Was ist Kapazitätsmanagement?

Kapazitätsmanagement wird oft mit Ressourcenmanagement verwechselt. Dies geschieht in der Regel aus zwei Gründen. Zunächst einmal klingen beide Begriffe so, als würden sie die gleiche Art von Sache beschreiben, obwohl das nicht der Fall ist. Zweitens beschreiben beide Begriffe Aktivitäten, die früh in der Geschichte eines Unternehmens stattfinden sollten, und zwar in der frühen konzeptionellen Planungsphase.

Kapazitätsmanagement und Ressourcenmanagement sind jedoch keine austauschbaren Begriffe. Es handelt sich um sequenzielle Begriffe, und es ist wichtig, die Reihenfolge einzuhalten. In der Planungsphase ist das Kapazitätsmanagement eine wichtige Planungsaktivität – so wichtig, dass es in der Regel vor den meisten anderen Überlegungen stehen muss.

Hier ist der Unterschied zwischen den beiden:

• Beim Kapazitätsmanagement geht es darum, herauszufinden, ob ein geplantes Unternehmen in der Lage sein wird, die normalen Geschäftsfunktionen wie geplant durchzuführen.

• Das Ressourcenmanagement umfasst eine Reihe von Verfahren und Prozessen, mit deren Hilfe festgelegt wird, wie die verfügbaren Ressourcen koordiniert und die verschiedenen Details festgelegt werden, die bestimmen, wann und wie die geplante Arbeit erledigt wird.   

Das Kapazitätsmanagement berührt Aspekte der Ressourcenplanung und der Projektplanung, reduziert seine Schlussfolgerungen aber auf eine Reihe von Metriken – nämlich ob das geplante Unternehmen in der Lage sein wird, die ihm zugeteilte Workload zu bewältigen und die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Aber das ist nur ein Teil des Kapazitätsmanagements – der andere Teil erfordert eine Prognose in Form von Forecasting der künftigen Nachfrage und der Frage, wie das System dieses Wachstum bewältigen wird, bevor diese Zeit eintritt und die zukünftigen Bedürfnisse zu aktuellen Anforderungen werden.

Bevor wir fortfahren, ist es sinnvoll, die verschiedenen Bedeutungen des Begriffs „Kapazitätsmanagement“ abzugrenzen, um mögliche Verwirrungen zu vermeiden. Es gibt wirklich drei „Dimensionen“ des Wortes, die sich jeweils auf eine bestimmte Bedeutung des Maßstabs beziehen:

• Die Unternehmenssicht: Dies ist die „Makro“-Perspektive des gesamten Operationssaals eines Unternehmens. Dies wird durch verschiedene Kundenprojekte gefüllt, die alle von einzigartigen Projektmanagement-Parametern, Anforderungen und Zeitplänen bestimmt werden.

• Die operative Sicht: Im Sinne der betrieblichen Effizienz bedeutet Kapazitätsmanagement die Ressourcenplanung und die Steuerung von Personal, Material und Maschinen durch die unveränderlichen Gesetze der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Ressourcenkapazität.

• Die IT-Sicht: Betrachten Sie diese als „Mikro“-Sicht des Unternehmens. Hier geht das Kapazitätsmanagement „unter der Oberfläche“, um IT-Ressourcen zu überwachen und herauszufinden, wie diese mit den IT-Services und der IT-Infrastruktur koordiniert werden können, um Datenmengen effektiv zu messen.

Für die Zwecke dieser Diskussion betrachten wir alle drei Dimensionen gleichzeitig, denn so funktioniert das Geschäft. In der Regel geschieht alles auf einmal und oft müssen mehrere Perspektiven gleichzeitig beibehalten werden.

Kapazitätsmanagement bedeutet mehr als nur die Einhaltung von Speicherkapazitätsgrenzen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Assets genügend Platz haben. Ein effektiver Umgang mit Kapazitätsproblemen erfordert die Implementierung von forecasting -Techniken und die Nutzung von Daten und KI, um vergangene Projekte zu untersuchen und neue zu planen. Hier sind die wichtigsten Schritte bei Kapazitätsmanagementprozessen:                                   

• Messung: Untersuchung der aktuellen Ressourcenkapazität durch Messung der gesamten verschiedenen Ressourcen des Unternehmens und deren Nutzung.

• Überwachung: Nachverfolgung der Verfügbarkeit von Ressourcen, wie Ressourcen derzeit genutzt werden und wie sie in der Vergangenheit genutzt wurden.

• Zuordnung: Priorisierung von Workloads und Workflows und Festlegung der Ressourcenzuweisung entsprechend der Ressourcenverfügbarkeit und den dringenden Geschäftsanforderungen.

• Neukalibrierung: Wiederverwendung historischer Daten aus vergangenen Projekten, um die Projekterwartungen für aktuelle und zukünftige Projekte festzulegen.

• Prognosen erstellen: Die Abschätzung der zukünftigen Kapazität und der kommenden Anforderungen an die Ressourcen in anstehenden Projekten ist ein wesentlicher Bestandteil des Kapazitätsmanagementprozesses.

Verschiedene Unternehmen gehen ihre Probleme beim Kapazitätsmanagement mit unterschiedlichen Methoden und Strategien an. Die folgenden Strategien spiegeln mehrere Ebenen der Leistung wider.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für das Business Capacity Management. Eine Möglichkeit ist die Implementierung einer Lag-Strategie, bei der das Unternehmen eher eine entspannte Geschäftshaltung einnimmt als einen proaktiven Ansatz. Unternehmen, die eine Lag-Strategie anwenden, warten mit der Erhöhung ihrer Kapazität, bis die Nachfrage ausreichend gestiegen ist.

Bei dieser Strategie versucht das Unternehmen nicht, die Nachfrage vorherzusagen, sondern wartet stattdessen auf die soliden Zahlen, die einen Anstieg der Nachfrage anzeigen. Diese Option wird oft von Unternehmen mit einem soliden Kundenstamm gewählt, die aber möglicherweise mit Budgetbeschränkungen zu kämpfen haben.

Für Unternehmen, die einen engagierteren und proaktiveren Ansatz für das Kapazitätsmanagement verfolgen möchten, gibt es die Strategie für die Führungskapazität zu berücksichtigen. Hier erhöht ein Unternehmen seine Produktionskapazität in Erwartung der künftigen Nachfrage.

Der offensichtliche Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass es besser darauf vorbereitet ist, die kommende Nachfrage zu befriedigen, falls sie wie erwartet eintreten sollte. Ein Beispiel für eine gängige Strategie zur Lead-Kapazität ist die Anpassung der Produktion von Spielzeugherstellern in Erwartung der Weihnachtseinkaufssaison. Dieser aggressive Ansatz stützt sich in der Regel auf eine erweiterte Forecasting.

Bei einem hybriden Ansatz versucht die Strategie der durchschnittlichen Kapazität, einen Mittelweg zwischen einem aggressiven Ansatz (Lead-Kapazitätsstrategie) und einem reaktiven Ansatz (Lag-Strategie) zu verfolgen. Dementsprechend versucht die Strategie für die durchschnittliche Kapazität, die Kapazität zu finden, die dem erwarteten durchschnittlichen Bedarf entspricht.

In mancher Hinsicht kann sich dies als riskante Strategie erweisen, obwohl diese Art von „Balance“ auf der Grundlage breiter Durchschnittswerte funktionieren sollte, wenn die Kapazität auf das erwartete Nachfrageniveau abgestimmt ist, sofern sich die durchschnittlichen Schätzungen des Unternehmens als zuverlässig erweisen. Die Qualität des Forecasting des Unternehmens ist besonders wichtig.

Die Match-Kapazitätsstrategie ist eigentlich eine Abwandlung der Lead-Kapazitätsstrategie. Der entscheidende Unterschied sind Investitionen.

Bei einer Lead-Kapazitätsstrategie investiert das Unternehmen in mehr Kapazitäten in Antizipation an zukünftige Nachfrage. Mit der Match-Kapazitätsstrategie werden die meisten der gleichen Ziele erreicht, ohne dass im Voraus große Geldsummen bereitgestellt werden müssen. Stattdessen entscheidet sich das Unternehmen für ein Mikromanagement eingehender Daten über die tatsächliche aktuelle Nachfrage und passt sich auf der Grundlage dieser Ergebnisse an. Die Strategie zur Spielkapazität hängt in hohem Maße davon ab, aufkommende und sich entwickelnde Markttrends zu beobachten und auf der Grundlage der daraus resultierenden Daten schnelle Maßnahmen zu ergreifen.

Es gibt mindestens ein halbes Dutzend Gründe, warum sich Unternehmen für effektive Strategien und Lösungen für das Kapazitätsmanagement entscheiden:

• Weniger Burnout der Mitarbeiter: Das Kapazitätsmanagement trägt dazu bei, das Ausbrennen von Mitarbeitern zu begrenzen, indem es dem Unternehmen mitteilt, wann es mehr Mitarbeiter einstellen muss.

• Bessere Ressourcennutzung und -zuweisung: Zwei der wichtigsten Metriken, die vom Kapazitätsmanagement überwacht werden, sind Ressourcennutzung und Ressourcenzuweisung. Dadurch können Unternehmen ihre Leistung optimieren und Kostenersparnisse erzielen.

• Reibungsloseres Bestandsmanagement: Typische Probleme in der Lieferkette lassen sich in der Regel lösen, wenn ein effektiveres Bestandsmanagement durch durchdachte Unterstützung durch das Kapazitätsmanagement ermöglicht wird.

• Ein umfassender Überblick über die personellen Ressourcen: Durch die Einführung von Prinzipien für das Kapazitätsmanagement erhalten Unternehmen einen umfassenderen Überblick über die Talente des Unternehmens, einschließlich der erwarteten Funktionen und Einschränkungen der Teammitglieder.

• Verbesserte Budgetierung und Entscheidungsfindung: Ziel ist es, die intelligentesten Entscheidungen zu treffen. Das Kapazitätsmanagement unterstützt dies, indem es Unternehmen ermöglicht, datengestützte Entscheidungen zu treffen und realistische Budgets zu erstellen.

• Höhere Produktionseffizienz: Die Effizienz wird insgesamt gesteigert, wenn die Produktionszyklen mit Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement im Voraus geplant werden.

Ein effektives Kapazitätsmanagement bietet Lösungen, um einige hartnäckige Herausforderungen zu bewältigen, die sich negativ auf die Effizienz auswirken können:

• Engpässe: Wie ein Verkehrsstau ist ein Engpass ein Punkt, an dem die Kapazität auf ein Rinnsal zusammenschrumpft und die Nachfrage nicht mehr aufrechterhalten werden kann. Das Ergebnis sind Verzögerungen bei der Verarbeitung und Unterbrechungen der Funktionalität. Viele mögliche Ursachen können die Ursache für Engpässe sein, wobei die meisten mit einer Art von Synchronisierungsproblem zu tun haben. Zum Beispiel kommen Workloads schneller an, als sie richtig aufgenommen werden können, oder ein Teil des Prozesses arbeitet früher als geplant und geht über das hinaus, was bei der Kapazitätsplanung festgelegt wurde. Engpasserkennung wird durch die Überprüfung von Ressourcen mit niedrigem Kapazitätsauslastung erreicht.

• Engpässe: Wenn die Betriebskapazität eines Systems nicht mit der Nachfrage Schritt halten kann, liegt ein Engpass vor. Engpässe gibt es aus zahlreichen Gründen. An erster Stelle könnte stehen, dass das System einfach nicht über ausreichende Kapazitäten verfügt, um die Nachfrage zu befriedigen. Oder es könnte ein Arbeitskräftemangel geben, der die Situation verschlimmert, oder ein mechanisches oder computergestütztes Problem mit den typischerweise verwendeten Maschinen. Ebenso können ein Mangel an Rohstoffen für die Produktion oder das Vorhandensein von Qualitätsschwankungen zu Engpässen führen. Deshalb geben sich Unternehmen große Mühe, um Kapazitätsmanagementpläne zu erstellen und Echtzeitdaten in ihre forecasting zu integrieren.

Mehrere Tools für das Kapazitätsmanagement sind weit verbreitet, darunter die folgenden:

• Excel: Das Flaggschiff-Datenbankprogramm von Microsoft verfügt über mehrere Tools für das Kapazitätsmanagement, wie z. B. Multithreading (das die Berechnungszeiten verkürzt) und Optimierung der Speicherbelegung.

• Floating: Floating ist ein Tool zur Kapazitätsplanung, das Echtzeitansichten der Mitarbeiterverfügbarkeit bietet und Teams die Möglichkeit zur Optimierung der Workload gibt. Floating führt die Kapazitätsberechnungen automatisch durch.

• Jira: Agile Teams sind aus mehreren Gründen auf Jira angewiesen. Jira unterhält Dashboards für einzelne Benutzer sowie für Teamaktivitäten und stellt sicher, dass alle Stakeholder Zugriff auf die Teamdaten haben.

• Kantata: Kantata Software befasst sich mit professionellen Dienstleistungen und Service-Management. Die Datenbank bewertet die Fähigkeiten der Teams und liefert Ressourcenvorschläge für Variablen wie die Preisgestaltung.

• Runn: Runn hilft seinen Nutzern bei der Planung von Projekten und der Verwaltung der notwendigen Ressourcen für das Forecasting der Ressourcennachfrage, sodass die erwarteten Service-Level jederzeit eingehalten werden können.