CMMS-Implementierungshandbuch

Unternehmen setzen zunehmend auf neue Technologien, um Wartungsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Ein modernes CMMS nutzt künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und das Internet der Dinge (IoT), um Arbeitsabläufe zu optimieren, Ausfallzeiten von Vermögenswerten zu reduzieren und datenbasierte Entscheidungsprozesse zu verbessern. 

Bei der Implementierung eines CMMS geht es nicht nur um die Installation von Software. Es handelt sich um einen hochstrukturierten Prozess, der das CMMS in bestehende Wartungssysteme integriert, Arbeitsabläufe optimiert und Ergebnisse verbessert. Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung basiert auf fortschrittlicher Datenerfassung und -analyse, um den Stakeholdern ein Echtzeitbild darüber zu vermitteln, wie ihre wertvollsten Assets funktionieren und wie sie gewartet werden sollten.

Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) ist eine umfassende Softwarelösung, die neue Technologien nutzt, um Unternehmen bei der Automatisierung von Aspekten ihres Wartungsprogramms zu unterstützen. Moderne CMMS-Lösungen helfen Unternehmen dabei, Stillstandszeiten von Anlagen zu reduzieren, die Datenerfassung und -analyse zu verbessern und strategischere Entscheidungen zu treffen. 

Ein CMMS steht in engem Zusammenhang mit einem Enterprise Asset Management-System (EAM) – einer weiteren Unternehmenssoftwareplattform, die Wartungsteams hilft, Aspekte der Asset-Leistung und Zuverlässigkeit zu verbessern. Während sich CMMS auf die Instandhaltung von Anlagen konzentriert, sind EAM-Plattformen umfassender und helfen dabei, die Anlagenleistung auf eine Weise zu messen und zu verbessern, die nicht mit der Instandhaltung zusammenhängt.

Hier ist ein Blick auf sieben entscheidende Schritte, die Unternehmen gehen können, um ihr CMMS so auszuwählen und zu implementieren, dass es ihnen Vorteile bringt.

In der Entscheidungsphase analysieren die Unternehmen ihre Wartungspraktiken und versuchen, sich ein genaues Bild davon zu machen, was sie von einem CMMS-Anbieter benötigen.

Zu den Bereichen des Wartungsmanagements, die durch ein CMMS voraussichtlich verbessert werden können, gehören die Ausfallzeit von Assets, die Automatisierung des Order Managements und die Länge der Asset-Lebenszyklen.

Nach der Überlegungsphase sollten Unternehmen ihren Fokus von der Frage, welche CMMS-Plattform am besten geeignet ist, auf die Frage verlagern, wie sie den Erfolg messen wollen.

Key Performance Indicators (KPIs) und andere Metriken (z. B. mittlere Reparaturzeit (MTTR), mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF)) spielen in dieser Phase eine wichtige Rolle. Das Festlegen von Zielen und das Messen des Fortschritts hilft Stakeholdern, den Wert ihrer Investition in eine CMMS-Lösung zu beurteilen.

Datenmigration ist ein entscheidender Bestandteil des Implementierungsprozesses. Bevor ein CMMS gestartet und getestet werden kann, muss ein Unternehmen Daten wie Asset- und Wartungshistorie erfolgreich integrieren.

Beispiele für präzise Daten, die in dieser Phase integriert werden, sind Asset-Listen, Ersatzteilinventare und Excel-Tabellen mit Namenskonventionen.

Die Migration von Wartungsdaten ist für die CMMS-Funktionalität unerlässlich und unterstützt wichtige Funktionen wie die Automatisierung von Arbeitsaufträgen, die Lieferung von Erkenntnissen und die Messung der Leistung von Assets in Echtzeit.

In der Konfigurationsphase wird ein CMMS auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens abgestimmt.

Unternehmen in verschiedenen Branchen verfügen über unterschiedliche Prozesse und Methoden zur Verwaltung ihrer Assets. Sobald die Software für Wartungsmanagement die Daten eines Unternehmens verarbeitet hat, kann sie Vorlagen und Checklisten generieren und sogar Benachrichtigungen automatisieren, um die Wartungspläne von Assets zu optimieren.

Die Akzeptanz durch die Nutzer – also wie gut die Mitarbeiter lernen, ein CMMS zu nutzen und dessen Funktionalität in ihre Wartungsaufgaben zu integrieren – ist kritisch für den Erfolg eines CMMS.

Fortgeschrittene CMMS-Systeme gelten als hochgradig skalierbar, was bedeutet, dass sie sowohl bei einer kleinen Benutzerzahl als auch bei einer großen Anzahl von Benutzern gleichermaßen effektiv sind. Ohne eine erfolgreiche Nutzerübernahme durch rigoroses Training und Schulungen könnten Unternehmen jedoch nie den vollen Wert ihrer Investition in ein CMMS realisieren.

Die Einführungsphase, auch Startphase genannt, ermöglicht es einem Unternehmen, sein CMMS endlich in Aktion zu sehen.

Oft sind die Einführungsphasen gestaffelt: Ein CMMS wird in einem Teil eines Unternehmens getestet, bevor es auf einen anderen ausgeweitet wird. Die Einführungsphase hilft den Wartungsteams, sich an neue Prozesse und Arbeitsabläufe anzupassen und auf Basis von Benutzerfeedback Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Die Optimierungsphase der CMMS-Implementierung ist noch im Gange. Moderne CMMS-Tools ermöglichen die kontinuierliche Bewertung von Wartungsarbeiten durch die Analyse von IoT-Daten, die von kritischen Assets erfasst werden.

Da ein CMMS häufig zusammen mit anderen Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Asset-Management (EAM) bereitgestellt wird, ermöglicht die Optimierungsphase die Integration dieser Systeme ohne Redundanzen.

Ein strategischer, gut durchdachter Plan für die CMMS-Implementierung ist entscheidend, um den vollen Wert Ihrer Investition auszuschöpfen.

Unternehmen, die jeden Schritt sorgfältig befolgen und die festgelegten KPIs kontinuierlich überwachen, können viele Vorteile erwarten, darunter:  

Das richtige CMMS kann eine wichtige Voraussetzung für die Bemühungen vieler Unternehmen zur digitalen Transformation sein. Doch so umfangreich moderne CMMS-Plattformen auch sind, ihre Leistung hängt davon ab, wie gut sie in bestehende Prozesse integriert sind.

Mit unternehmensweiter Akzeptanz kann die CMMS-Implementierung Unternehmen dabei helfen, viele ihrer Ziele der digitalen Transformation zu erreichen, wie z. B. optimierte Workflows, verbesserte Asset-Leistung und die Eliminierung manueller Aufgaben.

Eine starke CMMS-Implementierung verbessert die Entscheidungsfindungen der Stakeholder, indem sie Echtzeitdaten über ihre wertvollsten Assets liefert.

Ein starker Ansatz bei der CMMS-Implementierung hilft Teams und Managern, leistungsstarke Dashboards und Analysetools zu schulen, die ihnen helfen können, die Wartung zu senken und die Strategien zu verbessern.

Die Reduzierung von Ausfallzeiten, die auch als erhöhte Betriebszeit gemessen wird, ist für die meisten Unternehmen eine wichtige Kennzahl, da sie direkt misst, wie lange ein System für die Durchführung der wichtigsten Geschäftstätigkeiten zur Verfügung steht.

Die Wahl des richtigen CMMS und ein starker Implementierungsansatz stellen sicher, dass Unternehmen einen strategischen, datengestützten Ansatz für die Verwaltung ihrer wertvollsten Assets haben. Außerdem wird dies so umgesetzt, dass die Funktionalität optimiert und die Lebenszyklen der Assets verlängert werden.

Die CMMS-Implementierung hilft Wartungsteams dabei, von reaktiver Wartung (Reparatur von Assets nur dann, wenn sie ausfallen) zu präventiven und sogar vorausschauenden Wartungsprozessen überzugehen.

Moderne CMMS-Plattformen ermöglichen es Teams, die Asset-Leistung in Echtzeit durch die Erfassung und Analyse von IoT-Daten zu verfolgen. Dieser Ansatz ermöglicht es, Assets zu reparieren und kritische Teile auszutauschen, bevor es zu kostspieligen Ausfällen kommt, und sogar Wartungsarbeiten durchzuführen, wenn eine Asset nicht in Betrieb ist.

CMMS-Plattformen, die erfolgreich in bestehende Wartungsverfahren integriert werden, können die Arbeitsauftragsverwaltung erheblich optimieren.

Automatisierte Workflows (eine Funktion der meisten modernen CMMS-Plattformen) digitalisieren Wartungshistorien, wodurch sie genauer und durchsuchbarer werden und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert wird. Viele CMMS-Tools verfügen über Vorlagen, die für standardisierte Reparaturen verwendet werden können und auf die Techniker vor Ort leicht zugreifen können.

Teams, die erfolgreich eine starke, moderne CMMS-Plattform implementiert haben, können komplexe und oft weit verstreute Assets von einem einzigen Standort aus verwalten.

Zum Beispiel können Facility-Management-Teams Aspekte ihrer Arbeit automatisieren, die traditionell manuell ausgeführt wurden, wie Klimatisierung und Zimmerreservierungen. Laut einem aktuellen Bericht gaben 72 % der Wartungsmanager an, dass sie sich auf CMMS verlassen, um ihre Wartungsaktivitäten und Daten an einem Ort zu organisieren.¹

Ein strategischer Plan für die CMMS-Implementierung hilft Unternehmen, in mehreren Bereichen Kosteneinsparungen zu erzielen.

Die CMMS-Automatisierung rationalisiert die Bestandsverwaltung und stellt sicher, dass Ersatzteile immer zur Hand sind, wenn sie benötigt werden. Neben der Bestandsverwaltung trägt die Umstellung von reaktiver auf präventive Wartungsplanung dazu bei, die Lebensdauer von Assets zu verlängern und kostspielige Ausfälle zu vermeiden.

CMMS-Plattformen sind Wartung-Tools, die in einer Vielzahl von Branchen beliebt sind. Hier sehen Sie, wie einige der Branchen, die am stärksten auf ein CMMS angewiesen sind, erfolgreich eine Lösung für ihre Zwecke implementiert haben:

• Fertigung: Die Fertigungsbranche ist stark auf CMMS-Tools angewiesen, um manuelle Prozesse zu automatisieren und ungeplante Ausfallzeiten zu vermeiden, die Produktionslinien unterbrechen können. Bei der Implementierung eines CMMS in der Fertigungsbranche legen Unternehmen den Schwerpunkt auf die Integration in bestehende Praktiken und die Echtzeitüberwachung von Maschinen und der Arbeitssicherheit. 

• Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen hängt eine erfolgreiche CMMS-Implementierung oft davon ab, veraltete, ineffektive reaktive Wartungsverfahren in modernste, automatisierte, hochdigitalisierte Wartung umzuwandeln. Eine starke CMMS-Implementierung im Gesundheitswesen kann eine Vielzahl von Ergebnissen verbessern, vom Patientenkomfort über eine höhere diagnostische Genauigkeit bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Transport: Viele große Unternehmen in der Transportbranche verlassen sich auf die Implementierung von CMMS, um ihre Kern-Workflows zu verbessern und zu optimieren. Ein CMMS hilft bei der Verfolgung von Fahrzeugen mit detaillierten Wartungshistorien, Echtzeit-Asset-Tracking und automatisiertem Arbeitsauftragsmanagement, um die Betriebszeit der Flotte zu erhöhen. Ein CMMS, das auf die Anforderungen der Transportbranche abgestimmt ist, kann dazu beitragen, die Anzahl der Ausfälle zu reduzieren, die den Fuhrpark lahmlegen und die Produktivität beeinträchtigen.

• Energie: Unternehmen in der Energiebranche verlassen sich auf die Implementierung von CMMS, um die vorausschauende Wartung für eine Vielzahl komplexer Assets zu unterstützen, darunter Windturbinen, Wasserkraftwerke und Pipelines. Eine Herausforderung, mit der Energie- und Versorgungsunternehmen häufig konfrontiert sind, besteht darin, geografisch verteilte Assets instand zu halten. Zusätzlich zur automatisierten Bereitstellung von Erkenntnissen über die Asset-Leistung auf Basis von Echtzeitdaten kann ein CMMS die Transparenz des Asset-Zustands erhöhen, indem es Technikern mobilen Zugriff auf Echtzeit-Dashboards im Außendienst ermöglicht.  

• Öffentlicher Sektor: Regierungsgebäude und öffentliche Schulen sind große Einrichtungen mit komplexen Wartungsanforderungen, die oft mit einem begrenzten Budget erfüllt werden müssen. CMMS-Lösungen helfen Wartungsmanagern im öffentlichen Sektor, ihren Ressourceneinsatz mithilfe von Echtzeitdaten genau zu überwachen, um fundiertere und strategischere Entscheidungen treffen zu können. Im öffentlichen Sektor trägt CMMS dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, datengestützte Entscheidungen zu verbessern und die Abhängigkeit von papierbasierten, ineffizienten Prozessen zu verringern.

Mit Blick auf die Zukunft dürfte die Implementierung von CMMS-Software weiterhin stark von den Entwicklungen in den Bereichen KI, ML und IoT beeinflusst werden – drei Technologien, die sie in den letzten Jahren grundlegend verändert haben. Mit zunehmenden Automatisierungsmöglichkeiten wird die nächste Generation von CMMS-Plattformen wahrscheinlich intuitiver, autonomer, mobiler und anpassungsfähiger sein. Hier sind drei Bereiche, die Sie im Auge behalten sollten.

Laut einem aktuellen Bericht des IBM Institute for Business Value geben 71 % der Führungskräfte an, dass generative KI bereits grundlegend verändert hat, wie sie Assets verwalten.

Für die CMMS-Implementierung bedeutet das, dass mehr generative KI-Tools im gesamten Installationsprozess für Aufgaben wie umfassende Schulungen, Datenintegration und KPI-Messung eingesetzt werden.

Erwarten Sie vollständig autonome generative KI-Systeme (KI-Agenten), die Daten sammeln und analysieren, Empfehlungen aussprechen und noch mehr manuelle Prozesse automatisieren, die für die Einrichtung von CMMS erforderlich sind.

Die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit einem CMMS ist ein kritischer Bestandteil einer erfolgreichen Implementierung und wird wahrscheinlich bald durch Augmented Reality-Tools (AR) weiter verbessert. AR-Tools integrieren digitale Informationen nahtlos in die Umgebung des Benutzers.

Mit Hilfe der AR-Technologie können Techniker die CMMS-Funktionen ausprobieren und lernen, wie man sie benutzt. Das erhöht die Akzeptanz und verringert die Abhängigkeit von teuren, ineffizienten manuellen Schulungsprogrammen.

Cloudbasierte, auf Mobilgeräte ausgerichtete Technologien ermöglichen Technikern überall Zugriff auf CMMS-Funktionen.

Im Hinblick auf die Umsetzung bedeutet dies, dass die Einführung und Schulung praxisorientierter und kostengünstiger gestaltet werden können. Anstatt sich für eine umfassende Einführung vor Ort zu versammeln, können die Arbeiter während ihres Trainings an einem neuen CMMS im Außendienst fortlaufende Unterstützung erhalten.