Automatisation financière

L’automatisation financière est l’utilisation de la technologie pour rationaliser de nombreuses tâches financières et renforcer l’efficacité des équipes financières.

Les services financiers sont sous pression pour offrir de la valeur de manière efficace. L’utilisation de technologies d’automatisation permet aux équipes financières de se concentrer sur des décisions plus stratégiques.

L’automatisation basée sur l’intelligence artificielle (IA) permet de créer des workflows encore plus puissants, donnant de l’élan aux décisions concernant les processus financiers. Elle permet aux équipes financières de gagner du temps et de prendre des décisions plus pertinentes pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Les directeurs financiers et autres responsables doivent travailler directement avec le reste de la direction et les équipes informatiques sur leurs initiatives globales de transformation numérique. L’objectif est de développer la bonne stratégie pour leurs besoins d’automatisation, en intégrant un logiciel d’automatisation financière permettant d’atteindre les objectifs. L’implémentation de l’automatisation financière les aide à gérer les ressources et à éviter les tâches manuelles inutiles.

Par exemple, les équipes IBM d’experts en tarification dans le monde entier traitent environ 100 000 devis d’abonnement, de renouvellement ou de mise à niveau par an, et interagissent avec chaque abonné quatre fois en moyenne. L’automatisation de plusieurs composants des décisions de tarification, tels que la collecte de données, les calculs et la saisie, a permis d’éliminer 35 000 heures-personnes par an. Plus important encore, ce projet a permis de réduire la durée moyenne du cycle de gestion des offres de 75 %.

En fait, de nombreuses tâches répétitives peuvent être accomplies par les machines sans intervention humaine. Chaque organisation étant différente, une stratégie d’automatisation est nécessaire pour déterminer quels processus manuels requièrent l’intervention humaine et lesquels peuvent être gérés par des solutions d’automatisation.

L’automatisation crée des défis et des opportunités pour les sociétés de services financiers comme les banques et les conseillers en investissement, ainsi que pour les équipes financières internes des entreprises.

Pour les sociétés de services financiers, elle peut révolutionner la façon dont elles fournissent des services, tels que les conseils en matière de transactions et d’investissement. Elle peut aussi améliorer le service client et les opérations de back-office.

Pour les services financiers des entreprises, l’automatisation rationalise la manière dont elles intègrent les nouveaux employés, collectent les informations pertinentes sur les avantages sociaux et les salaires, et envoient et traitent les factures.

• Automatisation des processus métier
• Automatisation robotisée des processus
• Automatisation intelligente

L’automatisation des processus métier (BPA) automatise les processus opérationnels répétitifs à l’aide d’un logiciel. Elle permet de rationaliser les systèmes liés aux opérations financières qui sont habituellement exécutées manuellement par les employés. Ce processus comptable est particulièrement puissant. Par exemple, l’automatisation est particulièrement précieuse pour les équipes chargées des comptes fournisseurs et des comptes clients. Les initiatives de BPA comprennent la gestion de la paie, les paiements aux fournisseurs et d’autres opérations financières, le forecasting des cycles de vente et d’autres processus à l’échelle du système.

TD Ameritrade a travaillé avec IBM pour utiliser la BPA afin de permettre les transferts de fonds d’un compte externe vers ses comptes TD Ameritrade. En utilisant les composants du package IBM Cloud Pak for Business Automation, TD Ameritrade est passé de processus manuels sujets aux erreurs à des workflows automatisés basés sur « une prise de décision générée par le système et fondée sur des règles, ainsi que sur une validation automatique sur le terrain ».

L’entreprise a également amélioré l’intégration des nouveaux clients en supprimant les étapes manuelles et en intégrant le routage automatisé des tâches et la remontée des informations, ce qui a permis de réduire de 70 % le temps nécessaire à l’ouverture de nouveaux comptes.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est similaire à la BPA. Alors que la BPA porte sur les systèmes globaux, la RPA utilise des bots pour automatiser des tâches spécifiques qui prennent du temps. Les employés n’ont ainsi plus à s’occuper de tâches fastidieuses et chronophages.

L’automatisation de ces tâches n’est pas seulement un facteur d’efficacité, elle contribue aussi à minimiser les erreurs humaines. Le service financier, en particulier, exécute de nombreuses tâches individuelles qui peuvent être améliorées grâce à la RPA. Par exemple, la RPA peut rationaliser et automatiser le traitement de l’envoi des factures ou des bons de commande, le traitement des demandes de remboursement des employés, la génération des comptes de résultat, le traitement des commandes clients, etc.

La célèbre entreprise de sandwichs de Pittsburgh,Primanti Brothers, a travaillé avec IBM pour utiliser la RPA afin de créer un bot qui automatise ses rapports quotidiens sur les ventes et les heures de travail. Le bot a permis à terme d’économiser 2 000 heures de travail annuelles et 84 000 USD par an.

Dans un autre exemple, l’assureur Aon Italy avait recours à des processus manuels pour collecter des informations afin d’évaluer de manière adéquate le profil de risque d’un client potentiel. Il fallait jusqu’à trois jours à l’assureur pour traiter une demande de devis. Aon Italy a déployé le workflow, la gestion des décisions et l’intégration des applications d’IBM Cloud Pak for Business Automation afin de réaliser des économies et accélérer les délais de commercialisation de ses offres aux clients.

L’automatisation intelligente (IA) combine l’intelligence artificielle, le machine learning, la BPA et la RPA pour rationaliser et améliorer la prise de décision. L’IA peut renforcer l’automatisation en intégrant des données externes aux données de l’organisation afin de prendre des décisions plus intelligentes en matière de budgétisation et d’opportunités futures.

Pour les compagnies d’assurance, l’IA peut éliminer la nécessité de gérer les calculs de tarifs manuellement. Elle peut également automatiser les formalités administratives liées aux sinistres et aux estimations. Elle peut également vérifier à chaque étape que les réglementations en matière d’assurance sont respectées, garantissant ainsi la conformité de l’entreprise.

Les processus financiers que l’automatisation peut améliorer sont nombreux.

• Comptabilité
• Budgétisation
• Centre de support
• Cybersécurité et prévention de la fraude
• Gestion de données
• Intégration des employés et avantages sociaux
• Enterprise Resource Planning
• Gestion des dépenses
• Planification financière
• Stratégies d’investissement
• Approvisionnement

Les organisations qui utilisent des outils d’automatisation financière peuvent effectuer des tâches plus précises et plus efficaces, telles que les rapprochements de comptes et la création d’écritures de journal. De cette façon, une organisation dispose d’un livre aussi actuel que possible pour répondre à toutes les questions des comptables fiscaux ou des dirigeants.

Les technologies d’automatisation permettent de suivre les dépenses et les recettes en temps réel, offrant ainsi une vision globale du budget d’une organisation. En outre, l’automatisation intelligente peut utiliser des données historiques et mieux prévoir les enveloppes budgétaires futures, aidant ainsi les entreprises à mieux anticiper l’avenir.

Les sociétés financières, telles que les conseillers en investissement, doivent être disponibles pour les clients 24h/24 et 365 jours par an. Les chatbots automatisés et autres outils peuvent fournir des réponses rapides à des questions simples à tout moment. IBM a aidé Virgin Money à développer un assistant conversationnel alimenté par l’IA, nommé Redi, à l’aide de la technologie Microsoft. L’assistant a utilisé le Natural Language Understanding (NLU) pour aider les clients à résoudre les problèmes de compte en temps réel.

L’automatisation permet de protéger les investissements. L’automatisation pilotée par l’IA peut analyser les débits et les crédits pour déterminer si un compte client a été piraté. Par exemple, une banque peut utiliser l’automatisation pour déterminer si la carte de crédit d’un client a été volée et demander automatiquement au client d’approuver une transaction ou de confirmer son caractère frauduleux. En cas de fraude, le système automatisé peut immédiatement clôturer la carte pour éviter d’autres achats.

L’automatisation permet de protéger les investissements. L’automatisation pilotée par l’IA peut analyser les débits et les crédits pour déterminer si un compte client a été piraté. Par exemple, une banque peut utiliser l’automatisation pour déterminer si la carte de crédit d’un client a été volée et demander automatiquement au client d’approuver une transaction ou de confirmer son caractère frauduleux. En cas de fraude, le système automatisé peut immédiatement clôturer la carte pour éviter d’autres achats.

Les logiciels d’automatisation peuvent aider les organisations à rendre les données accessibles sur plusieurs systèmes. Par exemple, PNC, client d’IBM, devait améliorer la communication entre ses différentes entités par l’intermédiaire de son système informatique. En collaboration avec IBM, la banque a mis en place la solution IBM Sterling Transformation Extender (ITX) qui automatise le transfert et la validation des données entre plusieurs systèmes pour faciliter les transactions de ses clients internes et externes.

Les organisations peuvent rationaliser la réception des informations financières des employés et leur fournir une interface pour consulter leurs avantages sociaux, tels que les prestations de santé, l’épargne retraite (401K) et les plans de participation en actions. Le système peut émettre des notifications si l’organisation a besoin d’informations supplémentaires.

Les services financiers sont inclus dans les processus pris en charge par l’ERP(Enterprise Resource Planning). Ce programme régit la manière dont une organisation gère ses fonctions, ses processus et ses workflows grâce à l’automatisation et à l’intégration. Il est légèrement différent des systèmes comptables qui se concentrent principalement sur le reporting financier, les comptes créditeurs et débiteurs et les informations bancaires. Les logiciels ERP prennent également en charge d’autres domaines de l’entreprise, tels que les RH, les technologies de l’information et les opérations.

L’automatisation peut aider les organisations à réduire leurs dépenses de plusieurs manières. L’utilisation de systèmes automatisés pour prendre une photo et catégoriser instantanément les dépenses des employés en temps réel contribue à fournir une vision globale des obligations de remboursement de l’entreprise.

Cela élimine également les dépenses liées à la saisie manuelle des données par les employés qui peuvent dès lors se consacrer à des tâches à plus forte valeur.

Historiquement, les opérations d‘analyse et de planification financière exigeaient de nombreuses tâches manuelles, telles que la collecte et la consolidation des données financières, la préparation du budget et les états financiers. L’automatisation peut gérer bon nombre de ces tâches et libérer le temps passé par les responsables à collecter les données pour le consacrer à l’analyse. Par exemple, les technologies d’automatisation peuvent produire des états de flux de trésorerie qui aident les dirigeants à mieux comprendre les encours et la rentabilité potentielle.

Grâce à des algorithmes alimentés par les données des clients, les professionnels de la finance peuvent fournir des conseils plus intelligents à leurs clients afin d’aligner leurs investissements et leur épargne sur leurs objectifs à long terme et leur tolérance au risque. Les sociétés d’investissement peuvent désormais automatiser une grande partie de leurs transactions en temps réel afin de se consacrer en priorité à la planification financière avancée pour les clients fortunés.

L’automatisation permet de rationaliser les achats par l’identification des exigences établies par l’entreprise concernant les fournisseurs ou un produit donné. Un logiciel d’automatisation financière peut ensuite analyser rapidement la réponse d’un fournisseur potentiel à une demande de proposition et écarter celles qui ne répondent pas aux conditions définies. Il peut envoyer automatiquement des demandes d’informations supplémentaires au fournisseur retenu pour l’étape suivante.

• Meilleure prise de décision
• Des employés plus heureux
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle
• Les erreurs humaines ont été minimisées

Les workflows automatisés et les tableaux de bord fournissent aux professionnels financiers des informations détaillées qui leur permettent de prendre des décisions plus rapides et mieux documentées. Lorsque les professionnels des services financiers doivent examiner des transactions qu’ils ont demandées,

au lieu d’examiner une feuille de calcul ligne par ligne, des tableaux de bord automatisés contenant des informations actualisées fournissent des données précises qui éclairent les décisions.

Par exemple, l’automatisation des finances peut faire économiser aux employés des heures de compilation des notes de frais en numérisant les reçus que le système peut classer automatiquement en fonction des données historiques et des spécifications de l’organisation. Les outils d’automatisation permettent également de rembourser les employés plus rapidement et évitent qu’ils se plaignent d’avoir fait l’avance sur leurs deniers personnels.

L’automatisation financière aide les organisations à rationaliser l’efficacité des opérations financières en créant des stratégies d’automatisation pour différentes activités fastidieuses. Ces systèmes peuvent fonctionner nuit et jour lorsque les employés ne sont pas sur place. En arrivant le matin, ceux-ci disposent d’informations à jour pour se mettre au travail.

Les outils d’automatisation de bout en bout peuvent extraire des informations d’un système, tel qu’un ERP, et les intégrer dans un autre, tel qu’un logiciel de comptabilité fiscale. Ces transferts instantanés éliminent le risque de déplacer des données erronées d’un système à l’autre. Ce point est particulièrement important pour les questions de conformité fiscale. En sachant que les informations affichées à l’écran sont exactes et à jour, les professionnels financiers peuvent prendre des décisions avisées.

L’automatisation financière présente un certain nombre de défis.

• Risque d’erreurs
• Requalification et perfectionnement des employés
• Problème de sécurité

Les équipes financières de l’entreprise suivent généralement des processus spécifiques auxquels elles sont habituées. L’arrivée de l’automatisation dans leur workflow peut constituer une première difficulté, surtout si elles ne sont pas à l’aise avec la technologie. La formation à de nouveaux outils ou le perfectionnement des employés est un défi pour les entreprises, car il faut avant tout que les employés acceptent d’apprendre de nouveaux processus. Il faut également des ressources pour former les employés et leur donner le temps d’apprendre. En fin de compte, cela exige de changer les habitudes et d’adopter une approche positive pour acquérir de nouvelles compétences. Même si les outils d’automatisation finissent par supprimer des tâches de leurs workloads, les employés doivent savoir comment les utiliser et adopter une nouvelle façon de travailler.

Si les logiciels d’automatisation contribuent à éliminer les risques humains au cas par cas, la plupart des logiciels sont à l’origine programmés par des humains. Par conséquent, si la programmation initiale est incorrecte, elle peut générer des erreurs importantes, comme des transactions ou d’autres décisions financières incorrectes. Par exemple, la configuration d’un logiciel de trading pour la vente automatique au prix stop au lieu du prix du marché produit des résultats différents. Les organisations et leurs parties prenantes doivent prendre le temps de configurer correctement l’automatisation.

Les établissements financiers comme les services financiers des entreprises stockent, gèrent et analysent des informations extrêmement sensibles. Ils détiennent des renseignements bancaires qu’ils doivent protéger pour sécuriser les actifs de leurs parties prenantes. Les établissements financiers peuvent avoir en leur possession des actifs réels, ce qui exige des mesures de sécurité renforcées. La connexion de plusieurs systèmes financiers à Internet et aux plateformes d’automatisation présente des risques potentiels pour les deux types d’organisations. Bien que les pirates informatiques qui utilisent le machine learning et d’autres technologies d’IA puissent menacer ces organisations, ces mêmes outils d’IA peuvent aussi aider les organisations à protéger ces données sensibles. Les entreprises doivent donc continuer à investir dans la cybersécurité pour garder une longueur d’avance sur les pirates informatiques et autres acteurs malveillants.