Apa itu manajemen aset perusahaan (EAM)?

EAM dapat dianggap sebagai perluasan strategi manajemen siklus hidup aset (ALM) suatu perusahaan. Ini menyebarkan teknologi, sistem, dan prosedur khusus untuk melayani kerangka kerja ALM organisasi yang lebih luas, menggabungkan elemen manajemen kerja, manajemen energi, pemeliharaan aset, perencanaan dan penjadwalan, manajemen rantai pasokan, dan inisiatif lingkungan, kesehatan, dan keselamatan (EHS).

Tanpa kerangka kerja EAM yang komprehensif, organisasi menghadapi risiko gangguan layanan dan kegagalan peralatan yang lebih besar, visibilitas terbatas, dan penurunan efisiensi di seluruh proses bisnis. Gangguan ini dapat dengan cepat bertambah. Misalnya, biaya waktu henti perusahaan Global 2000 (perusahaan-perusahaan terbesar di dunia menurut Forbes berdasarkan penjualan, laba, aset, dan nilai pasar) rata-rata mencapai USD 200 juta setiap tahun, atau menyumbang 9% dari total laba, menurut laporan Splunk tahun 2024.

EAM juga memainkan peran penting dalam tata kelola dan keamanan. Perusahaan di industri yang sangat diatur, seperti perawatan kesehatan, penerbangan, dan utilitas, sering tunduk pada protokol kepatuhan EAM yang lebih ketat. Misalnya, produsen di Amerika Serikat harus mematuhi undang-undang uji tuntas rantai pasokan dan keselamatan tempat kerja khusus, yang mengharuskan mereka menjalani audit dan inspeksi rutin, memantau dampak lingkungan dan melacak kondisi dan kinerja peralatan.

Di era Internet of Things (IoT), di mana segala sesuatu mulai dari katup hingga kendaraan terhubung oleh sensor dan sistem, analitik canggih, dan platform kecerdasan buatan telah membawa tingkat presisi yang lebih dalam ke EAM. Insight yang dihasilkan dapat membantu perusahaan meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi, dan memaksimalkan investasi.

Aset mencakup hampir semua peralatan yang diperlukan untuk mempertahankan produksi, layanan, dan operasi—seperti bangunan dan fasilitas, perangkat keras dan mesin, armada transportasi, peralatan manufaktur, dan infrastruktur energi. Saat ini, banyak strategi EAM meluas ke aset tidak berwujud juga, termasuk aplikasi, perangkat lunak, paten, dan merek dagang. Nilai aset tak berwujud global mencapai titik tertinggi sepanjang masa sebesar USD 79,4 triliun pada tahun 2024, naik 28% dari tahun sebelumnya, menurut perusahaan konsultan Brand Finance.

Sementara EAM secara tradisional berlangsung secara lokal, perusahaan semakin bergantung pada perangkat lunak EAM berbasis cloud untuk mempertahankan aset dan mengoptimalkan penggunaan. Solusi berbasis cloud memungkinkan organisasi untuk memoderasi ketentuan aset secara real time, menyesuaikan skala dengan presisi, menganalisis data penggunaan yang kuat, dan mengintegrasikan beberapa arsitektur dan lokasi geografis. Ukuran pasar EAM diperkirakan akan tumbuh menjadi USD 13,7 miliar pada tahun 2032, mewakili tingkat pertumbuhan tahunan sebesar 10,9%, menurut Fortune Business Insights.

EAM sering dikaitkan dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), tetapi melihat lebih dekat mengungkapkan perbedaan utama antara sistem, terutama dalam hal cakupannya.

Sementara EAM mencakup seluruh siklus hidup aset dari pengadaan hingga pembuangan, CMMS terutama berkaitan dengan kinerja aset selama tahap pemeliharaan. Dengan kata lain, CMMS sering kali hanya satu komponen dalam sistem EAM yang lebih luas, yang umumnya mencakup fungsi-fungsi yang lebih sempit. EAM tumbuh dari CMMS mulai tahun 1990-an ketika perusahaan mencari strategi lintas fungsi yang lebih komprehensif untuk mempertahankan aset mereka.

CMMS sering mengambil bentuk database terpusat di mana tim pemeliharaan dan operasi dapat mengakses informasi tentang setiap aset dalam sistem. Melalui repositori pusat ini, tim dapat menangani manajemen urutan pekerjaan, pemeliharaan preventif dan prediktif, manajemen inventaris, dan audit. Saat ini, divisi pemeliharaan mengotomatiskan banyak dari proses ini, meningkatkan kecepatan dan akurasinya.

Tidak seperti CMMS, sistem EAM mencari pandangan yang lebih menyeluruh terhadap aset perusahaan dengan menganalisis faktor-faktor seperti nilai jangka panjang dan biaya seumur hidup. Misalnya, sementara CMMS terutama berkaitan dengan kondisi fisik dan kinerja aset, EAM mungkin juga mempertimbangkan bagaimana pengadaan aset baru atau menonaktifkan aset yang sudah ketinggalan zaman akan mempengaruhi kesehatan keuangan organisasi. EAM melibatkan kolaborasi antara beberapa departemen dan fungsi—bukan hanya tim pemeliharaan—dan lebih cocok untuk memantau aset di berbagai lingkungan dan arsitektur.

Manajemen kinerja aset (APM) dapat dianggap sebagai reinterpretasi modern atau evolusi CMMS. Seperti CMMS, cakupannya relatif sempit, dengan fokus pada pemeliharaan dan pengoptimalan aset. Namun, metode ini menggunakan analitik canggih, kembaran digital dan machine learning untuk tidak hanya menilai kesehatan aset saat ini tetapi juga memprediksi kinerja masa depan dengan akurasi dan presisi yang lebih tinggi daripada metode tradisional.

Manajemen siklus hidup aset (ALM) adalah strategi tingkat tinggi yang menetapkan serangkaian tujuan, seperti meningkatkan efisiensi dan memperpanjang umur sumber daya, untuk mengoptimalkan penggunaan aset organisasi. Sementara itu, EAM menjelajahi langkah-langkah praktis yang diambil perusahaan untuk menerapkan strategi ALM-nya, termasuk layanan, alat, dan kerangka kerja yang digunakan untuk memelihara dan mengoptimalkan sumber dayanya.

Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengambil pandangan yang lebih luas daripada ALM, menggabungkan semua operasi bisnis, bukan hanya yang terkait dengan siklus hidup aset. Manajemen aset perusahaan seringkali hanya salah satu elemen dari strategi ERP yang lebih besar.

Salah satu manfaat utama ERP adalah mengkonsolidasikan data dari seluruh organisasi dengan membuatnya tersedia melalui antarmuka terpusat. Sementara database ERP berisi data dan sumber daya yang terkait dengan aset organisasi, karyawan juga dapat mengakses modul mengenai sumber daya manusia (penggajian, tolok ukur kinerja dan sumber daya pelatihan), keuangan (anggaran, forecasting tools dan pelacakan pengeluaran), penjualan (data pelanggan, pelacakan prospek dan pemenuhan pesanan) dan banyak lagi.

Organisasi sering membangun dan menyempurnakan sistem EAM dalam beberapa tahap, dimulai dengan pelacakan aset dasar sebelum beralih ke strategi pemeliharaan yang lebih maju dan kompleks secara komputasi. Langkah-langkah umum meliputi:

• Perencanaan: Menilai cakupan kebutuhan pemeliharaan organisasi, menentukan tujuan dan indikator kinerja utama (KPI), berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan, dan memilih solusi perangkat lunak EAM yang sesuai.
  
  
• Persiapan data: Mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menstandarisasi data aset dari seluruh organisasi. Mengidentifikasi data yang tidak dapat diakses, tidak kompatibel, atau rusak dan menutup kesenjangan informasi.
  
  
• Alokasi tugas: Mendefinisikan tim mana yang bertanggung jawab untuk memelihara aset mana. Menetapkan batasan yang jelas antar tim sambil menciptakan jalur komunikasi terbuka di seluruh organisasi. Menyeimbangkan beban kerja, jadwal, dan sumber daya antar departemen.
  
  
• Peluncuran: Menerapkan sistem, mengevaluasi tantangan teknis, dan menyempurnakan proses untuk mencapai efisiensi, kepatuhan, dan keberlanjutan operasional.
  
  
• Penyempurnaan: Mengulangi prosedur EAM untuk merampingkan operasi pemeliharaan. Secara bertahap menerapkan kerangka kerja canggih dan teknologi, seperti otomatisasi, machine learning, integrasi IoT, dan simulasi aset virtual.

Banyak perusahaan masih dalam proses merangkul kerangka kerja EAM sepenuhnya. Sekitar 15% perusahaan saat ini mengambil pendekatan "reaktif" terhadap manajemen aset, yang berarti mereka menunggu hingga sebuah peralatan mengalami kerusakan sebelum memulihkan atau menggantinya, menurut laporan IFS tahun 2023. Sekitar 62% memiliki sistem yang lebih kompleks, dengan setidaknya beberapa kemampuan untuk mencegah aset rusak terlebih dahulu.

Diperkirakan 12% menggunakan strategi pemeliharaan lanjutan seperti pemeliharaan berbasis kondisi (CBM) dan penilaian risiko untuk memelihara peralatan dan aset secara proaktif. Sistem ini melampaui jadwal pemeliharaan standar untuk mengidentifikasi aset rentan berdasarkan metrik real-time, menawarkan tingkat visibilitas dan kontrol yang lebih besar.

EAM penting karena membantu organisasi melacak, menilai, mengelola, dan mengoptimalkan kualitas dan keandalan aset. Semua jenis organisasi seringkali mengelola ratusan, ribuan, atau bahkan jutaan aset.

Strategi EAM kohesif dapat membantu perusahaan di industri padat aset secara proaktif merawat peralatan dan sumber daya sepanjang siklus hidup mereka, daripada berlomba untuk memperbaiki kerusakan dan kegagalan saat muncul. Praktik terbaik EAM membantu tim pemeliharaan mendapatkan kontrol yang lebih besar terhadap lingkungan yang kompleks untuk:

Banyak sistem EAM menggunakan CMMS untuk memberi tahu manajer pemeliharaan di mana aset berada, apa yang dibutuhkan, siapa yang harus mengerjakannya, dan kapan. Database CMMS sering menyertakan informasi historis tentang aset penting, bersama dengan data real-time yang menunjukkan keadaan mereka saat ini dan proyeksi tentang bagaimana kinerja mereka di masa depan. Pendekatan terpusat ini meningkatkan ketertelusuran dan aksesibilitas informasi aset untuk semua pemangku kepentingan terkait.

Perangkat lunak manajemen aset perusahaan seringkali memiliki kemampuan preventif yang dapat membantu organisasi memelihara peralatan untuk operasi yang stabil dan berkelanjutan. Platform EAM tradisional dapat menandai kapan aset tertentu perlu diservis atau diganti berdasarkan tren historis. Sementara itu, sistem modern menggunakan sensor, analisis data, dan mekanisme lain untuk memantau aset individu untuk mengetahui tanda-tanda keausan secara real time.

Sebagai contoh, tim pemeliharaan mungkin akan menerima peringatan setiap kali komputer mencapai 25% kapasitas baterai, yang mengindikasikan bahwa komputer sudah waktunya untuk penggantian baterai. Langkah-langkah proaktif ini membantu memastikan kepatuhan kontrak (keselarasan dengan syarat dan ketentuan yang terkait dengan aset tertentu) dan mencegah masalah seperti waktu henti layanan yang mungkin mengganggu operasi inti.

Alat pemantauan jarak jauh, yang sering menggunakan AI untuk deteksi anomali data dan memantau pola perilaku, dapat memberikan insight yang dapat ditindaklanjutitentang keadaan aset saat ini dan yang diharapkan. Alat-alat ini mengumpulkan data lintas departemen dan silo informasi, sehingga memungkinkan peringatan yang lebih akurat dan komprehensif serta pengambilan keputusan yang lebih baik.

Pemantauan ini meluas ke konfigurasi sistem, membantu memastikan bahwa arsitektur yang sudah tua secara rutin ditingkatkan dan dipelihara. Aset dapat dipantau melalui berbagai metode, termasuk pelacakan berkemampuan Wi-Fi, kode QR, GPS, dan tag pengenal frekuensi radio.

Beberapa sistem EAM menyertakan alat manajemen risiko bawaan yang dapat mengantisipasi kerusakan peralatan dan menyarankan tindakan untuk mencegahnya. Sebagai contoh, perangkat lunak EAM dapat menemukan kerentanan dalam mainframe pusat, yang mendorong perusahaan untuk menyiapkan cadangan. Mainframe redundan dapat mengambil alih jika yang asli dimatikan offline.

Penilaian risiko juga dapat mengidentifikasi ancaman yang terkait dengan keamanan siber, kepatuhan, keselamatan, keberlanjutan, dan penganggaran. IoT, machine learning dan analitik lanjutan dapat meningkatkan praktik pemantauan, membuatnya lebih akurat dan kuat. Misalnya, pelacakan dan pelacakan aset yang didukung AI — menggunakan algoritma canggih untuk memprediksi pola emisi, status peralatan, dan metrik lainnya — membantu perusahaan memenuhi persyaratan lingkungan, kesehatan, dan keselamatan (EHS) yang semakin kompleks.

Data historis dan real-time yang dikumpulkan dari alat analitik dan diagnostik membantu memperpanjang ketersediaan, keandalan, dan masa pakai aset fisik. Sistem EAM membantu organisasi membuat keputusan berbasis data mengenai biaya pemeliharaan dan penggantian untuk memaksimalkan pengembalian investasi.

Sebuah perusahaan mungkin menentukan, misalnya, bahwa memperbaiki sebuah mesin setiap tiga bulan dapat memperpanjang masa pakainya hingga beberapa tahun. Kebalikannya mungkin juga benar: Perusahaan dapat mengurangi frekuensi pemeliharaan atau penggantian jika hal itu hanya memiliki efek marjinal pada siklus hidup ujung ke ujung aset.

EAM membangun sistem tunggal untuk mengelola hampir semua jenis aset, mempromosikan kontinuitas di seluruh organisasi. Strategi ini menyelaraskan tim di sekitar serangkaian saluran data bersama dan tujuan penggunaan sumber daya, yang membantu memastikan bahwa setiap departemen mengambil dari metrik yang sama saat menyusun strategi aset.

Sementara solusi manajemen aset sangat bervariasi tergantung pada tujuan dan prioritas spesifik organisasi, pilar utama dari strategi EAM yang efektif sering kali mencakup:

Platform EAM secara terpusat mengelola dan melacak aktivitas pemeliharaan, termasuk pekerjaan yang direncanakan dan tidak direncanakan, mulai dari permintaan awal hingga selesai. Alur kerja EAM juga dapat menggabungkan pelaporan aktual, atau menyimpan catatan pendapatan dan pengeluaran sepanjang siklus hidup aset.

Strategi EAM lanjutan beralih dari pemeliharaan korektif, ketika perbaikan dilakukan setelah masalah terjadi, ke pemeliharaan preventif, ketika perbaikan dijadwalkan sebelumnya, dan akhirnya ke pemeliharaan prediktif, ketika perbaikan dilakukan karena data menunjukkan kegagalan yang akan segera terjadi.

Sistem EAM dapat menampilkan perintah kerja dan jadwal pemeliharaan preventif secara grafis dengan diagram Gantt (diagram batang yang memvisualisasikan jadwal proyek). Mereka juga dapat mengotomatiskan jadwal dan penugasan pemeliharaan, membebaskan operator untuk memprioritaskan tugas yang lebih mendesak.

Platform EAM mengintegrasikan aset dan bahan pemeliharaan ke dalam rantai pasokan, seringkali dengan bantuan teknologi IoT dan analitik canggih. Mereka juga mengelola inventaris suku cadang dan komponen penting sehingga aset dapat dengan cepat diganti saat terjadi kegagalan. Akhirnya, mereka mempertahankan pengawasan atas rantai pasokan untuk mencegah kemacetan dan kekurangan.

Sistem EAM menggunakan analisis insiden, penelusuran tindakan korektif, dan manajemen perubahan untuk mematuhi peraturan kesehatan dan keselamatan. Mereka sering kali memiliki fitur strategi pelaporan yang kuat untuk mendokumentasikan kerentanan keamanan, masalah tata kelola, dan konflik EHS. Mereka juga menyertakan pagar pembatas terperinci sehingga tim dapat menyelaraskan seperangkat aturan dan kebijakan bersama.

Platform EAM membaca meter, kode batang, dan frekuensi radio untuk menangkap tanda tangan elektronik, sehingga membantu pemantauan jarak jauh. Mereka mungkin juga memanfaatkan kemampuan mobile, termasuk kamera dan suara-ke-teks, untuk meningkatkan pengumpulan informasi, mempromosikan kolaborasi, dan mengaktifkan akses alat offline.

Sistem EAM menjalankan analitik deskriptif dan diagnostik, sering didukung oleh AI, untuk mendapatkan insight operasional tentang penyebab inefisiensi yang mendasari. Mereka menggunakan model pengoptimalan untuk mengotomatiskan proses perencanaan, penjadwalan dan manajemen kerja. Mereka mungkin juga menetapkan perubahan operasional yang dapat memperpanjang siklus hidup aset dan mengurangi inefisiensi.

Solusi EAM semakin mendukung perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), penerapan berbasis cloud, atau penerapan hybrid cloud untuk mengendalikan biaya, meningkatkan fleksibilitas sistem, dan mengurangi ketergantungan pada TI.

Ketika organisasi mengganti arsitektur lokal tradisional mereka dengan lingkungan multi-cloud atau hybrid, mereka mungkin merasa lebih sulit untuk melacak dan mengelola aset. Untuk mengatasi masalah ini, banyak perusahaan beralih ke solusi EAM berbasis cloud untuk membantu mengoptimalkan penggunaan aset dan memulihkan pengawasan operasional.

Banyak penyedia perangkat lunak EAM menggunakan model SaaS, membebankan biaya bulanan atau tahunan kepada perusahaan untuk mengakses kemampuan EAM. Pilihan umum termasuk IBM Maximo, SAP EAM, Oracle EAM, IFS EAM, MaintainX dan Facilio. Perusahaan dapat mengandalkan hanya satu produk EAM atau menggunakan beragam produk, dengan masing-masing mengkhususkan diri pada industri atau kemampuan yang berbeda.

Solusi EAM berbasis cloud memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk memperluas dan mengontrak penyediaan sumber daya mereka berdasarkan kebutuhan data. Pengguna hanya membayar sumber daya data yang mereka perlukan. Ketika penyedia layanan melakukan peningkatan di cloud, klien dapat segera mengakses layanan baru dan lebih baik. Sebagian besar platform EAM modern juga menawarkan akses ke analitik canggih dan alat AI, termasuk kembaran digital, pemodelan berbasis prediksi, keberlanjutan, dan banyak lagi.

Terakhir, karena sebagian besar solusi SaaS menawarkan dukungan teknis bawaan, organisasi juga tidak terlalu bergantung pada departemen TI internal. Hasilnya, belanja modal terkait TI dapat dikonversi menjadi beban operasional dan sumber daya.