Qu’est-ce que le Source-to-Pay (S2P) ?

Le S2P intègre ces activités d’approvisionnement interconnectées au sein d’un seul et même processus rationalisé, afin de garantir que chaque étape est gérée efficacement et donne des résultats. En unifiant ces étapes, le S2P renforce la transparence et le contrôle des activités d’approvisionnement, permet une gestion plus large de la chaîne d’approvisionnement et favorise une prise de décision axée sur les données.

Parmi les étapes importantes du processus S2P, citons le sourcing stratégique, qui consiste à identifier les meilleurs fournisseurs, à évaluer leur offre et à négocier les contrats. Cette étape est essentielle pour trouver les fournisseurs qui répondent le mieux aux besoins de l’entreprise en matière de qualité, de coût et de livraison. Cette étape implique souvent un processus d'appel d'offres comme la demande de propositions (RFP) pour recueillir des informations sur les fournisseurs et leur offre. Une fois les contrats en place, on passe à l’étape d’approvisionnement, qui consiste à émettre les bons de commande, à réceptionner les biens ou les services et à traiter les paiements.

Le S2P centralise les données d’approvisionnement pour améliorer la visibilité et le contrôle, ce qui permet aux entreprises d’optimiser leur prise de décision et de s’adapter à l’évolution du marché. Le processus S2P peut également renforcer la relation fournisseur en favorisant une communication efficace, ainsi que l’évaluation de la performance. En définitive, le S2P est un outil essentiel pour moderniser la stratégie d’approvisionnement de l’entreprise, optimiser la chaîne d’approvisionnement et renforcer sa résilience.

Élément clé du S2P moderne, la technologie permet d’automatiser les tâches répétitives et fournit des informations en temps réel sur les dépenses et la performance des fournisseurs. Les solutions Source-to-Pay proposées par les leaders du secteur associent analyse des données, intelligence artificielle (IA) et automatisation de la chaîne d’approvisionnement pour optimiser la sélection des fournisseurs, prévoir la demande et identifier les opportunités de réduction des coûts. En intégrant des outils d’approvisionnement aux systèmes financiers, ces plateformes permettent un suivi efficace des dépenses, garantissent le respect des contrats et améliorent l’efficacité opérationnelle.

On confond parfois S2P et Procure-to-Pay (P2P). La différence entre ces processus réside dans leur portée au sein du cycle d’approvisionnement.

Le S2P est un processus de bout en bout plus large, qui débute par le sourcing, c’est-à-dire l’identification, l’évaluation et la sélection des fournisseurs, et se poursuit pour englober l’approvisionnement, le traitement des factures et le paiement. Associant sourcing, sélection des fournisseurs et gestion des contrats stratégiques, il s’adresse aux entreprises qui cherchent à optimiser leurs projets d’approvisionnement et leur relation fournisseur. En intégrant prise de décision stratégique et aspect transactionnel de l’approvisionnement, le S2P permet d’optimiser la stratégie d’approvisionnement, de faire des économies et de gérer l’ensemble du cycle de vie fournisseur.

Le P2P est une branche du S2P qui se concentre exclusivement sur les aspects opérationnels de l’achat. Le processus Procure-to-Pay permet de gérer efficacement le flux d’approvisionnement en biens ou services et de garantir la promptitude des paiements. Le processus débute par l’émission des demandes d’achat et des bons de commande, se poursuit par la réception des biens ou services, et se termine par l’approbation et le paiement des factures. Plus transactionnel et opérationnel par nature, le P2P est centré sur les achats et la gestion des paiements.

En bref, le P2P gère les transactions et les paiements, tandis que le S2P couvre le cycle d’approvisionnement dans son ensemble, y compris le sourcing stratégique et la gestion des relations. Le S2P est donc un processus plus complet, qui intègre toutes les fonctions d’approvisionnement pour soutenir la stratégie à long terme de l’entreprise.

Le processus Source-to-Pay comporte plusieurs étapes interconnectées, chacune visant à rationaliser l’approvisionnement et à créer de la valeur tout au long du cycle de vie de ce dernier. Si ce processus peut varier légèrement d’une entreprise ou plateforme à l’autre, son cadre principal reste cohérent et s’articule autour d’une composante fondamentale qui est le Source-to-Contrat.

Le processus S2P débute généralement par l’analyse des dépenses, essentielle pour comprendre les habitudes d’achat de l’entreprise et favoriser une gestion efficace de ces dernières. Cette étape consiste à se pencher sur des questions du type : Qui sont les fournisseurs de l’entreprise ? Quels sont les biens ou services achetés ? En quelles quantités ? À quels prix ? Les équipes Achats analysent les données sur les dépenses et les comparent aux indices de référence sectoriels pour découvrir les tendances, les inefficacités et les opportunités d’optimisation des coûts ou des termes contractuels. Cette démarche continue permet non seulement d’informer les décisions de sourcing stratégiques, mais aussi d’aligner la fonction d’approvisionnement sur les objectifs de l’entreprise.

Lors de cette étape, les entreprises identifient, évaluent et sélectionnent les fournisseurs susceptibles de répondre à leurs besoins. Il s’agit notamment d’émettre des demandes de proposition (RFP), d’analyser les informations et l’offre des fournisseurs, et de négocier les termes contractuels. Les logiciels S2P avancés permettent d’automatiser cette étape. En effet, ils fournissent informations axées sur les données et renseignements sur le marché pour optimiser la sélection des fournisseurs. Une bonne gestion du sourcing est essentielle pour garantir un choix de fournisseurs fiable et rentable.

Une fois les fournisseurs sélectionnés, les contrats sont préparés, négociés et finalisés. Lors de cette étape, on définit les prix, les conditions de livraison, les exigences de conformité et les indicateurs de gestion de la performance qui régissent la relation fournisseur. Une gestion efficace des contrats permet de garantir une protection juridique, de réduire les risques et de centraliser les accords pour en faciliter l’accès et la surveillance, au profit de toutes les parties prenantes concernées. Les outils d’automatisation jouent un rôle clé dans la normalisation et la rationalisation de ce processus.

L’étape d’approvisionnement consiste à créer les demandes d’achat, à émettre les bons de commande et à gérer la livraison des biens ou des services. Les demandes doivent être approuvées avant d’émettre les bons de commande, et les commandes sont suivies pour s’assurer qu’elles respectent les conditions du contrat. Les systèmes d’e-procurement s’intègrent sans heurt aux solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin de simplifier ces processus. Cette intégration permet de garantir l’efficacité, ainsi que le respect des exigences budgétaires et politiques.

Lors de cette étape, les factures des fournisseurs sont reçues, vérifiées et rapprochées des bons de commande grâce à un processus de rapprochement à trois facteurs. Ce processus garantit la précision et évite les erreurs ou les retards de paiement. Les outils d’automatisation rationalisent la validation des factures, signalent les incohérences à corriger et préparent les factures approuvées pour le paiement. Cette étape s’avère essentielle pour éviter les erreurs et optimiser les workflows des comptes fournisseurs.

Le traitement des paiements est l’étape finale : les factures sont payées selon les conditions convenues. Les systèmes S2P modernes s’intègrent aux outils financiers pour sécuriser les paiements et garantir leur promptitude, tout en offrant une visibilité sur les flux de trésorerie et les dépenses. Le respect des délais de paiement renforce la relation fournisseur.

Les plateformes S2P sont des solutions numériques complètes, conçues pour unifier et rationaliser chaque étape du cycle S2P au sein d’une seule et même plateforme, et garantir un approvisionnement transparent, axé sur les données. Par exemple, des plateformes comme SAP Ariba et Oracle Fusion Cloud Procurement s’appuient sur des technologies avancées comme l’IA, l’IA générative, le traitement automatique du langage naturel (TAL) et l’automatisation pour améliorer l’efficacité, la transparence et le contrôle. 

Les PDG accélèrent l’investissent dans l’IA générative pour automatiser et rationaliser leur chaîne d’approvisionnement. Selon une étude, 89 % des dirigeants déclarent que les investissements en matière d’automatisation incluront des capacités d’IA générative, et 19 % estiment que cette dernière jouera un rôle essentiel dans l’automatisation de leur chaîne d’approvisionnement. Interrogées au sujet de l’impact que l’IA générative aura sur le processus d’approvisionnement, plus de la moitié des personnes interrogées ont évoqué la possibilité de proposer le libre-service aux clients. Parmi les autres domaines d’impact attendus, citons l’analyse et le traitement des commandes, la prévision de la demande ou encore l’analyse et l’optimisation des stocks.¹

Voici quelques exemples d’utilisation de l’IA et des technologies lors des différentes étapes du processus S2P :

Analyse des dépenses : les plateformes S2P modernes s’appuient sur une analyse optimisée par l’IA pour fournir des informations détaillées sur les dépenses des entreprises. Ces outils agrègent et classent les données sur les dépenses des différents services, identifient les tendances et mettent en évidence les opportunités d’optimisation des coûts. Les algorithmes d’IA prédisent les tendances futures en matière de dépenses pour permettre aux équipes Achats de prendre de meilleures décisions en matière d’allocation budgétaire et de négociation avec les fournisseurs.

Sourcing fournisseur : la plupart des entreprises utilisent l’IA à des fins de sourcing. Selon une étude, 59 % des personnes interrogées ont mis en œuvre l’IA pour « assurer la gouvernance de l’approvisionnement et la gestion des catégories », « élaborer des stratégies de sourcing et de gestion des catégories », ou dans le cadre d’une mise en œuvre de bout en bout dans les processus d’approvisionnement.² Pour améliorer le processus de sourcing, l’IA et le TAL analysent les données des fournisseurs, automatisent leur évaluation et recommandent ceux qui répondent le mieux aux critères prédéfinis tels que le prix, la qualité et les pratiques en matière de gestion des risques et de durabilité. Les fonctionnalités TAL permettent de réduire les tâches manuelles. En effet, la plateforme est capable d’analyser et d’interpréter la documentation des fournisseurs, comme les certifications ou les dossiers de conformité.

Gestion des contrats : les plateformes S2P proposent des outils de gestion des contrats alimentés par l’IA qui simplifient la préparation, la négociation et la surveillance des contrats. Le TAL permet d’analyser le langage contractuel, de signaler les incohérences et d’assurer le respect des exigences réglementaires et des politiques de l’entreprise. L’automatisation permet aux entreprises de suivre les différentes étapes des contrats, de gérer leur renouvellement et de réduire les risques de non-conformité ou de non-respect des délais.

Exécution des achats : une étude récente a révélé que l’utilisation de l’IA au cours de cette phase a permis une réduction de 28 % du coût annuel total des processus d’approvisionnement en pourcentage des dépenses². Les plateformes S2P alimentées par l’IA automatisent les demandes d’achat, la génération de bons de commande et les workflows d’approbation. L’IA est également à l’origine de l’automatisation robotisée des processus (RPA), une technologie qui élimine les tâches chronophages et répétitives, accélère le traitement des commandes et réduit les erreurs. Les algorithmes intelligents permettent également de s’assurer que les achats correspondent aux contrats négociés et aux accords conclus avec les fournisseurs.

Traitement des factures et des paiements : les plateformes S2P utilisent l’IA pour rapprocher automatiquement factures, bons de commande et bons de livraison, et signaler les incohérences. Cette automatisation réduit les délais de traitement et garantit des paiements prompts et exacts. Ces plateformes aident également les entreprises à respecter leurs obligations fiscales et réglementaires, tout en rationalisant leurs opérations financières.

Gestion des risques et conformité : l’IA permet un contrôle continu des performances des fournisseurs et des risques potentiels. En réalité, 80 % des cadres présument que l’IA générative optimisera le processus de gestion en analysant tous les indicateurs de performance pertinents des fournisseurs¹. L’analyse de la fiabilité, de la stabilité financière et des conditions du marché permet à la plateforme de signaler de manière proactive les risques tels que des perturbations de la chaîne d’approvisionnement ou une non-conformité. Le NLP aide à analyser les documents réglementaires afin de garantir la conformité des pratiques des fournisseurs aux normes du secteur.

Le processus S2P offre une approche structurée de la gestion des achats. Retrouvez ci-dessous les principaux avantages de la mise en œuvre du S2P en tant que processus :

Le S2P regroupe en un processus cohérent toutes les activités liées à l’approvisionnement, de l’identification des fournisseurs au paiement, tout en les alignant sur des processus commerciaux de plus grande envergure. Cette rationalisation élimine les redondances et optimise les transferts entre les fonctions d’approvisionnement, d’achat et de paiement, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.

L’approvisionnement stratégique au début du processus permet d’identifier les fournisseurs rentables et de qualité. Cette approche, associée à une négociation contractuelle rigoureuse, améliore la tarification et les conditions.

Le processus S2P offre une meilleure visibilité sur les données relatives aux dépenses et aligne les décisions d’approvisionnement sur les objectifs budgétaires. La gestion du processus de bout en bout permet d’assurer le contrôle des coûts, le respect des contrats et l’élimination des achats inutiles ou non autorisés.

Le S2P permet un processus d’approvisionnement clair et cohérent, dont chaque étape est documentée et conforme. Cette transparence permet aux entreprises d’atteindre leurs objectifs en matière d’audits, de conformité et d’accountability.

En formalisant l’évaluation, la sélection et la gestion des fournisseurs, le S2P offre une approche structurée et améliore l’expérience utilisateur en associant workflows rationalisés et outils de collaboration améliorés. Allier communication cohérente et suivi de la performance favorise la confiance et la collaboration afin d’optimiser les tarifs, les services et les projets d’innovation des fournisseurs.

Le S2P offre une approche systématique pour évaluer les fournisseurs et gérer les contrats, afin de réduire le risque fournisseur (manque de fiabilité, litiges, etc.). Le suivi de la performance fournisseur permet également de limiter les perturbations dans la chaîne d’approvisionnement.