¿Qué es la planificación estratégica de TI?

La falta de claridad sobre los resultados empresariales contribuye al 43 % de los retrasos en los proyectos de TI, mientras que los plazos poco realistas representan el 42 %, según una encuesta de 2024 de Boston Consulting Group. En total, casi la mitad de los ejecutivos del equipo directivo afirman que al menos el 30 % de sus nuevos proyectos de TI no cumplen las expectativas presupuestarias o de plazos.

Una de las razones es que las empresas pueden emprender nuevos proyectos sin evaluar exhaustivamente su alcance o sus costes. Dado que las empresas destinan de media el 5,5 % de su presupuesto anual a inversiones en tecnología, las consecuencias financieras de la cancelación de operaciones de TI pueden acumularse con rapidez y perjudicar la salud fiscal de la empresa. 

La planificación estratégica de TI es uno de los factores más importantes que determinan si un nuevo proyecto de TI logra el éxito a largo plazo. Los planes estratégicos eficaces pueden sintetizar las principales prioridades de la empresa en iniciativas que se pueden ejecutar y evaluar de forma preventiva cómo los nuevos proyectos pueden contribuir de manera significativa a ellas. 

Además de las consideraciones presupuestarias, los procesos de planificación estratégica también ayudan a las partes interesadas a unirse en torno a un conjunto compartido de objetivos empresariales. Pueden mejorar la rendición de cuentas al establecer expectativas claras, plazos y puntos de referencia para que los equipos realicen un seguimiento del progreso. Los planes estratégicos de TI eficaces también tienen en cuenta temas como la ciberseguridad, la infraestructura de TI, la asignación de recursos y la gestión de riesgos. 

Por ejemplo, una empresa podría decidir: 

• Reducir su gasto en hardware para adaptarse a un nuevo contrato que ofrece computación a través de la nube 

• Invertir en herramientas de cifrado robustas para responder al aumento de las amenazas de ciberseguridad 

• Dar prioridad a la tecnología punta, como el machine learning, las redes edge y la computación cuántica para lograr una ventaja competitiva

Cuando estas decisiones se toman en la fase de planificación, las organizaciones tienen la oportunidad de debatir su escalabilidad y utilidad, y crear un marco para medir su impacto. 

La planificación estratégica de TI es un proceso continuo en el que participan numerosas partes interesadas, entre ellas, los líderes ejecutivos, los equipos de TI, los responsables de las unidades de negocio, los proveedores y los clientes. Las empresas pueden realizar sesiones de planificación estratégica una vez al año o cada pocos años, junto con revisiones trimestrales o mensuales de menor alcance.  

Sin embargo, las empresas pueden reevaluar su plan de TI en cualquier momento en respuesta a los cambios del mercado, los puntos de referencia de rendimiento y otras consideraciones. De principio a fin, el proceso de planificación suele durar entre tres y seis meses, aunque el plazo puede variar según la organización. 

Los directores de sistemas de información (CIO) o los directores de tecnología (CTO) suelen encabezar el proceso de planificación estratégica. A continuación, los gestores de proyectos se encargan de llevar a cabo los objetivos estratégicos del plan e informar sobre el progreso de sus equipos. 

Los líderes de TI suelen hacer referencia a cuatro pilares que suelen formar parte de cualquier proceso de planificación estratégica de TI.

Las empresas pueden identificar cómo las iniciativas y los procesos de TI pueden ayudar a fomentar el crecimiento, la eficiencia y el valor empresarial. La alineación implica establecer líneas de comunicación claras entre las unidades y convertir las necesidades comunes en estrategias que se puedan ejecutar en las que cada equipo trabaje.

Este proceso ayuda a abordar un problema común, en el que los equipos de TI sienten que otras unidades de negocio no comprenden plenamente sus procesos de toma de decisiones. A su vez, las divisiones no tecnológicas sienten que no disponen de los recursos y herramientas tecnológicos adecuados para satisfacer sus necesidades.

Una vez que los equipos superan las barreras de comunicación y se ponen de acuerdo en torno a un conjunto de prioridades comunes, suelen esbozar los pasos concretos que darán para alcanzar esos objetivos.

Este objetivo implica asignar responsabilidades a diferentes grupos y diseñar plazos y flujos de trabajo para los hitos más importantes. Por ejemplo, el primer paso puede completarse en dos meses, el segundo en seis meses y el tercero en doce meses. Además, este proceso implica identificar datos y métricas que puedan utilizarse para medir el progreso. Las hojas de ruta suelen poner de relieve las posibles interdependencias entre los equipos, lo que ayuda a identificar dónde resulta crítica la colaboración o la secuenciación.  

Este objetivo implica evaluar el presupuesto, la dotación de personal y la infraestructura actual del departamento de TI y optimizar cada uno de estos aspectos. Es posible que las empresas tengan que reducir las inversiones en tecnología en un área para poder ampliar otra. Este paso se solapa con la gestión estratégica del portfolio, o el proceso general de optimización de los recursos y la financiación de la empresa. 

Por ejemplo, una empresa podría:  

•  Retrasar su transición a un nuevo sistema operativo si el plan estratégico revela que este cambio queda fuera del alcance de su presupuesto anual

• Poner a prueba un conjunto de software de código abierto asequible en lugar de renovar un costoso paquete de un proveedor externo 

• Reacondicionar los ordenadores portátiles de los antiguos empleados en lugar de comprar hardware nuevo para los nuevos empleados 

Al elaborar un plan de acción de TI, las empresas suelen anticipar posibles obstáculos e incluir medidas de contingencia para que los líderes empresariales sepan cómo responder ante situaciones imprevistas. Después de identificar los posibles riesgos, los responsables de TI pueden evaluar la probabilidad de que se produzca un escenario concreto y estimar la gravedad del impacto que tendría ese contratiempo en los resultados empresariales. 

Entre los posibles riesgos se incluyen:  

• Vulnerabilidades de ciberseguridad y obstáculos normativos 

• Aumento de los costes de mantenimiento y cargas de trabajo excesivas 

• Interrupciones del servicio y escasez de recursos 

• Perturbaciones del mercado y retos de la competencia 

Además de identificar las amenazas, las evaluaciones de riesgos también pueden considerar el coste de no actuar. Por ejemplo, implementar un nuevo sistema de automatización con IA puede ser costoso y llevar mucho tiempo a corto plazo, pero a largo plazo podría suponer un aumento significativo de la productividad y la rentabilidad.  

Las empresas también pueden utilizar la planificación de escenarios, un método para explorar los resultados empresariales futuros y elaborar planes sobre cómo gestionarlos, para protegerse de la incertidumbre. Un enfoque llamado modelado por simulación utiliza modelos cuantitativos para imitar procesos de la vida real, como la gestión de la cadena de suministro o el tráfico de red, lo que permite a las organizaciones probar decisiones estratégicas antes de implementarlas.

Las organizaciones dependen cada vez más de estrategias de simulación más avanzadas. Algunas de estas estrategias incluyen gemelos digitales (creación de réplicas digitales de activos físicos) y análisis predictivo (combinación de machine learning, modelado estadístico y minería de datos). El objetivo es lograr previsiones más fiables y detalladas.

Un documento de plan estratégico de TI es el proyecto físico que muestra cómo una organización gestiona su estrategia de TI y los pasos que da para alcanzar sus objetivos estratégicos. Ayuda a convertir la visión estratégica de una empresa en un esquema concreto que cada equipo puede seguir. Los equipos pueden utilizarlo para garantizar que sus decisiones se ajustan a los objetivos organizativos establecidos en el documento. 

Las empresas suelen utilizar plantillas de planes estratégicos de TI, ya sean proporcionadas por consultores o desarrolladas en la propia empresa, para poner en marcha el proceso. El uso de un documento estandarizado puede ayudar a garantizar que la organización no pase por alto necesidades o perspectivas empresariales importantes. Muchas empresas consideran que el uso de una herramienta de gestión de proyectos en línea, como Trello, Miro, Asana o Jira, puede ayudar a optimizar el proceso de elaboración. 

Aunque las secciones varían en función del alcance del plan, los componentes comunes incluyen: 

Resumen ejecutivo: una visión general de alto nivel de los objetivos de la empresa y cómo su departamento de TI puede ayudar a alcanzarlos. 

Capacidades de TI actuales: analiza los recursos, los puntos fuertes y las ineficiencias actuales del departamento de TI. 

Alineación de objetivos comerciales: demuestra cómo la estrategia de TI de la empresa se conecta con su misión general y sus prioridades empresariales. 

Análisis DAFO: identifica las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas tanto internas como externas que podrían afectar al rendimiento de TI. 

Hoja de ruta de TI: consiste en un plan detallado paso a paso sobre cómo alcanzar los objetivos de TI de la empresa, e incluye hitos, métricas y plazos específicos para cada objetivo. 

Consideraciones presupuestarias: establece los presupuestos para los diferentes programas de TI y analiza cómo encaja este ámbito en las finanzas generales de la empresa. 

Requisitos de recursos: estima los recursos que la empresa necesita para ejecutar con éxito su estrategia de TI, incluidos los recursos informáticos, el personal y la formación. También se conoce como planificación de la capacidad. 

Estrategia de datos: describe cómo deben recopilarse, gestionarse y gobernarse los datos en toda la organización para respaldar la toma de decisiones estratégicas. Tiene en cuenta la calidad de los datos, el linaje (seguimiento del flujo de datos a lo largo del tiempo) y el cumplimiento (alineación de la gestión de datos con los requisitos normativos, los estándares del sector y las políticas internas). 

Evaluación de riesgos: ayuda a garantizar que los objetivos de TI se ajustan a los marcos de gobierno, cumplimiento y seguridad de la empresa. Esta evaluación también ayuda a los equipos a elaborar planes de mitigación para prepararse ante posibles amenazas. 

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables que se pueden utilizar para evaluar el rendimiento de una herramienta o iniciativa en particular. Los KPI pueden ayudar a las empresas a elaborar estrategias comerciales basadas en pruebas que reflejen los datos.

Algunos ejemplos son:

Las empresas utilizan múltiples metodologías para elaborar planes estratégicos de TI, en función de su tamaño, sistema de gobierno y otras consideraciones. He aquí una estructura que las empresas podrían utilizar como punto de partida para elaborar su propio plan.  

Empiece por revisar los factores de alto nivel, incluidos los canales de ventas, los objetivos y planes de crecimiento, las adquisiciones, las asociaciones y las fusiones.  

Las empresas pueden intentar encontrar un término medio entre un calendario demasiado amplio y vago y uno demasiado ajustado e inflexible. 

Reunirse con equipos específicos puede ayudar a identificar patrones y experiencias compartidas que pueden priorizarse en el plan final. Dado que las organizaciones suelen depender de plataformas y servicios de terceros, los proveedores y partners externos también suelen formar parte del proceso.  

Las partes interesadas pueden aportar conocimientos sobre la complejidad de integración de la organización, que explica lo difícil que es conectar nuevos servicios al sistema existente. También pueden ofrecer información sobre las dependencias del sistema, es decir, cuando un servicio depende de otro para funcionar correctamente. Estas conversaciones también pueden ayudar a las organizaciones a evaluar la adecuación de los proveedores, o el grado en que una determinada colaboración se alinea con los objetivos empresariales a largo plazo de la empresa.  

Comunicar el propósito y la importancia de su estrategia de TI, y cómo repercute en cada departamento y sus funciones, puede garantizar que ningún área de la empresa quede aislada o desatendida. Este paso es crítico para fomentar la alineación interfuncional. 

Revisar el estado actual de la infraestructura de la empresa puede ayudar a identificar los retos existentes. Por ejemplo, una empresa puede haber planeado ampliar un contrato de software pero descubrir que los empleados prefieren utilizar una aplicación totalmente distinta. 

Cualquier cambio se revisa habitualmente desde el punto de vista del gobierno para ayudar a garantizar que cumple las normas de ciberseguridad de la empresa y los requisitos legales. 

Los equipos que desarrollan un plan estratégico de TI deben enfrentarse a los siguientes retos:

La planificación estratégica de TI suele ser un proceso lento, costoso y deliberado. Requiere la aportación de una amplia gama de partes interesadas y un análisis de datos e investigación de datos exhaustivos. Si las empresas tardan demasiado en diseñar una estrategia, puede limitar su capacidad para adaptarse rápidamente y responder a los acontecimientos que se van produciendo. 

La empresa de investigación Gartner prevé que el gasto en TI crezca casi un 8 % en 2025. Entre los principales factores que impulsan el gasto en TI se encuentran el aumento de la preocupación por la seguridad, el crecimiento del número los empleados y la necesidad de actualizar infraestructuras obsoletas, según la red de profesionales de TI Spiceworks. Dadas estas limitaciones, las organizaciones de TI podrían tener dificultades para experimentar con nuevas tecnologías e innovar más allá de las necesidades básicas.

La planificación estratégica de TI requiere un gran compromiso entre las partes interesadas que, a pesar de trabajar por los mismos objetivos empresariales, aportan su propia experiencia y prioridades. Los planes estratégicos de TI eficaces son capaces de comunicar cómo las nuevas iniciativas pueden beneficiar a todas las áreas de la empresa, ayudando a garantizar que todos los equipos se sientan representados. 

A pesar de basarse en pruebas y tendencias históricas, los planes estratégicos de TI requieren inevitablemente cierto grado de proyección. Las tecnologías disruptivas, los nuevos competidores o las nuevas amenazas a la ciberseguridad pueden surgir de manera inesperada y alterar los planes actuales. Las estrategias de TI suelen anticiparse a estas incertidumbres adoptando una estructura ágil y flexible que permite a los equipos adaptarse cuando sea necesario. 

Las tecnologías emergentes plantean retos significativos, pero también presentan oportunidades novedosas para las empresas y los equipos de TI dispuestos a adoptarlas. Las empresas podrían plantearse incorporar la transformación digital en su marco de planificación estratégica para impulsar la innovación, la agilidad y el valor empresarial a largo plazo. 

Entre las tendencias tecnológicas emergentes y en expansión se incluyen:

El Internet de las cosas (IoT), o una red de dispositivos conectados a internet, puede proporcionar datos detallados en tiempo real, lo que proporciona a las empresas una mayor comprensión del rendimiento de los distintos servicios.

Las empresas llevan al menos dos décadas incorporando dispositivos IoT a sus flujos de trabajo. Sin embargo, las redes 5G, los satélites de órbita terrestre baja (LEO), el Wi-Fi 7 y otros avances han acelerado su adopción en los sectores de la fabricación, la sanidad, la venta minorista y otros. La IA permite cada vez más a las empresas analizar las tendencias de los datos en los dispositivos conectados, mientras que el edge computing (o el procesamiento de datos en el dispositivo o cerca de él) puede ayudar a obtener conocimientos más rápidos y precisos. 

Los agentes con IA pueden acelerar los flujos de trabajo al automatizar las tareas repetitivas. Esta automatización permite a los equipos de TI centrarse en tareas más avanzadas.

En tan solo seis meses de 2024, el uso de la IA por parte de las organizaciones para TI pasó del 27 % al 36 %, lo que representa el mayor aumento de todas las funciones empresariales, según McKinsey.  Además, la plataforma de gestión del trabajo Asana descubrió que más de tres cuartas partes de los líderes de TI creen que se les encargará liderar las transformaciones de IA dentro de sus empresas. Este hallazgo sugiere que la IA es una prioridad cada vez mayor para ellos.

La adopción de la nube y las soluciones híbridas sigue creciendo, en parte porque estas tecnologías pueden ayudar a las empresas a optimizar el uso de sus recursos y responder con mayor rapidez a las necesidades de sus clientes.

Aunque los marcos en la nube no son nuevos, innovaciones como el machine learning y la computación sin servidor (un modelo que permite a los desarrolladores implementar aplicaciones sin necesidad de gestionar los servidores en los que se ejecutan) han contribuido a que los enfoques basados en la nube sean más eficientes, personalizables y receptivos para algunas empresas en comparación con la infraestructura on-premises. Por ejemplo, las empresas pueden pagar por el almacenamiento de datos en función del uso, en lugar de crear y mantener sus propios centros de datos.

La TI sostenible se refiere al proceso de minimizar el impacto ambiental de los sistemas de TI de una empresa mediante el uso de tecnologías ecológicas.

Aunque la mitad de las organizaciones han elaborado estrategias de sostenibilidad, solo el 18 % de esos planes presentan metas y plazos específicos sobre cómo alcanzar hitos medioambientales, según la consultora Capgemini. Los planes estratégicos de TI pueden ayudar a abordar esta disparidad al alentar a las empresas a crear métricas tangibles para realizar un seguimiento de su consumo energético sin descuidar sus objetivos comerciales. 

En los próximos años, es probable que los equipos de TI utilicen modelos fundacionales mundiales. Estas herramientas son modelos de IA especializados en física y conciencia espacial que ayudan a recopilar conocimientos a partir de datos digitales para su uso en dispositivos y aplicaciones del mundo real.

Por ejemplo, una empresa dedicada a la conducción autónoma podría construir una réplica digital de su coche autónomo para realizar experimentos de forma digital antes de probarlo en un circuito real. Los planes estratégicos de TI pueden incluir programas piloto que exploren cómo puede utilizarse la inteligencia espacial para desarrollar nuevos productos o u optimizar las operaciones. 

Algunos equipos de TI están sentando las bases para que los ordenadores utilicen los principios de la física cuántica para realizar operaciones de forma exponencialmente más rápida que los ordenadores clásicos. Aunque hoy en día los ordenadores cuánticos funcionan principalmente en contextos experimentales, algunos informáticos creen que podrían utilizarse para aplicaciones prácticas en los próximos años. Este avance tiene el potencial de transformar los departamentos de TI, lo que llevaría a las empresas a desarrollar nuevos marcos de seguridad que protejan las redes contra las nuevas ciberamenazas cuánticas.