Contabilizar todo lo que ocurre en un trimestre puede parecer una tarea aún más monumental si su organización tiene oficinas en todo el mundo, junto con una cartera amplia y diversa de ofertas y servicios.

Esa era la situación de Swiss Re Group, un proveedor mayorista de reaseguros, seguros corporativos y soluciones de gestión de riesgos. Joseph Isip, vicepresidente de proyectos especiales financieros en Swiss Re, explica: "Teníamos cinco o seis equipos diferentes que participaban en nuestro proceso de cierre; además, cada equipo tenía sus propios procedimientos. No había visibilidad entre los equipos y las transferencias no estaban claramente definidas. Esto provocaba que el trabajo se repitiera y se generara trabajo adicional para todos los equipos”.

También había reuniones frecuentes. Todos los días durante el periodo de cierre, más de 30 partes interesadas se reunían para identificar y resolver problemas; era un proceso largo y tedioso. Según Isip, "Esas reuniones eran necesarias, pero no eran eficientes".

Isip y Markus Echser, jefe de herramientas de procesos y automatización de Swiss Re, creían que debía haber una mejor manera de hacerlo. Por eso se embarcaron en un proyecto de automatización, buscando actualizar y optimizar el proceso de cierre trimestral. Esperaban que este fuera el primer paso en un movimiento de toda la empresa hacia la automatización del negocio.

El equipo de Swiss Re seleccionó el software IBM® Blueworks Live e IBM Business Automation Workflow para ayudar a transformar los cierres trimestrales del departamento de finanzas. Estos productos forman parte de la oferta IBM Cloud Pak for Business Automation, un conjunto de productos de software destinados a ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos de negocio mediante herramientas, informes y paneles que requieren poca programación, junto con análisis impulsados por IA.

"Había muchos equipos involucrados, así que tuvimos que reunirlos a todos en la misma sala y trazar un plan con las diferentes tareas y dependencias", señala Isip. Gracias a la interfaz web intuitiva, los equipos de Swiss Re de todo el mundo colaboraron rápidamente en todas las líneas de negocio para documentar sus procesos en un solo lugar. Si los modelos de proceso revelan alguna oportunidad de automatización, Swiss Re podrá exportarlos a la herramienta IBM Business Automation Workflow, lo que permitirá a la empresa introducir acciones y automatización según corresponda".

El software de IBM permitió a Swiss Re adoptar un enfoque de varios niveles para desglosar las tareas. El equipo corporativo definió las tareas de nivel superior (por ejemplo, "actualizar informe") y los equipos individuales para seguir gestionando las subtareas correspondientes. Esta potente función permite que los equipos conserven cierta autonomía, pero también permite que Swiss Re documente las interdependencias de las tareas de nivel superior. De hecho, con la solución de IBM, Swiss Re ahora tiene una representación visual dinámica de todo el flujo de trabajo.

La solución de IBM también permitió que Swiss Re desarrollara paneles de control e informes personalizados, que la dirección puede ejecutar con solo pulsar un botón, para ver en qué situación se encuentra el proceso de cierre del trimestre. Agregar nuevos informes o funciones del panel de control también es sencillo; además, el departamento de TI de Swiss Re suele cumplir con estas solicitudes en un plazo de 24 horas.

Pero la solución ofrece mucho más que documentación, paneles de control e informes. Con todos sus procesos documentados en el software de IBM, Swiss Re ha descubierto nuevas formas de optimizar el proceso de cierre trimestral, eliminando varios informes y reduciendo la cantidad de explicaciones que requiere el sistema. Danny Kyu, analista de negocios para la gestión de procesos de negocios en Swiss Re, explica: “Al principio, estábamos muy ocupados haciendo cambios y mejoras en los informes y paneles. Pero en los años transcurridos desde la implementación inicial, realmente hemos optimizado el proceso de cierre trimestral y todo es muy estable”.