La automatización empresarial es el proceso de utilizar soluciones de automatización para gestionar tareas repetitivas, de modo que las empresas puedan optimizar los flujos de trabajo, generar ingresos y prosperar en mercados desafiantes.
La automatización del negocio incluye el uso de la automatización de procesos del negocio (BPA), la automatización robótica de procesos (RPA) y otras herramientas y técnicas de automatización para eliminar las operaciones comerciales que consumen mucho tiempo, lo cual libera a los empleados para un trabajo de mayor valor. Un estudio de McKinsey de 2024 encontró que la mayoría de los empleados que reportaron ahorros de tiempo de la automatización estaban usando ese tiempo adicional para trabajar en nuevas actividades.
Habilitar automatizaciones empresariales impulsadas por IA es un componente enorme de IBM Consulting Advantage. Ayudamos a las empresas a integrar capacidades de IA en las herramientas y procesos existentes para garantizar una adopción perfecta.
En colaboración con socios como Adobe, AWS, Microsoft, Salesforce y SAP, hemos llegado a 85 000 usuarios con más de 2000 asistentes y agentes de IA, lo que ofrece hasta un 50 % de aumento de la productividad.
Microsoft informó que casi el 70 % de las empresas de Fortune 500 utilizan Microsoft 365 Copilot para la búsqueda de correo electrónico y la toma de notas.
Debido a la importancia de las iniciativas de transformación digital, la tecnología de automatización ha llegado a casi todas las industrias, desde las aplicaciones hasta la entrada de datos y la atención al cliente. Incluso los restaurantes de servicio rápido están utilizando la automatización robótica para acelerar las filas.
Ahora, la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) están potenciando la automatización y creando herramientas aún más potentes que pueden automatizar cada vez más tareas más complejas. La mayoría de los líderes empresariales (87 %) dijeron al IBM Institute for Business Value que la IA generativa impulsará aún más iniciativas de automatización de alto impacto. Esta llamada automatización impulsada por IA o "automatización inteligente" mejora la productividad y la colaboración.
De hecho, la investigación muestra enormes beneficios finales de la automatización. El IBM Institute for Business Value estima que el 92 % de los altos ejecutivos planean digitalizar los flujos de trabajo y aprovechar la automatización impulsada por IA para 2026.
Anteriormente, la automatización requería mainframes masivos y un equipo de expertos para mantenerlos. Hoy en día, las plataformas de automatización basadas en la nube ponen la funcionalidad al alcance de empresas de todos los tamaños.
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La mayor parte de la automatización toma tareas simples y manuales y las automatiza. Estos son algunos de los tipos de automatización que una empresa puede utilizar.
La automatización avanzada reúne a humanos y máquinas para integrar múltiples sistemas en toda la organización. Para respaldar procesos más complejos, la automatización avanzada se basa en datos no estructurados combinados con machine learning, procesamiento de lenguaje natural y análisis. Promueve la gestión del conocimiento y el apoyo a la toma de decisiones para trabajos especializados.
La gestión de procesos de negocio (BPM) ayuda a las organizaciones a descubrir, medir, mejorar y optimizar la estrategia y los procesos del negocio. A diferencia de la administración de proyectos, BPM se ocupa de todo el proceso de principio a fin.
Impulsada por IA, la automatización inteligente significa que las máquinas pueden “aprender” y tomar decisiones basadas en situaciones que han encontrado y analizado. Por ejemplo, en atención al cliente, los asistentes virtuales impulsados por IA pueden reducir costos y al mismo tiempo permitir interacciones más inteligentes entre clientes y agentes humanos. El resultado es una mejor experiencia de atención al cliente
La minería de procesos implica el uso de algoritmos especializados para registrar datos de eventos con el fin de identificar tendencias, patrones y detalles de cómo se desarrolla un proceso. La minería de procesos aplica la ciencia de datos para descubrir, validar y mejorar los flujos de trabajo. Combina la minería de datos y los analytics de procesos para identificar cómo mejorar esos procesos.
La automatización robótica de procesos (RPA), también conocida como robótica de software, emplea tecnologías de automatización inteligente para realizar las tareas de oficina repetitivas de los trabajadores humanos, como extraer datos, completar formularios, mover archivos y más. La automatización de procesos ayuda a las organizaciones a lograr uniformidad y transparencia.
La automatización del flujo de trabajo sustituye las tareas manuales por un software que ejecuta todo o parte de un proceso. United Foods utilizó IBM® Cloud Pak for Business Automation para optimizar los flujos de trabajo de RR. HH., finanzas e informes, y aumentar la productividad e impulsar una mayor visibilidad de las operaciones de la empresa.
Ya sea que gestione una pequeña compañía o una gran compañía, la automatización es una excelente manera de optimizar las operaciones e impulsar el crecimiento del negocio. Las herramientas de automatización están diseñadas para reemplazar la mano de obra humana con mano de obra mecánica, de modo que pueda poner a esos recursos humanos a trabajar en otras partes de la compañía.
Para aprovechar todo el potencial de la automatización, las empresas deben emplear constantemente software de automatización probado y las mejores prácticas en todos los flujos de trabajo, desde la creación de experiencias digitales más rápidas para el cliente hasta la simplificación de los procesos internos. Sin embargo, no todas las soluciones contienen la gama completa de tecnología necesaria para automatizar las operaciones de extremo a extremo. Esto puede llevar a muchas soluciones puntuales, costos más altos y una incapacidad de escalar.
La automatización empresarial es crítica para un mundo que cambia rápidamente. Por ejemplo, predecir los comportamientos de los clientes que persistirán después de la pandemia, desde la demanda que fluctúa mucho hasta las precauciones de salud y seguridad mejoradas, puede ser complicado.
Pero un área que puede controlar es cómo gestiona las experiencias que crea para sus clientes. La automatización, especialmente la automatización combinada con la IA, puede ayudarlo a organizar o refinar estas experiencias, lo que resulta en mayores ventas, mejor uso de los recursos y mayor satisfacción del cliente.
Una de las mejores maneras de hacerlo es a través de una plataforma de automatización que le ayude a:
Utilice los datos de la automatización de sus operaciones con machine learning e IA para recomendar acciones y liberar a las personas para tareas más estratégicas. Por ejemplo, las organizaciones pueden usar ML para analizar sus pronósticos de ventas para comprender las fortalezas y debilidades potenciales. Un proceso de ML puede identificar a un gran cliente en peligro de que se desvíe antes de que un analista de ventas identifique el mismo problema.
Las organizaciones están interesadas en utilizar trabajadores digitales, que son robots entrenados para realizar tareas específicas, o procesos en colaboración con humanos, para acelerar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia. Los humanos pueden interactuar con estos trabajadores digitales para mejorar la gestión de proyectos, de modo que puedan enfocarse en otros temas.
Aplique capacidades de automatización central de procesamiento de documentos, orquestación de flujos de trabajo, gestión de decisiones y servicios de contenido a áreas operativas clave para satisfacer las necesidades del negocio.
Ayudar a los empleados a ahorrar tiempo y realizar tareas más rápido reduce los costos de recursos humanos y permite a los empleados manejar una carga de trabajo más amplia.
Desarrollar soluciones de automatización ayuda a crear eficiencias operativas o puntos críticos en sus operaciones. La creación de estos procesos automatizados puede resolver esos problemas o, de lo contrario, ayudar a las organizaciones a arreglar sus procesos.
Los equipos de TI pueden utilizar la automatización para aumentar el desarrollo de aplicaciones. Pueden utilizar cada vez más la automatización inteligente para escribir código, crear aplicaciones y realizar el control de calidad de los productos. La empresa de logística VLI recurrió a IBM para ayudar a automatizar varios procesos de automatización de software que requieren mucha mano de obra, como certificaciones y solicitudes de acceso, y gestión de contraseñas. La automatización de IBM garantizó que las solicitudes de acceso se concedieran un 99 % más rápido que antes.
Las organizaciones pueden automatizar las conversaciones iniciales con los clientes mediante el despliegue de chatbots para recopilar información y, potencialmente, responder a una pregunta sin necesidad de intervención humana. También puede automatizar las transcripciones de llamadas para agregarlas a la inteligencia de datos y para que los supervisores realicen un mejor seguimiento del protocolo.
Al automatizar las funciones de planeación financiera y contabilidad, las empresas pueden liberar tiempo para tareas importantes como el análisis, la estrategia y la colaboración con los stakeholders. En la gestión de cuentas por pagar (AP), por ejemplo, las organizaciones pueden automatizar la captura de datos, cotejar facturas con pagos y enrutar aprobaciones. Las tecnologías también pueden automatizar las conciliaciones de cuentas y generar informes financieros. Esto reduce los errores humanos en torno a los datos y ayuda a prevenir el fraude mediante controles en segundo plano. Por ejemplo, una reaseguradora global en Suiza utilizó el software IBM para automatizar sus tareas de cierre trimestral y ahorró 40 000 USD por trimestre.
Los sistemas de gestión de recursos humanos pueden automatizar una amplia gama de tareas de recursos humanos, como el procesamiento de solicitudes de empleo, programación de entrevistas, ofertas de empleo, incorporación de empleados, gestión de nómina y administración de beneficios. También puede crear notificaciones específicas para que los ejecutivos y gerentes puedan recibir actualizaciones sobre dónde se encuentran los prospectos relevantes en el proceso de contratación. Mediante el uso de analytics, estos sistemas también pueden proporcionar insights sobre la productividad de la fuerza laboral.
Con la automatización del marketing por correo electrónico, las empresas pueden usar software para enviar correos electrónicos a una lista de distribución de clientes según un cronograma predefinido, lo que reduce los costos de ejecutar las campañas manualmente. También pueden enviar correos electrónicos en tiempo real en función de acciones desencadenadas. Por ejemplo, si alguien solicita más información, una organización puede automatizar un correo electrónico que proporcione contexto adicional. Los esfuerzos de marketing pueden vincularse a un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) e incluso hacer cosas como dirigir a los clientes con mensajes de seguimiento automatizados a través de las redes sociales.
Las tecnologías de automatización inteligente pueden ayudar mejor a las organizaciones a organizar y comprender los datos propios y de terceros para identificar nuevas oportunidades para la expansión de productos digitales. El fabricante australiano de equipamiento de movimiento de tierras Komatsu recurrió a IBM para desarrollar una experiencia digital, impulsada por herramientas de automatización. Con la plataforma de integración como servicio (iPaaS) de IBM webMethods, un correo electrónico ahora crea un flujo de trabajo automatizado sin necesidad de una gran cantidad de aplicaciones. Llevó a un desarrollo y despliegue un 30 % más rápidos.
Las herramientas de automatización de ventas como Salesforce y otras herramientas de software-as-a-Service (SaaS) permiten a los equipos de ventas dedicar menos tiempo a hacer el registro de su actividad relacionada con los acuerdos y más tiempo a hacer las llamadas telefónicas que cierran los acuerdos. Las herramientas pueden automatizar tareas repetitivas a lo largo del proceso de ventas, ya sea calificar clientes potenciales en función de su recorrido de comprador, asignar prospectos al representante adecuado o crear pronósticos de ventas respaldados por datos. También puede impulsar cambios en los precios en función de eventos internos o externos, como la demanda, el inventario y el control de calidad.
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1. The power of AI & Automation: Intelligent workflows, IBM Institute for Business Value.