Cos'è l'integrazione ERP?

L'integrazione ERP aiuta a sincronizzare le funzioni aziendali per offrire agli stakeholder un accesso semplificato ai dati aziendali. Le soluzioni ERP rimuovono i silos di dati che possono oscurare lo stato di salute complessivo dell'azienda e richiedono ai dipendenti di cercare informazioni in varie applicazioni, piattaforme e reparti. L'integrazione ERP aumenta la visibilità nei processi aziendali centralizzando i dati e favorendo decisioni aziendali più rapide e informate.

La pianificazione delle risorse aziendali è un sistema software di gestione aziendale che le organizzazioni utilizzano per raccogliere, gestire e condividere i dati all'interno dell'azienda. Questi sistemi sono costituiti da applicazioni aziendali, chiamate anche moduli integrati. L'implementazione ERP aiuta a gestire le funzioni principali di un'azienda, come finance, supply chain e approvvigionamenti, risorse umane e molto altro, in una piattaforma integrata.

Il software ERP moderno utilizza connettori predefiniti e application programming interface (API), ovvero insiemi di protocolli che consentono a sistemi eterogenei di comunicare tra loro e facilitano il flusso di dati tra tali sistemi. Le strategie di integrazione ERP considerano quali dati le aziende utilizzano per prendere decisioni e come utilizzarli per ottimizzare le funzioni aziendali.

Le soluzioni ERP integrate promuovono il flusso efficiente di dati tra il software ERP e altri sistemi e applicazioni aziendali, offrendo alle parti interessate un accesso più facile alle informazioni di cui necessitano. Le aziende moderne raccolgono grandi set di dati e l'integrazione ERP può aiutare i team a visualizzare e analizzare meglio grandi volumi di dati. Questa funzionalità consente ai team di scoprire le inefficienze sistemiche e le minacce alla sicurezza, esplorare le opportunità di crescita e adattarsi più rapidamente alle mutevoli condizioni aziendali.

I fornitori di ERP forniscono servizi di integrazione ERP con opzioni predefinite e personalizzabili. Le esigenze aziendali variano in base a fattori quali risorse IT, numero di applicazioni software eseguite, se le applicazioni sono basate sul cloud oppure in hosting on-premise, esigenze di scalabilità e crescita aziendale prevista.

I metodi di integrazione ERP includono l'integrazione point-to-point, l'enterprise service bus e l'integration platform as a service (iPaaS).

L'integrazione point-to-point consente a due sistemi di collegarsi direttamente. I team IT utilizzano un codice personalizzato per impostare la comunicazione diretta tra due sistemi, offrendo un elevato livello di controllo. L'integrazione point-to-point è spesso un'opzione a basso costo per i sistemi di base con integrazioni software minime.

Per le integrazioni più grandi che coinvolgono molte applicazioni, la scalabilità può diventare difficile da mantenere da parte dei reparti IT che utilizzano questo modello. Le connessioni point-to-point richiedono che i reparti IT costruiscano e mantengano il codice, il che può essere costoso e richiedere molto tempo.

L'ESB è un componente software centralizzato che gestisce l'integrazione di diversi sistemi software. Viene spesso utilizzato per integrazioni complesse all'interno di architetture on-premise.

L'ESB standardizza le informazioni utilizzando connettori che convertono le informazioni tra le applicazioni. Questo livello intermedio di traduzione è noto come bus di comunicazione. L'ESB è uno strumento efficace per l'integrazione di sistemi legacy, ma non è la scelta migliore per le applicazioni cloud. Come il point-to-point, l'ESB richiede la competenza tecnica di un reparto IT per l'integrazione e la manutenzione.

L'iPaaS è una suite di strumenti e soluzioni self-service basati su cloud utilizzati per integrare i dati provenienti da più applicazioni ospitate in diversi ambienti IT. L'iPaaS è progettato per aiutare a gestire un crescente ecosistema di soluzioni software-as-service (SaaS) utilizzate dalle grandi organizzazioni.

I servizi di integrazione cloud iPaaS offrono una soluzione alla crescente sfida posta dall'integrazione di app, fonti di dati e servizi in ambienti IT sempre più complessi (come gli ambienti hybrid cloud). L'iPaaS affronta le sfide dell'integrazione aziendale e della gestione dei dati fornendo strumenti come connettori predefiniti, mappe e trasformazioni che aiutano le aziende a orchestrare i flussi di integrazione e a massimizzare l'interoperabilità tra sistemi diversi.

L'integrazione con iPaaS rappresenta una soluzione per molte aziende moderne grazie alla scalabilità che offre e alla sua idoneità con applicazioni SaaS e basate su cloud. 

L'integrazione del sistema ERP coinvolge varie funzioni aziendali e software in base al tipo e alla struttura organizzativa, agli obiettivi e alle esigenze. I casi d'uso dell'integrazione ERP includono:

• Business intelligence (BI)
• CRM (Customer Relationship Management) 
• Project management
• Gestione della supply chain
• Piattaforme di e-commerce
• Risorse umane

La business intelligence si riferisce a una serie di processi progettati per generare insight e strategie aziendali migliorate attraverso l'analisi dei dati organizzativi. Le aziende implementano strumenti che raccolgono, gestiscono e organizzano i dati tra diversi reparti per fornire agli stakeholder un quadro dettagliato delle operazioni.

Le integrazioni ERP di business intelligence aiutano le organizzazioni a implementare strumenti basati su AI per automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati. L'automazione di questo processo aiuta a fornire insight basati su dati in tempo reale che consentono di aggiornare in modo proattivo i workflow e le operazioni aziendali.

Gli strumenti CRM aiutano a registrare e gestire i dati relativi alle interazioni con i clienti o potenziali clienti. I sistemi CRM includono dati dei clienti come cronologia degli acquisti, informazioni di contatto e informazioni sulle interazioni con i team di supporto clienti. Questi dati aiutano i team di vendita, marketing e servizio clienti ad aumentare la customer retention, generare nuovi lead e migliorare l'esperienza.

L'integrazione ERP rende questi dati visibili ai vari team, rendendo il processo decisionale più informato e ottimizzando le iniziative di vendita e marketing.

L'integrazione dei sistemi ERP con gli strumenti di gestione dei progetti aiuta i leader dell'organizzazione a coordinare le attività e a rispettare le scadenze tra i vari team. I project manager utilizzano queste integrazioni per rendere più efficienti le iniziative e gli sprint di prodotto e per migliorare la pianificazione dei progetti. L'integrazione dei sistemi ERP con il software di gestione dei progetti consente ai project manager di utilizzare un sistema unificato per tenere aggiornati i membri del team sulle iniziative a livello aziendale che potrebbero influire sui loro workflow e sulle loro procedure.

L'integrazione può svolgere un ruolo nella gestione della supply chain integrando i dati provenienti da vendite, spedizioni, inventario e sistemi di produzione. I sistemi ERP aiutano a ottimizzare l' order management, che include tutte le fasi di un ordine e il personale responsabile di un ordine, dalla sua creazione all'evasione. Se si verifica un problema nella fase di produzione o se ci sono ritardi nella spedizione, un sistema integrato può automatizzare un avviso ai team di gestione dell'inventario, che possono aggiornare i team addetti a magazzini, clienti e operazioni commerciali riguardo ai tempi di consegna previsti.

L'integrazione ERP per l'e-commerce centralizza la gestione dell'inventario, i dati dei prodotti, la cronologia degli ordini di acquisto e i dati dei clienti. La centralizzazione di questi dati consente alle organizzazioni di automatizzare molte funzioni sui propri siti di e-commerce, ad esempio assicurarsi che gli elenchi dei siti web siano aggiornati con l'inventario effettivo.

L'integrazione dell'e-commerce consente l'automazione e la condivisione efficiente delle informazioni tra le organizzazioni. Ad esempio, questa integrazione può aiutare a semplificare l'evasione degli ordini automatizzando il flusso di informazioni sulla spedizione verso i magazzini di evasione degli ordini. I team di marketing e vendita possono utilizzare le informazioni sull'e-commerce per individuare i prodotti più richiesti e i pattern di vendita, adattando le strategie di conseguenza. I dati sull'e-commerce possono aiutare i team aziendali a decidere quando i prodotti debbano essere gradualmente eliminati o quando modificare i modelli di prezzo.

I dipartimenti delle Risorse umane (HR) spesso gestiscono numerose attività organizzative, come assunzioni e licenziamenti, gestione dei benefit aziendali, revisioni delle prestazioni e monitoraggio delle buste paga, oltre a grandi volumi di dati e documenti sui dipendenti. L'integrazione ERP aiuta a consolidare questi dati attraverso la creazione e la gestione di profili sui singoli dipendenti, più facili da accedere e memorizzati in modo sicuro.

L'integrazione con i sistemi HR aiuta a tenere informati i team delle Risorse umane sulle più ampie esigenze aziendali; queste informazioni possono rivelarsi preziose quando si assumono nuovi dipendenti e si creano offerte di lavoro. Le integrazioni ERP aiutano inoltre i team ad automatizzare molte attività manuali dell'HR, come l'onboarding o le approvazioni dei permessi retribuiti (PTO), consentendo ai team HR di concentrarsi su lavori più strategici.

L'integrazione ERP offre numerosi benefici e aiuta le organizzazioni a:

• Unificare i dati in tempo reale
• Creare una singola fonte affidabile
• Automatizza i workflow
• Migliorare l'osservabilità

La raccolta, la sintesi e l'analisi dei dati in tempo reale aiuta i team a stabilire le conoscenze organizzative e a comprendere meglio le funzioni aziendali. I dati isolati o non accessibili tra i vari reparti possono impedire alle organizzazioni di raggiungere una comprensione olistica delle proprie risorse e delle esigenze aziendali. Questi dati isolati possono creare ridondanze di workflow e altre inefficienze o problemi.

L'integrazione ERP unifica dati precedentemente eterogenei, consentendo ai team di trarre maggiore valore dai propri dati e di scoprire insight che aiutano a migliorare i processi organizzativi.

L'integrazione delle applicazioni ERP con altre applicazioni e database aziendali consente la centralizzazione dei dati e aiuta a migliorare la comunicazione interna tra i reparti. Inoltre, evita ai dipendenti di dover perdere tempo nella ricerca dei dati. 

I repository di dati centralizzati consentono una distribuzione più semplice di report e analisi di dati in tempo reale e creano una singola fonte affidabile su cui tutte le unità di business possono fare affidamento (sapendo inoltre che stanno agendo in base alle stesse informazioni delle loro controparti). Molti sistemi ERP possono creare automaticamente grafici e dashboard che forniscono visualizzazioni chiare dei dati raccolti.

I data store centralizzati hanno molte applicazioni pratiche. Ad esempio, se i team di vendita, marketing ed e-commerce condividono la comprensione delle tempistiche della supply chain e dei flussi di produzione, i team possono migliorare il forecasting e allinearsi per assicurarsi che le iniziative di vendita e marketing siano adeguate in modo efficiente in caso di problemi con le forniture o quando gli articoli sono esauriti.

L'inserimento dei dati è noioso e soggetto a errore umano. Le soluzioni ERP aiutano ad automatizzare i processi di immissione dei dati e a promuovere l'accuratezza dei dati. I sistemi ERP possono anche aiutare ad automatizzare la generazione delle fatture, l'approvazione delle fatture, gli aggiornamenti dell'inventario e altri processi specifici del settore.

In breve, l'integrazione ERP aiuta a fornire alle organizzazioni un quadro più accurato dell'intera attività. Questa migliore osservabilità favorisce l'analisi dei dati in tempo reale, offre ai leader la visione completa necessaria per prendere decisioni sicure e aiuta i team a evitare in modo proattivo problemi futuri.

Un'ampia osservabilità e sistemi integrati aiutano inoltre le aziende a fare rispettare le regole, i regolamenti e gli standard di conformità a livello aziendale.

L'integrazione ERP offre benefici a livello aziendale, ma ci sono delle problematiche che i team IT potrebbero trovarsi ad affrontare durante il processo di integrazione iniziale e durante tutto il ciclo di vita dell'integrazione. Gli ostacoli dell'integrazione ERP variano a seconda dell'ambito e delle dimensioni dell'azienda, così come del metodo di integrazione prescelto. Queste sfide includono:

I sistemi ERP raccolgono e gestiscono dati provenienti da team e reparti diversi, il che significa che i dati potrebbero essere formattati in modo diverso nelle varie applicazioni. In particolare, le soluzioni di integrazione point-to-point ed ESB richiedono competenze tecniche interne e professionisti IT per gestire la traduzione dei dati. Questi metodi di integrazione richiedono inoltre personale tecnico in grado di scalare e gestire gli ambienti via via che diventano più complessi.

Le soluzioni iPaaS includono connettori precostituiti che aiutano a integrare le applicazioni e ad alleggerire il workload della traduzione dei dati. Sebbene le soluzioni iPaaS offrano strumenti e funzionalità di integrazione più standard rispetto ad altri metodi (e possono essere più facili da scalare), possono anche richiedere al personale tecnico di personalizzare e monitorare i flussi di dati, in particolare durante la configurazione e con le integrazioni più complesse o uniche.

Le integrazioni complesse spesso richiedono risorse IT e personale aggiuntivi. I team IT si assicurano che le applicazioni siano aggiornate e che tali aggiornamenti non causino interruzioni nei flussi di dati.

Le integrazioni iPaaS e le applicazioni basate sul cloud supportano in genere aggiornamenti, integrazioni e test automatizzati, ma richiedono comunque una supervisione periodica. Monitorare la migrazione iniziale dei dati durante l'implementazione di soluzioni ERP aiuta le organizzazioni a garantire che i dati integrati siano completi e a evitare interruzioni.

Le soluzioni di integrazione ERP talvolta includono strumenti di monitoraggio della migrazione dei dati o possono essere abbinate ad altri software di monitoraggio.

L'integrazione di dati provenienti da varie fonti può esporre dati sensibili o lasciare lacune a livello di sicurezza. Ad esempio, i dati memorizzati dall'HR potrebbero avere requisiti di sicurezza diversi rispetto ai dati di vendita dei clienti, anche se i processi di integrazione dei dati hanno unito i dati nello stesso sistema centralizzato.

Indipendentemente dal fatto che le soluzioni di integrazione siano sviluppate internamente o acquistate tramite un fornitore esterno, le organizzazioni devono assicurarsi che tali soluzioni includano funzionalità di monitoraggio, regolamentazione e conformità dei dati.