Qu’est-ce qu’un système de gestion de la conformité (SGC) ?

Comme son nom l’indique, un système de gestion de la conformité n’est que cela : un système. Il ne s’agit pas d’une technologie ou d’un processus en particulier, mais d’un ensemble d’outils, de processus métier et de contrôles internes qui fonctionnent ensemble pour réduire les risques de conformité et aider les organisations à assumer leurs responsabilités en matière de conformité. Un système de gestion de la conformité peut inclure tout, des évaluations des risques à la formation à la conformité.

Pour une entreprise, il est essentiel de disposer d’un système de gestion de la conformité efficace pour soutenir ses efforts dans ce domaine, ainsi que sa stratégie plus large de gestion des risques. En effet, le non-respect des exigences de conformité peut avoir de graves conséquences, notamment des amendes, des perturbations de l’activité et un risque accru de violation des données.

Aujourd’hui, les systèmes de gestion de la conformité fonctionnent souvent avec un niveau élevé d’automatisation. Les entreprises sont ainsi en mesure d’identifier les risques de manière proactive de façon à prendre des mesures correctives immédiates et traiter les problèmes de conformité en temps réel.

La gestion de la conformité et les systèmes de gestion de la conformité sont étroitement liés, bien que techniquement distincts.

La gestion de la conformité fait référence à la stratégie globale adoptée par une organisation pour respecter les réglementations. Cependant, un système de gestion de la conformité (SGC) est l’ensemble pratique d’outils et de contrôles utilisés pour automatiser et rationaliser ces processus de conformité. En d’autres termes, la gestion de la conformité est l’approche globale, tandis qu’un SGC est la solution pratique.

Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à un nombre croissant de réglementations de conformité dans tous les secteurs et juridictions, qui sont souvent complexes et spécifiques à un secteur comme la loi HIPAA pour le secteur de la santé, ou spécifiques à une région comme le RGPD pour l’Union européenne.

Le non-respect de ces exigences légales peut entraîner de lourdes amendes et des poursuites judiciaires. Par exemple, en mai 2023, l’autorité irlandaise de protection des données a imposé une amende de 1,3 milliard de dollars à la société californienne Meta pour non-respect du RGPD.

De plus, les comportements des consommateurs envers les problèmes de conformité et la cybersécurité évoluent. Dans une étude récente de McKinsey, 85 % des personnes interrogées ont déclaré qu’il était important de connaître la politique de confidentialité des données d’une entreprise avant d’effectuer un achat. Les entreprises commencent à comprendre que la conformité n’est pas seulement le prix à payer pour faire des affaires ; elle peut même être bénéfique pour les affaires.

Néanmoins, il peut être difficile de respecter les réglementations en matière de conformité. De nombreuses organisations sont de plus en plus présentes à l’international et disposent de plusieurs bureaux dans le monde entier, avec des employés et des clients dans plusieurs régions, toutes soumises à des exigences réglementaires différentes. Ces organisations peuvent avoir du mal à garder une longueur d’avance sur les exigences de conformité, d’autant plus que les lois et les réglementations continuent d’évoluer avec l’avènement des nouvelles technologies. Les organisations risquent également d’introduire des couches supplémentaires de complexité en matière de conformité chaque fois qu’elles ajoutent une nouvelle initiative commerciale ou une nouvelle méthode de traitement des données. 

Un système de gestion de la conformité (SGC) aide les organisations à faire face à cet environnement réglementaire complexe et à rester conformes. Il permet de vérifier automatiquement et en temps quasi réel les zones de non-conformité ainsi que de répondre aux réglementations en constante évolution et aux exigences légales.

Un SGC efficace permet également aux organisations de normaliser leurs efforts de conformité dans toutes les régions et de personnaliser leur approche pour rester conformes aux réglementations et normes propres à chaque secteur. Plus largement, un SGC contribue également à faire respecter les normes éthiques et à établir une culture de conformité et de responsabilité d’entreprise.

Même si un SGC efficace peut inclure de nombreux éléments, il se concentre généralement sur les trois composants suivants :

Le conseil d’administration met l’accent sur la création d’une culture de conformité verticale. Compte tenu de leurs nombreuses autres responsabilités, il peut ne pas vouloir donner la priorité à la conformité. Cependant, il est en fin de compte responsable de l’élaboration et de l’administration d’un programme de gestion de la conformité.

Une fois qu’il a créé un SGC efficace, il doit communiquer les politiques à la haute direction et à toutes les autres parties prenantes de l’entreprise et au-delà, y compris les sous-traitants et les prestataires de services tiers.

Seule la supervision du conseil d’administration permet aux organisations de montrer qu’elles prennent les efforts de conformité au sérieux et de créer des politiques uniformes qui permettent à tous les membres de l’organisation de respecter les lois et réglementations fédérales en matière de protection des consommateurs.

La haute direction peut également souhaiter nommer un directeur ou un responsable de la conformité chargé de diriger la fonction de conformité et d’assurer une surveillance efficace de la part de la direction. En général, ces responsables rendent directement et en continu des comptes au conseil d’administration pour le tenir informé des problèmes de conformité et ainsi apporter des ajustements stratégiques et tactiques au programme de gestion de la conformité si nécessaire.

Voici quelques-unes des missions des responsables de la conformité :

• Élaborer et mettre en place des politiques et des procédures de conformité

• garantir que la direction et le personnel suivent une formation approfondie sur les lois et règlements relatifs à la protection des consommateurs ;

• Évaluer les problèmes de conformité émergents et les nouveaux risques

• Traiter les plaintes des consommateurs grâce à un processus de réponse standardisé et bien documenté

• Communiquer les activités de conformité et les résultats des audits de conformité au conseil d’administration

• Veiller à mettre en œuvre les mesures correctives et à mettre à jour régulièrement le programme de conformité

Le programme de conformité est le cœur d’un système de gestion de la conformité. Il sert de plaque tournante centrale pour la conception et la mise en œuvre de tous les contrôles de conformité et contre-mesures. Généralement, ces programmes comprennent des politiques, des procédures et des pratiques structurées, y compris des contrôles internes et des processus de conformité, appliqués par la haute direction. 

Un programme de conformité bien conçu peut inclure des évaluations des risques, la formation des employés, des mécanismes de production de rapports, des mesures correctives ainsi que des audits de conformité et une surveillance de la conformité. 

Les employés doivent se référer au programme de conformité comme guide officiel. De cette façon, tout le monde travaille à partir du même ensemble de normes et s’acquitte de manière cohérente et précise de ses responsabilités en matière de conformité. C’est pourquoi il est également essentiel de créer un programme structuré de formation à la conformité afin que les employés connaissent leurs responsabilités et puissent s’aligner sur les directives de conformité et les politiques internes actuelles. 

Les organisations doivent également envisager d’établir des structures de reporting cohérentes et transparentes. Cela améliore l’efficacité et la communication et permet aux équipes de conformité d’assigner des tâches aux membres du personnel appropriés avec des workflows clairs qui suivent les demandes et les actions correctives.

Les réclamations des consommateurs peuvent aider les organisations à identifier les problèmes potentiels de conformité réglementaire. Souvent, les clients sont les premiers à repérer les risques et répondre rapidement à ces réclamations peut à la fois les fidéliser et aider les organisations à prendre des mesures correctives rapides pour éviter les pénalités réglementaires. En outre, les autorités réglementaires examinent souvent de près la manière dont les organisations traitent les plaintes des consommateurs. Une réponse rapide et efficace peut donc contribuer à améliorer la conformité et la position réglementaire d’une organisation.

Les audits de conformité constituent un autre élément essentiel de tout système de gestion de la conformité. Que ce soit en interne ou en externe, ils impliquent une évaluation impartiale de la conformité et du respect des politiques, procédures et exigences réglementaires internes d’une organisation. Ils sont essentiels pour maintenir une conformité continue et identifier les risques de non-conformité. 

Dans le cas des audits externes, des auditeurs externes impartiaux procèdent généralement à un examen indépendant des politiques et des protocoles de conformité. En revanche, le service d’audit interne d’une organisation effectue généralement un audit interne. Les deux types d’audits sont impartiaux et devraient se terminer par des rapports d’audit présentant les conclusions et les suggestions d’amélioration. 

Grâce à leur indépendance, les audits de conformité peuvent apporter aux organisations, en particulier aux plus grandes d’entre elles, une rigueur supplémentaire et davantage de contrôles et d’équilibres. Ils peuvent également servir d’historique pour les activités de conformité et peuvent même être partagés avec les autorités réglementaires pour justifier de la responsabilité lors d’un audit réglementaire.

Bien que les audits de conformité puissent être stressants, les organisations peuvent contribuer à rationaliser le processus en maîtrisant bien les normes pertinentes et en tenant à jour des registres organisés pour aider les auditeurs à localiser rapidement les informations nécessaires.

Entre les audits de conformité, les organisations peuvent effectuer des évaluations des risques et une surveillance continue de la conformité.

Le contrôle de la conformité consiste à surveiller activement les opérations afin d’identifier les domaines de non-conformité. Ces mesures aident les entreprises à respecter les exigences réglementaires et à protéger les intérêts des consommateurs en temps réel. Lorsque des risques apparaissent, le contrôle de la conformité permet de les détecter plus tôt, puis de prendre rapidement des mesures correctives et de résolution pour éviter qu’ils ne se reproduisent.

Parmi les autres méthodes de surveillance de la conformité, citons les entretiens avec les employés, la révision des politiques et procédures, l’évaluation de l’efficacité de la formation et la comparaison des pratiques réelles avec des informations externes. Ces mesures peuvent aider les organisations à surveiller les efforts de conformité en temps réel et à modifier leur système de gestion de la conformité si nécessaire.

Pour mettre en place un système de gestion de la conformité (SGC) efficace, les organisations doivent envisager d’adopter une approche stratégique qui commence par la compréhension de leurs besoins commerciaux et se poursuit par le déploiement et le support continu. 

Voici quelques étapes courantes à prendre en compte :