Qu'est-ce que l'Enterprise Resource Planning (ERP) ?

Il existe trois types de logiciels ERP : les systèmes sur site, les systèmes basés sur le cloud et les systèmes hybrides. Ils diffèrent tous les uns des autres et présentent des avantages et des inconvénients, en fonction des besoins de l'entreprise et de l'approche ERP. Chacun de ces progiciels de gestion intégrés peut faciliter la prise de décision et la rentabilité d'une entreprise.

ERP sur site : Ce logiciel, également appelé ERP sur site, est déployé sur site et est principalement contrôlé en interne, ou par l'entreprise. Une entreprise choisira cette option si elle souhaite avoir le contrôle total du logiciel ERP et de sa sécurité. Si vous optez pour ce type de logiciel ERP, vous aurez besoin d'une ressource informatique dédiée sur site pour assurer la maintenance technique et applicative.

ERP basé sur le cloud : le système ERP basé sur le cloud, souvent appelé logiciel en tant que service (SaaS), signifie que le logiciel ERP est géré par un tiers dans le cloud. Grâce à des technologies comme l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning, ce système modulaire offre une plus grande efficacité en matière d’automatisation et permet aux employés de rechercher des données organisationnelles sur n’importe quel appareil grâce à l’Internet. IBM, Infor, Microsoft, Oracle et SAP proposent de nouvelles solutions ERP.

Il s'agit d'un modèle populaire pour les logiciels ERP en raison de son évolutivité et de sa flexibilité et de son faible coût. Le principal inconvénient est le risque de sécurité que vous prenez en faisant confiance à un fournisseur d'ERP. Les données de votre entreprise sont sensibles et doivent être manipulées avec précaution.

ERP hybride : ce système est destiné aux entreprises qui recherchent les caractéristiques d'un modèle à la fois sur site et SaaS pour répondre à leurs besoins. Dans ce modèle, une partie des applications et des données ERP se trouve dans le cloud et l'autre dans les locaux de l'entreprise. On parle parfois d'un ERP à deux niveaux.

Les systèmes ERP sont basés sur une variété de modules différents qui sont là pour soutenir des processus d'entreprise spécifiques. Un certain nombre de modules sont à la base d'un système ERP et des applications tierces permettent d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires. Certains des modules les plus populaires sont énumérés ci-dessous et vous offrent différentes options de déploiement.

Finance et comptabilité : le module financier et comptabilité est souvent le plus important pour de nombreux systèmes ERP. L'objectif principal de ce module est d'aider les entreprises à comprendre leurs perspectives financières et à analyser l'ensemble de leurs activités. Les principales caractéristiques de ce module sont le suivi des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR), ainsi que la clôture efficace des comptes et la génération de rapports financiers et de tarification. Ce module permet d'automatiser les tâches liées à la facturation et de stocker des informations financières cruciales pour votre entreprise, telles que les paiements des fournisseurs, la gestion de la trésorerie et le rapprochement des comptes. Il fournit également des indicateurs précis à l'entreprise et peut contribuer aux opérations de planification de la production.

Approvisionnement : le module d’approvisionnement, ou module d’achat, aide les entreprises à se procurer les matériaux et les services dont elles ont besoin pour fabriquer leurs produits. Ce module permet d’automatiser les achats, ainsi que de suivre et d’analyser les devis reçus. Avec ce module, les entreprises peuvent tenir à jour une liste de fournisseurs et les associer à certains articles, ce qui favorise le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs.

Fabrication : le module de fabrication, souvent appelé système opérationnel de fabrication, est une composante essentielle de la planification et de l'exécution des logiciels ERP. Le module aide les fabricants à planifier la production et à sécuriser tout ce qui est nécessaire à la production. Un module de fabrication peut mettre à jour l'état des produits en cours et fournir des informations en temps réel sur les articles en cours de fabrication ou les produits finis. Le module comprend aussi généralement des solutions de planification des besoins en matériaux (MRP), qui était le système de fabrication original du fabricant d'outils Black and Decker.¹

Ventes : le module de vente est conçu pour maintenir une ligne de communication ouverte avec les clients et les prospects. Il permet d’exploiter des informations basées sur les données pour accroître les ventes et prendre des décisions ciblées, et simplifie la facturation lors de promotions ou d’opportunités de vente incitative. D’autres fonctionnalités, notamment les solutions de chaîne d’approvisionnement, rationalisent la gestion des stocks et des commandes grâce à des tableaux de bord, des options de business intelligence améliorées et la technologie de l’Internet des objets (IdO).

Gestion de la relation client : le module de gestion de la relation client (CRM), ou module de service, aide les entreprises à fournir un service exceptionnel. En stockant les informations relatives aux clients, telles que les appels précédents, les e-mails et l'historique des achats, une entreprise dispose des données dont elle a besoin pour mieux satisfaire ses clients actuels et futurs. Ce module permet au personnel d'accéder facilement aux informations requises lorsqu'un client se présente et veille à ce que le personnel crée une expérience adaptée au client grâce aux données sauvegardées dans le logiciel ERP.

Gestion des ressources humaines : le module des ressources humaines offre des fonctionnalités de base, telles que la gestion du temps, des absences et des salaires. Ce module conserve les données relatives à tous les employés et stocke les documents relatifs à chacun d'entre eux, tels qu'une évaluation des performances ou une description de poste. Si une entreprise le souhaite, elle peut disposer d'une suite complète de gestion du capital humain (HCM) et la connecter à l'ERP afin d'offrir des fonctionnalités RH encore plus performantes.

Bien que les logiciels comptables autonomes et les logiciels ERP se présentent de manière similaire, les deux systèmes sont très différents. Il s'agit de savoir ce que chaque logiciel peut faire et couvrir. Les logiciels de comptabilité couvrent généralement les rapports financiers, les comptes créditeurs et débiteurs, les opérations bancaires et les informations de base sur le chiffre d'affaires.

En revanche, les logiciels ERP modernes comprennent un large éventail de modules qui peuvent couvrir tous les aspects de votre entreprise. La comptabilité n'est qu'un module parmi une longue liste de fonctionnalités que la technologie ERP peut offrir. Le logiciel ERP est conçu pour répondre à des exigences sectorielles spécifiques et peut être ajusté pour répondre aux besoins de presque toutes les entreprises.

Les logiciels de comptabilité présentent d’autres limites en termes de ventes, de gestion des relations client et d’accessibilité des données en temps réel. Le logiciel ERP comporte des modules spécifiques à la gestion des ventes et ne se limite pas à ce que peut faire le logiciel de comptabilité. L'ERP intègre toutes les informations financières dans une seule base de données et peut être installé dans le cloud pour en faciliter l'accès.

Si votre petite entreprise se développe rapidement, il se peut qu'elle ne puisse plus utiliser un logiciel de comptabilité classique et qu'elle veuille regrouper ses données comptables dans un seul logiciel, tel qu'un ERP. Il est essentiel que toutes les données soient centralisées pour que les petites et grandes entreprises puissent bénéficier d'une meilleure visibilité, et le fait de disposer d'une multitude de modules grâce à un logiciel ERP peut vous aider à faire face à l'évolution de votre entreprise.

Les avantages de l'ERP sont nombreux, les plus importants étant la hausse de la productivité, la réduction des coûts opérationnels, la flexibilité et l'intégration des informations. Le renseignement environnemental offert par le déploiement d'un ERP est beaucoup plus importante que celui offert par les logiciels de comptabilité classiques.

La nécessité de disposer de données précises et en temps réel est essentielle pour presque toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. Voici quelques entreprises qui font confiance aux solutions ERP.

Services publics : une entreprise de services publics examine régulièrement ses immobilisations. Or, sans ERP, il peut être très difficile d’organiser ces actifs. Le logiciel ERP peut également aider les entreprises de services publics à prévoir la demande de services futurs et à remplacer les actifs vieillissants.

Les sociétés de services : les entreprises de comptabilité, de fiscalité, d'ingénierie et autres sociétés de services professionnels ont besoin d'un logiciel ERP puissant qui fournit des données en temps réel lorsque c'est nécessaire. Les entreprises de services professionnels ne peuvent pas se permettre de subir des retards. Le logiciel ERP les aide à respecter leur calendrier et à réduire les coûts et l’utilisation des ressources. Les logiciels ERP les aident à réduire les coûts et l'utilisation des ressources.

Les grossistes : pour la plupart des grossistes et des importateurs, la réduction des coûts de distribution et la hausse des stocks sont deux éléments clés de la réussite. Le meilleur moyen de préserver la stabilité et l'efficacité d'une entreprise est d'utiliser un logiciel ERP dont les modules sont adaptés aux besoins de l'entreprise. Grâce à ce logiciel, les grossistes peuvent maîtriser la gestion des stocks, les achats et la logistique générale de leur entreprise.

Détaillants : une grande partie des achats s’effectue en ligne grâce au e-commerce et à d’autres canaux de vente, qui ont considérablement modifié l’environnement de la vente au détail au cours des dernières années. Les entreprises de vente au détail dépendent de l’intégration des données, car elles ont besoin d’un logiciel ERP pour proposer des options de libre-service aux clients. Les solutions ERP peuvent aider à gérer les commandes et les stocks. Elles offrent permettent également aux détaillants d’augmenter le taux de retour client et d’améliorer les conversions sur le site Web.