Più efficienza nell'erogare servizi pubblici con IBM Process Mining
Una delle maggiori amministrazioni statali d'America si avvale dell'analisi approfondita dei processi per migliorare il processo P2P
Alcuni politici davanti a un edificio governativo

Negli Stati Uniti, servizi pubblici quali l'assistenza sanitaria, la manutenzione stradale e l'istruzione sono forniti dalle amministrazioni statali. I singoli Stati erogano questi servizi tramite un processo del ciclo completo di approvvigionamento, detto procure-to-pay o P2P, in quattro fasi: selezione del servizio, conformità, ricezione e riconciliazione e, infine, pagamento. Se eseguito correttamente, questo processo garantisce il miglioramento della qualità e della disponibilità dei servizi pubblici erogati dalle agenzie governative senza incidere sulla spesa pubblica.

Nel 2020, una delle maggiori amministrazioni statali americane era alla ricerca di una nuova soluzione di analisi dei processi. Nel proprio processo di approvvigionamento lo Stato in questione aveva appena integrato un secondo sistema di gestione, prevedendo lo scambio di dati in tempo reale tra i due sistemi, SAP SRM e SAP ECC.

Il sistema SAP SRM generava contratti d'acquisto, carrelli della spesa e ordini di acquisto. Gli ordini venivano quindi replicati sul sistema SAP ECC, attraverso il quale venivano gestite le attività contabili quali il perfezionamento degli ordini di acquisto e la fatturazione.

Poiché il trasferimento dati avveniva tra sistemi e attività di processo diversi, la business intelligence tradizionale stentava a vagliare i dati per individuare eventuali inefficienze. Non avendo modo di analizzare le informazioni raccolte, lo Stato non riusciva a monitorare l'impatto del nuovo sistema integrato SAP SRM né a rilevare difformità durante il processo di approvvigionamento, andando così incontro a inconvenienti onerosi.

Fu deciso allora di rivolgersi a IBM per implementare una soluzione di process mining in grado di identificare e risolvere dispendiose questioni procedurali.

Lead time ridotti

 

Contrazione dei tempi di esecuzione dei processi da 5 giorni a 15 ore dal disbrigo dell'attività di invio del pagamento

Riduzione dei costi

 

Costi per procedure difformi ridotti di 1,4 milioni di USD una volta corretta la sequenza di elaborazione delle fatture

Lo Stato ci ha contattati nel bel mezzo di una trasformazione digitale. L'integrazione di SAP SRM avrebbe dovuto contribuire ad agevolare tale trasformazione. Invece, si stava dimostrando costosa, in termini di tempo e denaro. Per arrivare al nocciolo del problema, abbiamo proposto una soluzione di process mining in grado di riconoscere l'attività tra piattaforme diverse e nelle fasi intermedie dei processi. Stefano Pedrazzi WW Sales Leader Process Mining IBM
Lettura e comprensione dei dati

Il process mining è una tecnica che applica algoritmi specializzati di mining dei dati ai processi del sistema al fine di comprendere meglio i workflow, individuare eventuali colli di bottiglia e acquisire conoscenze attivabili nella gestione dei processi.

IBM ha sviluppato lo strumento IBM Process Mining, una soluzione software che rileva, monitora e ottimizza automaticamente i processi aziendali per raggiungere l'efficienza operativa. La soluzione Process Mining è inclusa come funzionalità di base in tutte le offerte di IBM Cloud Pak for Automation, tra cui IBM Cloud Pak for Business Automation.

Lo Stato ha potuto utilizzare IBM Process Mining per mappare il proprio workflow corrente e tenere traccia dell'avanzamento dell'integrazione del sistema SAP SRM. Utilizzando lo strumento di rilevamento del software, sono stati ottimizzati i dati di entrambi i sistemi di gestione per creare un unico modello di processo completo. Una volta mappato il processo end-to-end, è diventato possibile per lo Stato monitorare tutte le attività di elaborazione e valutare le prestazioni di specifiche agenzie.

Questa analisi di processo ha rivelato alcune criticità strategiche.

Innanzitutto, lo Stato si aspettava che i dati degli ordini di acquisto fossero trasferiti a SAP ECC istantaneamente. Grazie a IBM Process Mining è invece emerso che, nella maggior parte dei casi, il completamento dei trasferimenti di dati richiedeva alle agenzie circa sette giorni. Questo ritardo creava tempi di esecuzione più lunghi ostacolando lo Stato nel suo intento di fornire nuovi servizi pubblici.

Successivamente era emerso anche che alcune agenzie avevano creato un flusso inverso di trasferimento dati durante l'attività di ordine di acquisto. Nel dipartimento A, il 70% degli ordini di acquisto veniva creato direttamente su SAP ECC, quindi replicato su SAP SRM, mentre il dipartimento B eseguiva il 100% dei propri ordini di acquisto nello stesso modo. Ciò implicava un flusso di trasferimento dati imprevisto che causava difformità di processo, tempi di esecuzione più lunghi e problemi di conformità.

Lo stato aveva infine scoperto che due agenzie completavano nell'ordine sbagliato le fasi di evasione delle fatture. La procedura corretta prevede: registrazione della fattura, invio del pagamento e riconciliazione contabile.

Il dipartimento C non eseguiva l'attività di invio del pagamento. L'agenzia inoltre riconciliava le fatture prima ancora di registrarle, una difformità che costava allo Stato 1,2 milioni di USD su oltre 60 milioni di spesa. Quando invece le fatture venivano registrate prima della riconciliazione contabile, il processo comportava una significativa riduzione di tali esborsi.

A sua volta, il dipartimento D inviava i pagamenti delle fatture, quindi le registrava e riconciliava. L'esecuzione difforme del processo costava allo Stato altri 0,2 milioni di USD su 10 milioni di spesa. Nello svolgere il processo nella sequenza corretta, lo Stato è infine riuscito a evitare la non conformità e relativi costi.

I vantaggi di IBM Process Mining si estendono oltre l'analisi iniziale dei processi. È uno strumento concepito per durare nel tempo. Il monitoraggio dei flussi di processo su base settimanale o mensile per identificare tendenze e opportunità di automazione aiuta i clienti a proseguire sulla strada del miglioramento continuo. Stefano Pedrazzi IBM Process Mining Elite Team Business Development Leader, IBM
Conseguimento della piena trasparenza di processo

IBM Process Mining ha offerto all'amministrazione statale una visione capillare del processo di approvvigionamento end-to-end. Questo nuovo livello di visibilità ha aiutato lo Stato a eliminare lacune nei processi, gestire e monitorare le attività di elaborazione tra i diversi sistemi e sviluppare una robusta struttura di governance, d'esempio per tutte le agenzie.

Lo Stato può ora contare su una dashboard personalizzata per verificare visivamente le statistiche riguardanti le agenzie e confrontare le varianti di processo nei dipartimenti organizzativi. La dashboard di IBM Process Mining comprende:

  • Performance View (Vista prestazioni), che consente di entrare nel dettaglio di attività specifiche, visualizzando le prestazioni di ciascuna attività di processo in termini di tempo (durata e transizione), rilavorazioni, costi e allineamento rispetto ai KPI. Performance View ha consentito allo Stato di analizzare il tempo di trasferimento dei dati tra i suoi due sistemi, un'analisi che la business intelligence tradizionale non era in grado di eseguire.
  • Path Analysis (Analisi del percorso), che individua con precisione i percorsi più frequenti tra attività diverse utilizzando la funzione case variant del software.
  • Conformance Checking (Controllo della conformità), che identifica l'impatto di tempi e costi delle difformità del percorso di processo confrontando il comportamento effettivo del processo in esecuzione con quello previsto .

L'analisi dettagliata fornita dalla dashboard di IBM Process Mining consente oggi allo Stato di analizzare a tutto campo l'impatto del nuovo sistema SAP SRM su tempi di esecuzione dei processi, rilevamento delle varianti e lacune dei processi per la gestione delle modifiche.

Disponendo di questi insight basati sui dati, lo Stato è finalmente in grado di migliorare i processi di approvvigionamento per garantire servizi migliori, più veloci e vantaggiosi ai propri cittadini.

Informazioni sullo Stato

Questa amministrazione statale statunitense è responsabile dell'erogazione di servizi pubblici che contribuiscono al successo e al benessere dei cittadini. Lo Stato utilizza IBM Process Mining per fornire più servizi pubblici senza incrementare la spesa.

 

* Il cliente descritto in questo case study ha inizialmente collaborato con myInvenio, che ha cominciato a operare come IBM il 1° agosto 2021. Il prodotto myInvenio in questo case study, myInvenio Process Mining, è ora noto come IBM Process Mining.

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Prodotto negli Stati Uniti d'America, marzo 2022.

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