Apa yang dimaksud dengan CMMS?

CMMS membantu mengoptimalkan penggunaan dan ketersediaan peralatan fisik seperti kendaraan, mesin, komunikasi, infrastruktur pabrik, dan aset lainnya. Juga disebut sebagai CMMIS atau sistem informasi manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, sistem CMMS memiliki peran penting dalam berbagai industri. Industri ini termasuk manufaktur, produksi minyak dan gas, pembangkit listrik, konstruksi, transportasi dan industri lainnya, di mana infrastruktur fisik sangat penting.

Inti dari CMMS adalah database. CMMS memiliki model data yang mengatur informasi tentang aset yang harus dipelihara oleh organisasi pemeliharaan, termasuk peralatan, bahan baku, dan sumber daya lainnya.

Informasi dalam database CMMS mendukung berbagai fungsi sistem, yang memungkinkan beberapa kemampuan:

Melacak karyawan dan sertifikasi peralatan yang tersedia. Menetapkan tugas spesifik dan mengumpulkan kru. Mengatur shift dan mengelola tarif gaji.

Menyimpan, mengakses, dan membagikan informasi aset seperti:

• Produsen, model, nomor seri, serta kelas dan jenis peralatan
• Biaya dan kode terkait
• Lokasi dan posisi
• Statistik kinerja dan waktu henti
• Dokumentasi terkait, video dan gambar seperti manual perbaikan, prosedur keselamatan dan jaminan
• Ketersediaan meteran, sensor dan instrumentasi Internet of Things (IoT).

Biasanya dipandang sebagai fungsi utama CMMS, manajemen perintah kerja mencakup informasi seperti:

• Nomor perintah kerja
• Deskripsi dan prioritas
• Jenis perintah (perbaikan, penggantian, terjadwal)
• Kode penyebab dan solusinya
• Personel yang ditugaskan dan bahan yang digunakan

Manajemen perintah kerja juga mencakup kemampuan untuk:

• Mengotomatiskan pembuatan perintah kerja
• Mencadangkan bahan dan peralatan
• Menjadwalkan dan menetapkan karyawan, kru, dan giliran kerja
• Meninjau status dan melacak waktu henti
• Mencatat biaya yang direncanakan dan biaya aktual
• Melampirkan dokumentasi terkait, media perbaikan dan keselamatan

Mengotomatiskan inisiasi perintah kerja berdasarkan waktu, penggunaan, atau peristiwa yang dipicu. Gunakan pemeliharaan preventif untuk mengatur dan mengaitkan aset di beberapa perintah. Mengurutkan dan menjadwalkan perintah kerja pencegahan.

Menginventarisasi, mendistribusikan, dan memulihkan peralatan dan material operasi pemeliharaan dan perbaikan (MRO) di seluruh area penyimpanan, pusat distribusi, dan fasilitas. Mengelola pemasok, melacak biaya inventaris, dan otomatisasi pasokan ulang

Menghasilkan laporan di seluruh kategori pemeliharaan seperti ketersediaan aset, penggunaan bahan, biaya tenaga kerja dan material, penilaian pemasok, dan banyak lagi. Analisis informasi untuk memahami ketersediaan aset, tren kinerja, optimalisasi inventaris MRO, dan informasi lainnya untuk mendukung keputusan bisnis serta mengumpulkan dan mengatur informasi untuk audit.¹

Sebelum CMMS, mendapatkan visibilitas terpusat dan dinamis dan manajemen otomatis tidak praktis karena file kertas menyembunyikan informasi pemeliharaan, dan kemudian, spreadsheet mendistribusikannya.

Perusahaan besar mulai menggunakan versi CMMS paling awal pada tahun 1960-an. Teknisi menggunakan kartu pons dan IBM mainframes untuk menginformasikan catatan terkomputerisasi dan melacak tugas pemeliharaan. Pada tahun 1970-an, kartu pons digantikan oleh daftar periksa yang dimasukkan ke dalam sistem CMMS oleh teknisi di akhir giliran kerja mereka.

CMMS memperoleh prevalensi yang lebih besar pada bisnis skala kecil dan menengah pada tahun 1980-an dan 1990-an, seiring dengan semakin kecilnya ukuran komputer, semakin terjangkau, semakin terdistribusi — dan semakin terhubungnya komputer. Pada tahun 1990-an, CMMS mulai berbagi informasi di seluruh jaringan area lokal.

Tahun 2000-an menyaksikan munculnya intranet dan konektivitas berbasis web yang memperluas kemampuan CMMS ke berbagai perangkat seluler, aplikasi lapangan, dan lokasi operasional.

CMMS generasi terbaru berbasis cloud dan sangat mobile. Sistem ini menawarkan fungsionalitas yang lebih besar dengan implementasi yang lebih cepat, pemeliharaan yang lebih mudah, dan keamanan data yang lebih baik.²

Istilah CMMS sering dikacaukan atau digunakan secara bergantian dengan manajemen aset perusahaan (EAM). Keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang serupa tetapi pada dasarnya berbeda. Untuk mengetahui perbedaan utama antara CMMS dan EAM, ada baiknya untuk melihat sekilas sejarah CMMS dan hubungan antara CMMS, EAM, dan manajemen kinerja aset.

Seiring berkembangnya CMMS, CMMS menjadi landasan bagi EAM. Pada dasarnya, EAM berisi fungsionalitas CMMS,³ dan fungsinya dapat tumpang tindih. Apa yang dibawa EAM ke CMMS - sebagian karena konektivitas yang lebih besar dan berbagi informasi - adalah kemampuan untuk menjangkau lokasi, mendorong kolaborasi di seluruh departemen dan menyediakan integrasi yang lebih dalam dengan sistem lain seperti perencanaan sumber daya perusahaan.

Kemampuan ini memberikan sistem EAM konteks bisnis yang lebih luas yang mempertimbangkan siklus hidup aset secara keseluruhan serta dampaknya terhadap analisis keuangan, pengadaan, manajemen proses, risiko dan kepatuhan, pelepasan aset, dan banyak lagi. Sistem CMMS menekankan pada ketersediaan aset tetap dan waktu aktif dengan mengotomatiskan perintah kerja dan alur kerja, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola material dan memberikan laporan dan audit tentang tugas-tugas tersebut.

CMMS dan EAM sangat penting karena mempermudah dan memperkuat efisiensi bagi pengelola dan departemen pemeliharaan untuk mencapai tujuan utamanya: waktu aktif yang andal.

Semakin lama bisnis memelihara dan menjalankan aset dan peralatan fisik, semakin besar nilai yang mereka berikan. Blogger IBM, Sarah Dudley, mengatakan, "Semakin lama kita bisa menjaga sebuah peralatan tetap berjalan tanpa perbaikan besar, semakin banyak uang yang bisa kita hemat dalam jangka panjang."²

Memberikan waktu aktif yang andal berarti bisnis dapat menerima dan memenuhi pesanan, memenuhi permintaan pelanggan, membentuk pengalaman pelanggan, dan dengan percaya diri membuat berbagai keputusan yang bergantung pada aset. IBM melaporkan bahwa sebuah survei terhadap manajer aset menemukan bahwa 75% manajer menyebutkan keandalan sistem sebagai alasan utama untuk berinvestasi dalam EAM.

Manfaat CMMS antara lain:

Informasi terpusat dalam database CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan dan tim untuk mengakses data aset secara instan. Data ini mencakup rincian seperti tanggal pembelian aset, catatan pemeliharaan, frekuensi kerusakan, suku cadang yang digunakan, peringkat efisiensi, dan lainnya.

Teknisi dan peran lainnya dapat menyesuaikan dasbor dan visualisasi untuk menilai status dan kemajuan secara virtual dalam waktu nyata. Tim pemeliharaan dapat dengan cepat menemukan lokasi suatu aset, apa yang dibutuhkannya, siapa yang harus mengerjakannya, dan kapan.

Mengotomatiskan tugas-tugas seperti memesan suku cadang, mengisi ulang inventaris MRO, menjadwalkan shift, mengumpulkan informasi untuk audit dan tugas administratif lainnya membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas. Pendekatan ini memungkinkan tim untuk fokus pada tugas pemeliharaan daripada tugas administratif.

Semua pihak yang terlibat dapat melihat dan melacak perintah kerja. Tim dapat berbagi detail di seluruh perangkat mobile untuk mengoordinasikan pekerjaan di lapangan dengan pusat operasional. Distribusi dan penggunaan material dan sumber daya dapat diprioritaskan dan dioptimalkan.

Mengelola tenaga kerja lapangan internal dan eksternal bisa jadi rumit dan mahal. Kemampuan CMMS dan EAM dapat menyatukan dan menerapkan tim internal dan kemitraan eksternal dengan biaya yang efektif. Sistem EAM terbaru menawarkan kemajuan dalam konektivitas, mobilitas, realitas tertambah dan blockchain untuk mentransformasikan operasi di lapangan.

Data CMMS memungkinkan operasi pemeliharaan beralih dari pendekatan reaktif ke pendekatan proaktif, sehingga memungkinkan pengembangan strategi pemeliharaan aset tingkat lanjut. Data yang diperoleh dari aktivitas sehari-hari, sensor, meteran, dan perangkat IoT lainnya dapat memberikan insight tentang proses dan aset, menginformasikan tindakan pencegahan dan memicu peringatan sebelum aset gagal atau berkinerja buruk.

CMMS dapat menyimpan dokumentasi, manual perbaikan, dan media yang merekam prosedur pemeliharaan dan menghubungkannya dengan aset yang relevan. Penyimpanan dan pengelolaan informasi ini mengarah pada prosedur dan pengerjaan yang konsisten. Hal ini juga memastikan pelestarian dan transfer pengetahuan ini kepada teknisi baru, alih-alih kehilangan pengetahuan tersebut ketika karyawan keluar.

Audit kepatuhan dapat mengganggu operasi pemeliharaan dan bisnis yang padat aset secara keseluruhan. Data CMMS membuat audit menjadi lebih mudah secara eksponensial dengan menghasilkan tanggapan dan laporan yang disesuaikan dengan tuntutan audit.

Sejalan dengan manajemen kepatuhan, CMMS dan EAM menawarkan pelaporan terpusat untuk masalah keselamatan, kesehatan, dan lingkungan. Tujuannya adalah untuk mengurangi risiko dan menjaga lingkungan operasi yang aman. CMMS dan EAM dapat melakukan investigasi untuk menganalisis insiden atau cacat yang berulang, ketertelusuran insiden dan tindakan perbaikan, serta manajemen perubahan proses.

Memilih dan menerapkan CMMS yang efektif memerlukan pertimbangan faktor fungsional dan teknologi. Penyedia dan pengadopsi mungkin menggunakan istilah CMMS dan EAM secara bergantian dalam konteks ini, yang diterima karena tumpang tindih dalam kemampuan mereka.

Salah satu pertimbangan fungsional utama, menurut analis TI IDC, adalah menangani peningkatan jumlah data: "Seiring dengan bertambahnya jumlah sumber data yang tersedia bagi manajer aset (sensor, data spasial, dan data visual), pengelolaan, penggabungan dan analisis kumpulan data ini dengan cepat akan menjadi tantangan besar bagi para profesional EAM selama lima tahun ke depan."

IDC juga menunjukkan bahwa menyelaraskan penempatan staf dan pengembangan sumber daya dengan manajemen aset merupakan hal yang sangat penting: “Fungsi sumber daya sering kali kekurangan sumber daya dalam hal penempatan staf, pelatihan dan pengembangan. Kurangnya sumber daya ini mengikis motivasi dan menciptakan budaya kontraproduktif di antara staf.”

Terakhir, IDC mengatakan bahwa memodernisasi fungsi CMMS dan EAM penting, dan bahwa "beberapa organisasi belum melanjutkan dari sistem lama dan spreadsheet untuk fungsi EAM kritis seperti manajemen perintah perbaikan, penjadwalan kerja, dan keputusan penggantian atau perbaikan."

Platform CMMS dan EAM menangani tantangan fungsional dalam beberapa cara. Salah satu pendekatan teknologi utama adalah menerapkan solusi CMMS dan EAM yang dihosting di cloud sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).

Menurut IBM, "Ketika memilih perangkat lunak manajemen aset, organisasi semakin tertarik pada SaaS, model pengiriman berbasis cloud di mana perangkat lunak di-host secara terpusat oleh vendor dan tersedia sesuai permintaan."

SaaS, sebagai pendekatan teknologi, menangani beberapa faktor fungsional utama:

• Dihosting di cloud - SaaS CMMS menawarkan fleksibilitas untuk memperluas dan menyesuaikan dengan permintaan data. Pengguna diuntungkan dengan hanya membayar sumber daya data yang mereka butuhkan, daripada melakukan investasi awal yang besar. Pendekatan ini memastikan bahwa ada kapasitas untuk menangani masuknya data yang terus bertambah dari instrumentasi IoT, yang secara virtual menghilangkan biaya perangkat keras.
• SaaS dapat membantu tantangan kepegawaian dan Sumber daya karena memerlukan intervensi dan dukungan TI yang jauh lebih sedikit dibandingkan penerapan lokal. Insinyur CMMS, administrator CMMS, dan tim teknis di lapangan dapat mengelola sebagian besar sistem mereka sendiri. Pendekatan ini memungkinkan konversi biaya modal yang terkait dengan TI menjadi biaya operasional dan sumber daya.
• Sistem lama, modernisasi, dan penggunaan teknologi terkini untuk mengimbangi tekanan pemeliharaan dan operasional juga merupakan area yang SaaS dapat membantu. Penyedia layanan melakukan peningkatan di cloud dan secara konsisten menerapkan versi dan fungsionalitas terbaru. Lebih lanjut, SaaS juga mengintegrasikan teknologi baru dengan lebih cepat dan dengan risiko lebih rendah.