Comment élaborer une stratégie d’approvisionnement réussie

Le rôle de la fonction Achat va au-delà des activités transactionnelles. Une stratégie d’approvisionnement permet à une entreprise de s’orienter dans une chaîne d’approvisionnement mondiale de plus en plus complexe, de s’adapter rapidement aux fluctuations du marché, d’optimiser les coûts, d’atteindre l’efficacité opérationnelle et de développer sa croissance.

En évaluant et en gérant les risques inhérents à la chaîne d’approvisionnement de manière proactive, les organisations peuvent se protéger contre les perturbations et renforcer la résilience de leurs opérations. En outre, un cadre d’approvisionnement bien conçu favorise l’innovation et la durabilité. Il peut favoriser la collaboration avec les fournisseurs et intégrer des considérations éthiques et environnementales (achats écologiques) dans la stratégie d’approvisionnement.

Une stratégie d’approvisionnement n’est pas une simple série d’étapes visant à acquérir des biens et des services. Il doit s’agir d’une feuille de route stratégique qui, lorsqu’elle est efficacement conçue et mise en œuvre, s’aligne sur la mission de l’organisation et contribue grandement à sa réussite.

Une stratégie d'approvisionnement est un plan structuré qu'une organisation élabore pour guider son processus d'achat afin de l'aligner sur ses besoins opérationnels. L'objectif d'une stratégie d'approvisionnement est de garantir l'acquisition efficace, rentable et durable des biens ou services essentiels au fonctionnement de l'organisation. Cette stratégie doit détailler des orientations spécifiques pour exécuter les différentes étapes du processus d'achat, qui incluent souvent :

• Identifier les besoins de l'entreprise
• Rechercher des fournisseurs potentiels
• Négocier les contrats
• Gérer les relations avec les fournisseurs
• Conserver des enregistrements de chaque étape

La stratégie employée pour ces étapes peut varier selon l'organisation, en fonction de son secteur d'activité et de ses besoins spécifiques. Parmi les objectifs communs à de nombreuses stratégies d'achat, on retrouve l'élimination des dépenses incontrôlées, l'amélioration de l'efficacité des livraisons, la réduction des erreurs et le respect des réglementations en vigueur. Établir des relations solides avec les fournisseurs pour favoriser des contrats avantageux et un bon niveau de service est également un objectif partagé.

Un équilibre entre les talents, la technologie, la conformité, l'éthique et la durabilité est indispensable pour aligner les activités d'achat avec les objectifs stratégiques de l'organisation. Une stratégie d'approvisionnement efficace doit être ouverte à de nouvelles approches et encourager les idées qui apportent de la valeur, de l'efficacité et une amélioration continue des processus. Cela permet de développer une approche flexible et efficace de l'approvisionnement, qui génère de la valeur et réduit les risques.

Lorsqu’elle est mise en œuvre avec des objectifs clairs, la stratégie d’approvisionnement fournit aux personnes en charge une feuille de route à suivre qui décrit leurs missions et responsabilités, ainsi que le rôle essentiel qu’ils vont jouer dans la réussite globale de l’entreprise.

Les étapes clés pour développer une stratégie d’approvisionnement efficace sont les suivantes :

1. Effectuer une analyse de l’état actuel (CSA)

Il est essentiel d'examiner l'efficacité du cadre actuel de la stratégie d'approvisionnement (s'il existe) et de déterminer s'il répond aux besoins actuels et futurs de l'organisation. Effectuer une analyse des dépenses permet d'identifier les points forts, les faiblesses et les opportunités. Il est également essentiel d'évaluer et de catégoriser les composantes des coûts d'approvisionnement, qu'il s'agisse des coûts directs, comme ceux des biens et services, ou des coûts indirects, comme les frais administratifs et les coûts généraux. Une analyse approfondie des coûts par fournisseur, des variables et des tendances permet de mieux comprendre où et comment les dépenses sont effectuées.

2. Déterminer les besoins organisationnels

Les entreprises veulent constamment améliorer leurs résultats. Mais comment, concrètement ? Comprenez les besoins de l’organisation (augmenter les ventes, gérer les flux de trésorerie, raccourcir les délais, améliorer le forecasting, la gestion de la qualité ou la durabilité), et comment ils s’alignent sur sa stratégie métier globale et son plan à long terme. Une stratégie d’approvisionnement intégrée à ces besoins garantit que le processus d’approvisionnement contribuera directement à la rentabilité et à la réussite de l’organisation. 

3. Impliquer les parties prenantes

Identifiez et collaborez avec les services internes, les fournisseurs et tous ceux qui sont concernés par le programme. Certains peuvent ne pas être d’accord avec les changements proposés. Recueillez les diverses informations, comprenez les besoins et gérez les attentes. L’engagement des parties prenantes est essentiel pour s’assurer que la stratégie est planifiée correctement et obtient le soutien de l’ensemble de l’entreprise.

4. Déterminer les objectifs métier

Définissez des objectifs spécifiques mesurables, réalisables, pertinents et opportuns (SMART) pour la fonction achat. Ces objectifs doivent être en lien direct avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et fournir un cadre clair pour la stratégie d’approvisionnement. Par exemple, si vous souhaitez réaliser des économies, l’atteinte d’un certain niveau de réduction des coûts peut être un objectif d’approvisionnement. Cela peut aussi concerner la gestion et l’atténuation des risques, la gestion des relations avec les fournisseurs et les considérations de durabilité.

5. Définir les politiques d’approvisionnement

Établir et approuver des politiques d'achat claires, des procédures et des modèles opérationnels en accord avec les objectifs de l'organisation. C'est le moment idéal pour réévaluer les processus actuels et les ajuster à la nouvelle stratégie. Les critères de sélection des fournisseurs, la gestion des contrats et les initiatives de conformité doivent être clairement définis. Il est important de communiquer sur les opportunités qu'apportent ces changements et d'expliquer leurs avantages aux parties prenantes. Faire preuve de flexibilité est essentiel, car les politiques servent de lignes directrices à l'équipe chargée des achats, garantissant ainsi la cohérence et le respect des normes éthiques.

6. Intégrer de nouveaux outils

Explorez les outils et les technologies qui soutiendront le succès de la nouvelle stratégie. L’approvisionnement n’est plus un processus analogique, une part croissante de ces activités s’effectuant en ligne (e-procurement). Les logiciels Procure-to-Pay (P2P) relient les pratiques d’approvisionnement aux comptes fournisseurs et peuvent rationaliser des étapes telles que la gestion des approvisionnements, les bons de commande et la facturation. D’autres logiciels intègrent des outils d’analyse des dépenses et de gestion des relations fournisseurs (SRM). Ils permettent d’accroître la précision et la productivité, de suivre les achats et d’offrir une visibilité des données qui éclaire la prise de décision et réduit les risques, les inefficacités et les retards qui font perdre du temps.

7. Développer la stratégie

Sur la base des informations recueillies lors des étapes précédentes, il est nécessaire de concevoir une stratégie d'achat globale. Cela implique de rédiger une déclaration de stratégie détaillant l'approche de l'approvisionnement, y compris la gestion des fournisseurs, la réduction des risques et l'optimisation des coûts. La stratégie doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux évolutions du marché et aux besoins de l'organisation.

8. Définir la réussite

Établir des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de la stratégie d'approvisionnement. Ces indicateurs doivent être alignés sur les objectifs commerciaux définis et fournir des repères quantifiables pour évaluer les performances. Les critères de succès les plus courants incluent la réduction des erreurs, l'exploitation des opportunités d'économies, l'amélioration des performances des fournisseurs, des workflows, des cycles d'approvisionnement et de la conformité.

9. Mettre en œuvre la stratégie

Mettez en œuvre la stratégie d’approvisionnement de manière progressive et bien coordonnée, en déployant les politiques, les procédures et les technologies définies. Offrez les formations nécessaires pour garantir le succès de l’approvisionnement.

10. Mesurer et affiner la stratégie

Mesurez régulièrement la performance de la stratégie par rapport aux indicateurs de réussite établis. Déterminez si elle favorise le changement et si elle améliore les performances globales de l’organisation. Utilisez les données et les informations pour analyser les résultats, identifier les domaines à améliorer et affiner la stratégie d’approvisionnement en conséquence. Surveillez et modifiez la stratégie en permanence pour vous assurer qu’elle reste adaptée à l’évolution de la dynamique du marché, à l’évolution des objectifs de l’entreprise et aux opportunités ou défis émergents.

En mettant en œuvre des opportunités d’approvisionnement et d’achat stratégiques, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles. De plus, une stratégie d’approvisionnement solide améliore l’efficacité opérationnelle en rationalisant les processus et en introduisant des technologies d’automatisation. Résultat, les tâches administratives se réduisent et les cycles d’approvisionnement s’accélèrent.

Une stratégie d’approvisionnement réussie atténue également les risques inhérents à la chaîne d’approvisionnement. En mettant en place des pratiques d’évaluation et de gestion des risques, les organisations peuvent se prémunir contre les perturbations et garantir l’agilité et la continuité de leurs activités. La stratégie peut également favoriser l’amélioration des relations avec les fournisseurs, la collaboration et l’innovation. Ensemble, ces avantages permettent aux organisations d’appréhender les complexités de l’entreprise moderne avec résilience et agilité, tout en créant un avantage concurrentiel.

En suivant systématiquement ces étapes, les organisations peuvent établir une stratégie d'approvisionnement qui répond aux besoins immédiats tout en évoluant pour contribuer au succès durable de l'organisation.

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