Apa itu otomatisasi tugas?

Banyak bentuk otomatisasi tugas sudah ada dalam kehidupan kita sehari-hari. Misalnya, penumpang pesawat dapat mencetak boarding pass melalui kios check-in bandara, pembeli dapat memindai belanjaan mereka di sistem checkout mandiri, dan pengunjung restoran dapat memesan dan membayar pesanan makanan menggunakan kios pemesanan mandiri.

Untuk perusahaan khususnya, otomatisasi tugas berada di bawah payung otomatisasi proses bisnis (BPA) dan merupakan bentuk paling dasar dari BPA, mengotomatiskan tugas individu dalam proses bisnis atau alur kerja. Aplikasi umum mencakup, antara lain, penjadwalan janji temu, menangkap tanda tangan digital untuk kontrak dan mengirim email selamat datang ke karyawan baru.

Dengan kemajuan dalam kecerdasan buatan (AI), menggabungkan Otomatisasi AI memungkinkan tugas yang lebih kompleks untuk diotomatiskan, yang memberi manfaat pada berbagai fungsi mulai dari layanan pelanggan dan pemasaran hingga operasi TI dan manajemen rantai pasokan.

Sebelum mengembangkan strategi otomatisasi, organisasi perlu mengidentifikasi tugas-tugas tertentu untuk diotomatiskan dalam proses bisnis atau alur kerja dan memilih teknologi yang tepat untuk mendukung otomatisasi.

Berikut adalah 4 langkah yang dapat diambil bisnis untuk membantu mereka memulai otomatisasi:

1. Menentukan dan mengevaluasi tugas mana yang akan diotomatiskan
   
   

2. Pilih sistem otomatisasi
    

3. Terapkan otomatisasi
    

4. Nilai dampak otomatisasi

Tidak semua tindakan cocok untuk otomatisasi. Beberapa tugas masih membutuhkan keterlibatan manusia. Dengan demikian, perusahaan dapat membedakan kandidat utama untuk otomatisasi melalui kriteria tertentu:

• Tugas sederhana yang tidak memerlukan pemikiran penting, seperti entri data.

• Tugas berulang seperti memposting deskripsi pekerjaan yang sama untuk posisi terbuka ke beberapa situs pekerjaan atau mengirim email tindak lanjut boilerplate ke prospek penjualan.

• Tugas berulang seperti menjadwalkan posting media sosial harian, mencadangkan file setiap minggu, atau mengirim faktur dan pembayaran bulanan.

• Tugas manual yang rentan terhadap kesalahan manusia, seperti menyalin dan menempelkan data di seluruh aplikasi.

• Tindakan yang dapat distandardisasi, seperti menjawab pertanyaan pelanggan tentang jam buka toko, jangka waktu pengiriman, dan produk yang dapat dikembalikan.

• Tindakan yang bergantung pada pemicu atau peristiwa tertentu, seperti membuat tiket baru ketika formulir permintaan dukungan pelanggan diterima.

Lakukan pendekatan pada tim di lapangan untuk memahami tantangan mereka dan temukan bagaimana otomatisasi dapat membantu tugas-tugas mereka dan meringankan beban kerja mereka. Melibatkan anggota tim di awal proses dapat membantu mereka membuka diri dan merangkul perubahan yang dibawa oleh otomatisasi.

Pilih perangkat lunak otomatisasi tugas yang paling sesuai dengan tindakan dan contoh penggunaannya. Pertimbangan lain termasuk kompatibilitas dan integrasi dengan tumpukan teknologi perusahaan yang ada, kemudahan penggunaan, fitur, harga, dan skalabilitas.

Berikut adalah beberapa alat otomatisasi tugas yang dapat dipilih:

• Templat yang dapat disesuaikan dapat menstandardisasi dokumen, email, dan formulir dan menyesuaikannya dengan alur kerja dan proses organisasi.

• Fungsi berbasis aturan menentukan tindakan berdasarkan serangkaian kondisi atau pemicu yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti memfilter email atau mengirim pengingat berkala sebelum suatu peristiwa.

• Platform no-code dan kode rendah memiliki antarmuka seret dan lepas yang memungkinkan pengguna dengan sedikit atau tanpa pengetahuan pengodean dan pengalaman untuk mengembangkan dan menerapkan solusi otomatisasi tugas dengan cepat.

• Perangkat lunak otomatisasi alur kerja dapat membantu mengotomatiskan tugas dalam alur kerja sehingga mereka diselesaikan dalam urutan yang benar dan mengalir dengan lancar dari satu fase ke fase berikutnya. Misalnya, ketika seorang kandidat dipekerjakan, perangkat lunak otomatisasi alur kerja sumber daya manusia (SDM) memicu serangkaian tugas otomatis, mulai dari membuat akun untuk karyawan baru dalam sistem keuangan dan SDM hingga menyiapkan akses ke perangkat lunak, mengirimkan dokumen, dan menjadwalkan sesi orientasi. Beberapa sistem otomatisasi alur kerja termasuk ClickUp dan HubSpot.

• Otomatisasi proses robotik (RPA) menggunakan robot perangkat lunak atau "bot", untuk mengotomatiskan tugas berbasis aturan yang berulang. Bot ini meniru tindakan manusia dengan memanipulasi data dan berinteraksi dengan sistem digital. RPA dapat digunakan untuk mengekstrak data, melengkapi formulir, dan memindahkan file, di antara tugas-tugas administratif lainnya.

• Alat bantu manajemen tugas dapat meningkatkan kolaborasi di antara tim dengan mengotomatiskan penugasan tugas, pemantauan kemajuan, dan persetujuan tugas.

• Platform integrasi menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk menghubungkan berbagai aplikasi dalam suatu perusahaan, seperti perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan alat manajemen proyek. Platform integrasi memungkinkan interoperabilitas dan aliran data yang lancar di antara sistem, sehingga membantu otomatisasi dan pengoptimalan tugas. Beberapa platform integrasi di antaranya IFTTT dan Zapier.

Mengadopsi solusi otomatisasi memerlukan orientasi tim dan pemangku kepentingan yang diperlukan dan melatih mereka dalam teknologi dan proses baru. Mulailah dari yang kecil—implementasi uji coba untuk tugas tertentu dengan jumlah pengguna tertentu dapat membantu menguji dan meningkatkan proses otomatisasi sebelum menskalakannya secara luas di seluruh perusahaan.

Setelah menerapkan alat otomatisasi tugas, lacak dan ukur dampak dan efektivitasnya. Metrik yang dapat membantu termasuk penghematan waktu dan biaya, pengurangan kesalahan, peningkatan produktivitas, peningkatan kepuasan karyawan, dan pergeseran ke pekerjaan yang lebih bernilai tinggi.

Bisnis mungkin menghadapi hambatan dengan otomatisasi tugas, seperti mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan yang relevan, mengelola aspek teknis teknologi, keengganan anggota tim untuk mengadopsi solusi otomatisasi, kesulitan menyesuaikan diri dengan proses otomatisasi, dan mengatasi kesenjangan keterampilan terkait otomatisasi.

Terlepas dari tantangan ini, otomatisasi tugas menawarkan beberapa manfaat bagi bisnis:

1. Peningkatan akurasi, efisiensi, dan produktivitas 

2.    Lebih berfokus pada pekerjaan bernilai tinggi

3.    Meningkatkan kepuasan karyawan

4.    Membantu perusahaan meningkatkan skala

Mengotomatiskan tugas yang membosankan dan memakan waktu menghilangkan hambatan yang menghambat produktivitas. Dalam survei yang dilakukan oleh Salesforce (tautan berada di luar ibm.com), 74% pengguna otomatisasi mengatakan solusi otomatisasi membantu mempercepat pekerjaan mereka, sementara 88% lainnya menyebutkan memercayai alat otomatisasi untuk menyelesaikan tugas tanpa kesalahan.

Menggabungkan peningkatan efisiensi dengan peningkatan akurasi dapat menyebabkan peningkatan produktivitas, dengan 79% responden mencatat bahwa meningkatkan produktivitas adalah salah satu manfaat terbesar otomatisasi.

Otomatisasi dapat membebaskan karyawan dari tugas-tugas biasa dan memberdayakan mereka untuk terlibat dalam aktivitas yang lebih strategis dan berdampak. Survei Salesforce menemukan bahwa penghematan waktu dari Otomatisasi memungkinkan responden untuk mempelajari keterampilan baru, mengambil proyek yang lebih menantang, dan bahkan memperdalam hubungan mereka dengan pelanggan.

Otomatisasi tugas dapat memiliki efek positif pada keterlibatan karyawan. Sebagai hasil dari penggunaan otomatisasi di tempat kerja, 89% responden survei merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka dan 84% merasa lebih puas dengan perusahaan mereka. Mereka juga melaporkan tingkat stres yang lebih rendah dan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik sebagai hasil dari penggunaan alat otomatisasi.

Otomatisasi tugas dapat digunakan untuk menstandarkan proses bisnis, merampingkan alur kerja dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, yang semuanya membantu perusahaan beroperasi lebih konsisten dan andal serta meningkatkan skala menjadi bisnis yang lebih mudah beradaptasi dan tangkas.

AI dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas dengan lebih efektif. Berikut adalah beberapa teknologi AI yang umum digunakan untuk otomatisasi tugas:

• Algoritma machine learning dilatih pada data dan belajar mengidentifikasi pola dan menghasilkan prediksi.

• Model pemrosesan bahasa alami (NLP) memungkinkan sistem untuk mengenali, memahami, dan menghasilkan teks dan ucapan.

• Visi komputer memperoleh informasi yang berarti dari gambar digital, video dan input visual lainnya untuk membuat keputusan dan merekomendasikan tindakan.

Jenis BPA yang lebih maju, yang dikenal sebagai otomatisasi cerdas , menggabungkan otomatisasi tugas dengan AI, RPA, dan teknologi otomatisasi lainnya untuk tugas tingkat yang lebih tinggi yang memerlukan pengambilan keputusan dan kemampuan kognitif. Misalnya, alat AI percakapan seperti chatbot dan agen virtual dapat diterapkan di berbagai saluran, termasuk situs web, jaringan media sosial, dan platform perpesanan seperti Slack dan WhatsApp, untuk menangani pertanyaan pelanggan rutin secara real time. Hal ini memungkinkan perwakilan layanan pelanggan manusia untuk menangani permintaan yang lebih kompleks.

Contoh penggunaan untuk AI dalam otomatisasi tugas

Menerapkan AI untuk otomatisasi tugas dapat menetapkan ulang pekerjaan di berbagai sektor dan industri.

AIOps  atau kecerdasan buatan untuk operasi TI, menerapkan AI untuk mengotomatiskan dan merampingkan manajemen layanan TI dan alur kerja operasional. Tugas yang dapat diotomatiskan melalui AIOps termasuk analisis akar masalah, melacak sumber pemadaman jaringan dan menganalisis data untuk deteksi anomali.

Kesehatan: AI dapat digunakan untuk tugas-tugas administratif, seperti mengelola catatan kesehatan elektronik, mengirim pemberitahuan untuk janji temu, dan mengelola tagihan dan memproses klaim sehingga profesional kesehatan dapat lebih fokus pada perawatan pasien.

Pemasaran: AI dapat mengotomatiskan tugas-tugas pemasaran seperti manajemen kampanye dan menganalisis demografi audiens untuk membuat segmen untuk penjangkauan yang dipersonalisasi. AI generatif juga dapat digunakan untuk mengotomatiskan pembuatan konten untuk kampanye pemasaran.

Retail: AI memungkinkan pengembalian barang diselesaikan dan pengembalian dana diproses tanpa bantuan dari pekerja manusia.

Penjualan: AI dapat digunakan untuk mencari prospek, mengkualifikasikan mereka berdasarkan sistem penilaian, dan membuat pesan khusus untuk mempengaruhi mereka.

Otomatisasi rantai pasokan: Asisten AI dapat membantu memasukkan faktur, pesanan pembelian, dan tanda terima secara otomatis ke dalam perangkat lunak ERP atau perangkat lunak akuntansi organisasi. Selama manajemen inventaris, teknologi AI dapat mengintegrasikan data pesanan pembelian dengan pola permintaan historis untuk mempertahankan tingkat persediaan yang tepat.