Transformation et stratégie d’approvisionnement numérique

En adoptant des technologies numériques à l’image des systèmes d’approvisionnement électronique, de l’analyse de données et de l’intelligence artificielle (IA), les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts. Cette évolution éloigne les entreprises des processus manuels et des documents papier pour les conduire vers des stratégies automatisées et fondées sur les données qui offrent une plus grande transparence et un meilleur contrôle. Résultat, les stratégies d’approvisionnement et la sélection des fournisseurs sont optimisées.

Les plateformes d’approvisionnement électronique centralisent les activités d’approvisionnement, réduisent les erreurs et assurent la conformité. Dans le domaine de l’approvisionnement, l’automatisation et l’IA améliorent encore davantage ces systèmes en gérant les tâches répétitives, comme le traitement des factures et l’évaluation des fournisseurs, tandis que les analyses pilotées par l’IA et le machine learning fournissent des informations sur les tendances du marché et les performances des fournisseurs. 

Les outils de gestion de la relation fournisseur (SRM) améliorent la collaboration avec les fournisseurs pour de meilleures négociations et des biens et services de meilleure qualité. De son côté, l’analyse prédictive aide les entreprises à prévoir la demande avec précision, à optimiser les niveaux de stock et à prévenir les pénuries ou les excédents de stock.

La technologie blockchain et les contrats intelligents ajoutent un niveau d’efficacité et de sécurité supplémentaire en matière d’approvisionnement. En effet, la blockchain veille à ce que les registres d’achat demeurent infalsifiables, réduisant la fraude et les erreurs, tandis que les contrats intelligents automatisent l’exécution des accords entre acheteurs et fournisseurs. Le respect des conditions contractuelles est ainsi garanti, sans devoir passer par des intermédiaires. 

L’approvisionnement numérique ne profite pas seulement aux grandes entreprises : il permet aux petites et moyennes entreprises (PME) de profiter d’un meilleur accès aux fournisseurs, de prix compétitifs et d’une meilleure gestion des flux de trésorerie. En adoptant de nouvelles technologies et des stratégies de transformation numérique, les organisations peuvent gérer efficacement les complexités de la chaîne d’approvisionnement et rester compétitives.

L’approvisionnement numérique améliore l’efficacité, réduit les coûts et offre une plus grande visibilité sur les opérations d’achat. Les processus d’achat traditionnels reposent souvent sur des tâches manuelles, une documentation papier et une communication fragmentée conduisant à des inefficacités et des erreurs. 

En utilisant des workflows intelligents alimentés par des analyses de données, l’IA et l’automatisation, les entreprises peuvent rationaliser ces processus et apporter des améliorations significatives. Cet aspect est de plus en plus important, comme le révèle une étude d’IBM : un tiers des responsables de la chaîne d’approvisionnement ont commencé à travailler avec des fournisseurs dans de nouveaux pays ou de nouvelles régions au cours des trois dernières années². La simplification des processus permet aux entreprises d’optimiser les chaînes d’approvisionnement, de raccourcir les délais d’approvisionnement, de réaliser des économies de coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Une collaboration entre Dun & Bradstreet Ask Procurement et IBM watsonx a, par exemple, conduit à l’utilisation de données fiables et de l’IA pour fournir des évaluations complètes à 360° des risques fournisseurs. Elles sont censées permettre de réduire le temps nécessaire aux tâches d’approvisionnement de 10 à 20 %⁴.  Et ce n’est pas le seul exemple : en Asie-Pacifique, une institution financière a économisé 20 millions de dollars en coûts d’exploitation grâce à des workflows intelligents³. Enfin, IBM, qui opère dans plus de 170 pays et compte plus de 13 000 fournisseurs, a transformé ses propres opérations d’achat en utilisant l’IA, l’automatisation et la blockchain. Cette transformation a permis à l’équipe d’approvisionnement d’intégrer les fournisseurs 10 fois plus rapidement et de réaliser une analyse de la tarification en seulement 10 minutes (contre 2 jours auparavant)³.

Au-delà des économies et de l’efficacité, l’approvisionnement numérique est indispensable pour gérer les risques de la chaîne d’approvisionnement et garantir l’agilité. L’analyse des données en temps réel et la prévision prédictive aident les responsables des achats à identifier les perturbations, les risques liés aux fournisseurs et les évolutions du marché afin d’ajuster rapidement leur stratégie. La durabilité, quant à elle, est assurée grâce au suivi de la conformité des fournisseurs aux normes environnementales et éthiques.

L’approvisionnement numérique joue également un rôle clé dans l’amélioration de la satisfaction des clients. De nombreuses entreprises B2B suivent le Net Promoter Scores (NPS) pour mesurer le degré de satisfaction de leurs clients. En optimisant l’approvisionnement, les entreprises peuvent améliorer l’expérience de leurs clients, ce qui se traduit par une amélioration de 30 à 50 % du NPS et contribue à garantir une livraison de haute qualité, dans les délais et qui dépasse les attentes³.

L’approvisionnement numérique tire avantage de plusieurs outils et technologies pour améliorer et automatiser le processus d’approvisionnement. En voici quelques exemples : 

Technologie de blockchain et contrats intelligents : la blockchain assure des transactions d’approvisionnement sécurisées et infalsifiables en créant un registre transparent et immuable des achats, des contrats et des paiements. Les contrats intelligents automatisent la gestion des contrats afin de garantir le respect des conditions sans avoir besoin d’intermédiaires, pour des transactions plus rapides et plus sûres.

Outils de cybersécurité et de protection des données : ces technologies protègent les données d’achat, les informations sur les fournisseurs et les transactions financières contre les cybermenaces. Elles comprennent le chiffrement, l’authentification multifacteur et la détection des menaces en temps réel pour protéger les processus d’approvisionnement sensibles et assurer la conformité réglementaire.

Marketplaces numériques et réseaux de fournisseurs : ces plateformes permettent aux entreprises d’accéder à un large éventail de fournisseurs et de produits, favorisant ainsi la concurrence et l’innovation. Elles simplifient le processus d’approvisionnement grâce à une comparaison facile des prix et des offres, améliorant ainsi la transparence et réduisant la durée du cycle d’approvisionnement.

Plateformes d’approvisionnement électronique : ces systèmes numériques, comme Coupa et Procurify, gèrent l’ensemble du cycle de vie source-to-pay, de la demande au paiement. Ils automatisent les bons de commande, en rationalisant leur création, leur suivi et leur gestion. Ils garantissent également la conformité aux politiques, réduisent les erreurs manuelles et augmentent l’efficacité.

Solutions d’approvisionnement mobiles : ces applications permettent aux équipes d’approvisionnement de gérer les processus où qu’elles se trouvent, d’accéder en temps réel aux informations critiques et d’accélérer la prise de décision, notamment en permettant d’approuver les demandes et les contrats en temps réel. Elles améliorent la flexibilité et la réactivité, et contribuent à assurer la continuité des opérations en dehors du bureau.

Analyse prédictive pour prévoir la demande : en analysant les données historiques et en utilisant des algorithmes avancés, ces outils prédisent les tendances futures de la demande. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs niveaux de stock, réduire les ruptures de stock et minimiser les coûts de stockage supplémentaires, conduisant à une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Outils de gestion des risques et de conformité : ces outils aident les organisations à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels dans la chaîne d’approvisionnement afin d’assurer le respect des réglementations et réduire les perturbations. Ils permettent le suivi et l’élaboration de rapports en temps réel, une gestion proactive des risques et le respect des normes sectorielles.

Outils d’analyse des dépenses : 59 % des directeurs produit estiment qu’il est important d’appliquer l’IA générative aux analyses prédictives des dépenses et des achats¹. Ces outils utilisent l’IA générative et l’analyse des données et disposent de tableaux de bord qui permettent de visualiser les tendances en matière d’approvisionnement, les habitudes de dépenses et la performance des fournisseurs. Grâce à ces informations exploitables, les entreprises peuvent identifier les possibilités de réduction des coûts, optimiser la gestion des dépenses et assurer un sourcing stratégique. 

Outils de gestion de la relation fournisseur (SRM) : les outils de SRM se concentrent sur la gestion et l’optimisation des interactions avec les fournisseurs. Ils permettent de suivre les performances des fournisseurs, de faciliter la communication et de favoriser la collaboration afin d’améliorer les négociations et la qualité des biens et des services.

La mise en œuvre d’une stratégie d’approvisionnement numérique offre de nombreux avantages et améliore notamment l’efficacité opérationnelle et la valeur stratégique. Voici quelques avantages clés :

Efficacité accrue : les logiciels d’approvisionnement numérique automatisent les tâches répétitives, réduisant les erreurs manuelles et accélérant les cycles d’approvisionnement.

Coûts réduits : l’automatisation et les analyses permettent d’identifier les possibilités d’économie, d’optimiser les dépenses et d’améliorer les négociations avec les fournisseurs.

Relations avec les fournisseurs améliorées : les outils de gestion de la relation fournisseur (SRM) facilitent la communication et la collaboration, ce qui permet de renforcer les partenariats et d’améliorer la qualité des biens et des services.

Risques atténués : la surveillance en temps réel et l’analyse prédictive permettent d’identifier et de traiter les perturbations potentielles de la chaîne d’approvisionnement, ce qui contribue à assurer la continuité des activités. Les organisations qui ont optimisé leur processus purchase-to-pay en y intégrant l’IA détectent 50 % de factures frauduleuses en plus⁵.

Transparence renforcée : les plateformes numériques centralisées offrent une visibilité claire sur les activités d’achat, ce qui améliore la responsabilité et la conformité.

Évolutivité : les solutions d’approvisionnement numérique peuvent facilement évoluer au rythme de la croissance de l’entreprise, s’adaptant à des volumes d’achats accrus sans conduire à une augmentation proportionnelle des ressources.

Prise de décision fondée sur les données : l’accès à des données et des mesures complètes permet de prendre des décisions stratégiques éclairées, d’améliorer les résultats des achats et la rentabilité.

La mise en œuvre d’une stratégie d’approvisionnement numérique peut considérablement améliorer l’efficacité, les économies de coûts et la transparence d’une organisation. Pour assurer une transition réussie, les organisations doivent élaborer une feuille de route de mise en œuvre de l’approvisionnement numérique claire qui inclut ces bonnes pratiques : 

De nombreuses inefficacités en matière d’approvisionnement proviennent de systèmes fragmentés qui nécessitent une saisie manuelle des données, source d’erreurs. En intégrant une pile technologique unifiée, une organisation d’approvisionnement peut assurer la transparence de son flux d’informations et optimiser l’utilisation des applications existantes. Connecter des outils d’approvisionnement aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) renforce la cohérence des données, améliore l’automatisation des workflows et assure une meilleure visibilité. Par exemple, lorsqu’un ERP est intégré à un logiciel d’approvisionnement électronique, les demandes d’achat, les approbations et la facturation peuvent être automatiquement synchronisées. Cette intégration réduit les doublons et le besoin de rapprochement manuel.

Des workflows d’approvisionnement cohérents permettent de minimiser les risques, d’éviter les erreurs et d’améliorer l’efficacité. De même, la mise en place de processus normalisés permet de s’assurer que les équipes en charge des achats suivent à chaque fois les mêmes étapes structurées, conduisant à des résultats prévisibles et fiables. Cet aspect est particulièrement important pour les activités d’approvisionnement à fort enjeu, où la conformité et la précision sont critiques. Ainsi, un processus standardisé d’intégration des fournisseurs qui exige de chaque nouveau fournisseur qu’il réalise une évaluation prédéterminée des risques et signe un contrat aidera l’organisation à réduire les erreurs et les violations de conformité.

Les équipes d’approvisionnement agiles ont besoin d’outils d’automatisation flexibles pour s’adapter aux interruptions qui touchent les chaînes d’approvisionnement et les processus métier. L’automatisation no-code et low code permet aux équipes de modifier les workflows et d’automatiser les tâches de routine sans devoir s’appuyer sur l’informatique pour chaque changement. Les professionnels de l’approvisionnement peuvent ainsi réagir rapidement aux défis tout en assurant la supervision de l’aspect informatique. Ainsi, une équipe en charge des achats peut s’appuyer sur une plateforme no-code pour créer un workflow d’approbation automatisé qui achemine instantanément les demandes d’achat vers les gestionnaires appropriés en fonction de facteurs tels que les conditions du contrat ou la performance des livraisons.

73 % des directeurs produit s’accordent à dire que l’IA ne remplacera pas les humains, mais les personnes qui utilisent l’IA remplaceront celles qui ne le font pas¹. Même avec les meilleurs outils numériques, un approvisionnement réussi dépend de l’expertise de l’équipe qui le gère. Sensibilisez votre personnel aux nouveaux systèmes et processus afin de faciliter l’adoption et répondre aux réticences. Investir dans le développement des talents permet aux organisations de maximiser la valeur de leurs initiatives d’approvisionnement numérique.

Les responsables des achats doivent aborder la complexité avec simplicité. Alors que beaucoup pensent que la rationalisation des workflows élimine les inefficacités, leur simplification passe en réalité par la conception de processus faciles à comprendre et à exécuter pour les utilisateurs. La véritable avancée réside dans la « simplicité de conception », qui se traduit par une augmentation de 42 % de la réussite de la transformation. En suivant les principes de simplicité de conception, les équipes d’approvisionnement sont 21 % moins susceptibles de faire face à une complexité accrue, contrairement aux approches conventionnelles, qui aggravent souvent la situation⁶.