¿Qué es la planificación del mantenimiento?

El núcleo de la planificación del mantenimiento es definir las tareas de mantenimiento y determinar los recursos necesarios para completarlas. Un plan de mantenimiento bien estructurado ayuda a las organizaciones a minimizar el tiempo de inactividad no planificado, optimizar los recursos y prolongar la vida útil de sus activos más importantes.

La planeación del mantenimiento es uno de los pilares de la gestión moderna del mantenimiento: los procesos y recursos de los que dependen las organizaciones para mantener los activos físicos. Hoy en día, la mayoría de las empresas dependen de un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) para automatizar y mejorar sus operaciones de mantenimiento.

La mayoría de las estrategias modernas de planeación del mantenimiento incorporan un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) para automatizar y mejorar las operaciones principales de mantenimiento. Las plataformas de CMMS son soluciones de software que documentan la actividad y mejoran los flujos de trabajo.

Según un informe reciente, se espera que el mercado global de CMMS alcance los 1540 millones USD este año. Además, se espera que crezca a 2670 millones USD para 2032, una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 9.6 %.

Las herramientas CMMS pueden almacenar información sobre el historial de mantenimiento, repuestos, planes de trabajo y programas de mantenimiento preventivo en un sistema centralizado de fácil acceso para los planificadores de mantenimiento. Las plataformas CMMS ayudan a hacer seguimiento de aspectos clave de los planes de mantenimiento, que incluyen:

• Fallas en los equipos
• Órdenes de trabajo anteriores
• Historial de mantenimiento
• Información del fabricante
• Requisitos de piezas de repuesto
• Programación de mantenimiento preventivo
• Horas de trabajo
• Tareas de mantenimiento recurrentes

Las herramientas de CMMS, por sus siglas en inglés) también ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener un retraso de tareas en formato digital en lugar de en hojas de cálculo, formularios en papel y comunicaciones informales. Cuando se integran con herramientas modernas de Monitoreo de condiciones (CM), las plataformas de CMMS permiten que prosperen los programas de mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo.

La planificación del mantenimiento y la programación de mantenimiento están estrechamente relacionadas, pero cumplen dos propósitos diferentes:

• La planificación del mantenimiento determina qué acciones deben realizarse y cómo.
• La programación del mantenimiento determina el momento ideal para realizarlo para impactar mínimamente los procesos de negocio.

La planificación y programación del mantenimiento a menudo se despliegan juntas para ayudar a crear un flujo de trabajo estructurado para operaciones de mantenimiento integrales. Cuando están respaldadas por datos de mantenimiento precisos, datos históricos y un CMMS, las dos prácticas mejoran la confiabilidad del equipamiento y respaldan objetivos más amplios de gestión de activos empresariales (EAM).

El proceso de planeación del mantenimiento varía según la organización y las industrias, pero normalmente se centra en seis principios establecidos. Los seis principios de planificación de mantenimiento abarcan industrias y han estado en práctica durante décadas. Estas prácticas establecidas han ayudado a empresas de todos los tamaños a crear estrategias de mantenimiento efectivas para sus activos.

Aquí hay un vistazo más de cerca a cada uno:

1. Planear antes de programar: todos los planes de mantenimiento deben establecer el alcance, los recursos, los procedimientos y los requisitos necesarios para completar un trabajo. El trabajo no debería empezar sin un plan y un calendario claros. Siempre debe hacer de una manera segura y lo menos disruptiva posible para las operaciones de la actividad principal del negocio. 
2. Priorizar la seguridad de los trabajadores: los planes de trabajo (conjuntos de instrucciones para completar tareas de mantenimiento específicas) deben identificar claramente todos los peligros potenciales que los trabajadores de mantenimiento pueden enfrentar al realizar un trabajo. Los planes también deben enumerar cualquier equipamiento o procedimiento requerido para completar la tarea. Por ejemplo, en ciertos trabajos, el bloqueo y etiquetado (LOTO),la colocación de candados y etiquetas en el equipamiento y dispositivos para indicar que no deben operarse, puede ser necesario antes de que pueda comenzar el trabajo.
3. Prepararse con anticipación: antes de comenzar una tarea de mantenimiento o flujo de trabajo, los técnicos y operadores deben tomar medidas para asegurarse de contar con los recursos adecuados para terminar su trabajo. Es responsabilidad de los planificadores de mantenimiento determinar qué técnicos, herramientas, repuestos, equipamiento y documentación se requieren para un trabajo.
4. Crear estimaciones precisas: las estimaciones de tiempo ayudan a los planificadores de mantenimiento a determinar cuánto trabajo se puede incluir de forma realista en un cronograma diario. Con el tiempo, estas estimaciones se pueden refinar mediante el uso de datos históricos de órdenes de trabajo completadas e insights o notas dejadas por los técnicos.
5. Estandarizar el trabajo recurrente: las tareas de mantenimiento recurrentes deben estandarizarse mediante el uso de planes de trabajo. La estandarización es un componente clave de la planificación del mantenimiento. Ayuda a mejorar la consistencia y reduce los recursos y el esfuerzo necesarios para completar órdenes de trabajo.
6. Aprender del trabajo completado: la planificación del mantenimiento solo mejorará con el tiempo si los equipos aprenden de cada trabajo. Al registrar las horas de mano de obra, los materiales y la información sobre fallas de equipos para cada tarea de mantenimiento que realizan, crean una valiosa acumulación de información que puede mejorar los flujos de trabajo en el futuro.

En la planificación del mantenimiento, los datos de mantenimiento proporcionan la información que los equipos de mantenimiento necesitan para tomar mejores decisiones sobre qué trabajo realizar y cómo hacerlo. Los datos históricos de órdenes de trabajo, inspecciones, fallas de equipamiento y registros de mantenimiento ayudan a los planificadores a identificar problemas recurrentes y estimar con precisión el tiempo que llevará solucionarlos.

Hoy en día, las nuevas tecnologías ponen a disposición muchos más datos de mantenimiento que en el pasado. Los sensores de Internet de las cosas (IoT), la computación edge y el monitoreo de condiciones en tiempo real (CM) permiten a las organizaciones recopilar datos detallados sobre el estado de los activos y las condiciones operativas en tiempo real.

Las plataformas de CMMS modernas pueden combinar datos de activos y órdenes de trabajo con información de sensores en tiempo real para ayudar a los equipos a seguir métricas clave. Algunos ejemplos de métricas clave incluyen el tiempo medio entre fallas (MTBF) , el tiempo medio de reparación (MTTR), la disponibilidad del equipo, el tiempo de inactividad y el cumplimiento del cronograma.

Los datos de mantenimiento también respaldan la mejora continua, el proceso continuo de perfeccionamiento de los planes de trabajo y la asignación de recursos para crear estrategias de mantenimiento más sólidas.

La planificación eficaz del mantenimiento produce muchos beneficios a nivel empresarial. Estos son algunos de los más populares:

• Menos tiempo de inactividad no planificado: uno de los objetivos principales de cualquier programa de mantenimiento es reducir el tiempo de inactividad no planificado, que puede costar a las empresas hasta 600 000 millones USD anuales, según un estudio de Splunk/Oxford Economics de 2026. Una sólida planificación del mantenimiento ayuda a reducir las fallas del equipamiento, que son la causa principal del tiempo de inactividad no planificado, al permitir que los equipos de mantenimiento identifiquen y resuelvan antes los problemas del equipamiento.

• Mejora de la fiabilidad del equipamiento: la planeación de mantenimiento ayuda a que los activos en que se basan las organizaciones para sus procesos de actividad principal sean más confiables, para garantizar que las tareas de mantenimiento estén correctamente definidas y se realicen de forma consistente. Los planificadores utilizan datos históricos para identificar las causas de las fallas recurrentes del equipamiento y determinar qué estrategias de mantenimiento serán más efectivas.

• Mayor eficiencia operativa: la planificación del mantenimiento puede ayudar a reducir el tiempo perdido buscando piezas, instrucciones y personal. Cuando los técnicos utilizan un plan de mantenimiento sólido como parte de su proceso, dedican más tiempo a realizar el mantenimiento, en lugar de buscar la herramienta adecuada. Este proceso puede mejorar la eficiencia operativa y aumentar el tiempo de operación sin aumentar los niveles de personal.

• Menores costos de mantenimiento: la planeación del mantenimiento contribuye al ahorro de costos al reducir el número de reparaciones de emergencia que deben realizar los equipos de mantenimiento reactivo. Las reparaciones de emergencia son costosas porque implican horas extra, costos de envío adicionales y retrabajo. El mantenimiento reactivo suele estar desfasado y no emplea las herramientas y tecnologías más avanzadas disponibles.

• KPI de mantenimiento más precisos: la planificación del mantenimiento permite a los gerentes de mantenimiento determinar si su programa de mantenimiento tiene éxito mediante el seguimiento de una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI), que incluyen:
  • Cumplimiento de horarios
  • Porcentaje de mantenimiento planificado
  • Cumplimiento del mantenimiento preventivo
  • MTTR
  • MTBF
  • Disponibilidad del equipamiento
  • Tiempo de inactividad del equipamiento

Los planes de mantenimiento sólidos deben comenzar con una comprensión clara de cada activo del que su organización es responsable y qué tipo de trabajo y recursos se necesitan para mantener en operación esos activos.

Este es el proceso típico en el que se basan las organizaciones para crear planes de mantenimiento.  

Comience por identificar cada activo que requiere mantenimiento y evaluar lo que debe hacerse para mantener su rendimiento a niveles máximos.

Durante este paso, los planificadores de mantenimiento deben revisar el equipamiento y los datos históricos, incluidas las órdenes de trabajo anteriores y los modos de falla conocidos, para determinar qué tareas de mantenimiento son las más importantes.

A continuación, deben determinar qué tipo de trabajo será necesario realizar e identificar a los técnicos más adecuados para realizarlo.

Durante este paso, es importante considerar el nivel de habilidad de los técnicos y las herramientas y repuestos necesarios para completar un trabajo. El segundo paso también debe establecer los procedimientos de seguridad requeridos, los permisos, los procedimientos LOTO y el tiempo de mano de obra estimado que también se incluirán en el trabajo.

Un plan de trabajo recurrente es un conjunto estandarizado de instrucciones y requisitos de recursos que se pueden reutilizar cada vez que un trabajo de mantenimiento deba repetirse regularmente. La creación de planes de trabajo para el trabajo recurrente es un paso clave para optimizar los procesos y garantizar que los equipos tengan las piezas y los recursos adecuados para completar los trabajos.

Los planes deben crearse de una manera que facilite su actualización a medida que los equipos adquieren experiencia y encuentran mejores formas de completar su trabajo.

No todos los trabajos de mantenimiento son igualmente urgentes. Los planes de mantenimiento deben priorizar el trabajo de acuerdo con la criticidad de los activos, la seguridad, los requisitos de producción y las posibles consecuencias de la falla del equipamiento.

Una vez planeada una tarea, puede agregar a la lista de tareas pendientes o incorporar a la programación diaria según su nivel de prioridad.

Las herramientas de CMMS ayudan a los equipos de mantenimiento a alejarse de las estrategias de mantenimiento reactivo obsoletas hacia otras más modernas y proactivas.

Cuando los técnicos registran de manera regular los resultados de tareas de mantenimiento, como horas de trabajo, piezas utilizadas, códigos de falla y equipamiento, ayudan a un CMMS a automatizar tareas manuales y hacer predicciones más precisas.

La planificación del mantenimiento se utiliza en todas las industrias que se basan en activos físicos para los procesos de actividad principal. Sus casos de uso varían considerablemente: una planta de fabricación podría centrarse en la disponibilidad del equipamiento, mientras que un centro de atención médica podría concentrarse más en la seguridad del paciente y el cumplimiento normativo.

A continuación, se muestra cómo cinco industrias utilizan la planificación del mantenimiento en sus activos:

• Fabricación: los fabricantes utilizan la planeación del mantenimiento para mantener el equipamiento de producción funcionando de forma fiable y minimizar los tiempos de inactividad no planeados, componentes clave de la gestión de activos industriales (IAM). Los planificadores del sector de la fabricación suelen emplear herramientas CMMS y estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo para mantener activos complejos como robots industriales, cintas transportadoras y maquinaria en torno a plazos de producción exigentes.

• Energía y empresas de servicios públicos: las organizaciones del sector de energía y de servicios públicos con frecuencia se basan en activos distribuidos geográficamente como tuberías, turbinas eólicas y líneas eléctricas para sus procesos de actividad principal. La planificación del mantenimiento ayuda a coordinar las inspecciones y reparaciones de estos activos. También garantiza que las piezas de repuesto necesarias para restaurarlas estén siempre en stock y que los técnicos adecuados estén disponibles para realizar el trabajo.

• Transporte y logística: las aerolíneas, los ferrocarriles y las compañías navieras utilizan la planificación del mantenimiento para que los vehículos y la infraestructura funcionen al máximo nivel. Los planificadores de mantenimiento crean planes de trabajo detallados que consideran el inventario de piezas de repuesto y los recursos técnicos, así como rigurosos cronogramas operativos. La planificación eficaz del mantenimiento para las empresas de transporte y logística ayuda a reducir el número y la gravedad de las averías y contribuye a fortalecer las redes de transporte en todo el mundo.

• Atención médica: los hospitales y otras organizaciones de atención médica dependen del equipamiento médico y la infraestructura de edificios para respaldar la atención al paciente. La planificación de mantenimiento ayuda a coordinar el mantenimiento preventivo de activos como equipamiento de imágenes, dispositivos de monitoreo de pacientes, sistemas HVAC y otras infraestructuras críticas, al tiempo que cumple con los exigentes requisitos normativos.

• Instalaciones e infraestructura: los equipos de instalaciones utilizan la planificación de mantenimiento para gestionar los sistemas y la infraestructura de los edificios, como ascensores, sistemas eléctricos y fontanería, que mantienen los edificios seguros y cómodos. La planificación ayuda a coordinar el mantenimiento, las inspecciones y las reparaciones recurrentes, al tiempo que equilibra la condición de los activos, las necesidades de los ocupantes, los recursos disponibles y los presupuestos operativos.

• Petróleo, gas y minería: las compañías de petróleo, gas y minería dependen de activos grandes y complejos que a menudo se ubican en entornos remotos y físicamente exigentes como desiertos, montañas y océanos. La planificación del mantenimiento ayuda a estas organizaciones a preparar su trabajo con anticipación y a utilizar herramientas de CM y estrategias de mantenimiento predictivo para identificar posibles fallas antes de que interrumpan las operaciones.