Guide pour l’automatisation de l’approvisionnement

L’automatisation de l’approvisionnement consiste à utiliser la technologie pour rationaliser et améliorer le processus, afin d’atténuer les inefficacités et de réduire les coûts. Aujourd’hui, les entreprises utilisent des plateformes et des outils d’automatisation tout au long du processus Procure-to-Pay, et les degrés de complexité varient. Certaines déploient l’automatisation des processus pour consacrer moins de temps aux processus manuels chronophages, comme la saisie de données. D’autres associent l’automatisation à des technologies telles que l’IA et l’analyse des big data pour assurer la gestion des dépenses, ainsi que la prévision des risques liés aux fournisseurs, et augmenter la résilience de leurs processus métier.

L’automatisation des processus dans l’approvisionnement, en particulier lorsqu’elle est déployée en tandem avec des plateformes et des outils collaboratifs, peut considérablement améliorer la relation entre l’entreprise et le fournisseur. Selon le cabinet de conseil en gestion McKinsey, les entreprises disposant de capacités sophistiquées de gestion des relations avec les fournisseurs peuvent doubler leurs résultats par rapport à leurs pairs.¹

Et comme les chaînes d’approvisionnement deviennent de plus en plus complexes et potentiellement instables, les plateformes d’automatisation fournissent aux entreprises les outils nécessaires pour s’adapter rapidement aux événements imprévus. Les plateformes d’automatisation et les tableaux de bord dédiés d’aujourd’hui favorisent une visibilité et des informations en temps réel, permettant aux organisations de réagir rapidement face aux défis de la chaîne d’approvisionnement. Ces outils sont également de plus en plus utilisés pour atteindre les objectifs de durabilité associés aux processus d’approvisionnement et d’achat. 

Les équipes chargées de l’approvisionnement gèrent habituellement d’importantes quantités de données internes et externes : habitudes de dépenses, informations sur le marché, données fournisseurs, réglementations externes et spécifications internes, pour ne citer que quelques exemples. Les workflows d’approvisionnement sont ainsi particulièrement sujets à l’erreur humaine, et les tâches associées sont d’excellentes candidates à la transformation numérique.

Les premières pratiques d’automatisation de l’approvisionnement sont venues améliorer ou remplacer la saisie manuelle des données, dans les feuilles de calcul par exemple. Les services chargés de l’approvisionnement pouvaient également utiliser l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour automatiser des séries de tâches d’approvisionnement auparavant effectuées manuellement, telles que la génération et l’approbation des factures. À ce niveau d’automatisation, des processus comme la gestion des contrats ou la négociation des prix pouvaient être optimisés par des logiciels et des outils distincts.

Ces dernières années, avec la montée en puissance du machine learning (ML) et de l’IA, les organisations ont commencé à utiliser des technologies d’approvisionnement avancées combinées à l’automatisation et à l’IA pour créer des workflows réellement intelligents et centralisés. La popularité des processus d’automatisation de l’approvisionnement a augmenté suite aux défis majeurs rencontrés dans la chaîne d’approvisionnement pendant et après la pandémie de COVID-19, et en raison d’autres facteurs de stress comme l’inflation.

Dans une enquête menée en 2022 auprès de 1 500 responsables de la chaîne d’approvisionnement et directeurs des opérations, l’IBM Institute for Business Value (IBV) a constaté une forte augmentation du nombre d’entreprises ayant choisi d’introduire de nouvelles technologies d’automatisation au cours des deux années précédentes, ainsi qu’une augmentation du nombre d’organisations employant l’IA pour surveiller et suivre leurs performances.

Les services d’approvisionnement, dont les tâches étaient auparavant cloisonnées, peuvent de plus en plus facilement gérer leurs processus de bout en bout dans un référentiel central, permettant une analyse avancée des données et une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses et la dynamique fournisseurs. Optimisés par des technologies clés, ces workflows d’approvisionnement unifiés réduisent les points de friction et offrent une meilleure expérience aux professionnels de l’approvisionnement et à leurs partenaires. 

Qu’elle soit déployée sous la forme d’une série d’automatisations clés ou d’un système d’approvisionnement automatisé global, l’automatisation du processus d’approvisionnement permet d’éliminer les goulots d’étranglement, d’accélérer le processus d’approbation et de réduire la durée du cycle de commande. Voici quelques-uns des principaux avantages des initiatives d’automatisation de l’approvisionnement :

• Une efficacité accrue

• Économies de coûts

• Conformité renforcée

• Visibilité accrue

• Des relations plus solides avec les fournisseurs

• Des décisions basées sur les données

• Mise à l’échelle rapide

L’automatisation des tâches répétitives telles que le traitement des commandes et la gestion des factures accélère considérablement le cycle d’approvisionnement, réduit le gaspillage et permet aux organisations de s’adapter rapidement aux nouvelles conditions. Les technologies d’automatisation permettent également d’accélérer l’intégration des fournisseurs et l’analyse. Grâce à des automatisations stratégiques, les professionnels de l’approvisionnement d’IBM intègrent actuellement les fournisseurs dix fois plus rapidement et effectuent les analyses de tarification en dix minutes (contre deux jours auparavant). 

En minimisant les erreurs manuelles et en optimisant les négociations avec les fournisseurs, les organisations peuvent réaliser des économies considérables. L’automatisation permet de comparer rapidement et précisément les tarifs des fournisseurs et d’augmenter la capacité des tâches d’approvisionnement parallèlement à la croissance de l’entreprise. 

Les systèmes automatisés peuvent assurer le respect des politiques de l’entreprise et des exigences réglementaires, réduisant ainsi le risque de fraude et favorisant un reporting précis. Les outils modernes d’automatisation de l’approvisionnement peuvent filtrer les fournisseurs de façon fluide et précise en fonction des réglementations locales, des indicateurs de durabilité ou d’autres facteurs, afin de faciliter la réalisation des objectifs plus vastes de l’organisation. 

Le suivi des données en temps réel permet d’obtenir de meilleures informations sur les habitudes de dépenses, la performance des fournisseurs et les niveaux de stock. Grâce à ces solutions d’approvisionnement, les organisations peuvent s’adapter rapidement aux nouveaux points de données et auditer plus efficacement l’ensemble du processus d’approvisionnement, pour de meilleurs résultats. 

Une meilleure communication et une transparence améliorée optimisent la collaboration avec les fournisseurs et favorisent les partenariats à long terme. Renforcés par l’automatisation, les outils collaboratifs de gestion de la relation fournisseur simplifient le processus pour les fournisseurs et les entreprises, améliorant ainsi l’expérience globale des deux parties. 

Les analyses complètes permettent de prendre des décisions fondées sur les données, sur la base d’informations précises. Cela vaut particulièrement pour le processus d’approvisionnement, qui implique le recueil de vastes quantités de données auprès d’une multitude de sources internes et externes. Les systèmes d’approvisionnement automatisés et augmentés par l’IA peuvent identifier les points faibles et à prévoir les problèmes futurs potentiels. 

Grâce aux systèmes d’approvisionnement automatisés, les organisations rencontrent moins d’obstacles au moment du redimensionnement. Les logiciels supervisés par les employés effectuent plus de travail à moindres frais et facilitent l’intégration des nouveaux fournisseurs. 

Le processus d’approbation des demandes d’achat n’est pas connu pour sa rapidité. L’automatisation de ce processus peut accélérer les approbations et améliorer la visibilité sur les habitudes de dépenses, tout en permettant aux experts des achats de travailler plus efficacement. L’automatisation de ce processus peut impliquer la fourniture de modèles faciles à parcourir aux employés et l’envoi de notifications immédiates concernant une demande aux approbateurs et aux parties prenantes de tous les services. Une fois la demande approuvée, un système automatisé peut générer le bon de commande numérique lié à la transaction, ce qui garantit la transparence des dépenses et réduit les erreurs humaines. 

Les workflows d’approbation et de rapprochement des factures améliorent la précision et l’efficacité des paiements. En général, un système automatisé numérise et centralise les données relatives aux factures, effectue automatiquement un référencement croisé de ces factures avec les bases de données clés, et les classe pour en faciliter la consultation dans tous les services. Les logiciels d’automatisation de l’approvisionnement traitent également les paiements des comptes fournisseurs de manière rapide et précise, et fournissent un enregistrement de la transaction. Ces systèmes permettent de réduire les défauts de paiement et les redondances, et offrent une visibilité à l’échelle de l’organisation, du service d’approvisionnement à l’équipe financière. 

Les bases de données centralisées et les systèmes automatisés facilitent le suivi des qualifications, des indicateurs de performance et de la conformité des fournisseurs. Les systèmes automatisés de gestion des fournisseurs permettent aux spécialistes de l’approvisionnement d’accéder immédiatement aux données historiques, ainsi qu’aux informations clés sur la localisation d’un fournisseur, ses pratiques ESG, ses coûts et d’autres indicateurs.

Grâce à ces outils, les services d’approvisionnement peuvent filtrer plus efficacement les fournisseurs potentiels, comparer leurs offres et demander rapidement des devis ou d’autres informations. Certains systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), tels que SAP, proposent des outils collaboratifs permettant aux fournisseurs et aux acheteurs de se connecter et de négocier au sein d’une plateforme partagée unique. 

L’automatisation rationalise la création, le suivi et l’exécution des commandes tout en réduisant les délais et les erreurs. Ces systèmes peuvent envoyer des notifications automatiques aux services clés concernant la création et l’exécution des commandes, suivre le mouvement des marchandises à l’aide de la technologie IdO (Internet des objets) ou mettre à jour automatiquement les délais de livraison en fonction des conditions météorologiques et d’autres facteurs dynamiques. 

Les systèmes automatisés gèrent les événements du cycle de vie des contrats, les renouvelant en temps voulu dans le respect des conditions définies. Ces outils de gestion des contrats créent un référentiel centralisé et consultable, favorisant la transparence interne du processus de passation de contrats. En règle générale, ces systèmes automatisés informent également les parties prenantes des échéances relatives aux conditions du contrat, garantissant ainsi la conformité et laissant le temps aux personnes concernées de renouveler ou de renégocier les accords sur le point d’expirer.  

Les outils d’automatisation analysent les données relatives aux dépenses, mettant en évidence les opportunités d’économies et les performances des fournisseurs. Compte tenu de la quantité de données traitées par les services chargés de l’approvisionnement, l’analyse et le forecasting des dépenses peuvent jouer un rôle critique dans la réussite d’une entreprise. Certains systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) et systèmes d’approvisionnement automatisés peuvent avertir les organisations s’ils détectent de faibles performances de la part des fournisseurs ou des offres de contrats sous-optimales. 

Quelles que soient la stratégie d’approvisionnement et les solutions d’automatisation choisies, voici quelques bonnes pratiques courantes que les organisations devraient suivre :

• Fixer des objectifs clairs

• Choisir la technologie adaptée

• Impliquer les principales parties prenantes

• Standardiser le processus

• Former les employés et développer leurs compétences

• Renforcer la surveillance et l’optimisation

• Assurer la gouvernance et la sécurité des données

Définissez des objectifs spécifiques en matière d’automatisation, tels que la réduction du temps de traitement ou l’amélioration de l’engagement des fournisseurs. 

Choisissez un logiciel d’approvisionnement adapté aux besoins de votre organisation qui s’intègre de façon transparente aux systèmes existants. Réfléchissez de manière critique à l’expérience des utilisateurs finaux et assurez-vous que la technologie est suffisamment fluide pour ceux qui s’en serviront le plus. 

Impliquez les services et les utilisateurs concernés dans le processus de planification et d’implémentation afin de vous assurer que la solution répond à leurs besoins. 

Développez des processus d’approvisionnement standardisés pour favoriser la cohérence et améliorer l’adoption par les utilisateurs. 

Faites suivre une formation complète aux utilisateurs afin de maximiser les avantages du nouveau système automatisé et d’améliorer les compétences des employés chargés de l’approvisionnement pour les préparer à leurs nouveaux rôles.

Évaluez les performances des processus automatisés et procédez à des ajustements en continu en fonction des commentaires des utilisateurs et de l’évolution de leurs besoins.

Veillez à ce que les données utilisées dans le système d’automatisation de l’approvisionnement soient propres, exactes et stockées dans des formats accessibles. Mettez en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données d’approvisionnement sensibles et vous conformer aux réglementations. 

En combinant les technologies d’automatisation et d’IA avec leur infrastructure cloud, les entreprises ont la possibilité d’augmenter radicalement leur efficacité. Par exemple, une agence gouvernementale aux États-Unis utilisant ces outils a réduit le temps moyen de traitement des réclamations de plus de 15 jours à 5 minutes. L’automatisation de l’approvisionnement crée généralement le plus de valeur ajoutée lorsqu’elle est intégrée à plusieurs systèmes ou workflows. Comme l’a noté l’IBM Institute for Business Value (IBV), voici cinq domaines dans lesquels ces technologies ont le plus d’impact :

• Processus fluides, automatisés, en temps réel

• Approvisionnement éthique et durable avec gestion des risques

• Collaboration pour une valeur tierce exponentielle

• Modèles opérationnels agiles

• Autonomisation du personnel 

Avec l’élimination des frictions dans ses processus, le service d’approvisionnement peut obtenir des résultats rapides et tangibles. Les acheteurs peuvent acquérir des services ou des biens plus rapidement, et ils peuvent interagir avec l’entreprise sur plusieurs canaux : voilà deux des principaux avantages de l’approvisionnement automatisé. Dans l’espoir d’améliorer ses pratiques et ses performances en matière de conformité, une institution financière de la région Asie-Pacifique a automatisé son processus de services source-to-pay. En digitalisant et en standardisant ces workflows, l’organisation a économisé 20 millions de dollars en coûts d’exploitation et évité la perte de plus de 70 millions de dollars en paiements en double ou erronés. 

Les consommateurs exigent plus de transparence sur la manière dont les marques s’approvisionnent ; de leur côté, les grandes entreprises s’efforcent d’atteindre la neutralité carbone. Des pratiques d’achats durables sont par conséquent essentielles à la réussite des organisations. L’automatisation et les workflows intelligents apportent plus de transparence au processus d’approvisionnement et peuvent permettre aux responsables des achats de contrôler les indicateurs ESG comme la réduction des émissions de façon fluide. Le RCS Global Group, qui milite en faveur d’un approvisionnement responsable en données, a récemment utilisé une plateforme de blockchain pour garantir aux acheteurs que les matériaux utilisés pour créer les batteries des véhicules électriques étaient produits de manière éthique. De telles innovations renforcent la confiance des acheteurs et simplifient le travail de plus en plus critique en faveur d’un approvisionnement responsable. 

Un tiers des responsables de chaîne d’approvisionnement sondés ont déclaré avoir collaboré avec des fournisseurs dans de nouvelles régions au cours des trois dernières années. Dans un environnement commercial de plus en plus mondialisé, pouvoir collaborer et résoudre les problèmes est essentiel. Les écosystèmes interconnectés de fournisseurs de services déployant l’analytique, l’IA et l’automatisation peuvent nouer des partenariats plus rapidement et plus efficacement, s’adaptant à l’évolution du paysage. 

Les opérations d’approvisionnement modernes impliquent des équipes pluridisciplinaires qui se concentrent sur les principaux résultats plutôt que sur des projets uniques et cloisonnés. Grâce à l’automatisation, à l’analyse des données et à l’IA, les organisations peuvent prendre des décisions clés en matière d’achats en se basant sur des données en temps réel, accessibles à l’ensemble de l’organisation. La mise à disposition de ces données aux employés chargés de l’approvisionnement se traduit par des modèles d’exploitation plus rationalisés et plus agiles, et par un dimensionnement plus efficace. Selon une étude de l’IBV, les organisations disposant d’une équipe intégrée chargée de l’approvisionnement et des comptes fournisseurs surpassent largement leurs concurrents en termes d’efficacité et de croissance des revenus, à hauteur de 54 % en plus. Grâce à l’automatisation et à l’analytique, une entreprise de produits chimiques mondiale a pu améliorer ses opérations dans six domaines, ajoutant 50 millions de dollars à sa trésorerie.

Comme dans d’autres domaines d’activité, l’automatisation et l’IA sont déployées pour améliorer le travail humain et permettre aux employés de se concentrer sur des tâches plus créatives et davantage axées sur les relations. Dans le domaine de l’approvisionnement, l’automatisation pourrait pousser une organisation à repenser complètement le rôle de ses employés, libérant ainsi considérablement leur potentiel. Plutôt que de réagir à des problèmes mineurs, l’automatisation de l’approvisionnement permet au personnel d’agir de manière proactive, ouvrant la voie à l’innovation à l’échelle de l’entreprise et augmentant la valeur métier à tous les niveaux.