¿Qué es la recuperación de activos de TI?

La recuperación de activos de TI sustenta varios aspectos importantes de las prácticas modernas de TI empresariales, como el ahorro de costos, la seguridad de los datos y la destrucción segura de datos.

Las organizaciones dependen de una amplia gama de activos de TI para sus procesos de actividad principal del negocio, incluidos computadoras portátiles, computadoras de escritorio y servidores. Cuando estos activos llegan al final de su ciclo de vida, es necesario encontrar formas de recuperar su valor residual y gestionar su eliminación definitiva.

En la gestión moderna de la cadena de suministro (SCM), la recuperación de activos de TI se ha convertido en una parte clave de la economía circular. Este enfoque implica un modelo económico que ayuda a eliminar los desechos electrónicos y promover la sustentabilidad al extender los ciclos de vida del hardware de TI mediante la reutilización y la reventa. La economía circular depende de un conjunto diverso de prácticas conocidas como disposición de activos de TI (ITAD) que incluyen el borrado de y la eliminación de datos, la destrucción y el remarketing de dispositivos fuera de servicio.

Los programas de recuperación de activos de TI se definen mediante certificaciones y marcos de protección de datos reconocidos a nivel nacional e internacional. Algunos de los más comunes son los establecidas por organismos como el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) de EE. UU., la Organización Internacional de Normalización (ISO) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Todos los activos de TI, independientemente de su tamaño o complejidad, pasan por las cinco fases del ciclo de vida de los activos de TI:

• Planificación
• Adquisiciones
• Despliegue
• Operación y mantenimiento
• Eliminación

Dependiendo de la cantidad y complejidad de los activos de TI que se recuperen, puede llevar desde unos días (por ejemplo, borrado in situ) hasta unas semanas (por ejemplo, renovación y remarketing). Cada etapa depende de un seguimiento y documentación precisos y detallados de los activos, la columna vertebral de un enfoque sólido para la gestión de activos de TI (ITAM).

• Planificación: las organizaciones evalúan la necesidad de un nuevo dispositivo realizando análisis de costo-beneficio, calculando el costo total de propiedad (CTP) y comparando diferentes métodos de adquisición.
• Adquisiciones: en la fase de adquisiciones, se identifica, evalúa y compra el activo específico, junto con cualquier componente adicional de hardware o software o infraestructura de TI necesaria para satisfacer las necesidades del negocio.
• Despliegue: el activo se instala e integra en el entorno de TI de la organización para que pueda proporcionar las capacidades necesarias, el acceso de los usuarios y el soporte.
• Operación y mantenimiento: el activo se vuelve operativo, lo que significa que se utiliza y mantiene de la manera que la organización requiere y puede recibir las actualizaciones o reparaciones necesarias.
• Eliminación: una vez que finaliza su vida útil y su operación ya no es rentable, el activo de TI se da de baja, un proceso que implica su eliminación física, destrucción segura de datos y eliminación final.

El proceso de recuperación de activos de TI se basa en una serie de cinco pasos coordinados, diseñados para optimizar el valor de los activos y la seguridad de los datos. A continuación, presentamos cada paso y su importancia en el proceso general.

Para establecer una estrategia sólida de recuperación de activos de TI, las organizaciones deben mantener un inventario en tiempo real de sus equipamientos de TI retirados, incluyendo computadoras portátiles, discos duros y componentes de hardware extraíbles.

Los inventarios exhaustivos y en tiempo real pueden ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento del estado de los activos, evaluar su valor residual y elegir el método de recuperación más rentable.

Al eliminar datos y activos confidenciales on premises (generalmente, en centro de datos), la mayoría de las organizaciones prefieren la destrucción y eliminación de datos in situ a la destrucción fuera del sitio.

Las tácticas como la desinfección de datos, un proceso que elimina permanentemente la información confidencial de los dispositivos de almacenamiento de medios, ayudan a garantizar que no salga de las instalaciones.

El tercer paso del proceso de recuperación de activos de TI se centra en la eliminación segura de datos, el borrado de datos y la destrucción física de los activos de TI, cuando sea necesario.

Los proveedores de destrucción de datos deben obtener certificaciones de organizaciones como la National Association for Information Destruction (NAID), cuya calificación más alta, NAID AAA, se considera el estándar de la industria. Los proveedores de servicios gestionados (MSP) con estas certificaciones, prácticas documentadas de destrucción de datos y un compromiso comprobado con la responsabilidad ambiental suelen ser socios sólidos.

Los activos que tienen un valor de reventa potencial y cuyos datos se han eliminado de forma segura son elegibles para renovación y redistribución o reventa.

En la fase de remodelación, los activos se reparan, prueban y actualizan para que puedan volver a utilizarse. Luego, las empresas pueden volver a desplegar el activo dentro de su propia organización u optar por revenderlo, utilizando herramientas de remarketing para aumentar su valor de reventa.

Los activos de TI que no pueden revenderse o reasignarse dentro de una organización se reciclan. El quinto paso del proceso de recuperación de activos de TI consiste en la eliminación definitiva de los dispositivos que se consideran irrecuperables y que ya no contienen datos confidenciales.

Las placas de circuito impreso, por ejemplo, contienen una gran cantidad de metales y plásticos valiosos que pueden evitarse que terminen en los vertederos y ser reprocesados para minimizar el impacto ambiental. La quinta y última etapa de la recuperación de activos críticos de TI es crítica para la responsabilidad ambiental y la economía circular.

La recuperación de activos de TI puede ser de beneficio para muchos aspectos de una organización, desde reducir los costos generales y aumentar la eficiencia hasta elevar su perfil de gobernanza ambiental y social (ESG). Estos son algunos de sus principales beneficios a nivel empresarial:

• Mejores rendimientos financieros: las organizaciones que practican una sólida recuperación de activos de TI normalmente pueden recuperar el valor de los activos mediante la reventa, reutilización o remodelación de dispositivos (después de eliminar los datos confidenciales).
• Seguridad de datos mejorada: cada activo de TI es una oportunidad potencial para que los delincuentes cibernéticos roben información confidencial que no se eliminó adecuadamente. La recuperación certificada de activos de TI es esencial para garantizar que se destruyan los datos confidenciales y que no se produzcan filtraciones de datos.
• Reducción de desechos electrónicos: la mayoría de las organizaciones generan volúmenes crecientes de desechos electrónicos cada año, como activos de TI averiados, descartados u obsoletos. La eliminación adecuada de activos de TI (ITAD), una parte clave de la recuperación de activos de TI, ayuda a reducir los desechos electrónicos mediante el reciclaje de metales, plásticos y otros materiales.
• Optimización mejorada de los recursos: la recuperación de activos de TI ayuda a las organizaciones a extender los ciclos de vida de sus activos de TI más valiosos y garantizar que se desempeñen en niveles máximos durante períodos más largos.
• Eficiencia operacional mejorada: mediante el uso de herramientas automatizadas que ayudan a optimizar los flujos de trabajo, los programas modernos de recuperación de activos de TI mejoran la eficiencia operativa de los activos de TI y amplían sus ciclos de vida.

Las ventajas de una gestión adecuada de la recuperación de activos de TI no se limitan a los departamentos de TI de las organizaciones individuales, sino que a menudo se extienden a industrias enteras. Estos son algunos sectores y stakeholders que con frecuencia se benefician:

• Proveedores de servicios: muchas empresas de TI y otras compañías ofrecen servicios integrales de recuperación de activos e ITAD como un servicio premium o una oferta combinada a sus clientes.
• Proveedores de centros de datos: a menudo, los proveedores de centros de datos gestionan el desmantelamiento y el reemplazo de los servidores que ofrecen a los clientes con una interrupción mínima.
• Grupos ambientalistas: los grupos ambientalistas como Sierra Club y Greenpeace monitorean activamente la eliminación de desechos electrónicos y reconocen a las organizaciones que lo hacen bien.
• Consumidores: uno de los aspectos que a menudo se pasan por alto de una sólida recuperación de activos es el beneficio para el consumidor en forma de equipamiento reutilizado y de menor precio, como computadoras portátiles, computadoras de escritorio y teléfonos móviles.

Para implementar un proceso sólido de recuperación de activos de TI, las organizaciones deben tener en cuenta varios factores. Estos son algunos de los más importantes:

• Cumplimiento: garantizar que las prácticas de destrucción de datos se alineen con los estándares de seguridad de datos como NIST, ISO y RGPD siempre debe ser una consideración principal para la recuperación de activos de TI. El incumplimiento de estas normas puede conllevar multas elevadas y la revocación de la certificación.
• Precios: las organizaciones deben evaluar rigurosamente el valor de reventa de todo su hardware de TI y equilibrar su potencial de recuperación con los costos de servicio y reacondicionamiento. La revisión periódica de los activos de TI es una parte esencial de los programas de recuperación sólidos.
• Informes: establecer una estructura de informes sólida para la condición y el estado de los activos de TI es esencial para la transparencia organizacional. Las organizaciones deben elegir proveedores y contratistas que puedan proporcionar documentación rigurosa sobre la cadena de custodia y métricas en tiempo real relacionadas con la recuperación de activos.
• Sustentabilidad: los desechos electrónicos son monitoreados de cerca por las Naciones Unidas (ONU), que informaron en 2024 que los niveles de desechos electrónicos habían aumentado un 82 % desde 2010. La ONU también reveló que se proyectaba que aumentaran en otro 32 % para 2030.¹ Los servicios responsables de recuperación de activos de TI ayudan a prevenir este aumento al extender los ciclos de vida de los activos de TI, mejorar el ahorro de costos, aumentar el valor de reventa y reducir el impacto ambiental general.

A pesar de sus numerosas ventajas, implantar un sistema eficaz de recuperación de activos de TI sigue siendo un reto. Estos son algunos obstáculos comunes que enfrentan las organizaciones.

Las operaciones comerciales deben alinearse con un conjunto diverso de estándares y marcos de cumplimiento que cambian en todas las industrias y territorios. La disposición de activos de TI (ITAD) se sitúa en la intersección de marcos regulatorios superpuestos que pueden dificultar el cumplimiento y requerir tiempo y recursos significativos.

El auge de la inteligencia artificial (IA) ha hecho que las filtraciones de datos sean más complejas y sofisticadas.

Según el Informe del costo de una filtración de datos más reciente de IBM, el 97 % de las organizaciones experimentó un incidente de seguridad relacionado con la IA el año pasado. Entre estas organizaciones, el 63 % dijo que carecía de las políticas de gobernanza de la IA adecuadas para gestionar o prevenir la IA en la sombra. El escenario de recuperación de activos de TI es vulnerable cuando la eliminación o destrucción deficiente de datos expone datos confidenciales.

El seguimiento de activos, el monitoreo en tiempo real de la ubicación, procedencia y condición de un activo de TI, puede ser difícil para las organizaciones responsables de miles de computadoras portátiles, computadoras de escritorio, servidores y otros tipos de hardware de TI.

Las incongruencias en el seguimiento de activos pueden dar lugar a registros incompletos del ciclo de vida de los activos y a historiales de mantenimiento deficientes que, en última instancia, reducen el valor de reventa de un activo.

Con el rápido ritmo del cambio tecnológico, los ciclos de actualización de hardware más cortos (el plazo para retirar y reemplazar componentes tecnológicos por otros más nuevos) están limitando las oportunidades de reventa.

Por ejemplo, en algunas industrias, las tecnologías que se compraron hace solo unos años ya no pueden admitir el software que los empleados necesitan para hacer su trabajo. Este aspecto dificulta la reventa de los activos.

Antes de comenzar un programa de recuperación de activos de TI, las organizaciones deben asegurarse de haber realizado estos pasos:

• Actualizar las listas de los activos de TI que pretenden recuperar, junto con registros detallados de su ciclo de vida
• Validar todas las certificaciones de proveedores relevantes (R2, e-Stewards, ISO 14001, NAID)
• Establecer una cadena de custodia y procesos de desinfección de datos in situ
• Exigir un comprobante de destrucción segura de datos a todos los proveedores.
• Documentar el valor residual y los resultados de reventa de los activos relevantes
• Garantizar su cumplimiento con las regulaciones de ESG para su disposición final
• Armonizar las políticas que rigen sus programas de recuperación de activos de TI con sus políticas de gestión de activos de TI