Le contrôle de la conformité consiste à évaluer en permanence si une organisation respecte les exigences réglementaires, y compris les politiques internes et les normes sectorielles spécifiques. Son objectif est d'aider les organisations à atteindre une conformité réglementaire cohérente et à éviter les zones de non-conformité.
Le contrôle de la conformité est souvent considéré comme un élément important du système de gestion de la conformité d'une organisation et de sa position globale en matière de cybersécurité. En effet, le non-respect des exigences de conformité peut avoir de graves conséquences, notamment des amendes, des interruptions d'activité et même un risque accru de violation de données.
La plupart des autorités de régulation aux États-Unis et au Royaume-Uni exigent désormais une certaine forme de contrôle de la conformité. Par exemple, la UK Financial Conduct Authority (lien externe à ibm.com) insiste sur l'existence d'un dispositif de contrôle de la conformité avant d'autoriser une entreprise à entrer sur le marché financier.
À l'heure actuelle, il n'existe pas de normes établies pour le contrôle de la conformité, ce qui rend chaque organisation responsable de la mise en place de son propre programme de contrôle de la conformité. Certaines organisations effectuent un contrôle interne, ce qui signifie qu'elles sont responsables du contrôle des risques de conformité en utilisant leurs propres politiques et outils internes, tandis que d'autres confient ce processus à des fournisseurs tiers.
Nombreux sont ceux qui estiment que ces solutions et plateformes de sécurité gérées, qui utilisent des tableaux de bord, des logiciels de conformité et un degré élevé d'automatisation, peuvent contribuer à optimiser le processus de gestion de la conformité et à offrir davantage de contrôle, ainsi qu'une résolution plus rapide.
Pour comprendre l'importance du contrôle de la conformité, il suffit de considérer l'environnement réglementaire actuel. Partout dans le monde, les gouvernements, les autorités commerciales, les organismes de normalisation industrielle et même les entreprises ont créé un réseau d'exigences de conformité qui s'appliquent à toute entreprise opérant dans leur juridiction ou dans leur secteur d'activité, quel que soit son lieu d'implantation.
Le non-respect des exigences de conformité peut souvent entraîner de lourdes amendes et des poursuites judiciaires. Par exemple, en mai 2023, l'autorité irlandaise de protection des données a imposé une amende de 1,3 milliard de dollars à la société californienne Meta pour des violations du RGPD (lien externe à ibm.com).
En outre, les cadres supérieurs et d'autres personnes assument leurs propres responsabilités en matière de réglementation. Par exemple, la loi Sarbanes-Oxley (loi SOX), une loi américaine qui vise à prévenir la fraude dans les entreprises, stipule que les dirigeants peuvent être condamnés à une amende d'un million de dollars et à dix ans de prison pour avoir certifié un rapport financier inexact.
En d'autres termes, la conformité est complexe, et cette complexité peut conduire les entreprises à enfreindre par inadvertance les règles de conformité dans leurs activités quotidiennes. Elles peuvent ne pas saisir toutes les nuances des exigences de conformité lorsqu'elles s'étendent à une nouvelle région, ou négliger les nouvelles lois sur la protection des données qui exigent la divulgation des politiques de confidentialité des données aux clients.
Le contrôle de la conformité aide les organisations à gérer ces risques et à rester au fait de l'évolution de l'environnement réglementaire. Il leur fait gagner du temps et de l'argent en leur permettant de détecter les violations en temps réel avant qu'elles ne deviennent des problèmes plus importants. Il accroît également l'efficacité de l'organisation en optimisant le processus complexe de reporting réglementaire.
Du point de vue de la sécurité, le contrôle de la conformité favorise également une meilleure gestion des risques et la transparence de l'organisation. Ces avantages sont d'autant plus importants que les clients sont de plus en plus préoccupés par la confidentialité des données et le risque de violation de celles-ci. En maintenant la conformité réglementaire, les organisations ne se protègent pas seulement elles-mêmes, mais elles renforcent aussi la confiance de leurs parties prenantes.
Un contrôle efficace de la conformité nécessite une approche globale impliquant un éventail de parties prenantes, de politiques et de processus d'entreprise.
Voici quelques étapes classiques à prendre en compte lors de l'élaboration d'un plan de contrôle de la conformité :
Les évaluations des risques de non-conformité peuvent aider les organisations à identifier les zones potentielles de non-conformité et à évaluer le risque associé à chacune d'entre elles. Les entreprises peuvent ensuite classer ces risques par ordre de priorité et allouer des ressources aux secteurs qui représentent la menace la plus importante. Par exemple, des secteurs spécifiques ont leurs propres normes, comme HIPAA pour les soins de santé ou PCI pour les services financiers.
Une fois les risques ou les problèmes de conformité identifiés, l'étape suivante consiste à établir une politique de conformité. Cette politique doit fournir des procédures de conformité claires et être communiquée de manière adéquate à tous les membres de l'entreprise.
Gardez à l'esprit qu'une politique de conformité est essentielle pour un contrôle efficace de la conformité. Elle définit les règles d'une organisation en matière de conformité et de légalité, tandis que le contrôle de la conformité vérifie que ces règles soient systématiquement respectées.
Il est important de se rappeler que la conformité ne relève pas uniquement de la responsabilité de l'équipe chargée de la conformité. Un contrôle efficace de la conformité implique différents services et individus au sein de l'organisation.
La formation des employés permet à chacun d'entre eux de se familiariser avec leur rôle dans le maintien de la conformité de l'organisation. La formation doit être organisée régulièrement et inclure tous les employés concernés, y compris les cadres supérieurs, car c'est à eux qu'il incombe en dernier ressort de donner le ton et d'encourager une culture de la conformité réglementaire au sein de l'organisation.
Les organisations devraient effectuer des tests réguliers pour s'assurer que leur programme de contrôle de la conformité est efficace pour repérer les vulnérabilités et les résoudre rapidement.
Les solutions technologiques, telles que les logiciels de gestion de la conformité (SIEM), peuvent aider à automatiser ce processus de test grâce à une surveillance continue, dans laquelle le SIEM collecte et analyse continuellement les données en temps réel pour détecter les secteurs de non-conformité.
Lorsque les organisations identifient des points de non-conformité, elles doivent prendre des mesures correctives immédiates et mettre en œuvre des plans de résolution des problèmes afin de les résoudre et d'éviter qu'ils ne surviennent à nouveau. Les mesures correctives peuvent inclure la révision des politiques internes, une meilleure formation des employés, le réexamen des workflows de l'entreprise ou l'investissement dans de meilleures solutions de conformité.
Les équipes de conformité devraient également envisager de suivre et de documenter les actions correctives afin de s'assurer que d'autres les mettent en œuvre de manière efficace et cohérente à l'avenir.
Les politiques de conformité et les plans de contrôle doivent être révisés et mis à jour régulièrement pour refléter les changements dans les réglementations ou les opérations commerciales, ainsi que les progrès technologiques.
La conformité est une cible en constante évolution, et un solide programme de contrôle de la conformité doit être à jour et évolutif afin de répondre à l'évolution des risques de conformité et des exigences réglementaires.
Certaines organisations choisissent de réaliser un audit interne en plus de l'évaluation des risques. Contrairement à l'audit de conformité, qui est souvent réalisé par un responsable de la conformité ou par l'équipe chargée de la conformité, les audits internes sont généralement réalisés par une société externe ou par le service d'audit interne de l'organisation, ce qui les rend totalement indépendants.
Grâce à cette indépendance, les audits internes peuvent apporter aux organisations, en particulier aux plus grandes d'entre elles, une rigueur supplémentaire et davantage de contrôles et d'équilibres. Ils peuvent également servir d'historique pour les activités de conformité et peuvent même être partagés avec les autorités réglementaires pour justifier de la responsabilité lors d'un audit réglementaire.
Le contrôle de conformité est un processus dynamique qui fait appel à des systèmes manuels et automatisés et qui implique souvent des audits et des évaluations.
Bien qu'elle présente de nombreux avantages, la mise en œuvre d'un système efficace de contrôle de la conformité peut présenter des défis.
En voici quelques-uns :
Manque de ressources : le contrôle de la conformité nécessite d'importantes ressources financières, humaines et techniques. Les petites entreprises peuvent avoir du mal à allouer des ressources suffisantes au contrôle de la conformité, ce qui rend difficile le respect des exigences réglementaires.
Complexité des réglementations : se conformer aux réglementations peut être déroutant et pesant. Le contrôle de la conformité exige souvent des entreprises qu'elles comprennent et respectent des exigences et des normes complexes d'une juridiction à l'autre, en particulier pour les sociétés multinationales qui opèrent dans des environnements réglementaires différents.
Processus manuels : le contrôle de la conformité peut prendre du temps. Les processus classiques de gestion de la conformité reposent largement sur des processus manuels, ce qui accroît la complexité, les erreurs et les imprécisions et, au bout du compte, le non-respect des exigences de conformité, les violations de la réglementation et les perturbations opérationnelles.
Manque de responsabilité : le contrôle de la conformité exige un haut degré de responsabilité, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'organisation. Les employés doivent comprendre l'importance de la conformité et assumer la responsabilité de leurs actes, tandis que la direction doit donner la priorité à la conformité et réitérer continuellement sa politique en la matière.
Complexité de l'intégration : la mise en œuvre d'un programme efficace de contrôle de la conformité nécessite de combiner des données provenant de plusieurs systèmes d'entreprise, y compris des logiciels de gestion de la conformité, des logiciels d'analyse de données, des outils de reporting et des entrepôts de données. Il peut être difficile d'intégrer pleinement ces technologies, ce qui entraîne des problèmes de précision des données, de duplication et de lacunes en matière de conformité.
Les formes les plus courantes de solutions de conformité sont les approches internes, tierces et hybrides.
Le contrôle interne de la conformité offre aux organisations un degré élevé de contrôle et de personnalisation de leurs initiatives en matière de conformité. Les entreprises peuvent développer des systèmes sur mesure qui correspondent à leurs besoins et contrôler librement la sécurité de leurs données.
Si la mise en place du système de contrôle de conformité entraîne des coûts initiaux, les dépenses courantes peuvent être réduites une fois qu'il est en place. Néanmoins, les organisations doivent investir dans la mise en place d'une surveillance et d'une expertise internes, ce qui peut représenter un engagement important en termes de ressources.
Les solutions de contrôle de la conformité par des tiers apportent une expertise spécialisée aux organisations. Ces fournisseurs se tiennent au courant de l'évolution des réglementations et des normes industrielles et fournissent fréquemment des rapports de conformité mis à jour.
Les solutions de conformité des tiers sont également souvent plus évolutives, ce qui les rend adaptées aux entreprises de toutes tailles. Ces fournisseurs utilisent souvent des tableaux de bord et un contrôle continu pour aider les organisations à avoir une vision en temps réel de leur statut de conformité. Cette visibilité en temps réel permet d'identifier et de traiter rapidement les cas de non-conformité, ce qui renforce la capacité de l'organisation à assumer ses responsabilités.
En outre, l'externalisation du contrôle de la conformité peut libérer des ressources internes, ce qui permet aux organisations de se concentrer sur leurs activités principales.
Les services gérés de gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM) sont une forme populaire de logiciel de gestion de la conformité. Ces services offrent un grand nombre des avantages mentionnés ci-dessus et permettent souvent aux entreprises d'avoir accès à des experts en cybersécurité spécialisés dans le contrôle, l'atténuation et la réponse aux vulnérabilités et aux risques de non-conformité.
Certaines organisations peuvent également opter pour une approche hybride, combinant l'expertise interne avec des outils tiers, tels que des logiciels de conformité, afin de trouver un équilibre qui réponde à leurs besoins.
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La protection des données consiste à traiter et à gérer les données à caractère personnel, ainsi que les informations sensibles, conformément aux exigences réglementaires, aux normes sectorielles et aux politiques internes portant sur la sécurité et la confidentialité des données.
La gestion des informations et des événements de sécurité, ou SIEM, est une solution de sécurité qui aide les entreprises à reconnaître et à gérer les menaces et vulnérabilités de sécurité potentielles avant qu’elles ne viennent perturber leurs activités.