Il Business Process Management (BPM) è un approccio sistematico alla gestione e alla semplificazione dei processi aziendali. Il BPM ha lo scopo di aiutare a migliorare l'efficienza dei processi esistenti, con l'obiettivo di aumentare la produttività e le prestazioni aziendali complessive.
Il BPM viene spesso confuso con altre iniziative apparentemente simili. Ad esempio, il BPM è di portata minore rispetto alla riprogettazione dei processi aziendali (BPR), che si occupa radicalmente di ristrutturare o sostituire i processi. Al contrario, ha una portata più ampia rispetto alla gestione delle attività, che si occupa di singole attività, e alla gestione dei progetti, che si occupa di iniziative una tantum. Mentre la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) integra e gestisce tutti gli aspetti di un'azienda, il BPM si concentra sulle singole funzioni, ottimizzando i processi esistenti e ripetibili end-to-end dell'organizzazione.
Un progetto BPM efficace impiega processi strutturati, utilizza tecnologie appropriate e favorisce la collaborazione tra i membri del team. Consente alle organizzazioni di semplificare i workflow dei progetti, migliorare la produttività e fornire costantemente valore agli stakeholder. In definitiva, implementare nel modo corretto gli strumenti BPM può portare a una maggiore soddisfazione del cliente, a un vantaggio competitivo e a migliori risultati aziendali.
Il BPM integration-centric si concentra su processi che non richiedono molto coinvolgimento umano. Si tratta di collegare sistemi e software diversi per semplificare i processi e migliorare il flusso di dati all'interno dell'organizzazione, ad esempio nella gestione delle risorse umane (HRM) o nella gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Il BPM incentrato sull'uomo si basa sul coinvolgimento umano, spesso laddove è richiesto un processo di approvazione. Il BPM incentrato sull'uomo dà priorità alla progettazione di processi intuitivi con funzionalità drag and drop facili da usare e da capire per le persone, con l'obiettivo di migliorare la produttività e la collaborazione tra i dipendenti.
Il BPM incentrato sui documenti serve a gestire in modo efficiente i documenti e i contenuti, come i contratti, all'interno dei processi. Un contratto di acquisto tra un cliente e un fornitore, ad esempio, deve evolversi e passare attraverso diversi cicli di approvazione ed essere organizzato, accessibile e conforme alle normative.
Il BPM può aiutare a migliorare le operazioni aziendali complessive ottimizzando vari processi aziendali. Ecco alcuni esempi di BPM che illustrano i casi d'uso e i vantaggi della metodologia BPM:
Il BPM è uno strumento strategico per allineare i processi aziendali con gli obiettivi e le finalità dell'organizzazione. Collegando la gestione dei workflow, centralizzando la gestione dei dati e promuovendo la collaborazione e la comunicazione, il BPM consente alle organizzazioni di rimanere competitive fornendo accesso a dati accurati e tempestivi. Ciò garantisce che le decisioni strategiche siano basate su insight affidabili.
Attraverso il BPM, è possibile collegare diverse fonti di dati, tra cui i dati di spesa, le metriche interne delle prestazioni e le ricerche di mercato esterne. Ciò può portare alla luce miglioramenti dei processi interni, opportunità di partnership strategiche e potenziali iniziative di risparmio sui costi. Il BPM fornisce anche le basi per apportare perfezionamenti e miglioramenti che portano a un miglioramento continuo.
Vantaggi:
Il BPM può essere utilizzato per standardizzare e ottimizzare i processi di gestione dei sinistri dall'inizio alla fine. Il software BPM può automatizzare attività ripetitive come l'accettazione di richieste di risarcimento, la convalida, la valutazione e l'elaborazione dei pagamenti, utilizzando tecnologie quali Robotic Process Automation (RPA). Stabilendo flussi di lavoro standardizzati e regole decisionali, il BPM semplifica il processo di gestione dei sinistri diminuendo i tempi di elaborazione e riducendo al minimo gli errori. Il BPM può anche fornire visibilità in tempo reale sullo stato dei sinistri e sulle metriche delle prestazioni. Ciò consente un processo decisionale proattivo, assicura la coerenza e migliora l'efficienza operativa.
Vantaggi:
Automatizzando le attività di routine e implementando regole predefinite, il BPM consente la conformità tempestiva ai requisiti normativi e alle politiche interne. Processi come i controlli di conformità, le valutazioni dei rischi e i percorsi di audit possono essere automatizzati utilizzando un software di gestione dei processi aziendali e le organizzazioni possono stabilire flussi di lavoro standardizzati per identificare, valutare e mitigare i rischi di conformità. Inoltre, il BPM fornisce informazioni in tempo reale sulle metriche di conformità e sull'esposizione ai rischi, consentendo una gestione proattiva del rischio e il reporting normativo.
Vantaggi:
I tempi di esecuzione dei contratti possono essere accelerati e il lavoro amministrativo può essere ridotto automatizzando attività come l'instradamento dei documenti, i workflow di approvazione e i controlli di conformità. Anche processi come la stesura, la negoziazione, l'approvazione e l'esecuzione dei contratti possono essere digitalizzati e automatizzati. È possibile creare workflow standardizzati che guidano i contratti attraverso ogni fase del ciclo di vita. Questo assicura coerenza e riduce l'inefficienza. La visibilità in tempo reale sullo stato dei contratti migliora la loro gestione complessiva.
Vantaggi:
Il BPM trasforma le operazioni di assistenza clienti automatizzando la gestione delle richieste di assistenza, monitorando le interazioni con i clienti e facilitando i workflow di risoluzione. Tramite il BPM, le organizzazioni possono semplificare i processi di assistenza clienti su più canali, tra cui telefono, e-mail, chat e social media. Grazie al BPM, le attività di routine come l'instradamento dei ticket e l'escalation sono automatizzate. È possibile generare notifiche per aggiornare i clienti sullo stato delle loro richieste. Ciò riduce i tempi di risposta e migliora l'esperienza del cliente rendendo il servizio più coerente. Il BPM fornisce agli agenti anche l'accesso a una base di conoscenza centralizzata e alla storia dei clienti, consentendo loro di risolvere le richieste in modo più efficiente ed efficace.
Vantaggi:
Il BPM viene utilizzato per semplificare i processi finanziari come il budgeting, le previsioni, la gestione delle spese e la rendicontazione finanziaria. Garantisce coerenza e accuratezza nei processi finanziari stabilendo flussi di lavoro standardizzati e regole decisionali, riducendo il rischio di errori umani e migliorando la conformità normativa. Il BPM utilizza l'automazione del flusso di lavoro per automatizzare attività ripetitive come l'immissione di dati, la riconciliazione e la generazione di report. La visibilità in tempo reale dei dati finanziari consente alle organizzazioni di rispondere rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato.
Vantaggi:
Grazie al BPM, le organizzazioni possono implementare workflow HR standardizzati che guidano i dipendenti in ogni fase della loro esperienza lavorativa, dal reclutamento alla pensione. Il nuovo processo di onboarding dei dipendenti e le valutazioni delle prestazioni possono essere digitalizzate, riducendo il lavoro amministrativo e consentendo ai membri del team di concentrarsi su iniziative strategiche quali lo sviluppo dei talenti e la pianificazione della forza lavoro. Il monitoraggio in tempo reale delle metriche HR fornisce insight sul coinvolgimento dei dipendenti, sui tassi di fidelizzazione e sull'uso e l'efficacia della formazione.
Vantaggi:
Il BPM ottimizza la gestione della logistica automatizzando processi come la gestione dell'inventario, l'evasione degli ordini e il monitoraggio delle spedizioni, compresi quelli all'interno della supply chain. È possibile definire workflow che regolano il passaggio delle merci dal fornitore al cliente. L'automazione di attività specifiche come l'elaborazione degli ordini, il prelievo, l'imballaggio e la spedizione riduce i tempi di ciclo e migliora la precisione degli ordini. Il BPM può anche fornire dati in tempo reale sui livelli di inventario e lo stato delle spedizioni, consentendo un processo decisionale proattivo e la gestione delle eccezioni.
Vantaggi:
Il BPM semplifica processi come l'elaborazione degli ordini, il monitoraggio e l'evasione degli ordini. Il BPM facilita l'automazione dei processi aziendali, ovvero l'automazione di attività di routine come l'inserimento degli ordini, la gestione dell'inventario e la spedizione, la riduzione dei tempi di elaborazione e il miglioramento dell'accuratezza degli ordini. Definendo workflow e regole standardizzate, il BPM garantisce coerenza ed efficienza durante l'intero ciclo di vita dell'ordine. Una maggiore visibilità dello stato degli ordini e dei livelli di inventario consente un processo decisionale proattivo e la gestione delle eccezioni.
Vantaggi:
Il BPM rivoluziona la gestione degli approvvigionamenti attraverso la trasformazione digitale e l'automazione di processi come la selezione dei fornitori, la richiesta d'acquisto, la gestione dei contratti e le negoziazioni sui prezzi. È possibile stabilire flussi di lavoro che regolano ogni fase del ciclo di vita degli acquisti, dall'approvvigionamento al pagamento. Automatizzando attività come la qualificazione dei fornitori, la gestione delle richieste di informazioni e l'elaborazione degli ordini di acquisto, il BPM riduce i tempi di ciclo e migliora l'efficienza. Inoltre, grazie a metriche in tempo reale come l'analisi della spesa, le prestazioni dei fornitori e la conformità dei contratti, il BPM consente di migliorare i processi aziendali fornendo indicazioni sulle aree da ottimizzare.
Vantaggi:
Il BPM rivoluziona il product lifecycle management digitalizzando e automatizzando processi come la progettazione, lo sviluppo, il lancio e la manutenzione del prodotto. I workflow che regolano ogni fase del ciclo di vita del prodotto, dall'ideazione al ritiro, possono essere standardizzati. La raccolta dei requisiti, le revisioni della progettazione e la gestione delle modifiche possono essere automatizzate. Ciò accelera il time-to-market e riduce i costi di sviluppo. Il BPM può anche incoraggiare la collaborazione interfunzionale tra i team di sviluppo del prodotto, il che garantisce l'allineamento e la trasparenza durante tutto il processo.
Vantaggi:
All'inizio di questo articolo, abbiamo notato che il BPM è un processo più ampio rispetto alla gestione dei progetti. Infatti, il BPM può essere utilizzato per migliorare il processo di gestione dei progetti. Gli strumenti di business process management possono assegnare attività, monitorare i progressi, identificare i colli di bottiglia e allocare risorse. La modellazione dei processi aziendali aiuta a visualizzare e progettare nuovi workflow per guidare i progetti in ogni fase del ciclo di vita del BPM. Ciò garantisce la coerenza e l'allineamento con gli obiettivi del progetto. L'assegnazione delle attività, la programmazione e il monitoraggio dei progressi possono essere automatizzati, riducendo il carico amministrativo e migliorando l'efficienza. Inoltre, è possibile monitorare in tempo reale l'utilizzo delle risorse e le prestazioni dei progetti per assicurarsi che le risorse vengano utilizzate in modo efficiente ed efficace.
Vantaggi:
Il BPM facilita l'automazione di processi come il controllo qualità, i test e il tracciamento dei difetti, fornendo al contempo approfondimenti su KPI come i tassi di difettosità e i punteggi di soddisfazione dei clienti. I processi di quality assurance (QA) vengono guidati utilizzando flussi di lavoro standardizzati per garantire coerenza e conformità con gli standard di qualità. Le metriche e le prestazioni dei processi possono essere monitorate in tempo reale per consentire una gestione proattiva della qualità. Gli strumenti di mappatura dei processi possono anche aiutare a identificare le inefficienze, favorendo così il miglioramento continuo e l'ottimizzazione dei processi di QA.
Vantaggi:
Nel 2020, una delle maggiori amministrazioni statali americane era alla ricerca di una nuova soluzione di analisi dei processi. Nel proprio processo di approvvigionamento, lo Stato in questione aveva integrato un secondo sistema di gestione, prevedendo lo scambio di dati in tempo reale tra i due sistemi, SAP SRM e SAP ECC. Non avendo modo di analizzare i dati raccolti, lo Stato non riusciva a monitorare l'impatto del suo nuovo sistema SAP SRM integrato, né a rilevare difformità durante il processo di approvvigionamento. Questo creò un problema costoso.
Lo Stato ha utilizzato IBM Process Mining per mappare il proprio workflow corrente e tenere traccia dell'avanzamento dell'integrazione del sistema SAP SRM. Utilizzando lo strumento di rilevamento del software, sono stati ottimizzati i dati di entrambi i sistemi di gestione per creare un unico modello di processo completo. Una volta mappato il processo end-to-end, è diventato possibile per lo Stato monitorare tutte le attività di elaborazione e valutare le prestazioni di specifiche agenzie.
AB InBev desiderava semplificare il suo complicato panorama HR implementando un'unica soluzione globale per supportare i dipendenti e migliorare la loro esperienza, e ha scelto workday come software di gestione del capitale umano (HCM). Lavorando con un team dei servizi di consulenza IBM® Workday, parte di IBM® Consulting, AB InBev ha collaborato con IBM per correggere l'integrazione tra le app HR legacy e il software HCM.
Quello che una volta era uno strumento multisistema con dati non organizzati si è trasformato in una singola fonte affidabile, che ha consentito ad AB InBev di eseguire operazioni di analytics per iniziative come l'esame del turnover dei dipendenti su scala locale. Workday offre ad AB InBev un percorso semplificato per la gestione e l'analisi dei dati, aiutando l'azienda a migliorare i processi HR e raggiungere gli obiettivi aziendali.
Un efficace business process management (BPM) è fondamentale per le organizzazioni per ottenere operazioni semplificate e migliorare l'efficienza. Ottimizzando i processi, le aziende possono promuovere la crescita, rimanere competitive e realizzare un successo sostenibile.
IBM Consulting offre una gamma di soluzioni per rendere prevedibile e gratificante il tuo percorso di trasformazione dei processi.
I miglioramenti principali potrebbero includere una velocità di approvvigionamento del 60-70%, una prenotazione più rapida dei prestiti e una riduzione del tasso di rielaborazione finanziaria, oltre a una riduzione dei rischi e a una maggiore soddisfazione dei clienti e dei dipendenti.
Con principi basati sull'innovazione aperta, sulla collaborazione e sulla fiducia, IBM Consulting non si limita a fornire consulenza ai clienti. Lavoriamo fianco a fianco per progettare, costruire e gestire attività ad alto rendimento, insieme ai nostri clienti e partner.