Was ist Chargeback?

Dieser Ansatz unterscheidet sich von einfachen Verteilungsmodellen, die den Geschäftsbereichen (z. B.Marketing, Personalwesen, Kundenservice, Finanzen oder F&E) einen festen Anteil an Ressourcen im Voraus zuweisen, oft auf der Grundlage ihrer Mitarbeiterzahl oder des von ihnen generierten Umsatzes.

Ein dritter Ansatz, die so genannte Showback-Strategie, kann als Kompromiss zwischen Chargeback und einfacher Verteilung angesehen werden. Sie verfolgt die IT-Ausgaben in allen Geschäftsbereichen und sendet jeder Abteilung einen umfassenden Nutzungsbericht, ohne die anfallenden Kosten in Rechnung zu stellen. Diese Strategie soll die Abteilungen für ihre Ressourcennutzung in die Pflicht nehmen, ohne die Ablenkung durch die Kostendeckung.

Unternehmen können ein Chargeback-Modell aus verschiedenen Gründen einführen, u.a. um eine Kultur der effizienten Infrastrukturausgaben und der Kostenoptimierung im gesamten Unternehmen zu fördern. Da die Abteilungen direkt für ihre eigenen Energie- und IT-Kosten verantwortlich sind, ist jede Abteilung motiviert, strategische Nutzungsentscheidungen zu treffen und verschwenderisches Verhalten einzuschränken. Darüber hinaus können Chargebacks zu einem Gefühl der Fairness im gesamten Unternehmen beitragen, indem sie den einzelnen Teams die Möglichkeit zur Zuweisung von Ressourcen zu ihren eigenen Bedingungen geben.

Das Chargeback-Management kann in das Risikomanagementprogramm eines Unternehmens fallen, wobei die IT- und Finanzabteilung gemeinsam für die Nachverfolgung, Abrechnung und Durchsetzung zuständig sind. Die Aufgabe, die Strategie zu überwachen, wird häufig einem Chief Information Officer (CIO) übertragen.

Chargeback-Ansätze fügen sich häufig in die umfassenderen Strategien von FinOps (oder Cloud FinOps) und Technology Business Management (TBM) eines Unternehmens ein. FinOps betont die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT-, Finanz- und Geschäftsteams, um den Geschäftswert von Cloud- und Infrastrukturinvestitionen in Hybrid-Cloud- und Multicloud-Umgebungen zu maximieren.

Chargeback unterstützt die wichtigsten FinOps-Prinzipien, indem es die Verantwortlichkeit (Teams sind für ihre Nutzung und Kosten verantwortlich), die Optimierung (Transparenz ermöglicht intelligentere Entscheidungen) und die Governance (Richtlinien leiten einen verantwortungsvollen Verbrauch) fördert. Diese Modelle helfen Unternehmen bei der Umstellung von reaktiver Kostenkontrolle auf einen proaktiven Finanzbetrieb. Dies ist ein zunehmend wichtiger Schritt, da die IT-Ausgaben laut Gartner im Jahr 2025 voraussichtlich 5,74 Billionen US-Dollar erreichen werden, ein Anstieg um 9,3 % gegenüber 2024.

Aber eine Chargeback-Strategie ist möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet. Sie ist betrieblich komplexer, da sie eine detaillierte Verfolgung des Ressourcenverbrauchs über mehrere Abteilungen hinweg erfordert, von denen viele auf unterschiedliche Dienste und Methoden angewiesen sind. Eine Chargeback-Strategie kann auch zu Spannungen zwischen IT-Teams und Geschäftsbereichen führen, die sich möglicherweise durch die Ressourcennutzung, über die sie wenig Kontrolle haben, ungerechtfertigt belastet fühlen. Es belastet Abteilungen auch mit mehr finanziellen Aufgaben, einschließlich Prognosen oder dem Prozess der Antizipation zukünftiger Ereignisse auf der Grundlage aktueller Daten und Trends.

Unternehmen können ihre IT-Ausgaben auf verschiedene Weise organisieren, wobei einige Ansätze die Verantwortlichkeit und Autonomie der Teams in den Vordergrund stellen und andere auf Effizienz und Einfachheit setzen.

Die einfache Verteilung gehört zu den gängigsten Ansätzen des IT-Finanzmanagements, insbesondere für kleinere Unternehmen. Wie der Name schon sagt, werden bei dieser Methode die IT-Kosten als fester Satz auf die Geschäftsbereiche verteilt. Gängige Varianten sind:

• Gleichmäßige Verteilung: Die Abteilungen werden gleich belastet, unabhängig vom Umfang der von ihnen genutzten IT-Ressourcen. Jede Abteilung ist für die Zahlung eines gleichen Anteils am gesamten IT-Budget verantwortlich.
  
  
• Anteil gem. Mitarbeiterzahl: Abteilungen werden auf der Grundlage der Mitarbeiterzahl belastet, wobei größere Geschäftseinheiten mehr zahlen als ihre kleineren Pendants. Wenn beispielsweise ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern 100.000 US-Dollar für IT ausgibt, werden einer Abteilung mit 10 Mitarbeitern 10.000 US-Dollar berechnet, also ein Zehntel der Gesamtkosten.
  
  
• Einnahmeanteil: Die Abteilungen werden auf der Grundlage der Einnahmen berechnet. Diejenigen Abteilungen, die höhere Erträge erzielen, sind für ein größeres Teilen der IT-Ausgaben verantwortlich.

Ein häufiger Grund, warum Unternehmen sich für eine einfache Spread-Zuweisungsmethode entscheiden, ist, dass für die Umsetzung dieser Zuweisungsstrategie relativ wenige Ressourcen erforderlich sind. Das Unternehmen muss keine komplexen Datensätze sammeln und durchgehen, um zu bestimmen, wie die einzelnen Abteilungen in Rechnung gestellt werden sollten. Stattdessen werden die gesamten IT-Kosten durch die Anzahl der Geschäftsbereiche geteilt oder die Kosten nach Personalbestand oder Umsatz aufgeschlüsselt.

Darüber hinaus kann ein einfacher Verteilungsansatz die Reibungspunkte zwischen den IT-Teams und den Geschäftsbereichen verringern, da die Teams schon im Voraus wissen, was sie monatlich oder vierteljährlich zu den IT-Kosten beitragen müssen. Die Kostenaufschlüsselung ist einfach und leichter zu verstehen, was zu weniger Transaktionsstreitigkeiten zwischen einzelnen Abteilungen und IT-Führungskräften führt.

Einfache Umlagesysteme werden jedoch oft als weniger gerecht angesehen, da einige Abteilungen zwangsläufig für mehr Ressourcen zahlen, als sie verbrauchen, während andere für weniger zahlen. Außerdem haben die Abteilungen bei einem einfachen Umlagesystem wenig Grund, ihren Energieverbrauch zu mäßigen, da sie unabhängig von ihren Ausgabengewohnheiten den gleichen Betrag zahlen müssen.

Möglicherweise sind sie sich ihres monatlichen Verbrauchs nicht bewusst, sodass der Eindruck entsteht, sie hätten praktisch unbegrenzte Ressourcen zur Verfügung. Diese Einstellung wiederum kann die IT-Teams zusätzlich belasten, da sie sich bemühen, den Kapazitätsanforderungen der Abteilungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Budgetvorgaben einzuhalten.

IT-Showbacks kombinieren Elemente der einfachen Spread-Allokation und des Chargebacks und schaffen so ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Kostentransparenz. Wie Rückbuchungen zeigen sie den Geschäftsbereichen eine detaillierte Aufschlüsselung ihrer Energie- und Ressourcenkosten. Showbacks erfolgen oft in Form einer IT-Rechnung – einem Dokument, das einer Betriebskostenabrechnung ähnelt. Im Gegensatz zu Chargebacks werden die Abteilungen jedoch nicht nach der Nutzung berechnet. 

Showback IT-Rechnungen bieten eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für Ressourcen wie Cloud-Speicher, Softwarelizenzen, Hardware-Wartung, Cybersicherheit, Datenbankinfrastruktur und mehr. Ähnlich wie eine Stromrechnung enthalten effektive IT-Rechnungen auch Richtlinien dafür, wie Geschäftsbereiche ihren Energieverbrauch senken und effizientere Arbeitsabläufe implementieren können.

Wenn eine IT-Abteilung beispielsweise feststellt, dass eine bestimmte Einheit zwei verschiedene Dienste nutzt, um ähnliche Aufgaben zu erledigen, könnte sie vorschlagen, nur einen auszuwählen und den anderen einzustellen. Oder, wenn eine Abteilung die höchste Stufe für ein Cloud-Speicher-Abonnement bezahlt, aber nur die Hälfte ihrer Speicherkapazität nutzt, könnte das IT-Team vorschlagen, zu einer niedrigeren Stufe zu wechseln.

Unternehmen nutzen häufig eine Showback-Strategie, um den Übergang von einfacher Spread zu Chargeback zu erleichtern. Es ermöglicht den Abteilungen, Ungenauigkeiten in ihrer IT-Rechnung mit relativ geringem Einsatz anzufechten, da sie noch nicht selbst für die Deckung der IT-Kosten verantwortlich sind. Nach Abschluss der Umstellung sind die Abteilungen von ihren Rechnungen nicht mehr überrascht, da diese Rechnungen denen sehr ähnlich sind, die sie während der Showback-Phase erhalten haben.

Showback sorgt für mehr Transparenz im IT-Prozess und hilft Abteilungen zu ermitteln, wie sich ihre Ressourcennutzung auf die gesamten Geschäftsausgaben auswirkt. So könnte sich eine Einheit beispielsweise verpflichtet fühlen, veraltete Daten zu löschen, wenn sie feststellt, dass ihre Speicherrechnung doppelt so hoch ist wie die anderer Abteilungen. Gleichzeitig sind Showback-Strategien tendenziell nachsichtiger und nachsichtiger, da Teams die Rechnung nicht direkt bezahlen müssen, wenn sie versehentlich zu viel ausgeben oder die Kapazitätsanforderungen überschreiten. Stattdessen werden die zusätzlichen Ausgaben im gesamten Unternehmen verteilt.

Ein potenzieller Nachteil ist, dass einfache Spread-Allokationen zwar schnell und einfach berechnet werden können, Showbacks jedoch neue Komplexität in das IT-Buchhaltungssystem bringen und komplexere Metriken und Berichtsmethoden erfordern. Außerdem werden die Abteilungen zwar regelmäßig über ihre IT-Kosten informiert, aber es gibt keine Durchsetzungsmechanismen, um sie zu zwingen, diese Informationen zu nutzen. IT-Teams müssen sich auf die Bereitschaft der Abteilungen verlassen, zu den Effizienzzielen des Unternehmens beizutragen.

Bei einem Chargeback-Modell wird das IT-Team effektiv zu einem kommerziellen Anbieter für eine Geschäftseinheit, wobei die Geschäftseinheit zum internen Kunden der IT wird. Wie in der Geschäftswelt kann die Geschäftseinheit entscheiden, ob sie ihren Infrastrukturbedarf von der IT-Abteilung oder von einem Drittanbieter bezieht, der bessere Produkte und Dienstleistungen zu einem günstigeren Preis anbietet.

Bei einem Chargeback-Modell senden IT-Teams den Abteilungen Rechnungen, die auf der Anzahl der verbrauchten Ressourcen basieren, wie bei einer Showback-Strategie. Die Rückbuchung geht jedoch noch einen Schritt weiter, indem die Abteilungen dazu verpflichtet werden, ihre IT-Rechnung genau wie jede andere Ausgabe zu bezahlen. Die Rechnung könnte auch detaillierte Analysen enthalten, die den Teams helfen, die Kostentreiber und Hebel zu verstehen, die sie zur Senkung der Kosten nutzen können. Im Rahmen eines Chargeback-Modells könnten die Geschäftsbereiche auch intern Nutzungstrends verfolgen, z. B. durch die Analyse der Ausgaben der Vormonate, sodass sie eine genaue Schätzung vornehmen und sich auf zukünftige Rechnungen vorbereiten können.

Bei kostenbasierten Chargebacks, auch Break-Even-Chargebacks genannt, müssen die Teams genau die Kosten für die genutzten Ressourcen und Services zurückzahlen. Obwohl dies relativ einfach ist, kann es sein, dass die IT-Abteilung die Last zusätzlicher Kosten (z. B. unerwartete Lizenzgebühren oder Hardware-Ersatz) übernehmen muss, um jedes Quartal den Break-even zu erreichen.

Bei Cost-Plus-Strategien zahlen die Teams für die von ihnen genutzten Ressourcen und zahlen zusätzlich eine Pauschale zur Deckung unerwarteter Ausgaben. Die Gebühr liegt in der Regel zwischen 2 und 3 % über den Grundkosten. Wenn am Ende des Quartals noch Mittel übrig sind, können den Abteilungen diese Rückbuchungsgebühren erstattet werden.

Rückverrechnungen mit Preisgestaltung, auch strategische Preisgestaltung genannt, fügen eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Hierbei kann die IT-Abteilung die Preise in Übereinstimmung mit ihren eigenen langfristigen Plänen und Strategien festlegen. Durch die Festlegung individueller Tarife für verschiedene Dienste kann die IT-Abteilung die Marktkräfte künstlich so beeinflussen, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechen.

Zum Beispiel könnte ein IT-Team die Einführung eines neuen Datensicherheitsdienstes beschleunigen wollen, um einen alten Dienst einzustellen. Um diesen Übergang zu erleichtern, kann es die Nachfrage, die Preissensibilität und die Marktalternativen bewerten. Anschließend kann es einen Preis festlegen, der die Abteilungen dazu motiviert, den veralteten Dienst nicht mehr zu nutzen und den neuen Dienst schnell einzuführen. IT-Teams können sogar bestimmte interne Dienste kostenlos anbieten, um das Unternehmen auf einen bestimmten Workflow auszurichten.

IT-Chargeback-Systeme machen die Abteilungen direkt für ihren Energie- und Infrastrukturverbrauch verantwortlich und richten das Unternehmen auf gemeinsame Effizienz- und Kostensenkungsmaßnahmen aus. Diese Strategie ermöglicht es verschiedenen Abteilungen, die IT-Services und Datenlösungen auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, anstatt auf die Serviceoptionen der IT-Abteilung beschränkt zu sein.

Wenn eine Einheit mehr Datenkapazität benötigt, kann sie die zusätzlichen Kosten nahtlos in ihr Budget einkalkulieren, anstatt mit dem Infrastrukturteam zu verhandeln. Im Gegenzug hat die IT-Unternehmen einen Anreiz, qualitativ hochwertige Services anzubieten, da sie weiß, dass sich die Geschäftsbereiche umsehen können, wenn sie mit den Angeboten unzufrieden sind.

Chargeback ermöglicht auch ein internes Benchmarking, bei dem die Abteilungen ihre Effizienz und Kosteneffizienz vergleichen können. Dieser Ansatz kann einen gesunden Wettbewerb fördern und die Innovation bei der Nutzung von IT-Ressourcen durch die Teams vorantreiben.

Allerdings können IT-Abrechnungsmodelle zu Spannungen zwischen dem IT-Team und anderen Stakeholdern führen, die diesen Ansatz als grundsätzlich ungerecht empfinden könnten. So könnte es ein Entwicklungsteam beispielsweise als unangemessen empfinden, dass es im Vergleich zu Abteilungen wie der Personalabteilung oder dem Vertrieb jeden Monat eine höhere Rechnung bezahlt, obwohl das Team von Natur aus mehr Rechenressourcen zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Geschäftseinheiten könnten sich zudem weniger zu Experimenten und Innovationen motiviert fühlen, weil sie den Einsatz von mehr Ressourcen als zu kostspielig einschätzen.

IT-bezogene Chargebacks sind nicht mit Kreditkarten-Chargebacks zu verwechseln, bei denen ein Kunde eine Transaktion anfechtet und daraufhin von seiner Bank (der ausstellenden Bank) eine Rückerstattung auf das Konto des Karteninhabers veranlasst wird. Der Anfechtungsprozess beginnt in der Regel damit, dass das Finanzinstitut des Kunden eine Rückbuchung bei der Bank des Händlers (der akquirierenden Bank oder dem Acquirer) einleitet. Die Rückbuchung enthält in der Regel einen Rückbuchungsgrund, eine spezielle Kennung, die den Grund für die Forderung beschreibt. Während des Schlichtungsverfahrens zahlt die Bank den strittigen Betrag auch vorübergehend an den Karteninhaber zurück.

Die ausstellende Bank könnte diesen Prozess einleiten, nachdem ihr Betrugserkennung eine verdächtige Transaktion gemeldet hat – oder nachdem ein Kunde bemerkt hat, dass eine E-Commerce-Website, ein Zahlungsabwickler (wie PayPal oder Stripe) oder ein Händlerkonto ihn irrtümlich belastet hat. Der Händler hat dann die Möglichkeit, die Forderung des Kunden anzufechten, indem er zwingende Beweise dafür erbringt, dass er zu Recht belastet wurde, ein Verfahren, das als Vertretung bezeichnet wird. Der Händler könnte sich auf ein Transaktionsverarbeitungssystem (TPS) verlassen, um Daten im Zusammenhang mit der Transaktion anzuzeigen.

Wenn der Rückbuchungsstreit (auch als Zahlungsstreit bezeichnet) ungelöst bleibt, kann die Rückbuchung in ein Schiedsverfahren eingeleitet werden, bei dem ein Kartenaussteller oder ein Kartennetzwerk (wie Mastercard, Visa oder American Express) die Beweise prüft und eine endgültige Entscheidung trifft, die in einer Schlichtung gipfelt.

Händler wenden oft erhebliche Ressourcen für das Streitmanagement und die Vermeidung von Rückbuchungen auf. Beide Strategien zielen darauf ab, betrügerische Transaktionen einzuschränken und Betrug zu erkennen, wenn ein Kunde eine Belastung auf seiner Kreditkartenabrechnung anfechtet, obwohl er den Kauf wissentlich oder unwissentlich getätigt hat. Wenn die Rückbuchungsquote (oder Rückbuchungsrate) eines Händlers zu hoch wird, könnten sich Zahlungskartenunternehmen letztendlich dafür entscheiden, die Beziehungen zu ihm abzubrechen. Unternehmen bewerten häufig ihre Chargeback-Quote und modernisieren gleichzeitig ihr Zahlungssystem mit KI-gestützter Betrugserkennung, Anomalieerkennung und anderen fortschrittlichen Funktionen.

Anders ausgedrückt: Sowohl bei IT-Chargebacks als auch bei Kreditkarten-Chargebacks geht es zwar um die Rückerstattung von Kosten. Ersteres ist jedoch eine interne Unternehmensstrategie, während letzteres bedeutet, dass Finanzinstitute fehlerhafte Kreditkartentransaktionen zurückfordern und den strittigen Betrag auf das Bankkonto des Kunden zurückzahlen.

Wenn sie unüberlegt umgesetzt werden, können Chargeback-Strategien zu Spannungen zwischen den einzelnen Teams führen. Richtlinien, die Kommunikation, Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern, können jedoch zur Minderung dieser Risiken beitragen.

Chargeback erfordert von den IT-Teams neue Aufgaben, darunter die Modellierung der Kosten von Produkten und Dienstleistungen, die Festlegung von Tarifen und die Berechnung von Rechnungen – und das alles im Dienste der Kostendeckung. IT-Teams führen Rückbuchungen häufig schrittweise durch, damit sie Zeit haben, Buchhaltungsprobleme zu beheben, ohne überfordert zu werden. Sie könnten mit einem Showback-System beginnen, zu einer kostenbasierten Struktur übergehen und schließlich einen fortschrittlicheren Ansatz mit Kosten-Plus- oder strategischer Preisgestaltung verfolgen.

Die IT-Abteilung muss entscheiden, wie oft sie den Wert der verschiedenen Dienste neu bewertet und wie sie den Geschäftsbereichen ihre Nutzung in Rechnung stellt. Eine IT-Abteilung könnte zum Beispiel einem Team den durchschnittlichen Ressourcenverbrauch der letzten drei Monate in Rechnung stellen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Team nicht für Ausreißermonate bestraft wird. Außerdem können IT-Abteilungen detaillierte Ablaufpläne für den Umgang mit finanziellen Streitigkeiten und Abstimmungen erstellen.

Verwirrende, vage oder ungenaue Rechnungen der IT können das Vertrauen in den Rückerstattungsprozess schnell untergraben. IT-Teams können Vertrauen in ihr Modell aufbauen, indem IT-Kostenabrechnungen die Ressourcennutzung jedes Teams durch Messung, Automatisierung, maschinelles Lernen und andere Tools konsistent widerspiegeln.

IT-Teams können auch durch strenge, regelmäßig geplante Audits Fairness steigern. Ohne Vertrauen könnten Teams beginnen, außerhalb des offiziellen IT-Systems zu handeln, auch indem sie externe Dienste nutzen, ohne das IT-Team zu benachrichtigen, ein Phänomen, das als Schatten-IT bekannt ist.

Eine genaue Kostenzuordnung hängt in hohem Maße von einheitlichen Verfahren für Tagging und Metadaten ab. Unvollständiges oder inkonsistentes Tagging kann zu falschen Kostenzuordnungen, Streitigkeiten und einem geringeren Vertrauen in das System führen. IT-Teams sollten klare Tagging-Richtlinien aufstellen, deren Einhaltung durchsetzen und die Tagging-Hygiene regelmäßig überprüfen, um eine zuverlässige Berichterstattung zu gewährleisten.

IT-Teams können die Transparenz verbessern, indem sie mitteilen, wie sie den Wert verschiedener Dienste über den Servicekatalog des Unternehmens (den Einstiegspunkt, über den Mitarbeiter auf vom Unternehmen genehmigte Anwendungen zugreifen) bestimmen. Darüber hinaus kann die IT-Abteilung die Stakeholder in den Entscheidungsprozess einbeziehen, sodass ihre Meinung in die Berichterstattung und die Durchsetzungsrichtlinien einfließt.

Schulungsprogramme und Webinare können ebenfalls ein wichtiger Bestandteil eines Chargeback-Modells sein, um sicherzustellen, dass jedes Team weiß, wie es relevante Metriken interpretiert und entsprechende fundierte Entscheidungen trifft. Andernfalls könnten Teams Schwierigkeiten haben, genau zu erkennen, welche Verhaltensweisen zu höheren oder niedrigeren Rechnungen beitragen.

Unternehmen können gezielte IT-Investitionen tätigen, z. B. die Aufrüstung der Cloud-Infrastruktur, um unternehmensweit Kosteneinsparungen zu erzielen. Strategische Investitionen können dazu beitragen, das Gefühl zu erzeugen, dass sich das gesamte Unternehmen – und nicht nur einzelne Teams – für Kostenmanagement und Effizienz einsetzt, was zur Zustimmung durch Stakeholder führt.

Die Stakeholder sind eher bereit, eine Rückbuchungsstrategie zu unterstützen, wenn sie sehen können, wie sie sich aufs Unternehmen positiv auswirkt. IT-Teams können nachverfolgen, wie sich die Ausgaben und Nutzungsgewohnheiten im Laufe der Zeit entwickelt haben, und gemeinsame Erfolge hervorheben, wie z.B. die Senkung des jährlichen Energieverbrauchs um 25 % oder die Rückgewinnung von 100.000 USD an entgangenen Einnahmen aufgrund neuer Kostensenkungsmaßnahmen.