¿Qué es la gestión estratégica de portfolios (SPM)?

Permite la alineación y la transparencia, y ayuda a las organizaciones a gestionar los cambios económicos o las prioridades en conflicto, lo que minimiza el riesgo y maximiza el valor empresarial.

La SPM, una subdisciplina del gobierno organizativo, centraliza los procesos empresariales y las tecnologías de gestión de portfolios para proporcionar a los responsables de la toma de decisiones diversas opciones para ejecutar las mejores y más rentables estrategias empresariales. Los equipos y los líderes empresariales pueden evaluar y gestionar de forma conjunta el portfolio estratégico de la empresa (todos los proyectos existentes y propuestos) basándose en métricas clave (por ejemplo, la utilización de los recursos y los costes).

Las funciones de SPM, aunque familiares para muchos estrategas y planificadores de TI, son cada vez más integrales para el éxito empresarial en general. Y aunque las definiciones, los objetivos y las necesidades de inversión varían de una empresa a otra, la SPM ayuda a las empresas a:

• Reordenar las prioridades o cancelar los proyectos en función de su alineación con los objetivos empresariales.
• Automatizar la gestión de los recursos y de la capacidad, especialmente para proyectos y programas críticos.
• Ajustar los flujos de inversión en los portfolios de la organización en función de su relevancia para los objetivos empresariales.

Cuando se implementan de manera eficaz, las prácticas de SPM pueden optimizar la asignación de recursos hacia estrategias empresariales para toda la empresa, lo que facilita una comunicación sólida y precisa de los presupuestos, los plazos, las hojas de ruta y las dependencias entre los equipos y los flujos de trabajo.

Y, mediante el uso de datos organizativos y de proyectos en tiempo real, la SPM ayuda a centrar la inteligencia empresarial para que los ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones puedan mantenerse al día de los cambios en los presupuestos, las condiciones del mercado, las prioridades del portfolio y los objetivos empresariales generales. 

El tiempo, los recursos, el personal y los presupuestos son limitados en los dinámicos entornos empresariales y de TI actuales. Las organizaciones empresariales deben moverse más rápido que nunca, tomando decisiones más arriesgadas e impactantes e impulsando la innovación continua para garantizar su supervivencia a largo plazo.

En consecuencia, los responsables de la toma de decisiones deben elegir qué proyectos, productos, programas o iniciativas perseguir y cuáles abandonar (en función de factores como el consumo de recursos y la alineación con los objetivos estratégicos de la organización).

Las inversiones que no respaldan los resultados comerciales deseados son candidatas a ser eliminadas, y se da prioridad a las inversiones que se alinean bien con los objetivos estratégicos.

Sin embargo, el proceso de toma de decisiones puede presentar retos importantes para las empresas a nivel corporativo. Si, por ejemplo, los objetivos estratégicos no están claros, porque no están bien definidos o no se comunican adecuadamente a todas las partes interesadas involucradas en la implementación, las decisiones en materia de inversión pueden verse afectadas.

Algunas organizaciones también tienen dificultades con la visibilidad de la información y los procesos en los sistemas integrales de gestión de portfolios, lo que crea silos de información en áreas vitales (como la planificación de la capacidad, la gestión de riesgos y la gestión financiera). Estos problemas suelen agravarse debido a la escalada agresiva de las prácticas ágiles, que pueden crear puntos ciegos tanto para los planificadores financieros como para los de portfolio.

Los silos de información no abordados impiden a los gestores de portfolios de proyectos obtener una visión completa de los datos de la empresa, lo que dificulta la planificación de la capacidad, la asignación presupuestaria y la toma de decisiones en general. Además, los sistemas de registro desconectados que realizan un seguimiento de los presupuestos, los recursos y las asignaciones de trabajo dificultan la respuesta dinámica a las condiciones cambiantes del mercado.

Sin embargo, a medida que los equipos de toda la empresa trabajan con mayor autonomía y toman decisiones más rápidas, la alineación continua con una única fuente fiable se vuelve cada vez más importante.

Las prácticas de SPM abordan los problemas de visibilidad y alineación mediante la integración de disciplinas que suelen ser gestionadas por equipos independientes. Entre ellas se incluyen la gestión estratégica, la gestión de portfolios de programas (PPM), el análisis integrado de portfolios de TI, la gestión de proyectos lean y la gestión financiera ágil.

En los entornos SPM, estas tareas están centralizadas e interconectadas, por lo que cualquier cambio (en la estrategia de negocio, los modelos operativos, los portfolios de TI o la arquitectura empresarial) es inmediatamente visible para todas las partes interesadas necesarias. La visibilidad en tiempo real a nivel de empresa facilita la alineación optimizada de portfolios, la toma de decisiones orientada al valor y la adaptabilidad continua del portfolio. 

Como tal, la SPM ayuda a las empresas, a los directores de proyectos y a las oficinas de gestión de proyectos (PMO) a lograr resultados empresariales superiores y a mantener su ventaja competitiva mediante inversiones digitales y relacionadas con la tecnología.

La gestión estratégica de portfolios ayuda a las empresas a crear una única fuente fiable, incorporando varias disciplinas empresariales y de TI, como:

La estrategia empresarial y el desarrollo del modelo operativo son esenciales para definir la visión estratégica de una empresa. El proceso suele incluir la especificación de modelos empresariales y operativos y la elaboración de temas estratégicos para alcanzar los objetivos establecidos. También requiere que los equipos alineen la estrategia empresarial con las iniciativas de TI, dando prioridad a las que respaldan la estrategia corporativa.

Los modelos operativos sirven como un plan en el que las organizaciones visualizan y estructuran sus operaciones. Conectan las ofertas de los clientes, las capacidades comerciales y las estructuras corporativas para ayudar a garantizar que la entrega de valor esté en línea con los objetivos estratégicos de la organización.

Al definir claramente cómo interactúan las diferentes partes del negocio, los modelos operativos facilitan procesos eficientes y mejoran la satisfacción del cliente, creando operaciones más cohesivas y estratégicas.

La gestión de portfolios y de TI proporciona una visión holística de todos los activos y las iniciativas relacionadas con la tecnología en una organización. Permiten a las empresas organizar todo su portfolio, mejorando la agilidad, simplificando las modificaciones del portfolio y optimizando el impacto del mismo.

Y, con portfolios centralizados, los gestores de proyectos pueden realizar análisis de impacto exhaustivos para mejorar las sinergias de activos y minimizar los errores de planificación.

La gestión de portfolios y de TI proporciona una amplia comprensión del panorama de TI de una empresa, para que las empresas puedan tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la priorización de proyectos y la estrategia general de TI. Los equipos y los líderes empresariales también pueden supervisar y mantener mejor los recursos de TI para ayudar a garantizar la innovación continua y la alineación con los objetivos empresariales.

El gobierno de la arquitectura empresarial define las capas estructurales (incluidas las capas empresarial, de aplicación, de información y técnica) de los sistemas empresariales complejos. Proporciona un marco para gestionar y optimizar los activos y procesos de TI, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones alinear sus recursos y herramientas con el resto de la empresa.

Un gobierno eficaz ayuda a optimizar la integración de los sistemas y a maximizar la agilidad de la infraestructura, de modo que los equipos pueden implementar más fácilmente prácticas competitivas de transformación digital y establecer estándares para el cambio.

La transformación ágil se refiere al proceso iterativo e integral de llevar a toda la empresa hacia prácticas empresariales más ágiles y reactivas.

Como parte de un programa de SPM, la transformación ágil ayuda a garantizar una visibilidad unificada del sistema desde el desarrollo de objetivos y temas estratégicos hasta el mantenimiento del portfolio, de modo que los resultados ágiles estén alineados con las prioridades empresariales. Destaca cómo los cambios en la planificación de negocio o la ejecución de la estrategia pueden afectar a la misma y a las actividades posteriores.

Los líderes empresariales y los gestores de portfolio obtienen una visión clara del rendimiento de los nuevos productos, incluidos los obstáculos que podrían obstaculizar el éxito en el mercado o el impacto del producto en los resultados estratégicos.

La visibilidad completa de los pipelines ágiles permite a los equipos ajustar nuevos productos a medida que surgen problemas y oportunidades de mejora, lo que ayuda a las empresas a optimizar las operaciones y la estrategia de portfolio.

La gestión financiera permite a los equipos alinear los costes con la estrategia empresarial, centrándose en la elaboración de presupuestos y en previsiones precisas. Ayuda a los líderes empresariales a comprender las prioridades empresariales actuales y futuras (y el soporte de TI que requieren) y las implicaciones financieras de las medidas de reducción de costes en las diferentes partes de la empresa.

Al predecir con precisión el impacto de las decisiones de optimización de costes de TI, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas que respalden los objetivos a largo plazo y, al mismo tiempo, mantengan la salud financiera. Este enfoque ayuda a garantizar una asignación eficiente de recursos y a minimizar el riesgo financiero.

La gestión de riesgos y seguridad es la práctica de identificar amenazas potenciales y proteger cualquier área con vulnerabilidades o problemas de cumplimiento. Proporciona a las organizaciones conocimientos sobre los sistemas que podrían exponer la infraestructura de TI a riesgos, detallando cuáles son los riesgos y la mejor manera de abordarlos.

Una gestión eficaz de los riesgos y la seguridad permite a las empresas proteger sus activos de TI, mantener la continuidad operativa y la confianza de los consumidores y salvaguardar los beneficios de la empresa.

La SPM se centra en alinear los portfolios de proyectos con los objetivos estratégicos y maximiza la contribución de los proyectos existentes y propuestos a dichos objetivos. Evalúa todas las portfolios y las funciones de planificación de la capacidad de forma colectiva, calibrando el ajuste estratégico de las iniciativas para optimizar la gestión de los recursos en cada portfolio.

La toma de decisiones se produce a nivel de portfolio, y a menudo implica a los ejecutivos del equipo directivo, para ayudar a garantizar que los portfolios de proyectos se priorizan en función de su pertinencia para los objetivos estratégicos.

La PPM prioriza la gestión eficiente de proyectos y programas para garantizar que las tareas se completen a tiempo, dentro del presupuesto y en alineación con los objetivos de la organización.

Al igual que la SPM, la PPM se centra en la selección de proyectos, la priorización de proyectos, la asignación de recursos y la gestión de riesgos y dependencias. Sin embargo, a diferencia de la SPM, el alcance de la PPM se limita a proyectos individuales dentro de cada portfolio, por lo que la toma de decisiones se produce a nivel de proyecto o programa. Adopta una visión a corto y medio plazo y busca racionalizar y optimizar el ciclo de vida del proyecto de principio a fin.

La SPM es un enfoque de gestión de portfolios versátil y personalizable, por lo que la implementación varía en función de los presupuestos de la organización, los objetivos, las necesidades empresariales y los requisitos de TI. Sin embargo, las empresas líderes tienden a confiar en cuatro procesos clave:

Para comprender los requisitos de recursos e iniciar el proceso de asignación, todas las partes interesadas necesitan entender claramente los resultados empresariales previstos y el estado actual de los portfolios estratégicos. Es importante tener en cuenta los objetivos a corto y largo plazo, hacer un inventario de todos los recursos disponibles (como los presupuestos y el personal) y revisar las prioridades establecidas.

Los planificadores, las PMO y los gestores de recursos pueden priorizar y categorizar las inversiones, identificando cualquier tarea y proyecto que no funcione hacia objetivos más amplios y redirigiendo los recursos en consecuencia.

Con todas las partes interesadas en sintonía, los equipos pueden seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPI) e iniciar procesos de monitorización continua para medir el éxito. Cuando es necesario, los responsables de la toma de decisiones ajustan su enfoque para mantener las carteras alineadas con la estrategia.

Muchas empresas utilizan procesos de puerta de fase, que dividen los proyectos en segmentos o pasos más pequeños y manejables, para agilizar el análisis. Las metodologías de gestión de proyectos ágiles e híbridas también se utilizan con frecuencia para optimizar los análisis.

Gracias al uso de conocimientos en tiempo real de los análisis de proyectos y portfolio, los equipos pueden desarrollar un plan de portfolio que detalle proyectos específicos e iniciativas estratégicas para priorizar, restar prioridad o cancelar. Los procesos de planificación también incluyen la asignación de presupuesto y personal, la evaluación de riesgos y las tareas de identificación de problemas. 

Las metas, objetivos y KPI establecidos ayudan a los gerentes de proyectos y a las PMO a medir el progreso y a los líderes empresariales a visualizarlo.

Con el portfolio establecido, los equipos pueden iniciar el proceso de ejecución de la estrategia. Sin embargo, la monitorización y la evaluación continuas son vitales para mantener el portfolio alineado con los objetivos estratégicos y adaptarse a medida que cambian las condiciones o los presupuestos.

Las herramientas SPM automatizan estas tareas y proporcionan a las partes interesadas una vista integrada de todo el trabajo actual, futuro y completado. Este enfoque permite que todas las partes interesadas conozcan el estado de los portfolios estratégicos. Si un programa ya no es el más adecuado para el plan estratégico, los líderes pueden optar por posponerlo o cancelarlo.

La transición a SPM puede resultar todo un reto. Si una empresa tiene un presupuesto limitado, puede resultar difícil tomar decisiones de priorización que satisfagan a todas las partes interesadas. Y gestionar una gran portfolio de proyectos interrelacionados puede ser complejo y requerir herramientas y procesos sofisticados para mantener la coherencia y la alineación.

Sin embargo, la SPM ofrece a las empresas innumerables beneficios, entre los que se incluyen:

• Toma de decisiones más sólida. Las herramientas de SPM utilizan paneles de control para proporcionar una visión holística de todos los proyectos de portfolio, lo que ayuda a los líderes empresariales y a los gestores de portfolio a decidir rápidamente qué proyectos perseguir, mantener o finalizar.

• Mejor alineación estratégica y visibilidad. Las prácticas de SPM ayudan a garantizar que todos los proyectos se alinean con los objetivos empresariales, lo que fomenta la transparencia y la responsabilidad en toda la empresa.

• Aumento de la agilidad empresarial. La SPM ayuda a las organizaciones a responder con rapidez a los cambios del mercado y a los cambios internos reasignando recursos y priorizando los proyectos según sea necesario.

• Uso optimizado de los recursos. La SPM permite a las empresas asignar recursos de manera eficiente, maximizando la productividad y minimizando el desperdicio para que los proyectos de alta prioridad reciban el apoyo necesario.

• Colaboración optimizada. La SPM facilita la colaboración eficiente en proyectos y programas complejos, brindando una única fuente visual de información y manteniendo a los equipos alineados con las prioridades comerciales más importantes.

• Gestión proactiva de riesgos. Los procesos de SPM introducen más puntos de auditoría y control en los entornos empresariales y de TI, para que los gestores de portfolio puedan identificar y dirigirse a los riesgos a nivel de portfolio. La gestión proactiva de riesgos ayuda a prevenir interrupciones que podrían descarrilar los proyectos y obstaculizar el progreso hacia los objetivos estratégicos.