Apa itu manajemen pemeliharaan?

Strategi pemeliharaan bergantung pada berbagai jenis aktivitas pemeliharaan untuk mencapai tujuannya, termasuk mencegah waktu henti peralatan dan menghasilkan penghematan biaya.

Dapat dikatakan, manajemen pemeliharaan adalah sejenis manajemen aset perusahaan (EAM) karena secara langsung melibatkan pemeliharaan aset fisik seperti fasilitas.

Namun, ada perbedaan. EAM melacak kinerja aset melalui keseluruhan siklus hidup aset, termasuk sejarah awalnya, seperti akuisisi. Program manajemen pemeliharaan lebih berfokus pada tahap-tahap selanjutnya dari perjalanan hidup aset itu. Aspek pentingnya adalah memutuskan apa yang diperlukan untuk secara efektif memperpanjang masa pakai fasilitas dan kinerja peralatan selama periode tersebut.

Jika tidak dirawat dengan baik, aset seperti fasilitas dapat dengan cepat mengalami devaluasi. Aspek ini adalah salah satu alasan yang membuat manajemen pemeliharaan menjadi bisnis besar.

Setiap tahun, ketika akuntan perusahaan menghitung keuangan selama audit perusahaan tahunan, total aset organisasi dimasukkan dalam perhitungan tersebut. Perusahaan yang memiliki aset fisik merasakan tekanan ekonomi yang cukup besar untuk menjaga aset dalam kondisi baik, sehingga aset tersebut dapat dicatat memiliki nilai setinggi mungkin.

Sulit untuk mendapatkan perkiraan yang lengkap tentang apa yang dibelanjakan perusahaan dan individu untuk manajemen pemeliharaan secara global. Namun, perkiraan “ballpark” umumnya menyatakan bahwa perusahaan-perusahaan AS berinvestasi antara 10 USD dan 25 USD per kaki persegi setiap tahun untuk memelihara ruang real estat komersial yang mereka bangun atau sewa. Ekstrapolasi angka itu secara matematis, dan itu adalah ratusan miliar yang dihabiskan setiap tahun untuk biaya pemeliharaan gedung komersial di AS.

Kata ”pemeliharaan” adalah frasa yang dipahami hampir semua orang secara naluriah, meskipun itu adalah istilah umum yang digunakan orang untuk menggambarkan berbagai macam tugas pemeliharaan. Berikut daftar kegiatan pemeliharaan yang paling umum: 

• Pembersihan interior secara umum
• Perbaikan bangunan korektif
• Pembersihan lantai secara menyeluruh
• Pengumpulan sampah
• Inisiatif daur ulang dan keberlanjutan
• Pencucian jendela
• Servis untuk pemanas, ventilasi, dan pendingin udara (HVAC)
• Pemeliharaan pipa
• Pemeliharaan sistem tenaga
• Perbaikan jaringan listrik
• Langkah-langkah keselamatan kebakaran
• Perlindungan keamanan situs
• Penataan lanskap dan desain lahan.
• Rutinitas perawatan lahan
• Pengelolaan air limbah

Selain itu, meskipun keamanan siber mungkin tidak tampak sebagai tambahan yang jelas dalam daftar ini, namun ini berfungsi sebagai bentuk penting dari pemeliharaan proaktif yang mencegah terjadinya bencana.

Dalam banyak hal, dapat dikatakan bahwa keamanan siber harus memiliki prioritas yang lebih tinggi daripada semua kegiatan lain yang dikutip, terutama ketika Anda Think tentang aspek-aspek seperti: 

• Pelanggaran data dapat menodai reputasi perusahaan dengan cara yang tidak akan pernah bisa dibersihkan sepenuhnya.
• Tebusan siber dapat memusnahkan laba organisasi lebih cepat daripada kebakaran fasilitas.
• Serangan siber dapat menargetkan sistem kelistrikan fasilitas dan membahayakan akses ke jaringan listrik.

Masing-masing alasan tersebut merupakan pengubah permainan potensial bagi organisasi mana pun, itulah sebabnya keamanan siber akan tetap menjadi masalah yang paling penting terkait manajemen fasilitas. Secara keseluruhan, alasan-alasan ini mengartikulasikan mengapa menangani kebutuhan keamanan siber adalah wajib bagi perusahaan modern mana pun.

Sama seperti ada lebih banyak tugas pemeliharaan daripada yang mungkin kita sadari pertama kali, hal yang sama berlaku untuk jenis manajemen pemeliharaan, yang meliputi:

Strategi pemeliharaan proaktif yang dirancang untuk mencegah kegagalan peralatan dan mencegah kerusakan sistem, pemeliharaan terencana berusaha untuk langsung memecahkan masalah kinerja. Strategi ini berhasil melakukannya dengan melaksanakan semua proses pemeliharaan yang direkomendasikan produsen dan menjalankan jadwal pemeliharaan seperti yang disarankan.

Pemeliharaan terencana, yang juga dikenal sebagai "pemeliharaan preventif", membutuhkan pemikiran dan kegiatan prioritas yang cukup besar.

Contoh: Perusahaan yang menggunakan pemeliharaan terencana biasanya akan memperkirakan kegiatan pemeliharaannya untuk seluruh tahun. Kemudian, itu akan melanjutkan dan merencanakan akuisisi suku cadang pengganti yang akan digunakan selama perbaikan tahun itu. Proses ini dilakukan bahkan jika pembelian sebenarnya dari bagian-bagian tersebut terjadi kemudian di tahun kalender.

Berbeda sekali dengan pemeliharaan terencana, pemeliharaan reaktif dapat disebut sebagai proposisi “tunggu dan lihat apa yang terjadi“. Pemeliharaan reaktif menggunakan beberapa alias, termasuk “pemeliharaan yang tidak direncanakan” dan “pemeliharaan kerusakan.”

Di antara rencana pemeliharaan, pendekatan ini membutuhkan koordinasi dan perencanaan paling sedikit. Sayangnya, pendekatan ini juga menghasilkan jumlah waktu henti yang tidak direncanakan terlama. Gangguan ini terjadi karena perbaikan darurat yang terjadi tidak diantisipasi, dan suku cadang (jika diperlukan) mungkin harus segera dimasukkan dengan tarif premium.

Selanjutnya, ketika satu sistem fisik gagal, itu dapat berdampak pada sistem fasilitas lainnya.

Contoh: Masalah kebocoran pipa dapat memicu masalah lumut yang memerlukan mitigasi profesional oleh spesialis HVAC.

Pemeliharaan berbasis kondisi (CBM) adalah bentuk manajemen pemeliharaan prediktif yang memanfaatkan sepenuhnya metodologi canggih. Selain itu, ini bergantung pada penggunaan sensor yang ditempatkan pada atau di bagian peralatan utama untuk memantau keandalan aset dan viabilitas keberlanjutan.

Data pemeliharaan yang dihasilkan sensor CBM menangkap metrik signifikan pada efisiensi operasional, yang dibandingkan dengan metrik dasar yang ditetapkan untuk deteksi penyimpangan dari kinerja yang diharapkan. Berdasarkan pola apa yang disarankan, perusahaan dapat memperoleh peringatan lanjutan bahwa peralatan atau sistem akan segera gagal.

Dengan informasi sensor dan keputusan berbasis data, perbaikan darurat yang hemat biaya dapat dilakukan sebelum waktu aktif yang berharga berakhir.

Contoh: Analisis getaran dapat mengungkapkan kapan as besi bengkok atau bola bearing akan aus.

Pemeliharaan prediktif (PdM) memperkirakan jauh ke depan dan menentukan secara akurat kapan peralatan akan rusak. Ini berarti perbaikan dapat dilakukan sebelum waktu itu, dan potensi waktu henti dapat diminimalkan terlebih dahulu.

PdM mencapai trik ini dengan menggunakan algoritma canggih dan mempelajari data historis. Sementara PdM tampak mirip dengan CBM, mereka masing-masing mengejar misi mereka secara berbeda. CBM menggunakan data real-time untuk deteksi penyimpangan dalam kinerja peralatan, sementara PdM bergantung pada teknik yang lebih berkembang (berdasarkan AI dan machine learning) untuk memprediksi kegagalan peralatan.

Contoh: Motor industri utama dari pabrik tergantung pada kondisi olinya. PdM menggunakan sensor dan AI untuk memberikan analisis menyeluruh tentang oli dan perkiraan tentang masa pakai yang diharapkan.

Bentuk proaktif lain dari program pemeliharaan fasilitas, pemeliharaan yang berpusat pada keandalan (RCM), mengambil pendekatan preventif terhadap peralatan operasi vital, mempelajari apa yang terjadi ketika peralatan gagal. Ini mencari akar masalah kegagalan dan bagaimana mereka dapat memengaruhi kemampuan peralatan untuk menjalankan fungsi inti.

RCM membutuhkan partisipasi lintas fungsi dari anggota tim pemeliharaan dan dapat melibatkan manajemen inventaris suku cadang untuk servis yang akan datang. Sebuah proses terorganisir untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, RCM membantu organisasi mengembangkan keputusan yang sepenuhnya terinformasi.

Contoh: Pompa air beroperasi tanpa insiden selama bertahun-tahun. Berdasarkan pemahaman tentang harapan hidup pompa, pemeliharaan preventif dijadwalkan terjadi sebelum pompa gagal. 

Cara bagaimana departemen pemeliharaan menjalankan manajemen pemeliharaan tergantung pada berbagai faktor seperti jenis manajemen pemeliharaan yang mereka pilih untuk digunakan dan untuk tujuan apa. Tetapi beberapa alat dan praktik manajemen pemeliharaan umum biasanya ikut berperan.

Yang pertama adalah manajemen pesanan, yang menyediakan metode standar untuk mengelola tugas pemeliharaan dari awal hingga akhir. Perintah kerja mengumpulkan berbagai langkah yang diperlukan dalam tugas pemeliharaan, sehingga departemen pemeliharaan memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka selama setiap bagian dari proses tersebut.

Tim melampirkan daftar periksa pada perintah kerja untuk membantu memerinci langkah-langkah tersebut.

Spreadsheet juga berperan sebagai cara yang relatif murah untuk mengelola informasi seperti jadwal dan perintah kerja. Tim sering bekerja untuk memastikan bahwa spreadsheet otomatis dan mampu melakukan perhitungan terkait.

Namun, dalam beberapa hal penting, spreadsheet masih memiliki kemampuan yang terbatas. Misalnya, mencoba melihat spreadsheet di perangkat seluler tetap menjadi tantangan yang membingungkan secara visual. Selanjutnya, penggunaan spreadsheet sering memicu kesalahan manual oleh penggunanya.

Sebaliknya, dasbor terbukti jauh lebih bermanfaat. Mereka menyediakan antarmuka visual yang memusatkan berbagai input ke dalam satu tampilan, menyampaikan banyak informasi kinerja (termasuk metrik terkait) dan menunjukkan bagaimana perintah kerja yang berbeda berkembang.

Demikian juga, jika ada sesuatu yang membutuhkan perbaikan peralatan, dasbor dapat memberi tahu anggota tim tentang waktu henti yang akan datang dan jika mereka memerlukan pengaturan peralatan alternatif. Di luar semua informasi ini, dasbor membuat semua orang berfokus pada hal yang sama dengan memberikan satu tampilan bagi semua anggota dan terus memperbarui hal yang tengah terjadi.

Sistem manajemen pemeliharaan (CMMS) terkomputerisasi memiliki kekuatan untuk menjadi lebih mengesankan. Perangkat lunak CMMS mampu menangani semua fase manajemen operasi pemeliharaan fasilitas dan merampingkan tugas dan alur kerja.

Manfaat lain dari penggunaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan termasuk kemampuannya untuk mengoptimalkan jadwal pemeliharaan dan mengotomatiskan tugas-tugas manajemen pemeliharaan. Dengan perangkat lunak CMMS, organisasi dapat mempelajari indikator kinerja utama (KPI) seperti waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF) dan biaya pemeliharaan.

Perangkat lunak CMMS juga mendukung konsep perbaikan berkelanjutan. Ini secara permanen menandai titik di mana pemeliharaan beralih dari memiliki sikap reaktif murni ke di mana ia terlibat sepenuhnya dengan pendekatan proaktif yang didorong oleh data kinerja dan didukung oleh peningkatan AI terbaru.