Was ist computergestütztes Facility Management (CAFM)?

CAFM-Systeme helfen Unternehmen dabei, die betriebliche Nachhaltigkeit und Effizienz zu steigern und datengestützte Entscheidungen rund um Asset-Management und Raummanagement sowie Wartung zu treffen.

Vor der Einführung von CAFM erfolgte das Facility Management weitgehend manuell, wobei sich die Teams auf reaktive Wartung stützten, d. h. sie ließen physische Assets erst ausfallen, bevor sie sie reparierten. In den 1990er und 2000er Jahren wurden CAFM-Systeme mit dem Aufstieg der Netzwerkinfrastruktur populär, teilweise aufgrund ihrer Abhängigkeit von schnell expandierender digitaler Technologie. Heute ist die CAFM-Software zum Schlüssel der digitalen Transformation geworden – strategische Initiativen zur Integration digitaler Tools in jeden Aspekt eines Unternehmens.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), dem Internet der Dinge (IoT), maschinellem Lernen (ML) und generativer KI (GenAI) sind CAFM-Systeme zu komplexen, weitgehend autonomen Werkzeugen geworden, die immer komplexere Aufgaben übernehmen können.

Moderne CAFM-Software-Dashboards bieten Unternehmen Echtzeit-Einblicke in den Energieverbrauch, die Raumnutzung, den physischen Zustand und weitere Aspekte ihrer Assets und unterstützen die Verantwortlichen dabei, strategischere und kosteneffizientere Entscheidungen über ihre wertvollsten Assets zu treffen.

Computergestützte Facility-Management-Softwaresysteme (CAFM) erfassen kontinuierlich Daten in Echtzeit, nutzen IoT-Technologie und zeigen Informationen zum Zustand der Assets auf einem einzigen, zentralisierten Dashboard an.

CAFM-Software unterstützt Facility-Management-Teams bei der Überwachung ihrer physischen Assets durch detaillierte Visualisierungen und automatisiert Funktionen wie Wartungsplanung, Bestandskontrolle und Raummanagement, die früher manuell durchgeführt werden mussten.

CAFM-Plattformen bestehen aus modularen Funktionen, bei denen es sich um unabhängige Softwarekomponenten handelt, die für verschiedene Aspekte des Betriebs und der Verwaltung von Einrichtungen zuständig sind. Nachfolgend sind die fünf beliebtesten Module in CAFM-Systemen aufgeführt:

• Objektverwaltung: In CAFM-Systemen helfen Objektverwaltungsmodule den Teams dabei, Daten über die Nutzung ihrer physischen Räume zu koordinieren und zu sammeln sowie Prozesse zu automatisieren. In einem Bürogebäude unterstützt beispielsweise das Raumplanungsmodul eines CAFM-Systems dabei, Grundrisse zu optimieren, Auslastungsgrade und Raumreservierungen zu verwalten sowie Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Asset-Verfolgung und -Verwaltung: CAFM-Systeme tragen dazu bei, den Lebenszyklus von physischen Assets wie Schreibtischen, audiovisuellen Geräten und IT-Komponenten zu verlängern, indem sie wichtige Daten über jeden Asset speichern, sodass sie richtig gepflegt werden können. Beispiele für die Arten von Asset-Informationen, die CAFM speichert, sind Standort, physische Beschreibung, Garantie, Kosten und Wartungshistorie. Die sorgfältige Überwachung dieser Kennzahlen unterstützt bei der Planung von Wartungsarbeiten und hilft, unerwartete Ausfälle von Geräten zu vermeiden, die zu kostspieligen Ausfallzeiten führen können.
• Prädiktive und präventive Wartung: CAFM-Software sammelt und analysiert Echtzeitdaten über Einrichtungen, was zur Optimierung von Wartungsprozessen und zur Vermeidung von Ausfällen beiträgt. CAFM-Systeme nutzen Daten zur Asset-Leistung und -Wartung und ermöglichen so vorausschauende und vorbeugende Wartungsprozesse, die die Lebensdauer von Assets verlängern können.
• Work Order Management: Die modernen CAFM-Systeme von heute automatisieren die Ausstellung und Bearbeitung von Arbeitsaufträgen, ein Vorgang, der ansonsten manuell und zeitaufwendig wäre. CAFM-Softwareplattformen erstellen, weisen zu und verfolgen Arbeitsaufträge bis zu ihrer Fertigstellung auf der Grundlage der von ihnen in Echtzeit erfassten Daten zur Asset-Leistung.
• Berichterstattung und Analyse: CAFM-Plattformen sammeln und analysieren Volumina von Asset-Daten, die Managern und IT-Teams helfen können, die Asset-Leistung zu optimieren und die Asset-Wartung zu senken. Dashboards zeigen detaillierte Berichte an, die Managern helfen, Erkenntnisse in die Leistung ihrer wertvollsten Assets im Laufe des Lebenszyklus zu gewinnen und entsprechend zu planen und zu budgetieren.

Computergestützte Facility-Management-Systeme (CAFM) erfreuen sich aufgrund ihrer Fähigkeit, neue Technologien zur Steigerung der Effizienz schnell zu integrieren, zunehmender Beliebtheit. Sie sind jedoch nicht die einzige Facility-Management-Software, die Unternehmen einsetzen. Hier finden Sie einen Überblick über zwei weitere Arten von Facility-Management-Software, die ähnliche Funktionen bieten.

Computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS)

Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) ist ein Softwaresystem, das die Instandhaltungsmaßnahmen für einzelne Assets zentralisiert und optimiert.

Ein CMMS ist in der Regel fokussierter und technischer als ein CAFM, das Informationen zu Ressourcenallokation, Immobilienmanagement und anderen nicht-technischen, vermögensbezogenen Bereichen erfassen kann.

Integrierte Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS)

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) ist in Bezug auf die Beziehung zu CAFM das Gegenteil eines CMMS, da es noch breitere Metriken abdeckt, als CAFM typischerweise abdeckt.

Unternehmen kombinieren häufig CAFM- und CMMS-Funktionen, um Projektmanagementteams einen ganzheitlichen Überblick über die Asset-Leistung und deren Zusammenhang mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen zu ermöglichen.

Ein IWMS wird in der Regel von großen Unternehmen eingesetzt, die ihre CAFM-Funktionen auf Bereiche wie Mietvertragsmanagement, Cashflow und Nachhaltigkeit ausweiten möchten, und zwar über ein einziges, benutzerfreundliches Dashboard.

Von der Umsetzung umfassender strategischer Initiativen wie der digitalen Transformation bis hin zur Bereitstellung detaillierter Echtzeit-Einblicke in die Funktionsfähigkeit von Assets bieten moderne computergestützte Facility-Management-Systeme (CAFM) zahlreiche Vorteile. Laut einem aktuellen Bericht wird sich der globale Markt für CAFM-Software im Laufe des nächsten Jahrzehnts voraussichtlich mehr als verdoppeln und von 3,8 Milliarden USD im Jahr 2024 auf 9,6 Milliarden USD im Jahr 2033 ansteigen.¹

Hier ist ein Überblick über einige der beliebtesten Vorteile.

CAFM-Systeme helfen Unternehmen auf verschiedene wichtige Weisen dabei, ihre betrieblichen Kernprozesse effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz von KI-, IoT- und ML-Funktionen automatisieren moderne CAFM-Plattformen einige manuelle Aufgaben wie die Erstellung von Arbeitsaufträgen und die Wartungsplanung.

Intelligente CAFM-Automatisierung hilft Wartungsteams dabei, Ressourcen auf Aufgaben zuzuweisen, die besser zu ihren Fachkenntnissen passen, Zeit zu sparen und Effizienzen zu schaffen.

Durch die Unterstützung von Teams bei der Überwachung und Instandhaltung ihrer Assets mithilfe von Echtzeitinformationen stellt die CAFM-Software sicher, dass jedes Asset in Betrieb über eine detaillierte Leistungshistorie verfügt, sodass die Teams strategische Entscheidungen über dessen Betrieb treffen können.

Detaillierte Metriken helfen Einrichtungs-Managern bei der Entscheidung, welche Art von Wartung ein Asset benötigt und wie Reparaturen am besten geplant werden sollten. Darüber hinaus trägt die Überwachung der Asset-Leistung mithilfe eines CAFM-Systems dazu bei, die Wartungskosten niedrig zu halten und gleichzeitig sicherzustellen, dass jedes Asset seine maximale Leistung erbringen kann.

CAFM-Plattformen tragen dazu bei, den Lebenszyklus von Assets zu verlängern, indem sie Aspekte der vorbeugenden und vorausschauenden Wartung automatisieren und genaue und detaillierte Daten bereitstellen, sodass Manager wissen, wann kritische Komponenten ausgetauscht werden müssen.

Durch die Sicherstellung, dass Assets auf diese Weise gewartet werden, unterstützt CAFM Teams dabei, von reaktiven zu proaktiven Wartungsprozessen überzugehen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen der Assets verringert wird. Proaktive Wartung, die über einen längeren Zeitraum durchgeführt wird, verhindert, dass sich kleinere Probleme mit einem Asset zu etwas Größerem auswachsen, und verlängert dessen Gesamtnutzungsdauer bzw. den Lebenszyklus.

Durch die längere Nutzung von Assets und die genauere Überwachung und Behebung von Reparatur- und Wartungsbedarf im Laufe der Zeit können Unternehmen die Gesamtkosten für deren Besitz und Betrieb senken.

Durch die Verbesserung der Betriebseffizienz und die Unterstützung der Teams bei der genaueren Nachverfolgung der Wartung trägt CAFM direkt zu den Gesamtkosteneinsparungen für Unternehmen bei. Neuere CAFM-Systeme integrieren sogar Module für das Mietmanagement und die Immobilienüberwachung, um Transparenz hinsichtlich der langfristigen Kosten von Sachanlagen zu schaffen.

Moderne CAFM-Plattformen sammeln nicht nur Datenmengen von IoT-Sensoren, die an Assets befestigt sind, sondern führen auch Big-Data-Analytics durch, um Unternehmen dabei zu helfen, Trends zu erkennen und strategischere Entscheidungen zu treffen.

CAFM-Analyse-Tools bieten Einblick in wichtige Aspekte des Einrichtungs- und Asset-Managements wie Energieverbrauch, Wartung und Flächennutzung, wodurch Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden können.

Moderne Unternehmen setzen computergestützte Facility-Management-Lösungen (CAFM) für eine Vielzahl von Aufgaben ein, die dazu beitragen, ihre Kerngeschäftsprozesse anpassungsfähiger, effizienter und widerstandsfähiger zu gestalten. Hier ein Überblick über einige der Einsatzmöglichkeiten von CAFM-Systemen auf Unternehmensebene.

Immobilien können zu den teuersten Assets gehören, sowohl in der Anschaffung als auch in der Instandhaltung. CAFM-Software bietet eine zentrale Plattform, auf die sich Unternehmen verlassen können, um die Laufzeit und die Bedingungen von Mietverträgen zu verfolgen, Bürolayouts zu optimieren und Informationen über Mieter zu speichern.

CAFM-Systeme optimieren das Immobilienmanagement auf Unternehmensebene, indem sie den Stakeholdern einen Echtzeit-Einblick in die Raumnutzungspraktiken ermöglichen und ihnen so helfen, intelligentere und strategischere Entscheidungen zu treffen.

Advanced CAFM-Module für die Immobilienverwaltung können mit Finanzdaten integriert werden, um sicherzustellen, dass die Immobilien in einer Weise verwaltet werden, die den Budgetanforderungen entspricht.

CAFM-Systeme lassen sich in CMMS-Software integrieren, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die für den Wartungsbetrieb unerlässlich sind, aber jahrelang manuell durchgeführt wurden. Beispiele hierfür sind die Zuweisung von Arbeitsaufträgen, die Verfolgung von Wartungskosten und die Analyse von Metriken zur Asset-Leistung.

IoT-Sensoren lösen automatische Prozesse aus, die Wartung und Reparaturen planen, wenn eine Metrik zur Leistung eines Assets unter einen festgelegten Schwellenwert fällt. Wenn beispielsweise eine Komponente mit einem IoT-Sensor kurz vor dem Ausfall steht, kann die CAFM-Software automatisch ihren Austausch planen. In der Vergangenheit musste möglicherweise dieselbe Komponente verschleißen und ausfallen, was zu unnötigen Ausfallzeiten führte, bevor sie ersetzt wurde.

Das Setzen und Erreichen von Nachhaltigkeits-Zielen erfordert eine methodische Datenerfassung und -analyse, Prozesse, die CAFM-Systeme automatisieren und rationalisieren können.

CAFM-Plattformen können so eingerichtet werden, dass sie den Energieverbrauch und die Umweltauswirkungen überwachen und die Stakeholder alarmieren, wenn die Ziele nicht erreicht werden. CAFM-Software trägt auch zur Optimierung und Verbesserung der Beschaffung bei, indem sichergestellt wird, dass nur Lieferanten verwendet werden, die bestimmte Umweltstandards erfüllen.

CAFM-Systeme tragen durch strenge Datenanalyse, verbesserte Wartungsverfahren und automatisierte Compliance-Funktionen dazu bei, die Sicherheit von Mitarbeitern und Arbeitsplätzen zu erhöhen.

CAFM-Plattformen, die mit ML-Algorithmen ausgestattet sind, können große Mengen an Systemdaten überwachen und so die sichere Nutzung der Geräte gewährleisten. Für große, weltweit tätige Unternehmen kann CAFM-Software Compliance-Verfahren automatisieren und sicherstellen, dass Geschäftsprozesse nicht gegen die Vorschriften des jeweiligen Landes verstoßen, in dem sie tätig sind. Schließlich können CAFM-Lösungen so eingerichtet werden, dass sie einen umfassenden Prüfpfad aufzeichnen, sodass Probleme hinsichtlich Sicherheit oder Compliance leicht erkannt und behoben werden können.

Die CAFM-Software überwacht die Leistung und Wartung von Assets streng und stellt sicher, dass sie so lange wie möglich funktionieren. Durch die detaillierte Verfolgung von Zeitplänen, Wartungsaufzeichnungen, Budgets und Ressourcenzuweisungen unterstützen CAFM-Plattformen Teams bei der Verwaltung von Assets vom Einkauf bis zur Entsorgung – also über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Der Einsatz von CAFM zur Verwaltung von Assets auf diese Weise unterstützt Unternehmen dabei, sicherzustellen, dass Investitionen in Ausrüstung und Einrichtungen ihren eigenen strengen Standards entsprechen und dass alle Wartungsarbeiten dokumentiert werden.

Seit ihren Anfängen in den 1980er und 1990er Jahren sind computergestützte Facility-Management-Lösungen eng mit digitalen Technologien verbunden und haben sich mit der Entwicklung neuer digitaler Tools weiterentwickelt, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden.

Es ist unwahrscheinlich, dass sich dieser Trend in Zukunft ändern wird, sodass CAFM-Lösungen weiterhin gute Wachstumsaussichten haben. Hier ein Überblick über einige Trends, die derzeit die Entwicklung und Innovation von CAFM-Systemen vorantreiben:

• Integration in intelligente Gebäude: CAFM-Softwarelösungen haben bereits einige intelligente Gebäudetechnologien integriert und sind bereit, noch weiter zu gehen. Heutzutage automatisieren CAFM-Systeme Aspekte des Facility Managements wie Beleuchtung, Heizung, Lüftung und Klimatisierung sowie Sicherheit. Mit dem Fortschreiten der IoT-Technologie ist davon auszugehen, dass diese Systeme immer ausgefeilter werden, insbesondere im Bereich der KI-gestützten Entscheidungsfindung.
• Integration mit IWMS: Derzeit werden CAFM und IWMS in den meisten Facility-Management-Umgebungen getrennt gehalten, wobei CAFM detailliertere, Asset-spezifische Metriken liefert und IWMS-Plattformen für umfassendere Aufgaben eingesetzt werden. Doch mit zunehmender Verbreitung KI-gestützter Funktionen werden diese wahrscheinlich stärker miteinander verflochten sein. Beispielsweise übernehmen CAFM-Plattformen, die Echtzeitdaten streamen, zunehmend Aufgaben, die traditionell zum Aufgabenbereich von IWMS gehörten. Es ist möglich, dass diese Plattformen in Zukunft zu einer einzigen einheitlichen Umgebung zusammenwachsen, die sich auf KI stützt, um Analysen, Prognosen und Optimierungen auf jeder vom Nutzer gewünschten Ebene bereitzustellen.
• Größere Autonomie: Mit dem Aufkommen der KI werden CAFM-Systeme von Tag zu Tag autonomer und verlagern sich von der Automatisierung hin zu vorausschauenden, proaktiven und selbstregulierenden Aufgaben. Beispielsweise haben die ersten KI-Automatisierungstools in CAFM den manuellen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit Work Order Management und Datenanalyse reduziert. Die neuen Modelle gehen jedoch noch einen Schritt weiter, indem sie Digital-Twin-Technologie und Robotertechnik integrieren. In naher Zukunft könnten Fortschritte im Bereich CAFM dazu führen, dass vollständig autonome, „selbstverwaltete“ Betriebseinheiten für Einrichtungen Realität werden.