Was ist Hardware-Asset-Management (HAM)?

Eine klare, direkte HAM-Strategie unterstützt kritische Geschäftsergebnisse wie Kosteneffizienz, Compliance und Sicherheit. Gut gewartete Assets sind nicht nur für IT-Teams von Vorteil. Sie können das allgemeine Benutzererlebnis verbessern und die Geschäftsanforderungen optimieren.

Tatsächlich wurde der HAM-Markt laut Future Market Insights im Jahr 2025 mit 33,50 Milliarden US-Dollar bewertet. Der Markt wird voraussichtlich deutlich wachsen – etwa 64 Milliarden US-Dollar in den nächsten 10 Jahren – was auf ein wachsendes Interesse an HAM-Praktiken in verschiedenen Unternehmen hindeutet.

HAM ist ein Teilbereich des IT-Asset-Managements (ITAM). Der Fokus von HAM liegt ausschließlich auf physischen Komponenten, beginnend unmittelbar bei der Anschaffung der Hardware und erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus. Der Lebenszyklus des Assets endet mit der Außerbetriebnahme des physischen Assets.  

Die heutigen IT-Managementlösungen bieten KI-gestützteTechnologien, die Asset-Lifecycle-Management für Unternehmen durch automatisierte Nachverfolgung, Forecasting und intelligente Optimierung grundlegend verändern.

Physische Assets sind teuer, und eine ordnungsgemäße Verwaltung minimiert Sicherheitsrisiken, verhindert übermäßige Käufe und trägt dazu bei, dass Garantien nicht verpasst werden. Die finanziellen Kosten eines mangelhaften Hardware-Asset-Managements (HAM) können sich nachteilig auf Unternehmen und den gesamten Betrieb auswirken.

Auch für HAM gilt: Was Sie nicht sehen, können Sie nicht schützen. Der Asset-Management-Prozess bietet einen umfassenden Überblick über IT-Ressourcen und reduziert das Risiko von Datenschutzverletzungen auf verloren gegangenen oder nicht nachverfolgbaren Geräten.

Unabhängig davon ist HAM wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Audits und Branchenstandards verlangen eine klare Dokumentation von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme. HAM-Prozesse können sicherstellen, dass alle Assets erfasst werden und jegliche End-of-Life-Hardware ordnungsgemäß entsorgt wird, wodurch sensible Unternehmens- und Kundendaten geschützt werden.

Moderne IT-Asset-Management-Tools integrieren historische Lebenszyklusdaten in Asset-Management-Prozesse und -Tools und ermöglichen so eine strategischere Entscheidungsfindung, die auf Echtzeitdaten basiert. IT-Verantwortliche können datengestützte Entscheidungen über die Lebensdauer von Hardware und Upgrade-Zyklen treffen.

Automatisierungsfunktionen können menschliche Fehler reduzieren und Routineaufgaben wie die Assetverfolgung, die Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme von Geräten optimieren. HAM kann helfen, den IT-Betrieb und die Workflows zu optimieren, sodass IT-Teams mehr Zeit haben, sich auf Geschäftsziele mit höherer Priorität zu konzentrieren.

Hardware-Asset-Management (HAM) und IT-Asset-Management (ITAM) fallen unter den gleichen Begriff des Asset-Managements. ITAM ist jedoch der weiter gefasste Begriff, der HAM, Software-Asset-Management (SAM), IT-Servicemanagement (ITSM), Lizenzen und Cloud umfasst.

ITAM ist die durchgängige Nachverfolgung und Verwaltung von IT-Assets, wobei es sich dabei um jegliche Informationen, Software oder Hardware handeln kann, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit nutzt.

HAM konzentriert sich ausschließlich auf physisches Equipment und unterstützt IT-Teams bei der Verwaltung ihrer physischen IT-Umgebung. SAM läuft parallel zu HAM und dient als dessen Gegenstück. Anstelle von physischen Assets konzentriert sich SAM auf alle installierten Softwareanwendungen, die vom Unternehmen lizenziert sind, einschließlich lokaler, cloudbasierter und Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen.

Die drei Managementsysteme arbeiten zusammen, um die zentralen Budget-, Planungs- und Prüfungsprozesse aufrechtzuerhalten. Sie spielen jeweils eine bestimmte Rolle im Unternehmen und sollten nicht miteinander verwechselt werden. Die zugewiesenen Softwareressourcen unterscheiden sich von den Kosten des physischen Hardwarebestands. Deshalb ist es entscheidend, IT-Führungskräfte für jeden Ansatz einzusetzen, um die gesamte IT-Infrastruktur richtig zu verwalten.

Unabhängig davon ist Enterprise-Asset-Management (EAM) ein weiteres Lifecycle-Management-Framework, das sich auf industrielle und schwere Betriebsausrüstung konzentriert. Diese Lifecycle-Management-Praxis dient einem separaten Teil eines Unternehmens, kann sich aber auf einheitlichen Plattformen überschneiden.

Ein Hardware-Asset kann jedes physische Asset eines Unternehmens in jeder Phase des Lebenszyklus umfassen. Typischerweise lassen sich Hardware-Assets in vier Kategorien einteilen:

• Benutzergeräte: Diese Kategorie umfasst jede unternehmenseigene Hardware, die von Mitarbeitern genutzt wird, wie Laptops, Desktops, mobile Geräte, Tablets und andere. Die Benutzerkategorie umfasst auch persönliche Geräte, die für Geschäftsaufgaben verwendet werden.

• Netzwerk- und Telekommunikationsequipment: Diese Assets beziehen sich auf Hardware, die zur Erleichterung der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verwendet wird. Netzwerk- und Telekommunikationshardware-Assets können Router, Switches, Load Balancer sowie Telefon- oder Videokonferenzsysteme umfassen.

• Equipment des Rechenzentrums: Equipment des Rechenzentrums umfasst die gesamte physische Hardware und unterstützende Systeme, die zur Verbindung von Anwendungen verwendet werden. Die Assets umfassen Server, Sicherheitsgeräte und Dienstprogramme.

• Hilfsgeräte: Diese Kategorie umfasst Assets, die im gesamten Büroumfeld zur Unterstützung der täglichen Aufgaben verwendet werden. Hilfsgeräte können Gegenstände wie Monitore, Drucker, Scanner, Tastaturen und Kabel umfassen. Hardware-Assets umfassen außerdem Remote- oder Hybridmitarbeiter, die außerhalb des Büros des Unternehmens tätig sind.

Es gibt mehrere wichtige Elemente, die zusammenwirken, um die Wartung und Sichtbarkeit von Asset zu gewährleisten. Diese Komponenten sind entscheidend für den Aufbau der Grundlage für Hardware-Asset-Tracking und die optimierte Asset-Nutzung:

• Bestand-Erstellung: Entwicklung und Sammlung aller Datensätze über vorhandene Assets, einschließlich Laptops, Desktops, Druckern, Scannern und mobilen Geräten.

• Technologien zur Assetkennzeichnung: Erprobung verschiedener Kennzeichnungstechnologien, wie z. B. RFID-Tags (Radio-Frequency Identification), QR-Codes und GPS-Tracking.

• Asset-Management-Software: Die Wahl einer Plattform, die Echtzeit-Tracking und -Reporting sowie einen vereinfachten Workflow-Builder bietet.

• Wartungsplanung: Die Implementierung eines Wartungsplans, der die Lebensdauer des Assets maximiert und die Leistung optimiert.

• Dashboard-Berichterstattung: Mithilfe eines Dashboards mit erweiterten Analysen zur Mustererkennung werden Sicherheitsrisiken erkannt und der allgemeine Zustand der Hardware verwaltet.

Mehrere Kernschritte im Lebenszyklus des Hardware-Asset-Managements (HAM) sind entscheidend für die Beschaffung, Überwachung, Wartung und Ausmusterung physischer Anlagen. IT-Teams sollten verstehen, wo sich Assets im Lebenszyklus befinden, um strategischere Budgetierungs- und Planungsentscheidungen treffen zu können.

1. Planung und Anforderung: Der Lebenszyklus beginnt, bevor ein Asset beschafft wird. IT-Teams müssen Informationen über die Bedürfnisse des Unternehmens und die verfügbaren Mittel sammeln. Bei der Ermittlung des Hardwarebedarfs einer Unternehmen spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, darunter Budgetprioritäten, Kundendaten, Geschäftsdaten, Vorfälle und Compliance. Nachdem Anforderungen und Bedürfnisse ermittelt wurden, sollten Unternehmen Hardwarelösungen identifizieren und Informationen zu den Assets erfassen.
2. Beschaffung: Die nächsten Schritte im Lebenszyklus sind die Beschaffung des Equipments. In diesem Schritt müssen die Teams recherchieren, welche Anbieter ihren Anforderungen am besten entsprechen, was oft ein detailliertes Vertragsmanagement beinhaltet. Sie müssen Angebote einholen und Verträge im Namen des Unternehmens aushandeln sowie mit dem Finanzteam zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der Hardwarebedarf mit dem vorgesehenen Budget übereinstimmt. Berücksichtigen Sie aktuelle und zukünftige Assets sowie die Garantie des Anbieters und technischen Support.
3. Deployment: Die Bereitstellung physischer Assets umfasst die Einrichtung von Equipment, die Installation von Software, die Durchführung des Konfigurationsmanagements und die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. IT-Teams müssen die Assets auf Kompatibilität testen und sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Dokumentieren Sie alle Anomalien und nicht standardmäßigen Konfigurationen, damit die Serviceteams über alle Informationen verfügen, die sie für die Unterstützung der Assets benötigen.
4. Überwachung: Wenn Assets bereitgestellt werden, müssen IT-Teams die Hardware kontinuierlich auf Leistung und Sicherheit überwachen. Moderne HAM-Tools bieten Dashboard-Berichte und analytische Statistiken zur Nutzung, zu Sicherheitsrisiken und zum allgemeinen Zustand der Assets. IT-Teams können diese Informationen nutzen, um Probleme zu analysieren und zu beheben, bevor es zu Ausfallzeiten kommt.
5. Service und Wartung: Laufende Wartungspläne sind entscheidend für die Wartung der Hardware-Assets und können sicherstellen, dass alle physischen Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Führen Sie einen Kalender, um Berichte, Metriken und Herstellerempfehlungen zu überwachen. Diese Asset-Daten sind entscheidend für den Erfolg eines effektiven Hardware-Asset-Managements und für die Langlebigkeit von Asset-Investitionen.
6. Außerbetriebnahme und Entsorgung: Die letzte Phase im Lebenszyklus umfasst die Außerbetriebnahme und Entsorgung der Hardware. Es ist wichtig zu erkennen, wann ein Tool die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt und im Rahmen eines IT-Asset-Recovery-Prozesses außer Betrieb genommen werden muss. Die Außerbetriebnahme eines Assets am Ende seiner Nutzungsdauer kann Sicherheitsprobleme, Diebstahl oder Schwachstellen verhindern. Erstellen Sie eine übersichtliche Checkliste für die Außerbetriebnahme von Assets. Dazu gehören die Aktualisierung der Asset-Inventarlisten, die Entfernung sensibler Daten und die Organisation der physischen Entsorgung.

Hardware-Asset-Management (HAM) bietet Unternehmen eine klare Reihe von Praktiken und Verfahren für die Verwaltung der oft überwältigenden Menge an Unternehmenshardware.

Hier sind einige der Hauptvorteile:

• Kostenkontrollie und Verlustprävention: Mit effektiven HAM-Tools lassen sich unzureichend ausgelastete Assets identifizieren, die Gesamtbetriebskosten nachverfolgen und ein präzises Hardwareinventar führen. Diese Art der Überwachung kann dazu beitragen, unerwartete Probleme zu vermeiden und Kostenkontrollen in Echtzeit festzulegen.

• Verbesserung der Sicherheitslage: Durch eine umfassende Kontrolle der Assets mit HAM behält das IT-Team jederzeit den Überblick. Durch kontinuierliche Überwachung und standardisierte Wartungsprozesse können so unbefugte Aktivitäten erkannt und Datenlücken vermieden werden.

• Erfüllung von Audit- und Compliance-Anforderungen: Definierte regulatorische und rechtliche Anforderungen im HAM-Lebenszyklus vereinfachen den Prozess der Einrichtung neuer Hardware. Das Verfahren hilft sicherzustellen, dass auch die vorhandene Hardware den Anforderungen entspricht und diese auch weiterhin erfüllt.

• Reduktion von Ausfallzeit und Unterbrechungen: Ein gutes Asset-Management trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter über aktuelles, zuverlässiges Equipment verfügen. Durch die Einhaltung der einzelnen Schritte im Lebenszyklus können Unternehmen Sicherheitsrisiken, Hardwareausfälle und Modellinkompatibilität minimieren.

• Optimierung des Lieferanten- und Garantiemanagements: Durch planmäßige Wartung und eine strukturierte Überwachung der Nutzung lässt sich sicherstellen, dass die Mitarbeitenden die Geräte optimal nutzen. Durch die optimale Nutzung der Assets können IT-Teams dazu beitragen, die Gesamtausgaben zu senken.

Je nach Größe des Unternehmens kann die Überwachung von Hunderten oder sogar Tausenden von Hardware-Assets eine Herausforderung sein.

Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen im Bereich des Hardware-Asset-Managements (HAM), mit denen Unternehmen konfrontiert sein könnten, und Vorschläge, wie sie mit ihnen umgehen können:

Unternehmen verfügen häufig weder über die erforderlichen Tools für die Verwaltung ihres Asset-Bestands noch über geeignete Prozesse zur Nachverfolgung ihrer Assets. Diese mangelnde Transparenz kann zu Sicherheitsrisiken für Daten und zu Schatten-IT führen. Darunter versteht man die Nutzung von IT-Ressourcen im Unternehmensnetzwerk ohne Wissen der IT-Abteilung. In diesem Fall steigt das Risiko für Sicherheitslücken und fehlerhafte Daten.

Was zu tun ist: Eine Möglichkeit, dieses Problem zu überwinden, besteht darin, ein HAM-Tool einzuführen, das den Bestand während des gesamten Lebenszyklus verwaltet und so fundiertere Entscheidungen und Kosteneinsparungen ermöglicht.

Bei der Auswahl von Betriebsmitteln ist es wichtig zu berücksichtigen, wo diese beschafft werden. Der Beschaffungsprozess kann kompliziert werden, wenn Assets aus mehreren Ländern bezogen werden, was mehrere regionale Anbieter und unterschiedliche Zollbestimmungen erfordert. Darüber hinaus könnten mehrere Währungskurse ins Spiel kommen, was zu Verzögerungen bei der Bereitstellung und Verwirrung über die Preisgestaltung führen kann.

Empfehlung: Eine gute Möglichkeit, dieses Szenario zu vermeiden, besteht darin, Hardware-Assets auf eine einzige Region oder ein einziges Land zu beschränken. Dadurch lassen sich Beschaffung, Versand und Rückführung vereinfachen.

Das IT-Hardware-Asset-Management erfordert über den gesamten Lebenszyklus hinweg erhebliche Ressourcen. Ein IT-Team benötigt Ressourcen und Unterstützung für die Planung, Beschaffung, Installation, Problembehebung, Wartung und Entsorgung von Assets. Ein begrenzter Personalbestand oder konkurrierende Prioritäten können den IT-Service beeinträchtigen und die IT-Teams überlasten.

Empfehlung: Um diesen Ressourcenmangel zu vermeiden, kommunizieren Sie den Bedarf frühzeitig und legen Sie die Erwartungen von Anfang an fest.

Die Compliance-Anforderungen können je nach Anzahl der Assets und der Größe des Unternehmens variieren. Wenn ein Unternehmen keinen klaren Prüfpfad hat, kann die Erfüllung bestimmter Compliance-Anforderungen schwierig sein.

Empfehlung: Um dieses Problem zu umgehen, sollten Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften überwachen und HAM-Systeme verwenden, die es den Mitarbeitern ermöglichen, den Service Desk zu alarmieren, wenn Wartungsarbeiten erforderlich sind.

Das Hardware-Asset-Management (HAM) entwickelt sich weiter, während die Technologie voranschreitet und neue Tools sowie Anwendungsfälle entstehen. Zukunftsorientierte und innovative Unternehmen setzen bereits auf KI-gestützte Tools, die für Zuverlässigkeit und Transparenz sorgen.

Die Zukunft von HAM liegt in der vorausschauenden Analyse. Asset-Management-Tools, in die Algorithmen für maschinelles Lernen (ML) integriert sind, können Asset-Daten analysieren, um Hardwareausfälle, optimale Lebensdauer der Hardware und Zeitpläne für den Austausch vorherzusagen.

Unabhängig davon ermöglichen automatisierte Lebenszyklus-Workflows Unternehmen ein nahtloses Asset-Management. Übergang von Assets zwischen den einzelnen Phasen des Lebenszyklus ohne manuelle Eingriffe oder menschliche Überwachung.

Dieser Vorstoß hin zu intelligenter Automatisierung passt zum breiteren IT-Umfeld. KI hat sich als transformatives Tool für IT-Funktionen in modernen Unternehmen erwiesen.

Ein Bericht des IBM Institute for Business Value zeigt, dass hochautomatisierte Unternehmen einen Umsatzanstieg von 10 % auf ihre digitale Transformation und eine fast 30 %ige Senkung der IT-Kosten zurückführen.