Cara membuat daftar periksa pemeliharaan preventif

Menyusun daftar periksa pemeliharaan preventif yang matang membantu organisasi beralih dari praktik pemeliharaan reaktif yang ketinggalan zaman menuju taktik yang lebih modern dan proaktif.

Daftar periksa pemeliharaan preventif terutama digunakan dalam manajemen fasilitas, manufaktur, perawatan kesehatan, dan industri transportasi untuk membantu tim pemeliharaan mengidentifikasi masalah lebih awal sebelum menyebabkan kegagalan peralatan. Ketika dikombinasikan dengan alat dan perangkat lunak pemeliharaan prediktif modern, daftar periksa pemeliharaan preventif membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi waktu henti, dan memperpanjang siklus hidup aset.

Pemeliharaan preventif (PM) adalah strategi pemeliharaan proaktif yang membantu mencegah kegagalan peralatan yang tidak terduga dan waktu henti yang tidak direncanakan. Hal ini dikategorikan sebagai jenis pemeliharaan terencana, dan merupakan komponen kunci dari program manajemen fasilitas yang efektif. Pemeliharaan ini banyak digunakan di beragam industri, di mana pun bisnis membutuhkan aset besar dan kompleks sebagai bagian dari proses bisnis inti.  

Di tingkat perusahaan, rencana pemeliharaan preventif biasanya lebih luas daripada rencana pemeliharaan aset individu dan sering kali melibatkan pemeliharaan seluruh fasilitas produksi atau pabrik manufaktur. Dalam penerapan semacam ini, tugas pencegahan termasuk inspeksi rutin sistem pemanas, ventilasi dan pendingin udara (HVAC), sistem kelistrikan, dan peralatan lini produksi.

Tim pemeliharaan modern yang mempraktikkan pemeliharaan preventif yang efektif mengandalkan teknologi baru seperti kecerdasan buatan (AI) dan Internet of Things (IoT) untuk merampingkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi. Alat-alat ini memungkinkan praktisi untuk secara proaktif mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah sebelum menimbulkan perbaikan yang mahal atau menyebabkan gangguan produksi.

Pemeliharaan preventif dan pemeliharaan prediktif serupa karena keduanya memiliki tujuan untuk secara proaktif memperbaiki aset sebelum gagal, tetapi berbeda dalam cara penjadwalan kegiatan pemeliharaan.

• Pemeliharaan preventif bergantung pada jadwal yang telah ditentukan, melakukan tugas pemeliharaan sesuai dengan rekomendasi produsen dan faktor lainnya.
• Pemeliharaan prediktif menggunakan pemantauan kondisi (CM) real time—sering dilengkapi dengan kemampuan AI—untuk menentukan kapan harus menjadwalkan tugas pemeliharaan.

Organisasi biasanya menggunakan praktik terbaik ini untuk membuat daftar periksa pemeliharaan preventif yang andal.

Langkah pertama untuk menerapkan daftar periksa pemeliharaan preventif adalah inventarisasi semua aset yang memerlukan pemeliharaan. Berikut daftar beberapa aset yang sering dipelihara dengan prosedur pemeliharaan preventif:

• Sistem HVAC
• Boiler
• Sistem kelistrikan
• Elevator
• Alarm kebakaran
• Alat pemadam kebakaran
• Sistem pencegah kebakaran
• Struktur atap
• Sistem pencahayaan
• Infrastruktur pipa
• Sistem pemanas
• Sistem alarm

Setelah organisasi membuat daftar aset yang dimilikinya, teknisi melakukan ulasan rekomendasi produsen untuk setiap aset untuk menetapkan prosedur yang tepat. Contoh rekomendasi produsen yang biasanya berlaku selama tahap ini meliputi:

• Frekuensi inspeksi
• Jadwal penggantian
• Persyaratan pelumasan
• Prosedur pembersihan
• Tindakan pencegahan keselamatan

Selain tugas pemeliharaan rutin yang ditetapkan selama tahap pertama daftar periksa Anda, tim harus mengidentifikasi tugas pemeliharaan penting tambahan yang mungkin berlaku.

Misalnya, HVAC, sistem kelistrikan, dan aset kompleks lainnya memiliki banyak komponen penting, seperti filter udara, saluran pendingin, pemutus sirkuit, dan kumparan kondensor. Elemen-elemen ini harus diperiksa dan diganti secara teratur untuk mempertahankan fungsionalitas aset.

Memastikan keselamatan pekerja juga merupakan tugas pemeliharaan yang penting. Berikut adalah beberapa cara organisasi memprioritaskan keselamatan pekerja dan memastikan integritas bangunan dan fasilitas tempat mereka bekerja:

• Memeriksa atap
• Mengikuti persyaratan alat pelindung diri (APD)
• Mempraktikkan prosedur penguncian/penandaan
• Menilai keutuhan dempul
• Memeriksa papan nama
• Memeriksa lubang di jalan
• Melakukan pemeliharaan lingkungan secara berkala

Untuk melacak pekerjaan mereka secara konsisten, tim pemeliharaan harus menggunakan dokumentasi standar dan kerangka kerja yang konsisten tentang cara informasi pemeliharaan dicatat, disimpan, dan diakses. Standardisasi membantu mengurangi kesalahan entri data dan meningkatkan akurasi pelaporan dari waktu ke waktu, serta memudahkan untuk menetapkan dan memantau tolok ukur.

Untuk membuat bidang dokumentasi standar, tim dapat mengikuti langkah-langkah sederhana berikut:

• Tentukan bidang data: Setiap catatan pemeliharaan harus menangkap informasi yang sama (misalnya, nomor ID aset, lokasi, atau nomor perintah kerja). Ketika bidang data menangkap berbagai jenis data, hal ini dapat menghambat strategi modernisasi seperti transformasi digital dan adopsi sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS).
• Ikuti konvensi penamaan standar: Pengguna harus selalu memberi label nama aset, kategori, dan kode kegagalan sesuai dengan konvensi yang sama. Misalnya, Aset A, atau Rotating Fan Belt 1 harus diberi label dengan cara yang sama di semua bidang data dan catatan.
• Andalkan menu dropdown yang telah ditentukan sebelumnya alih-alih entri teks bebas: Entri teks bebas adalah bidang dokumentasi di mana pengguna dapat mengetik apa pun yang mereka inginkan. Aspek ini dapat menyebabkan praktik yang tidak konsisten dan bidang data yang tidak didefinisikan dengan baik. Sebagai gantinya, menu harus menawarkan opsi yang telah ditentukan sebelumnya seperti “kegagalan bantalan” atau “masalah pelumasan” untuk dipilih saat mendokumentasikan pekerjaan.

Organisasi pemeliharaan modern makin mengandalkan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) untuk memantau daftar periksa pemeliharaan preventif. CMMS adalah solusi perangkat lunak yang membantu organisasi mengotomatiskan dan meningkatkan operasi pemeliharaan inti dan mendokumentasikan aktivitas mereka secara menyeluruh.

Sistem CMMS yang dilengkapi dengan perangkat lunak pemeliharaan preventif dapat secara otomatis menghasilkan perintah kerja, menjadwalkan inspeksi visual , dan melacak tingkat penyelesaian tugas pemeliharaan preventif. Dengan mendigitalkan daftar periksa pemeliharaan preventif, organisasi dapat meningkatkan visibilitas, mengurangi tugas administrasi, dan merampingkan proses yang tidak efisien.

Membuat daftar periksa hanyalah langkah pertama. Agar efektif, organisasi harus melatih tim pemeliharaan untuk menggunakan daftar periksa, dan menetapkan dan memantau metrik kinerja utama (KPI) untuk mengukur efektivitas.

Daftar periksa pemeliharaan preventif mengharuskan pekerja untuk memahami tujuan setiap item dalam daftar dan bagaimana pekerjaan individu mereka dapat memengaruhinya. Pelatihan daftar periksa pemeliharaan preventif biasanya melibatkan:

• Ulasan prosedur inspeksi yang tepat dan aset, suku cadang, dan komponen yang dicakupnya
• Pelatihan tentang persyaratan penguncian/penandaan untuk memastikan keselamatan pekerja
• Pelatihan tentang alat CMMS, termasuk entri data yang tepat, kontrol dasbor, dan dokumentasi

Agar efektif, aktivitas pemeliharaan preventif harus dikaitkan dengan perintah kerja individual dan diintegrasikan ke dalam sistem CMMS (Computerized Maintenance Management System). Aspek ini dapat menjadi tantangan bagi organisasi yang pekerjanya telah mempraktikkan pencatatan manual untuk sebagian besar karier mereka.

Melatih pekerja untuk mengintegrasikan tugas pemeliharaan dengan perintah kerja dan menggunakan alat CMMS modern untuk pelacakan meningkatkan tingkat penyelesaian dan membantu memastikan bahwa tugas pemeliharaan selesai.

Metrik kinerja utama (KPI) adalah metrik yang digunakan organisasi untuk mengevaluasi keberhasilan kegiatan bisnis penting. KPI pemeliharaan umum untuk program pemeliharaan preventif termasuk waktu henti, frekuensi kegagalan peralatan, biaya pemeliharaan, lamanya masa pakai aset, dan tingkat penyelesaian pesanan kerja.

CMMS dapat melacak semua metrik ini untuk meningkatkan akurasi dan membuat disiplin lebih terlihat di seluruh organisasi.

Organisasi yang menerapkan daftar periksa pemeliharaan preventif terstruktur mengalami banyak manfaat operasional. Berikut adalah beberapa yang paling terdokumentasi dengan baik:

• Mengurangi waktu henti: waktu henti yang tidak direncanakan secara teratur mengganggu proses bisnis dan merugikan perusahaan jutaan. Di berbagai sektor, biaya waktu henti yang tidak direncanakan mencapai 260.000 USD per jam, sekitar 35% lebih tinggi per menit daripada waktu henti yang direncanakan.¹ Melakukan inspeksi rutin sebagai bagian dari rencana pemeliharaan preventif yang ketat membantu tim pemeliharaan mengidentifikasi masalah sebelum menyebabkan kegagalan aset dan waktu henti yang tidak direncanakan.

• Biaya pemeliharaan yang lebih rendah: Daftar periksa pemeliharaan preventif membantu menurunkan biaya pemeliharaan dengan mengurangi perbaikan darurat dan insiden penghentian pekerjaan. Perbaikan darurat sering kali lebih mahal daripada kegiatan pemeliharaan yang direncanakan. Membuat daftar periksa pemeliharaan preventif yang kuat membantu tim pemeliharaan mengatasi masalah kecil sebelum mengakibatkan kegagalan peralatan dan menyebabkan kerusakan aset.

• Siklus hidup aset yang lebih lama: Aset yang menerima pemeliharaan rutin sebagai bagian dari daftar periksa pemeliharaan preventif biasanya bertahan lebih lama daripada aset yang memiliki rencana pemeliharaan reaktif atau pemeliharaan kerusakan. Pelumasan, pembersihan, dan pemeriksaan komponen secara teratur membantu meningkatkan kinerja aset dan dapat memperpanjang masa pakainya.

• Peningkatan keselamatan pekerja: Daftar periksa pemeliharaan preventif membantu organisasi mengidentifikasi bahaya keselamatan sejak dini dan bertindak sebelum menyebabkan kondisi kerja yang tidak aman. Dengan secara teratur menguji berbagai peralatan keselamatan, seperti alarm kebakaran, detektor asap, sistem pemadam kebakaran, sistem kelistrikan, pagar dan pegangan tangan, tim pemeliharaan mengikuti daftar periksa pemeliharaan preventif dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman.

• Kepatuhan yang lebih kuat: Daftar periksa pemeliharaan preventif membantu organisasi tetap mematuhi berbagai pedoman, termasuk peraturan keselamatan, lingkungan, dan operasional. Inspeksi terdokumentasi terhadap peralatan yang dikontrol ketat seperti elevator, boiler, sistem alarm, dan peralatan perlindungan pribadi (APD) membantu menunjukkan kepatuhan selama audit dan inspeksi.

• Praktik manajemen aset perusahaan yang lebih baik: Daftar periksa pemeliharaan preventif mendukung manajemen aset perusahaan (EAM) dengan menyediakan dokumentasi standar dan data kinerja untuk aset penting. Seiring waktu, organisasi yang mengumpulkan dan menganalisis data aset sebagai bagian dari daftar periksa pemeliharaan preventif mereka dapat memperoleh insight berharga tentang setiap fase siklus hidup aset.