Guida all'implementazione del CMMS

Le organizzazioni adottano e si affidano sempre più a nuove tecnologie per snellire le operazioni di manutenzione e migliorare l'efficienza. Un moderno CMMS utilizza intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML) e Internet of Things (IoT) per semplificare i workflow, ridurre i tempi di inattività degli asset e migliorare il processo decisionale basato sui dati. 

L'impianto di CMMS non riguarda solo l'installazione di software. È un processo altamente strutturato che integra il CMMS nei sistemi di manutenzione esistenti, snellendo i workflow e migliorando i risultati. Una forte implementazione CMMS si basa su una raccolta e analisi avanzata dei dati per fornire agli stakeholder un quadro in tempo reale di come stanno funzionando i loro asset più preziosi e di come dovrebbero essere mantenuti.

Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) è una soluzione software completa che utilizza nuove tecnologie per aiutare le organizzazioni ad automatizzare aspetti del loro programma di manutenzione. Le soluzioni CMMS moderne aiutano le organizzazioni a ridurre i tempi di inattività degli asset, migliorare la raccolta e l'analisi dei dati e prendere decisioni più strategiche. 

Un CMMS è strettamente correlato a un sistema di enterprise asset management (EAM), un'altra piattaforma software enterprise che aiuta i team di manutenzione a migliorare diversi aspetti delle prestazioni e dell'affidabilità degli asset. Ma mentre un CMMS si concentra sulla manutenzione degli asset, le piattaforme EAM sono più ampie e aiutano a misurare e migliorare le prestazioni degli asset in modi non legati alla manutenzione.

Ecco sette passaggi fondamentali che le aziende possono adottare per scegliere e implementare il proprio CMMS in modo da apportare vantaggi alla propria organizzazione.

Durante la fase di valutazione, le organizzazioni valutano le proprie pratiche di manutenzione e cercano di costruire un quadro accurato di ciò di cui avranno bisogno da un fornitore CMMS.

Le aree della manutenzione che un CMMS probabilmente migliorerà includono il tempo di inattività degli asset, l'automazione della gestione degli ordini di lavoro e la durata dei cicli di vita degli asset.

Dopo la fase di valutazione, le organizzazioni dovrebbero spostare il loro focus da quale piattaforma CMMS sia adatta a come misureranno il successo.

Indicatori chiave di prestazioni (KPI) e altre metriche, come tempo medio di riparazione (MTTR) e tempo medio tra i guasti (MTBF), svolgono un ruolo importante in questa fase. Stabilire gli obiettivi e misurare i progressi aiuta gli stakeholder a valutare il valore dell'investimento in una soluzione CMMS.

La migrazione dei dati è una parte critica del processo di implementazione. Prima che un CMMS possa essere avviato e testato, un'organizzazione deve integrare con successo dati come la storia degli asset e della manutenzione.

Esempi di dati accurati integrati durante questa fase sono gli elenchi degli asset, gli inventari dei pezzi di ricambio e i fogli di calcolo Excel contenenti le convenzioni di denominazione.

La migrazione dei dati di manutenzione è essenziale per la funzionalità del CMMS e sostiene caratteristiche importanti come l'automazione degli ordini di lavoro, la consegna degli insight e la misurazione in tempo reale delle prestazioni degli asset.

La fase di configurazione prevede l'ottimizzazione di un CMMS per soddisfare le esigenze di un'organizzazione specifica.

Le organizzazioni in diversi settori hanno processi e metodi differenti per mantenere i propri asset. Quando il software di gestione della manutenzione ha elaborato i dati di un'organizzazione, può generare modelli e checklist e persino automatizzare le notifiche per ottimizzare i programmi di manutenzione degli asset.

L'adozione da parte degli utenti, cioè quanto bene i dipendenti imparano a usare un CMMS e a integrarne le funzionalità nelle loro attività di manutenzione, è fondamentale per il successo di un CMMS.

Gli strumenti CMMS avanzati sono considerati altamente scalabili, il che significa che sono efficaci sia con molti utenti che con un numero inferiore. Tuttavia, senza un'adozione efficace da parte degli utenti attraverso pratiche e formazione rigorose, le organizzazioni potrebbero non realizzare mai il pieno valore del loro investimento in un CMMS.

La fase di implementazione, nota anche come fase di lancio, consente a un'organizzazione di vedere finalmente il proprio CMMS in azione.

Spesso, le fasi di rollout sono scaglionate: un CMMS viene testato in una parte dell'organizzazione prima di espandersi in un'altra. La fase di distribuzione aiuta i team di manutenzione ad adattarsi ai nuovi processi e workflow e a identificare aree da ottimizzare in base ai feedback degli utenti.

La fase di ottimizzazione dell'implementazione del CMMS è in corso. Gli strumenti CMMS moderni permettono di valutare costantemente le operazioni di manutenzione attraverso l'analisi dei dati IoT raccolti da asset critici.

Poiché un CMMS viene spesso implementato insieme ad altri sistemi come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione degli asset aziendali (EAM), la fase di ottimizzazione consente di integrare questi sistemi senza ridondanze.

Avere un piano strategico e ben gestito per l'implementazione del CMMS è fondamentale per realizzare il pieno valore del tuo investimento.

Le organizzazioni che seguono attentamente ogni passaggio e continuano a monitorare i KPI stabiliti possono aspettarsi numerosi vantaggi, tra cui:  

Il giusto CMMS può essere un fattore chiave per gli sforzi di trasformazione digitale di molte organizzazioni. Tuttavia, per quanto complete siano le moderne piattaforme CMMS, le loro prestazioni dipendono da quanto bene sono integrate con i processi esistenti.

Con l'adesione a livello aziendale, l'implementazione del CMMS può aiutare le organizzazioni a raggiungere molti dei loro obiettivi di trasformazione digitale, come workflow semplificati, prestazioni degli asset ed eliminazione dei compiti manuali.

Una solida implementazione del CMMS migliora le funzionalità decisionali degli stakeholder fornendo dati accurati e in tempo reale sui loro asset più preziosi.

Un approccio solido all'implementazione del CMMS aiuta a formare team e manager su potenti dashboard e strumenti di analytics che possono aiutarli a ridurre i costi di manutenzione e migliorare le strategie di manutenzione.

La riduzione del tempo di inattività, misurata anche come aumento del tempo di attività, è una metrica chiave per la maggior parte delle organizzazioni, in quanto misura direttamente la quantità di tempo in cui un asset è disponibile per svolgere le operazioni core business.

La scelta del CMMS giusto e un approccio forte all'implementazione assicurano che le organizzazioni abbiano un approccio strategico e basato sui dati per mantenere le loro asset più preziose. Inoltre, viene eseguito in modo da ottimizzare la funzionalità e prolungare i cicli di vita degli asset.

L'implementazione del CMMS aiuta i team di manutenzione a passare dalla manutenzione reattiva (riparando gli asset solo quando falliscono) a processi di manutenzione preventiva e persino predittiva .

Le piattaforme CMMS moderne permettono ai team di monitorare le prestazioni degli asset in tempo reale attraverso la raccolta e l'analisi dei dati IoT. Questo approccio consente di riparare gli asset e sostituire parti critiche prima che si verifichino guasti costosi e persino di effettuare manutenzione nei momenti in cui un asset non è in funzione.

Le piattaforme CMMS integrate con successo con le procedure di manutenzione esistenti possono semplificare notevolmente la gestione degli ordini di lavoro.

I workflow automatizzati (una caratteristica della maggior parte delle piattaforme CMMS moderne) digitalizzano le storie di manutenzione, rendendole più accurate e ricercabili e riducendo la probabilità di errori umani. Molti strumenti CMMS dispongono di modelli che possono essere utilizzati per riparazioni standardizzate e facilmente accessibili dai tecnici sul campo.

I team che hanno implementato con successo una piattaforma CMMS solida e moderna possono gestire asset fisici complessi e spesso ampiamente dispersi da un'unica sede.

Ad esempio, i team di gestione delle strutture possono automatizzare aspetti del loro lavoro che tradizionalmente venivano svolti manualmente, come la climatizzazione e la prenotazione delle camere. Secondo un recente rapporto, il 72% dei responsabili della manutenzione ha dichiarato di aver fatto affidamento sul CMMS per organizzare le attività di manutenzione e i dati in un unico posto.¹

Avere un piano strategico per l'implementazione del CMMS aiuta le organizzazioni a risparmiare sui costi in diverse aree.

L'automazione CMMS semplifica la gestione dell'inventario e garantisce che i pezzi di ricambio siano sempre a portata di mano quando necessario. Oltre alla gestione dell'inventario, il passaggio dalla programmazione della manutenzione reattiva a quella preventiva aiuta a prolungare i cicli di vita degli asset ed evitare costosi guasti.

Le piattaforme CMMS sono strumenti di gestione della manutenzione popolari in una vasta gamma di settori. Ecco come alcuni dei settori che fanno più affidamento su un CMMS hanno implementato con successo una soluzione per soddisfare i loro scopi:

• Produzione: il settore manifatturiero fa ampio affidamento sugli strumenti CMMS per automatizzare i processi manuali ed evitare tempi di inattività non pianificati che possono interrompere le linee di produzione. Quando si implementa un CMMS nei settori manifatturieri, le organizzazioni danno priorità all'Integrazione con le pratiche esistenti e al monitoraggio in tempo reale delle macchine e della sicurezza dei lavoratori. 

• Sanità: nel settore sanitario, il successo dell'implementazione del CMMS dipende spesso dalla trasformazione di procedure di manutenzione reattive, obsolete e inefficaci, in procedure edge, automatizzate e altamente digitalizzate. Una solida implementazione del CMMS nel settore sanitario può migliorare un'ampia gamma di risultati, dal comfort del paziente alla maggiore accuratezza diagnostica, fino alla conformità alle normative.

• Trasporti: molte grandi imprese del settore dei trasporti si affidano all'implementazione del CMMS per migliorare e semplificare il loro workflow principale. Un CMMS aiuta a tracciare i veicoli con storie di manutenzione dettagliate, tracciamento in tempo reale degli asset e gestione automatizzata degli ordini di lavoro per aumentare il tempo di attività della flotta. Un CMMS adattato alle esigenze del settore dei trasporti può aiutare a ridurre il numero di guasti che paralizzano le flotte e influenzano la produttività.

• Energia: le aziende del settore energetico si affidano all'implementazione di CMMS per supportare la manutenzione predittiva di un'ampia gamma di asset, tra cui turbine eoliche, dighe idroelettriche e condutture. Una sfida che le aziende energetiche e di servizi pubblici incontrano spesso è come mantenere asset geograficamente dispersi. In aggiunta alla distribuzione automatizzata di insight sulle prestazioni degli asset basata su dati in tempo reale, un CMMS può aumentare la visibilità delle condizioni dell'asset fornendo ai tecnici accesso mobile ai dashboard in tempo reale sul campo.  

• Settore pubblico: le strutture del governo e le scuole pubbliche sono grandi strutture con esigenze di manutenzione complesse che spesso devono essere soddisfatte con un budget limitato. Le soluzioni CMMS aiutano i responsabili della manutenzione del settore pubblico a monitorare attentamente l'uso delle risorse con dati in tempo reale, così da poter prendere decisioni più informate e strategiche. Nel settore pubblico, il CMMS aiuta a semplificare i workflow, migliorare il processo decisionale basato sui dati e ridurre la dipendenza da processi cartacei e inefficienti.

Guardando al futuro, è probabile che l'implementazione del software CMMS continui ad essere fortemente influenzata dagli sviluppi dell'AI, del ML e dell'IoT, tre tecnologie che l'hanno trasformata negli ultimi anni. Con l'aumento delle funzionalità di automazione, la nuova generazione di piattaforme CMMS sarà probabilmente più intuitiva, autonoma, mobile e adattativa. Ecco tre aree da tenere d'occhio.

Secondo un recente rapporto dell'IBM Institute for Business Value, il 71% dei dirigenti afferma che l'AI generativa (gen AI) abbia già cambiato radicalmente il modo in cui gestiscono gli asset.

Per l'implementazione del CMMS, ciò significa utilizzare più strumenti di gen AI durante tutto il processo di installazione per compiti come formazione completa, integrazione e misurazione dei KPI.

Aspettatevi che i sistemi di gen AI completamente autonomi (agenti AI) raccolgano e analizzino dati, formulino raccomandazioni e automatizzino ancora più processi manuali necessari per configurare il CMMS.

Formare i dipendenti sull'uso di un CMMS è una parte critica per un'implementazione di successo e probabilmente sarà ulteriormente arricchito presto dagli strumenti di realtà aumentata (AR) . Gli strumenti AR integrano le informazioni digitali in modo fluido nell'ambiente dell'utente.

Affidandosi alla tecnologia AR, i tecnici saranno in grado di provare le funzionalità CMMS e imparare a usarle in modo da aumentare il consenso e ridurre la dipendenza da programmi di formazione manuale costosi e inefficienti.

Le tecnologie basate su cloud, tecnologie mobile-first danno ai tecnici accesso a caratteristiche e funzionalità CMMS ovunque.

Per scopi di implementazione, questo significa che il lancio e la formazione possono essere più pratici e meno costosi. Invece di assemblarsi in loco per un lancio completo, i lavoratori possono ricevere supporto continuo mentre si addestrano su un nuovo CMMS sul campo.