¿Qué es la gestión de mantenimiento?
Publicado el 21 de noviembre de 2025
La gestión de mantenimiento comprende las formas de mantenimiento que utiliza una organización para satisfacer las necesidades de mantenimiento de sus instalaciones físicas.
Las estrategias de mantenimiento se basan en diferentes tipos de actividades de mantenimiento para alcanzar sus objetivos, entre los que se incluyen la prevención del tiempo de inactividad del equipamiento y el ahorro de costos.
En cierto modo, la gestión del mantenimiento es un tipo de gestión de activos empresariales (EAM) porque implica directamente mantener activos físicos como las instalaciones.
Sin embargo, hay una diferencia. La EAM rastrea el rendimiento activo a lo largo de todo el ciclo de vida del activo, incluyendo su historia inicial, como la adquisición. Un programa de gestión del mantenimiento se centra más en las últimas etapas del ciclo de vida de ese activo. Un aspecto importante es decidir qué se necesita para extender de manera efectiva la longevidad de las instalaciones y el rendimiento del equipamiento durante esos períodos.
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Si no se mantienen adecuadamente, los activos como las instalaciones pueden devaluarse rápidamente. Este aspecto es una de las razones por las que la gestión del mantenimiento es un gran negocio.
Cada año, cuando los contadores de la empresa calculan las finanzas durante las auditorías corporativas anuales, los activos totales de una organización se incluyen en esos cálculos. Las empresas que poseen activos físicos sienten una presión económica considerable para mantener los activos en buenas condiciones, de modo que esos activos puedan registrarse como de mayor valor posible.
Es difícil obtener una estimación completa de lo que las empresas y las personas gastan en gestión de mantenimiento a nivel mundial. Sin embargo, las estimaciones aproximadas suelen indicar que las empresas estadounidenses invierten entre 10 y 25 USD por pie cuadrado al año para mantener los espacios inmobiliarios comerciales que han construido o arrendado. Si extrapolamos esa cifra matemáticamente, obtenemos cientos de miles de millones gastados cada año en costos de mantenimiento de edificios comerciales en Estados Unidos.
La palabra “mantenimiento” es una frase que casi todo el mundo entiende instintivamente, a pesar de que es un término general que se usa para describir una amplia variedad de tareas de mantenimiento. Aquí hay una lista de las actividades de mantenimiento más comunes:
- Limpieza general de interiores
- Reparaciones correctivas de edificios
- Limpieza profunda de pisos
- Recolección de basura
- Iniciativas de reciclaje y sustentabilidad
- Lavado de ventanas
- Servicio de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
- Mantenimiento de plomería
- Mantenimiento del sistema de energía
- Reparación de la red eléctrica
- Medidas de seguridad contra incendios
- Protección de la seguridad del sitio
- Paisajismo y diseño del sitio
- Rutinas de mantenimiento del terreno
- Gestión de aguas residuales
Además, aunque la ciberseguridad pueda no parecer una incorporación obvia a esta lista, funciona como una forma crítica de mantenimiento proactivo que evita resultados desastrosos.
En muchos aspectos, podría argumentarse que la ciberseguridad debería tener una mayor prioridad que todas las demás actividades citadas, especialmente cuando se piensa en aspectos como:
- Las filtraciones de datos pueden empañar la reputación de una empresa de una manera que nunca se puede recuperar por completo.
- Los rescates cibernéticos pueden acabar con los resultados financieros de una organización más rápido que un incendio en sus instalaciones.
- Los ciberataques pueden atacar el sistema eléctrico de una instalación y poner en peligro el acceso a las redes eléctricas.
Cada una de esas razones puede ser un cambio radical para cualquier organización, por lo que la ciberseguridad seguirá siendo un tema de suma importancia en la gestión de las instalaciones. En conjunto, estas razones explican por qué abordar las necesidades de ciberseguridad es obligatorio para cualquier empresa moderna.
Así como existen más tareas de mantenimiento de las que podríamos darnos cuenta a primera vista, lo mismo ocurre con los tipos de gestión de mantenimiento, que incluyen:
Mantenimiento planificado
Una estrategia de mantenimiento proactivo diseñada para evitar fallas en el equipamiento y prevenir las averías del sistema, el mantenimiento planificado busca anticipar los problemas de rendimiento. Esta estrategia logra hacerlo llevando a cabo todos los procesos de mantenimiento recomendados por el fabricante y ejecutando los programas de mantenimiento sugeridos.
El mantenimiento planificado, también conocido como “mantenimiento preventivo”, requiere actividades de priorización y reflexión anticipadas considerables.
Ejemplo: una empresa que utiliza el mantenimiento planificado normalmente prevería sus actividades de mantenimiento para todo el año. A continuación, se procedería a planificar la adquisición de las piezas de repuesto que se utilizarán durante las reparaciones de ese año. Este proceso se realiza incluso si la compra real de esas piezas se produce más adelante en el año calendario.
Mantenimiento reactivo
En marcado contraste con el mantenimiento planificado, el mantenimiento reactivo bien podría denominarse una propuesta de “esperar y ver qué se avería”. El mantenimiento reactivo tiene varios nombres, incluyendo “mantenimiento no planificado” y “mantenimiento por averías”.
Entre los planes de mantenimiento, este enfoque es el que requiere menos coordinación y planificación. Desafortunadamente, este enfoque también produce la mayor cantidad de tiempo de inactividad no planificado. Esta interrupción ocurre porque las reparaciones de emergencia que ocurren no se anticipan, y las piezas de repuesto (si son necesarias) probablemente tendrán que enviarse rápidamente con tarifas con recargo.
Además, cuando un sistema físico falla, puede afectar a otros sistemas de la instalación.
Ejemplo: los problemas de fugas de plomería pueden causar problemas de moho que requieren mitigación profesional por parte de especialistas en HVAC.
Mantenimiento basado en las condiciones
El mantenimiento basado en condiciones (CBM) es una forma de gestión de mantenimiento predictivo que aprovecha al máximo las metodologías avanzadas. Además, se basa en el uso de sensores colocados sobre o en piezas clave del equipamiento para monitorear la confiabilidad del activo y su viabilidad continua.
Los datos de mantenimiento que generan los sensores de CBM capturan métricas significativas sobre la eficiencia operativa, que se comparan con las métricas de referencia establecidas para detectar desviaciones del rendimiento esperado. Con base en lo que sugieren los patrones, una empresa puede obtener un aviso de que una pieza del equipamiento o sistema pronto fallará.
Con la información de los sensores y las decisiones basadas en datos, se pueden realizar reparaciones de emergencia rentables antes de que expire el valioso tiempo de actividad.
Ejemplo: el análisis de vibraciones puede revelar cuándo los ejes metálicos se han doblado o los rodamientos están a punto de quemarse.
Mantenimiento predictivo
El mantenimiento predictivo (PdM) mira dentro de una bola de cristal y pronostica con precisión cuándo se averiará el equipamiento. Esto significa que las reparaciones se pueden hacer antes de ese tiempo y cualquier posible tiempo de inactividad se puede minimizar de antemano.
El PdM logra este truco empleando algoritmos avanzados y estudiando datos históricos. Si bien el PdM parece similar al CBM, cada uno persigue su misión de manera diferente. El CBM utiliza datos en tiempo real para detectar anomalías en el rendimiento del equipamiento, mientras que el PdM depende de técnicas más avanzadas (basadas en IA y machine learning) para predecir fallas en el equipamiento.
Ejemplo: un motor industrial clave de una planta de fabricación depende de la vitalidad de su aceite. El PdM utiliza sensores e IA para proporcionar un análisis exhaustivo del aceite y estimaciones sobre su longevidad esperada.
Mantenimiento centrado en la confiabilidad
Otra forma proactiva de programa de mantenimiento de las instalaciones, el mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM), adopta un enfoque preventivo para el equipamiento operativo vital, estudiando lo que ocurre cuando falla el equipamiento. Busca las causas principales de las fallas y cómo pueden afectar la capacidad del equipamiento para ejecutar funciones principales.
El RCM requiere la participación multifuncional de los miembros del equipo de mantenimiento y puede implicar la gestión del inventario de piezas de repuesto para el próximo servicio. El RCM, un proceso organizado para mejorar la toma de decisiones, ayuda a las organizaciones a tomar decisiones con toda la información necesaria.
Ejemplo: una bomba de agua funciona sin incidentes durante años. Con base en la comprensión de la expectativa de vida útil de la bomba, se programa el mantenimiento preventivo antes de que la bomba falle.
La forma en que un departamento de mantenimiento ejecuta la gestión de mantenimiento depende de factores como qué tipo de gestión de mantenimiento elige utilizar y exactamente con qué fines. Pero algunas herramientas y prácticas comunes de gestión de mantenimiento suelen entrar en juego.
Orden de trabajo
La primera es la gestión de órdenes de trabajo, que proporciona un método estandarizado para gestionar las tareas de mantenimiento de principio a fin. Las órdenes de trabajo reúnen los diversos pasos que implica una tarea de mantenimiento, por lo que los departamentos de mantenimiento tienen una idea clara de lo que se espera de ellos durante cada parte de ese proceso.
Los equipos adjuntan listas de verificación a las órdenes de trabajo para ayudar a detallar esos pasos.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo también entran en juego como una forma relativamente económica de gestionar información como horarios y órdenes de trabajo. Los equipos a menudo trabajan para asegurarse de que las hojas de cálculo estén automatizadas y sean capaces de realizar los cálculos pertinentes.
Sin embargo, en algunos aspectos notables, las hojas de cálculo siguen siendo bastante limitadas en lo que pueden hacer. Por ejemplo, tratar de ver hojas de cálculo en un dispositivo móvil sigue siendo un desafío visualmente confuso. Además, el uso de hojas de cálculo a menudo atrae errores manuales por parte de sus usuarios.
Paneles
Por el contrario, los paneles resultan considerablemente más beneficiosos. Proporcionan una interfaz visual que centraliza varias entradas en una sola pantalla, transmitiendo mucha información de rendimiento (incluidas métricas relacionadas) y mostrando cómo están progresando las diferentes órdenes de trabajo.
Del mismo modo, si algo necesita reparaciones de equipamiento, un panel puede alertar a los miembros del equipo sobre el próximo tiempo de inactividad y si necesitan arreglos de equipamiento alternativos. Más allá de toda esta información, los paneles ponen a todos al tanto al proporcionar a todos los miembros del equipo una vista única y constantemente actualizada de lo que está sucediendo.
Sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS)
Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) tiene el poder de ser aún más impresionante. El software de CMMS maneja de manera capaz todas las fases de la gestión de operaciones de mantenimiento de una instalación y agiliza tanto las tareas como los flujos de trabajo.
Otros beneficios de usar software de gestión de mantenimiento incluyen su capacidad para optimizar los programas de mantenimiento y automatizar las tareas de gestión de mantenimiento. Con el software de CMMS, una organización puede estudiar indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo medio entre fallas (MTBF) y los costos de mantenimiento.
El software de CMMS también respalda el concepto de mejora continua. Marca permanentemente el punto en el que el mantenimiento pasa de tener una postura puramente reactiva a involucrarse plenamente con un enfoque proactivo que se basa en los datos de rendimiento y las últimas mejoras de la IA.