财务自动化

财务自动化是利用技术简化许多财务任务并提高财务团队成员的工作效率。

财务部门面临着高效交付价值的压力。使用自动化技术可以让财务团队专注于更重要的业务决策。

由人工智能 (AI) 驱动的自动化可构建功能更强大的工作流程，为围绕财务流程的决策提供更有力的支持。它可以为财务团队节省更多时间，支持他们做出更明智的决策并满足业务需求。

首席财务官和其他财务主管需要与高级管理层和 IT 团队直接合作，共同实施数字化转型计划。目标是针对他们的自动化需求制定适合的战略，结合财务自动化软件来实现他们的目标。实施财务自动化可以帮助他们管理资源并避免不必要的手动工作。

例如，IBM 的全球交易定价团队每年要处理大约 100,000 个订阅、续订或升级报价，平均与每个订阅者互动四次。在定价决策的多个环节（如数据收集、计算和数据输入）实现自动化，每年可节省 35,000 个人工工时。最重要的是，该项目将平均投标周期时间缩短了 75%。

实际上，机器无需人工干预，就能完成许多重复性的工作。每个组织都有所差异，因此需要制定一个自动化战略来决定哪些流程需要人工操作，哪些流程可以通过自动化解决方案来处理。

自动化为银行、投资顾问等金融服务公司以及企业的内部财务团队带来了挑战和机遇。

对于金融服务公司来说，它可以彻底改变提供服务的方式，例如交易和投资建议。它还可以改善他们的客户服务和后台运营。

对于企业的财务部门来说，自动化可简化员工入职、收集相关福利和薪资信息以及发送和处理发票的流程。

• 业务流程自动化
• 机器人流程自动化
• 智能自动化

业务流程自动化 (BPA) 通过使用软件自动执行重复的业务流程。它可以用于财务运营，以简化员工目前必须手动完成的系统。这是一个功能特别强大的会计流程。例如，应付账款和应收账款团队都可以从自动化中获益。BPA 计划包括管理工资和供应商付款以及其他财务系统、预测即将到来的销售周期和其他系统范围的流程。

TD Ameritrade 与 IBM 合作利用 BPA 将资金从外部账户转移到其 TD Ameritrade 账户。通过使用 IBM® Cloud Pak for Business Automation 软件包的组件，TD Ameritrade 从容易出错的人工流程转变为自动化工作流程，后者以“系统生成的、基于规则的决策以及自动字段验证”为基础构建。

他们还通过移除人工步骤并结合自动任务路由和上报，解决了新客户引入的问题，将开设新账户所需的时间减少了 70%。

机器人流程自动化 (RPA) 与 BPA 类似。虽然 BPA 涉及整体系统，但 RPA 可利用机器人来自动执行特定的耗时任务。这样，员工就不必再从事那些难以有效利用时间的工作。

自动执行这些任务不仅可以提高效率，还有助于最大限度减少人为错误。尤其是财务部门，有许多可以通过 RPA 改进的单项任务。例如，RPA 可以简化并自动化发送发票或采购订单、处理员工费用报销、生成损益表、处理客户订单等流程。

匹兹堡的一家“老牌”三明治公司 Primanti Brothers 与 IBM 合作，利用 RPA 构建了一个用于自动执行日常销售和人工报告的机器人。最终，这个机器人每年为公司节省了 2,000 个工时和 84,000 美元。

另一个例子是，保险公司 Aon Italy 需要通过手动流程收集信息，以充分评估潜在客户的风险状况。该保险公司可能需要长达三天的时间来处理报价请求。Aon Italy 部署了 IBM Cloud Pak for Business Automation 的工作流程、决策管理和应用集成，以便在向客户报价时节省更多成本并缩短产品上市时间。

智能自动化 (IA) 结合了人工智能、机器学习、BPA 和 RPA，以简化和改善决策。AI 可以将外部数据引入并附加到组织数据中来增强自动化能力，从而就预算规划和未来机会做出更明智的决策。

对于保险公司来说，IA 可以消除人工处理费率计算的需求。它还能自动处理索赔和评估背后的文书工作。此外，它也可以检查每一步是否符合保险条例，确保公司的合规性。

自动化可以改进多个财务流程。

• 簿记
• 预算编制
• 客户服务
• 网络安全和欺诈预防
• 数据管理
• 员工入职管理系统的优点
• 企业资源规划
• 费用管理
• 财务规划
• 投资战略
• 采购

使用财务自动化工具的组织可以更准确、更高效地执行账户对账和创建日记账分录等任务。这样，组织就能借助近乎实时的账簿，回答税务会计师或高管提出的任何问题。

自动化技术可以实时跟踪收支情况，生成组织预算总览。此外，智能自动化可以利用历史数据更好地预测未来投入预算的可能性，从而帮助组织更好地规划未来。

投资顾问等金融公司需要全天候为客户提供服务。自动聊天机器人和其他工具可以随时快速回答简单的问题。IBM 使用微软技术帮助 Virgin Money 开发了一款名为 Redi 的人工智能驱动会话式助手。该助手可使用自然语言理解（NLU）来实时帮助客户解决账户问题。

自动化有助于确保投资安全。AI 驱动的自动化可以分析借贷情况，以确定客户的账户是否有可能被黑客入侵。例如，银行可以使用自动化来确定客户的信用卡是否被盗刷，并自动要求客户批准交易或确认交易是否存在欺诈。如果存在欺诈，自动化系统可以立即关闭该卡，以避免后续被盗用。

自动化有助于确保投资安全。AI 驱动的自动化可以分析借贷情况，以确定客户的账户是否有可能被黑客入侵。例如，银行可以使用自动化来确定客户的信用卡是否被盗刷，并自动要求客户批准交易或确认交易是否存在欺诈。如果存在欺诈，自动化系统可以立即关闭该卡，以避免后续被盗用。

自动化软件可以帮助组织跨多个系统访问数据。例如，IBM 客户 PNC 需要改进其企业实体在整个 IT 系统中的沟通方式。该银行与 IBM 合作，使用 IBM® Sterling Transformation Extender (ITX) 解决方案，该解决方案可在多个系统之间自动传输和验证数据，支持来自其内部和外部客户的交易。

组织可以简化员工接收财务信息的流程，并为其提供查看健康保险、401K 和股权头寸等福利的界面。如果组织需要任何其他信息，系统可以发出通知。

财务服务是企业资源规划 (ERP) 流程中的一部分。它规定了组织如何通过自动化和整合来管理职能、流程和工作流。它与会计系统略有不同，会计系统主要关注财务报告、应付账款和应收账款以及银行信息。ERP 软件侧重于其他业务领域，例如人力资源、IT 和运营。

自动化可以通过多种方式帮助组织降低开支。使用自动化系统对员工支出进行实时记录和即时分类，有助于组织全面了解其报销义务。

此外，还消除了那些从事不必要工作而不是增值任务的员工的手动数据输入费用。

从历史上看，财务规划分析需要许多手动任务，例如收集和整合财务数据、预算编制以及财务报表。自动化可以管理其中许多任务，从而为管理人员节省收集数据的时间，腾出更多时间来分析数据。例如，自动化技术可以汇总现金流量表，管理人员可以更好地了解企业的持续负债和潜在的盈利能力。

借助由客户数据支持的算法，金融专业人员可以为客户提供更明智的建议，使投资和储蓄与其终身目标和风险承受能力保持一致。现在，投资公司的大部分交易均可实现实时自动化，以便其优先安排时间为高净值个人进行高端财务规划。

通过确定组织对供应商或产品的需求，自动化可以简化采购流程。财务自动化软件可以快速分析潜在供应商对招标的响应度，并剔除任何不符合标准的供应商。它可以自动向进入下一轮的候选者发送获取更多信息的请求。

• 更佳决策
• 更快乐的员工
• 提高运营效率
• 最大限度减少人为错误

自动化工作流程和仪表板为财务专业人员提供了更多信息，以便更快做出更好的决策。当财务服务专业人员进行他们要求的交易时，

与在电子表格中逐行审阅不同，自动化仪表盘可提供最新的准确信息，以便进行决策。

例如，通过财务自动化，员工将能够扫描收据，系统将根据历史数据和组织的规范自动分类，从而节省编制费用报告的时间。自动化工具还可以更快地完成报销，因此员工不会对自付费用有所抱怨。

财务自动化通过围绕多项繁琐的活动制定自动化策略，帮助组织简化财务运营效率。当员工不在办公室时，这些系统可以全天候运行。因此，员工在早上进入办公室时就可以使用最新信息开展工作。

端到端自动化工具可以从一个系统（例如 ERP）获取信息，并将其输入到另一个系统（例如税务会计软件）中。此类即时传输消除了从一个系统向另一个系统传输数据时出现错误的可能性。这对于税务合规问题尤其重要。知晓屏幕上的信息是准确且最新的，就有助于金融专业人士做出准确的决策。

财务自动化存在一些固有的挑战。

• 出错的可能性
• 对员工进行再培训和技能提升
• 安全问题

一个组织的财务团队很可能有自己熟悉的特定流程。开始将自动化软件引入到该团队的工作流可能颇具挑战性，特别是在他们对许多技术并不熟悉的情况下。重塑或提升员工的技能对组织来说是一个挑战，因为其前提是员工愿意学习新的流程。此外，组织还需要构建或授权培训员工的资源，并投入时间让其学习。最终，员工需要改变这些习惯，并积极学习新技能。即使自动化工具最终会代替员工完成任务以减轻其工作量，但他们仍然需要了解如何使用这些工具并接受新的工作方式。

虽然自动化软件有助于消除因个体而异的人为风险，但大多数软件最初是由人类编程的。因此，如果初始编程不正确，就可能造成重大错误（如交易失误或其他财务决策失误）。例如，将交易软件设置为在止损而不是市价时自动卖出会产生不同的结果。组织及其利益相关者必须投入时间正确设置自动化。

金融服务组织和企业内的财务部门都会存储、管理和分析极其敏感的信息。两者都拥有必须保护的银行详细信息，以确保其利益相关者的资产安全。金融服务公司可能持有实际资产，这就需要更高的安全性。将多个财务系统接入互联网和自动化平台，会给这两类组织带来潜在风险。使用机器学习和其他 AI 技术的黑客会威胁这些组织，反之，AI 工具也可以帮助组织保护敏感数据。因此，他们需要继续投资网络安全，做到比黑客和其他不法分子“先行一步”。