Cos'è la pianificazione della manutenzione?

Il fulcro della pianificazione della manutenzione consiste nel definire le attività di manutenzione e nello stabilire le risorse necessarie per completarle. Un piano di manutenzione ben strutturato aiuta le organizzazioni a minimizzare i tempi di inattività non pianificati, ottimizzare le risorse e prolungare la durata dei loro asset più importanti.

La pianificazione della manutenzione è uno dei pilastri della gestione moderna della manutenzione: i processi e le risorse su cui le organizzazioni si basano per mantenere gli asset fisici. Oggi, la maggior parte delle aziende si affida al CMMS per automatizzare e migliorare le proprie operazioni di manutenzione.

La maggior parte delle strategie moderne di pianificazione della manutenzione incorpora un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) per automatizzare e migliorare le operazioni di manutenzione di base. Le piattaforme CMMS sono soluzioni software che documentano l'attività e migliorano i workflow.

Secondo un report recente, il mercato globale CMMS dovrebbe raggiungere 1,54 miliardi di dollari quest'anno. Inoltre, si prevede che cresca fino a 2,67 miliardi di dollari entro il 2032, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 9,6%.

Gli strumenti CMMS possono memorizzare informazioni sulla cronologia della manutenzione, pezzi di ricambio, piani di lavoro e programmi di manutenzione preventiva in un sistema centralizzato facilmente accessibile ai pianificatori della manutenzione. Le piattaforme CMMS aiutano a tenere traccia degli aspetti chiave dei piani di manutenzione, tra cui:

• Guasti delle attrezzature
• Ordini di lavoro precedenti
• Cronologia della manutenzione
• Informazioni sul produttore
• Requisiti dei pezzi di ricambio
• Programmazione della manutenzione preventiva
• Ore di manodopera
• Attività di manutenzione ricorrenti

Gli strumenti CMMS aiutano inoltre i raparti di manutenzione a mantenere un backlog di compiti in formato digitale invece che in fogli di calcolo, moduli cartacei e comunicazioni informali. Quando integrate con strumenti moderni di monitoraggio delle condizioni (CM ), le piattaforme CMMS consentono ai programmi di manutenzione preventiva e predittiva di prosperare.

La programmazione e la pianificazione della manutenzione sono strettamente correlate, ma servono a due scopi diversi:

• La pianificazione della manutenzione determina quali azioni devono essere eseguite e come.
• La pianificazione della manutenzione stabilisce il momento ideale per eseguirle e ridurre al minimo l'impatto sui processi aziendali.

La pianificazione e la programmazione della manutenzione spesso vengono utilizzate congiuntamente per contribuire a creare un workflow strutturato per operazioni di manutenzione complete. Quando supportate da dati di manutenzione accurati, dati storici e un CMMS, le due pratiche migliorano l'affidabilità delle attrezzature e supportano obiettivi più ampi di gestione degli asset aziendali (EAM).

Il processo di pianificazione della manutenzione varia a seconda dell'organizzazione e del settore, ma in genere si basa su sei principi consolidati. I sei principi di pianificazione della manutenzione riguardano settori industriali e vengono utilizzati da decenni. Queste pratiche consolidate hanno aiutato aziende di tutte le dimensioni a creare strategie di manutenzione efficaci per i propri asset.

Diamo uno sguardo più da vicino a ognuno di essi:

1. Pianifica prima della pianificazione: tutti i piani di manutenzione devono stabilire l'ambito, le risorse, le procedure e i requisiti necessari per completare un lavoro. Il lavoro non dovrebbe iniziare senza un piano e un calendario chiari. L'operazione deve essere sempre eseguita in modo sicuro e con il minor impatto possibile sulle operazioni core business. 
2. Dai priorità alla sicurezza dei lavoratori: i piani di lavoro, ovvero insiemi di istruzioni per il completamento di attività di manutenzione specifiche, dovrebbero individuare chiaramente tutti i potenziali rischi che gli addetti alla manutenzione potrebbero dover affrontare durante l'esecuzione di un lavoro. I piani dovrebbero anche riportare in elenco tutte le attrezzature o procedure necessarie per completare il compito. Ad esempio, in alcuni lavori, il lockout-tagout (LOTO), il posizionamento di blocchi ed etichette su attrezzature e dispositivi per indicare che non devono essere azionati, potrebbe essere necessario prima di poter iniziare il lavoro.
3. Preparati in anticipo: prima di intraprendere un workflow o un'attività di manutenzione, i tecnici e gli operatori devono adottare misure per assicurarsi di disporre delle risorse giuste per completare il lavoro. È responsabilità dei pianificatori della manutenzione stabilire quali tecnici, attrezzi, pezzi di ricambio, attrezzature e documentazione sono necessari per un lavoro.
4. Crea preventivi accurati: le stime dei tempi aiutano i responsabili della pianificazione della manutenzione a determinare quanto lavoro può essere realisticamente inserito in una giornata lavorativa. Nel tempo, queste stime possono essere ottimizzate utilizzando i dati storici degli ordini di lavoro completati e gli insight o le note lasciate dai tecnici.
5. Standardizza il lavoro ricorrente: le attività di manutenzione ricorrenti devono essere standardizzate utilizzando piani di lavoro. La standardizzazione è una componente chiave della pianificazione della manutenzione. Aiuta a migliorare la coerenza e riduce le risorse e lo sforzo necessari per completare gli ordini di lavoro.
6. Impara dal lavoro completato: la pianificazione della manutenzione migliorerà solo nel tempo se i team impareranno da ogni lavoro. Registrando le ore di manodopera, le informazioni sui guasti dei materiali e delle attrezzature per ogni attività di manutenzione eseguita, creano un prezioso backlog di informazioni che può migliorare i workflow in futuro.

Nella pianificazione della manutenzione, i dati relative alla manutenzione forniscono le informazioni necessarie ai team di manutenzione per prendere decisioni migliori su quale lavoro svolgere e come svolgerlo. I dati della cronologia provenienti da ordini di lavoro, ispezioni, guasti delle attrezzature e registri di manutenzione aiutano i pianificatori a individuare i problemi ricorrenti e a stimare con precisione il tempo necessario per apportare correzioni.

Oggi, le nuove tecnologie rendono disponibili molti più dati di manutenzione rispetto al passato. I sensori dell'Internet of Things (IoT), l'edge computing e il monitoraggio delle condizioni in tempo reale (CM) consentono alle organizzazioni di raccogliere dati dettagliati sullo stato di salute degli asset e sulle condizioni operative in tempo reale.

Le moderne piattaforme CMMS possono quindi combinare dati sugli asset e sugli ordini di lavoro con informazioni sui sensori in tempo reale per aiutare i team a monitorare le metriche chiave. Alcuni esempi chiave di metriche includono il tempo medio tra un guasto e l'altro (MTBF), il tempo medio di riparazione (MTTR), la disponibilità delle attrezzature, i tempi di inattività e la conformità ai tempi.

I dati relativi alla manutenzione supportano inoltre il miglioramento costante, ovvero il processo di perfezionamento ininterrotto dei piani di lavoro e dell'allocazione delle risorse per creare strategie di manutenzione più efficaci.

Una pianificazione efficace della manutenzione produce numerosi vantaggi a livello aziendale. Ecco alcuni dei più popolari:

• Meno tempi di inattività non pianificati: uno degli obiettivi principali di qualsiasi programma di manutenzione è ridurre i tempi di inattività non pianificati, che possono costare alle aziende fino a 600 miliardi di dollari all'anno, secondo uno studio Splunk/Oxford Economics del 2026. Una solida pianificazione della manutenzione contribuisce a ridurre i guasti alle attrezzature, che rappresentano la causa principale del tempo di inattività non pianificato, consentendo ai team di manutenzione di individuare e risolvere i problemi delle attrezzature in anticipo.

• Migliorata affidabilità delle attrezzature: la pianificazione della manutenzione aiuta a rendere più affidabili gli asset su cui le organizzazioni fanno affidamento per i propri processi core business, garantendo così che i compiti di manutenzione vengano definiti ed eseguiti correttamente e in modo coerente. I pianificatori utilizzano dati storici per individuare le cause dei guasti ricorrenti delle attrezzature e stabilire quali strategie di manutenzione saranno più efficaci.

• Maggiore efficienza operativa: la pianificazione della manutenzione può contribuire a ridurre il tempo perso nella ricerca di componenti, istruzioni e personale. Quando i tecnici adottano un solido piano di manutenzione come parte integrante del proprio processo, dedicano più tempo all'esecuzione della manutenzione stessa, anziché alla ricerca dello strumento giusto. Questo processo può migliorare l'efficienza operativa e aumentare il tempo di lavoro senza aumentare il personale.

• Riduci i costi di manutenzione: la pianificazione della manutenzione contribuisce al risparmio riducendo il numero di riparazioni d'emergenza che i team di manutenzione reattiva devono eseguire. Le riparazioni di emergenza sono costose perché comportano straordinari, costi di spedizione aggiuntivi e rilavorazioni. La manutenzione reattiva è spesso obsoleta e non utilizza gli strumenti e le tecnologie più recenti a disposizione.

• KPI di manutenzione più accurati: la pianificazione della manutenzione consente ai responsabili della manutenzione di stabilire se il loro programma di manutenzione ha successo monitorando una serie di indicatori chiave di prestazione (KPI), tra cui:
  • Conformità della programmazione
  • Percentuale di manutenzione programmata
  • Conformità alla manutenzione preventiva
  • MTTR
  • MTBF
  • Disponibilità delle attrezzature
  • Tempi di inattività delle apparecchiature

Piani di manutenzione solidi dovrebbero iniziare con una chiara conoscenza di tutti gli asset di cui la tua organizzazione è responsabile e quali tipi di lavoro e risorse sono necessari per mantenere tali asset operativi.

Ecco i processi tipici su cui le organizzazioni si affidano per creare piani di manutenzione.

Inizia individuando tutti gli asset che richiedono manutenzione e valutando cosa è necessario fare per mantenerli ai massimi livelli.

Durante questa fase, i pianificatori della manutenzione dovrebbero esaminare le attrezzature e i dati storici, inclusi gli ordini di lavoro precedenti e le modalità di guasto conosciute per stabilire quali sono le attività di manutenzione più importanti.

Successivamente, stabilisci quali tipi di lavoro dovranno essere eseguiti e individua i tecnici più adatti a svolgerli.

Durante questo passaggio, è importante considerare il livello di competenza dei tecnici e gli strumenti e i pezzi di ricambio necessari per completare un lavoro. Il secondo passaggio dovrebbe inoltre definire tutte le procedure di sicurezza necessarie, i permessi, le procedure LOTO e la stima dei tempi di manodopera richiesti per il lavoro.

Un piano di lavoro ricorrente è un insieme standardizzato di istruzioni e requisiti di risorse che possono essere riutilizzati ogni volta che un'attività di manutenzione deve essere ripetuta regolarmente. Creare piani di lavoro per lavori ricorrenti è un passo chiave per ottimizzare i processi e garantire che i team dispongano delle componenti e delle risorse giuste necessarie per completare i lavori.

I piani devono essere creati in modo da renderli facili da aggiornare man mano che i team acquisiscono esperienza e trovano modi migliori per completare il lavoro.

Non tutti i lavori di manutenzione sono ugualmente urgenti. I piani di manutenzione dovrebbero dare priorità al lavoro in base alla criticità degli asset, alla sicurezza, ai requisiti di produzione e alle potenziali conseguenze di un guasto dell'attrezzatura.

Una volta pianificato un lavoro, questo può essere inserito nel backlog oppure integrato nella pianificazione giornaliera a seconda del livello di priorità.

Gli strumenti CMMS aiutano i team di manutenzione a passare da strategie di manutenzione reattiva obsolete a strategie più moderne e proattive.

Quando i tecnici registrano regolarmente i risultati delle attività di manutenzione, come ad esempio le ore di manodopera, le parti utilizzate, i codici di guasto e le condizioni dell'attrezzatura, aiuta un CMMS ad automatizzare le attività manuali e a fare previsioni più accurate.

La manutenzione pianificata è utilizzata in tutti i settori che si affidano ad asset per i core business. I suoi casi d'uso variano considerevolmente: un impianto di produzione potrebbe concentrarsi sulla disponibilità delle attrezzature, mentre una struttura sanitaria potrebbe focalizzarsi maggiormente sulla sicurezza dei pazienti e sulla conformità normativa.

Ecco come cinque settori utilizzano la pianificazione della manutenzione sui propri asset:

• Produzione: le aziende manifatturiere si affidano alla pianificazione della manutenzione per garantire il funzionamento affidabile delle attrezzature di produzione e ridurre al minimo i tempi di inattività non pianificati, elementi chiave della gestione degli asset di settore (IAM). I pianificatori nel settore manifatturiero spesso utilizzano strumenti CMMS e strategie di manutenzione preventiva e predittiva per mantenere asset complessi come robot industriali, nastri trasportatori e macchinari con tempi di produzione impegnativi.

• Energia e servizi di pubblica utilità: le organizzazioni nel settore dell'energia e servizi di pubblica utilità si affidano frequentemente ad asset geograficamente distribuiti come oleodotti, turbine eoliche e linee elettriche per i loro processi core business. La pianificazione della manutenzione aiuta a coordinare ispezioni e riparazioni di questi asset. Garantisce inoltre che i pezzi di ricambio necessari per ripristinarli siano sempre disponibili e che i tecnici adatti siano disponibili per eseguire il lavoro.

• Trasporti e logistica: compagnie aeree, ferroviarie e di navigazione utilizzano la pianificazione della manutenzione per mantenere veicoli e infrastrutture al massimo delle prestazioni. I pianificatori della manutenzione creano piani di lavoro dettagliati che tengono conto dell'inventario dei pezzi di ricambio e delle risorse tecniche, nonché di programmi operativi rigorosi. Una pianificazione efficace della manutenzione per le aziende di trasporto e di logistica aiuta a ridurre il numero e la gravità dei guasti e contribuisce a rafforzare le reti di trasporto a livello mondiale.

• Assistenza sanitaria: gli ospedali e altre organizzazioni sanitarie dipendono dalle attrezzature mediche e dalle infrastrutture per supportare l'assistenza ai pazienti. La pianificazione della manutenzione aiuta a coordinare la manutenzione preventiva di asset come attrezzature per immagini, dispositivi di monitoraggio dei pazienti, sistemi HVAC e altre infrastrutture critiche, rispettando al contempo requisiti normativi rigorosi.

• Strutture e infrastrutture: i team delle strutture utilizzano la pianificazione della manutenzione per gestire i sistemi e le infrastrutture degli edifici come ascensori, impianti elettrici e idraulici che mantengono gli edifici sicuri e confortevoli. La pianificazione aiuta a coordinare la manutenzione ricorrente, le ispezioni e le riparazioni, bilanciando al contempo la condizione degli asset, le esigenze degli occupanti, le risorse disponibili e i budget operativi.

• Settore petrolifero, gas e minerario: le compagnie petrolifere, del gas e minerarie dipendono da asset complessi e di grandi dimensioni che spesso si trovano in ambienti remoti e fisicamente impegnativi come deserti, montagne e oceani. La pianificazione della manutenzione aiuta queste organizzazioni a preparare il loro lavoro in anticipo e a utilizzare strumenti CM e strategie di manutenzione predittiva per individuare potenziali guasti prima che interrompano le operazioni.