Apa yang dimaksud dengan fleet management?
Manajemen armada (Fleet Management) mencakup sistem, proses, dan alat yang diperlukan untuk memastikan armada kendaraan bisnis suatu organisasi terpelihara sepanjang siklus hidupnya.
Hal ini juga meliputi manajemen pengemudi armada, pengoptimalan operasi armada, dan peningkatan pemanfaatan aset — yang seluruhnya berada di bawah naungan manajemen aset perusahaan yang lebih luas.
Armada dapat mencakup berbagai jenis kendaraan, mulai dari kendaraan komersial, truk barang, hingga pesawat terbang, bergantung pada organisasi. Beberapa organisasi dapat membangun armadanya sendiri, sementara organisasi lain mungkin menggunakan jasa perusahaan manajemen armada. Dengan manajemen armada yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menekan biaya, dan memastikan bisnisnya mematuhi regulasi terbaru.
Berita + Insight AI terbaru
Temukan insight dan berita yang dikurasi oleh para pakar tentang AI, cloud, dan lainnya di Buletin Think mingguan.
Sistem manajemen armada yang cerdas dapat membantu organisasi mencapai sasaran lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Misalnya, manajer armada dapat berperan penting dalam meminimalkan jejak karbon organisasi melalui pelacakan konsumsi bahan bakar serta data diagnostik lainnya. Dengan demikian, manajer armada juga dapat meningkatkan kinerja armada dengan mencegah kendaraan mogok serta menghindari biaya pengadaan kendaraan yang mahal.
Manajemen armada juga dapat menghasilkan hasil inspeksi kendaraan yang lebih baik. Hasil inspeksi yang buruk dapat menyebabkan kendaraan tidak boleh beroperasi, bahkan ketika kendaraan tersebut sebenarnya berfungsi penuh. Manajemen armada dapat menghadirkan pemeliharaan prediktif maupun preventif yang menjaga kendaraan tetap beroperasi di jalan.
Terakhir, melalui penerapan berbagai solusi manajemen armada, perusahaan dapat meningkatkan kualitas pemeliharaan, menghindari pembatalan mendadak, dan meningkatkan jumlah pelanggan yang dilayani. Hal ini dapat menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi serta profitabilitas yang lebih besar.
Manajer armada mengawasi operasi armada sekaligus menjaga efisiensi armada tersebut. Pada pandangan pertama, peran tersebut mungkin tampak seperti manajemen kinerja aset atau pemeliharaan armada rutin. Namun, tanggung jawab manajer armada jauh lebih luas dan mencakup:
Pengadaan kendaraan
Manajer armada menentukan kapan kendaraan baru diperlukan, persyaratan yang harus dipenuhi kendaraan tersebut, serta apakah kendaraan lama perlu diganti.
Pemeliharaan armada
Manajer armada bertanggung jawab atas pemeliharaan preventif kendaraan untuk mencegah kerusakan, menyeimbangkan biaya pemeliharaan dengan jadwal perawatan, serta menangani perbaikan agar armada tetap beroperasi.
Manajemen pengemudi
Manajer armada merekrut pengemudi, mengelola alur kerjanya, dan berupaya mempertahankan talenta. Manajer armada juga memastikan keselamatan pengemudi melalui penerapan pelatihan yang tepat, pemantauan perilaku pengemudi, serta pengoptimalan prosedur keselamatan.
Penerapan program bahan bakar
Manajer armada bertanggung jawab atas manajemen bahan bakar, yang mencakup pemetaan lokasi pengisian bahan bakar yang diutamakan, penyusunan proses pelacakan penggunaan bahan bakar, serta penurunan biaya pengisian bahan bakar untuk seluruh armada kendaraan.
Kepatuhan terhadap regulasi
Manajer armada mengawasi pemenuhan berbagai persyaratan regulasi — seperti ketentuan jam kerja pengemudi (hours of service, HOS) dan perangkat pencatatan elektronik (electronic logging device, ELD) yang berlaku di Amerika Serikat — untuk memastikan seluruh pengemudi beroperasi secara patuh.
Pengurangan biaya operasional
Manajer armada membandingkan biaya armada, memusatkan pengumpulan data, dan melakukan pengoptimalan rute untuk meningkatkan penghematan biaya serta mengurangi waktu henti. Banyak di antaranya memanfaatkan solusi atau perangkat lunak manajemen armada untuk mengotomatiskan serta mengoptimalkan tugas-tugas ini.
Perangkat lunak manajemen armada menghadirkan platform logistik waktu nyata bagi manajer armada, yang dapat mengelola berbagai aspek, mulai dari pelacakan armada dan manajemen pengemudi hingga prakiraan cuaca dan lalu lintas. Solusi manajemen armada juga dapat mengoptimalkan penggunaan bahan bakar, menyediakan metrik utama kendaraan serta data armada, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi, dan pada akhirnya mengoptimalkan operasi armada.
Meskipun mirip dengan sistem manajemen transportasi yang memungkinkan perusahaan mengelola pengiriman masuk dan keluar, perangkat lunak manajemen armada berbeda karena lebih komprehensif dan berfokus khusus pada armada komersial.
Beberapa fitur umum perangkat lunak manajemen armada meliputi:
Pelacakan kendaraan: GPS dan telematika OEM memberikan manajer armada kemampuan memantau armadanya secara waktu nyata saat kendaraan beroperasi di jalan. Manajer armada dapat memantau lokasi kendaraan, menganalisis kinerja pengemudi, dan memitigasi potensi masalah pemeliharaan melalui notifikasi waktu nyata. Kemampuan menentukan posisi kendaraan secara akurat melalui pelacakan aset merupakan fitur kunci dalam strategi manajemen aset tetap yang baik.
Analisis perilaku mengemudi: Sering kali, sistem pelacakan kendaraan dilengkapi komponen analisis perilaku mengemudi tambahan yang memberikan skor atau peringkat bagi pengemudi. Misalnya, pengereman mendadak atau mesin menyala saat kendaraan berhenti (idling) secara berlebihan dapat berdampak negatif pada skor. Beberapa organisasi juga dapat menggunakan kamera dasbor di kabin kendaraannya untuk mengawasi armada komersial mereka.
Manajemen bahan bakar: Efisiensi bahan bakar dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Perangkat lunak manajemen armada memantau biaya bahan bakar serta melacak konsumsi bahan bakar kendaraan. Perangkat lunak ini juga dapat mengotomatiskan proses pengisian bahan bakar guna menghindari pengisian yang tidak perlu — atau yang lebih merugikan, kehabisan bahan bakar.
Perencanaan rute: Manajer armada sering kali merencanakan rute terlebih dahulu untuk mencapai efisiensi optimal. Melalui kombinasi pelacakan GPS dan telematika, manajer armada dapat memetakan rute secara tepat serta menekan biaya bahan bakar, sekaligus meningkatkan upaya keberlanjutan.
Manajemen pembaruan perangkat lunak kendaraan: Kemunculan kendaraan listrik berarti operator armada perlu memiliki rencana komprehensif untuk mengelola pembaruan pada sistem operasi kendaraan, termasuk waktu pelaksanaan pembaruan dan cara meluncurkannya.
Organisasi yang ingin membangun dan mempertahankan program manajemen armada yang kuat perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
Strategi manajemen armada yang berorientasi masa depan membutuhkan investasi awal yang signifikan. Beberapa biaya awal meliputi penambahan telematika pada kendaraan, pembelian atau pelisensian perangkat lunak, serta pelatihan ulang tenaga kerja.
Ukuran armada beragam, dan armada kendaraan dapat mencakup mulai dari sepeda listrik (e-bike) hingga pesawat terbang. Armada berukuran besar dengan beragam jenis kendaraan memerlukan pendekatan berbeda untuk setiap jenis kendaraan, terutama dalam aspek pemeliharaan preventif.
Ketika organisasi beralih ke pendekatan manajemen armada yang lebih maju dan berbasis perangkat lunak, organisasi tersebut harus terus mengikuti perkembangan teknologi terbaru, memperbarui serta mengganti perangkat keras, dan mengelola tumpukan teknologi (tech stack) mereka.
