les organisations modernes utilisent les solutions de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) pour un large éventail de cas d’utilisation visant à rendre leurs processus métier plus adaptables, efficaces et résilients. Voici quelques exemples d’applications des systèmes CAFM à l’échelle de l’entreprise.

L’immobilier peut être l’un des actifs les plus coûteux à acquérir et à entretenir. Les logiciels CAFM fournissent un point centralisé permettant de suivre la durée et les conditions des baux, d’optimiser l’aménagement des bureaux et de stocker des informations sur les occupants.

Les systèmes CAFM optimisent la gestion immobilière à l’échelle de l’entreprise en offrant aux parties prenantes une vision en temps réel de l’utilisation des espaces, facilitant ainsi des décisions plus intelligentes et stratégiques.

Les modules avancés de gestion immobilière des CAFM peuvent être intégrés aux données financières afin de garantir une gestion conforme aux contraintes budgétaires.

Les systèmes CAFM s’intègrent aux logiciels de GMAO pour automatiser des tâches répétitives essentielles aux opérations de maintenance, mais historiquement réalisées manuellement. Parmi ces tâches figurent l’affectation des ordres de travail, le suivi des coûts de maintenance et l’analyse des indicateurs de performance des actifs.

Les capteurs IdO déclenchent des processus automatisés qui planifient les opérations de maintenance et de réparation lorsqu’un indicateur de performance d’un actif passe sous un seuil défini. Par exemple, lorsqu’un composant équipé d’un capteur IdO approche de la défaillance, le logiciel CAFM peut programmer automatiquement son remplacement. Auparavant, ce même composant aurait dû se détériorer jusqu’à la panne, entraînant des arrêts inutiles, avant d’être remplacé.

La définition et l’atteinte des objectifs de durabilité exigent une collecte et une analyse méthodiques des données : des processus que les systèmes CAFM peuvent automatiser et rationaliser.

Les plateformes CAFM peuvent être configurées pour surveiller la consommation énergétique et l’impact environnemental, et alerter les parties prenantes lorsque les objectifs ne sont pas atteints. Les logiciels CAFM contribuent également à optimiser les processus d’approvisionnement, en s’assurant que seuls des fournisseurs répondant à certains critères environnementaux sont sélectionnés.

Les systèmes CAFM participent à l’amélioration de la sécurité des travailleurs et des environnements de travail grâce à des analyses de données rigoureuses, à des procédures de maintenance améliorées et à des capacités automatisées de conformité.

Les plateformes CAFM intégrant des algorithmes ML peuvent surveiller de vastes volumes de données système afin de garantir la sécurité d’utilisation des équipements. Pour les grandes entreprises internationales, les logiciels CAFM peuvent automatiser les pratiques de conformité, en veillant à ce que les processus métier respectent les réglementations propres à chaque territoire d’exploitation. Enfin, les solutions CAFM peuvent conserver une piste d’audit détaillée, facilitant l’identification et la résolution rapides de tout problème lié à la sécurité ou à la conformité.

Les logiciels CAFM surveillent de manière rigoureuse la performance et la maintenance des actifs afin de maximiser leur durée de vie. Grâce au suivi détaillé des échéances, des historiques de maintenance, des budgets et des allocations de ressources, les plateformes CAFM permettent de gérer les actifs depuis leur acquisition jusqu’à leur mise au rebut, couvrant ainsi l’ensemble de leur cycle de vie.

L’utilisation de la CAFM pour gérer les actifs de cette manière aide les entreprises à s’assurer que les investissements réalisés dans les équipements et les installations répondent à des standards élevés et que toutes les opérations de maintenance sont correctement documentées.

Depuis leurs débuts dans les années 1980 et 1990, les solutions de gestion des installations assistée par ordinateur sont étroitement liées aux technologies numériques, évoluant au fil du temps pour répondre aux besoins des clients à mesure que de nouveaux outils digitaux apparaissent.

Cette tendance devrait se poursuivre, plaçant les solutions CAFM dans une position favorable pour une croissance continue. Voici quelques tendances qui stimulent actuellement le développement et l’innovation des systèmes CAFM :

• Intégration avec les bâtiments intelligents : les solutions logicielles CAFM ont déjà intégré certains outils de smart building et sont appelées à aller encore plus loin. Aujourd’hui, les systèmes CAFM automatisent des aspects de la gestion des installations tels que l’éclairage, le CVC (chauffage, ventilation, climatisation) et la sécurité. Avec l’essor de l’IdO, ces systèmes devraient devenir plus sophistiqués, notamment grâce à une prise de décision pilotée par l’IA.
• Convergence avec les IWMS : actuellement, la CAFM et l’IWMS sont généralement distincts dans les environnements de gestion des installations. La CAFM fournit des indicateurs détaillés et propres aux actifs, tandis que les plateformes IWMS sont utilisées pour des fonctions plus globales. Cependant, à mesure que les capacités pilotées par l’IA se développent, ces solutions devraient être de plus en plus interconnectées. Par exemple, les plateformes CAFM diffusant des données en temps réel prennent déjà en charge des fonctions autrefois réservées aux IWMS. À terme, ces systèmes pourraient converger vers un environnement unifié, s’appuyant sur l’IA pour fournir analyses, prévisions et optimisations au niveau de granularité souhaité par l’utilisateur.
• Autonomie accrue : avec l’essor de l’IA, les systèmes CAFM gagnent chaque jour en autonomie, passant de la simple automatisation à des fonctions prédictives, proactives et autorégulées. Par exemple, les premiers outils d’automatisation basés sur l’IA de la CAFM ont réduit le travail manuel lié à la gestion des ordres de travail et à l’analyse des données. Mais les solutions plus récentes vont plus loin en intégrant des technologies de jumeau numérique et de robotique. À terme, les avancées de la CAFM pourraient rendre possibles des opérations de gestion des installations entièrement autonomes et « autogérées ».