Panduan untuk KPI pemeliharaan penting dan metrik utama

KPI pemeliharaan yang dirancang dengan baik dapat memberi manajer pemeliharaan visibilitas ke dalam proses pemeliharaan inti dan membantu meningkatkan manajemen aset.

Ketika praktik pemeliharaan modern berkembang dari praktik reaktif yang ketinggalan zaman menuju praktik yang lebih modern dan proaktif, KPI pemeliharaan memainkan peran penting dalam mengukur keberhasilan. Misalnya, platform pemeliharaan prediktif modern memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan Internet of Things (IoT) untuk meningkatkan waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF), salah satu metrik yang paling diawasi ketat dalam organisasi pemeliharaan.

Pelacakan KPI pemeliharaan dan metrik pemeliharaan telah menjadi faktor utama keberhasilan operasi pemeliharaan modern, yang membantu tim pemeliharaan menjaga aset penting tetap tersedia dan dapat diprediksi. Ketika aset gagal secara tak terduga, organisasi dapat menghadapi berbagai masalah, termasuk waktu henti yang tidak direncanakan, waktu perbaikan yang berkepanjangan, penurunan nilai aset, kehilangan waktu produksi, dan peningkatan biaya pemeliharaan.

Di masa lalu, organisasi nyaris hanya mengandalkan pemeliharaan reaktif, pendekatan pemeliharaan yang hanya memperbaiki aset setelah rusak. Saat ini, strategi pemeliharaan berfokus pada taktik pemeliharaan preventif dan prediktif. Pendekatan ini sering didukung oleh sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang memungkinkan pemantauan kondisi real-time (CM) untuk mengoptimalkan operasi pemeliharaan.

KPI pemeliharaan membantu tim pemeliharaan mengubah data mentah menjadi indikator cara sistem atau peralatan berfungsi. Perangkat lunak CMMS mengumpulkan data dari sumber seperti perintah kerja pemeliharaan, sensor IoT yang tertanam dalam aset, dan catatan penggunaan suku cadang untuk menghitung metrik pemeliharaan seperti MTBF dan rata-rata waktu perbaikan (MTTR).

KPI pemeliharaan modern bergantung pada beberapa kegiatan pemeliharaan inti:

• Pengumpulan dan visualisasi data
• Pemantauan kondisi
• Peningkatan berkelanjutan
• Pembandingan

Pengumpulan dan visualisasi data membentuk dasar dari KPI pemeliharaan, yang memungkinkan tim pemeliharaan mengidentifikasi dan melacak metrik yang paling relevan dengan aset mereka.

Seiring waktu, tim pemeliharaan mengumpulkan data tentang aset yang menjadi tanggung jawab mereka, seperti kegagalan peralatan, jumlah perbaikan, penggunaan suku cadang, inspeksi, dan jadwal pemeliharaan. Mereka memasukkan data itu ke dalam CMS meskipun alat CMMS makin dapat mengotomatiskan proses ini.

CMMS memusatkan data aset dan menghasilkan dasbor pemeliharaan yang menghubungkan data ke metrik kinerja. Metrik populer yang dapat ditampilkan perangkat lunak CMMS meliputi:

• Total jam perawatan yang dihabiskan untuk perbaikan
• Jenis kegagalan peralatan yang menyebabkan kerusakan
• Waktu rata-rata yang diperlukan untuk memulihkan operasi setelah kegagalan
• Jumlah total kegagalan selama periode pelaporan

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern melacak metrik kinerja ini—dan metrik lainnya— dari waktu ke waktu, memberi teknisi pemeliharaan pemahaman yang lebih jelas tentang kinerja mereka melalui KPI seperti antrean pemeliharaan, waktu aktif aset, kepatuhan jadwal, dan ketersediaan peralatan.

Bagi sebagian besar organisasi, menerapkan pengumpulan dan visualisasi data yang kuat melalui alat CMMS meletakkan dasar untuk pemantauan kondisi (CM) real-time, aspek kunci dari sebagian besar inisiatif transformasi digital.

CM adalah jenis pemeliharaan prediktif yang menggunakan pengumpulan dan analisis data real-time untuk memantau kesehatan aset, mendeteksi kesalahan, dan mengidentifikasi masalah lebih awal sebelum menyebabkan waktu henti yang tidak direncanakan.

CM memanfaatkan sensor IoT dan analisis AI canggih untuk mendeteksi perubahan getaran, suhu, tekanan, dan tingkat cairan yang dapat membantu memprediksi kapan aset kemungkinan akan gagal. Ketika diimplementasikan sebagai bagian dari strategi pemeliharaan keseluruhan, CM membantu mengoptimalkan perencanaan pemeliharaan, menyederhanakan tugas pemeliharaan rutin, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan di berbagai kegiatan pemeliharaan.

Peningkatan berkelanjutan adalah proses berkelanjutan yang dimulai dengan pengumpulan data aset dan berjalan melalui identifikasi dan pelacakan KPI pemeliharaan dan peningkatan proses pemeliharaan dari waktu ke waktu. Dengan mengandalkan KPI pemeliharaan, tim pemeliharaan mempraktikkan perbaikan berkelanjutan dengan melakukan tindakan korektif yang membantu meningkatkan efisiensi operasional dan memperpanjang siklus hidup aset.

Praktik perbaikan berkelanjutan memperlakukan operasi pemeliharaan sebagai praktik yang terus berkembang daripada serangkaian perbaikan statis sebagai respons terhadap kerusakan. Tim pemeliharaan yang menggunakan KPI pemeliharaan sebagai dasar kegiatan pemeliharaan mereka dapat terus mengoptimalkan pendekatan mereka sesuai dengan informasi terbaru tentang kesehatan dan kinerja aset.

Pembandingan (benchmarking) adalah proses sistematis untuk membandingkan metrik kinerja aset, biaya, dan keandalan terhadap standar industri, dan hanya mungkin dilakukan setelah organisasi mengidentifikasi dan mulai melacak KPI pemeliharaan.

Organisasi pemeliharaan kelas dunia sering menargetkan tolok ukur industri tertentu untuk KPI penting seperti MTBF, MTTR, waktu rata-rata hingga kegagalan (MTTF), persentase pemeliharaan terencana (PMP), dan efektivitas peralatan keseluruhan (OEE).

Pembandingan hanya berlaku untuk organisasi pemeliharaan yang matang, karena memerlukan tim untuk terlebih dahulu menetapkan proses dan sistem yang andal untuk melacak KPI pemeliharaan, seperti penggunaan CMMS, pemantauan kondisi, dan peningkatan berkelanjutan. Setelah praktik ini diterapkan, pembandingan dapat membantu organisasi melihat perbandingan antara mereka dengan organisasi sejenis.

Organisasi sangat bervariasi dalam hal kebutuhan, lingkungan operasional, dan industri, sehingga sulit untuk memilih KPI yang tepat untuk mengukur keberhasilan.

Berikut adalah gambaran dari enam KPI pemeliharaan dasar yang telah membantu organisasi kelas dunia mencapai tujuan pemeliharaan mereka selama beberapa dekade.

Standar emas untuk strategi pemeliharaan modern, rata-rata waktu antara kegagalan (MTBF), mencerminkan tujuan mendasar dari program pemeliharaan modern, yaitu menjaga aset tetap berjalan selama mungkin tanpa gagal.

MTBF mengukur waktu rata-rata aset beroperasi sebelum gagal dan membutuhkan perhatian. Metrik MTBF banyak digunakan di semua industri untuk mengukur keandalan aset dan mencegah kerusakan.

Seperti MTBF, waktu rata-rata untuk perbaikan (MTTR) juga merupakan salah satu cara yang paling banyak diandalkan untuk mengukur keberhasilan organisasi pemeliharaan. MTTR mengukur waktu rata-rata yang diperlukan untuk memperbaiki peralatan setelah gagal.

MTTR yang lebih rendah menunjukkan strategi pemeliharaan yang lebih efisien dengan pendekatan yang kuat untuk inventaris suku cadang dan manajemen pesanan.

Organisasi pemeliharaan tidak akan berhasil jika aset yang menjadi tanggung jawabnya terus tidak beroperasi karena kegagalan peralatan berulang yang menyebabkan waktu henti yang direncanakan dan tidak direncanakan.

Menurut laporan terbaru, waktu henti yang tidak direncanakan merugikan 500 perusahaan paling sukses di dunia sebesar 1,4 triliun USD setiap tahunnya. Memantau waktu henti mesin adalah salah satu cara termudah bagi suatu organisasi untuk mengukur keberhasilan program pemeliharaan karena sering kali hal itu merupakan tanda adanya masalah manajemen pemeliharaan yang mendasari.

Waktu rata-rata hingga kegagalan (MTTF) mengukur waktu rata-rata aset yang tidak dapat diperbaiki, seperti bola lampu, baterai, dan sekring, dapat berjalan sebelum gagal.

Organisasi pemeliharaan modern mengandalkan MTTF untuk memperkirakan masa pakai aset murah yang dapat diganti dan menggunakannya sebagai dasar strategi suku cadang mereka secara keseluruhan.

Efektivitas peralatan keseluruhan (OEE) adalah ukuran keandalan kinerja peralatan dari waktu ke waktu.

OEE mengandalkan lebih banyak variabel operasional daripada MTBF dan MTTR, sehingga bisa lebih sulit untuk diukur dan dikelola. Metrik ini dianggap sebagai salah satu KPI pemeliharaan paling komprehensif yang dapat dilacak organisasi.

Persentase pemeliharaan terencana (PMP) mengukur persentase kegiatan pemeliharaan terjadwal yang direncanakan dibandingkan jumlah yang dilakukan secara reaktif ketika peralatan gagal.

Ketika strategi pemeliharaan modern bergeser dari pemeliharaan reaktif menuju pemeliharaan yang lebih proaktif dan prediktif, PMP menjadi makin penting. PMP yang lebih tinggi dapat menjadi indikator program pemeliharaan preventif yang matang yang menggunakan CMMS dan teknologi baru untuk mengurangi ketergantungannya pada praktik reaktif yang ketinggalan zaman.

Organisasi yang secara konsisten memantau metrik pemeliharaan dan menggunakan informasi yang mereka kumpulkan untuk meningkatkan proses pemeliharaan inti sering mendapatkan berbagai manfaat.

Berikut adalah beberapa yang paling umum:

• Peningkatan keandalan aset: Melacak KPI pemeliharaan dari waktu ke waktu membantu meningkatkan keandalan aset dengan menyediakan akses real-time bagi tim pemeliharaan ke metrik seperti MTBF, waktu aktif aset, dan jumlah kegagalan. Dengan memantau informasi ini dan mengambil tindakan korektif, tim dapat mengidentifikasi tren dalam pemeliharaan aset, mengurangi kerusakan, dan meningkatkan ketersediaan peralatan melalui praktik pemeliharaan yang berpusat pada keandalan.
• Mengurangi waktu henti: Waktu henti peralatan adalah salah satu masalah paling mahal untuk dikelola oleh organisasi karena sering menyebar di luar operasi pemeliharaan dan memengaruhi produktivitas, manajemen rantai pasokan, dan kepuasan pelanggan. Metrik pemeliharaan yang bagus membantu tim pemeliharaan menghindari waktu henti yang mahal dan tidak direncanakan dengan mengidentifikasi masalah peralatan lebih cepat dan mempercepat waktu respons. Misalnya, pelacakan MTTR membantu tim mengefisienkan perbaikan mereka dan mengurangi waktu rata-rata yang mereka butuhkan untuk mengembalikan aset ke kondisi kerja.
• Perencanaan pemeliharaan yang lebih efisien: Mengumpulkan dan melacak data dari waktu ke waktu membantu organisasi mengoptimalkan jadwal pemeliharaan dan meningkatkan alokasi sumber daya. Dengan memantau antrean pemeliharaan dan tingkat penyelesaian perintah kerja secara ketat, tim memastikan bahwa mereka menyelesaikan tugas pemeliharaan yang paling penting dengan tepat waktu.
• Pengambilan keputusan berbasis data: Organisasi yang menetapkan dan melacak KPI pemeliharaan mereka memungkinkan pemangku kepentingan untuk melakukan pengambilan keputusan berbasis data. Manajer pemeliharaan yang menggunakan CMMS modern dapat melacak dan mengevaluasi data kinerja dengan mudah dan membuat keputusan operasional secara real-time. Dasbor membantu mengidentifikasi tren dan memprioritaskan investasi. Misalnya, jika total biaya pemeliharaan peralatan tertentu terus meningkat sementara MTBF menurun, mungkin akan lebih hemat biaya untuk mengganti aset daripada terus memperbaikinya.
• Pemeliharaan preventif yang lebih kuat: Pemeliharaan preventif—secara proaktif memperbaiki dan mengganti aset sebelum rusak—memerlukan pelacakan KPI pemeliharaan yang kuat agar efektif. Organisasi yang melacak KPI pemeliharaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk memprediksi kapan aset kemungkinan akan gagal dan mengambil tindakan korektif. Selain itu, pelacakan tugas pemeliharaan preventif dalam CMMS modern membantu organisasi beralih dari praktik pemeliharaan reaktif yang ketinggalan zaman menuju praktik pemeliharaan yang lebih modern dan prediktif. Menurut laporan terbaru, beralih ke pemeliharaan preventif dapat memotong biaya pemeliharaan sebesar 12% dan mengurangi waktu henti peralatan hingga 30–40%.
• Lebih banyak dukungan untuk peningkatan berkelanjutan: Peningkatan berkelanjutan adalah jantung organisasi pemeliharaan karena memungkinkan tim untuk meningkatkan proses dari waktu ke waktu. Menetapkan KPI pemeliharaan yang kuat dan melacak metrik pemeliharaan secara ketat memungkinkan tim untuk terus mengevaluasi prosedur mereka dan membandingkan hasil mereka dengan tolok ukur industri.

Meskipun manfaat yang akan didapat nyata, organisasi yang ingin berhasil mengidentifikasi dan melacak KPI pemeliharaan masih menghadapi sejumlah kendala.

Dari kesulitan terkait kesiapan data hingga mengintegrasikan alat modern dengan infrastruktur lama, berikut adalah beberapa yang paling umum:

• Kualitas data: Data yang tidak akurat atau tidak dapat dibaca, sering dikumpulkan oleh alat yang sudah ketinggalan zaman, merupakan hambatan signifikan untuk menetapkan KPI pemeliharaan yang bermakna. Misalnya, perintah kerja yang tidak lengkap yang dibuat di spreadsheet Excel atau secara manual dapat menyulitkan CMMS modern untuk membaca dan menerjemahkan ke dalam KPI yang bermakna.

• Integrasi dengan sistem lama: Mengintegrasikan alat pelacakan metrik modern dengan infrastruktur lama yang sudah ketinggalan zaman menimbulkan tantangan yang signifikan bagi banyak organisasi. Operasi pemeliharaan sering bergantung pada sistem yang berbeda untuk melacak perintah kerja, manajemen inventaris, dan perbaikan, yang dapat membatasi visibilitas kegiatan pemeliharaan. Beberapa perangkat lunak CMMS dapat membantu memusatkan data ini, tetapi mengimplementasikannya secara efektif membutuhkan waktu dan investasi.

• Melacak metrik yang salah: Tidak semua KPI pemeliharaan memberikan nilai strategis yang sama bagi organisasi. Dasbor CMMS modern dapat membanjiri pengguna dengan informasi, dan pengguna akan mudah untuk fokus pada metrik yang mudah diukur tetapi memberikan sedikit insight tentang sistem dan peralatan. Misalnya, tingkat penyelesaian perintah kerja mudah diukur dan dilacak tetapi tidak ada hubungannya dengan mencegah kegagalan peralatan.

• Resistensi terhadap perubahan: Mengukur dan belajar dengan benar dari KPI pemeliharaan dengan cara yang dapat membantu organisasi sering kali membutuhkan perubahan yang mendasar. Tim pemeliharaan yang telah mempraktikkan pemeliharaan kerusakan selama bertahun-tahun mengalami kesulitan menerapkan alur kerja modern yang mendukung strategi pemeliharaan preventif dan pemeliharaan prediktif.

• Pembandingan yang buruk: Pembandingan sangat kompleks dan membutuhkan ketersediaan tiga aspek dasar lainnya dari pengukuran KPI agar dapat efektif. Lingkungan operasional sangat berbeda, yang dapat menyulitkan pembandingan satu organisasi dengan organisasi lain, bahkan dalam industri yang sama. Target yang tepat untuk satu organisasi mungkin tidak realistis untuk yang lain, tergantung pada usia peralatan, kondisi operasi, dan tuntutan.