Appalti statali

Negli Stati Uniti, i servizi pubblici come l'assistenza sanitaria, la manutenzione stradale e l'istruzione sono forniti dai governi statali. Gli Stati forniscono questi servizi attraverso un processo procure-to-pay in quattro fasi che prevede: selezione del servizio, conformità, ricezione e conciliazione e, infine, pagamento. Se eseguito correttamente, questo processo garantisce alle agenzie governative di migliorare la qualità e la disponibilità dei servizi pubblici senza aumentare la spesa pubblica.

Diminuzione dei tempi di esecuzione di un processo da 5 giorni a

15 ore

dal completamento dell'attività di invio del pagamento

Spese per procedure fuori standard ridotte di

1,4 milioni di USD

dopo la correzione della sequenza di elaborazione delle fatture

Lo Stato ci ha contattati nel bel mezzo di una trasformazione digitale. L'integrazione di SAP SRM avrebbe dovuto assistere nella promozione di questa trasformazione. Invece, stava costando allo Stato più tempo e denaro. Per arrivare alla radice del problema, abbiamo proposto una soluzione di process mining che avesse la capacità di leggere l'attività interpiattaforma e nelle fasi intermedie dei processi.

Stefano Pedrazzi
WW Sales Leader Process Mining, IBM

Lettura e comprensione dei dati

Il process mining è una tecnica che applica ai processi di sistema algoritmi di data mining specializzati per comprendere meglio i flussi di lavoro, scoprire i colli di bottiglia e ottenere insight utili sulla gestione dei processi.

IBM ha sviluppato lo strumento IBM® Process Mining, una soluzione software che rileva, monitora e ottimizza automaticamente i processi di business per ottenere l'efficienza operativa. La soluzione Process Mining è inclusa come funzionalità di base in tutte le offerte IBM® Cloud Pak for Automation tra cui IBM Cloud Pak for Business Automation..

Lo Stato ha utilizzato IBM Process Mining per mappare il suo flusso di lavoro corrente e tenere traccia dell'avanzamento dell'integrazione del sistema SAP SRM. Utilizzando lo strumento di rilevamento del software, i dati di entrambi i sistemi di gestione sono stati ottimizzati per creare un unico modello di processo completo. Una volta mappato il processo end-to-end, lo Stato è riuscito a monitorare tutte le sue attività di processo e ad analizzare le prestazioni di specifiche agenzie.

Un uomo legge dati scientifici sugli schermi di computer

I vantaggi di IBM Process Mining si estendono oltre l'analisi iniziale dei processi. È uno strumento creato per durare. Il monitoraggio dei flussi di processo per identificare le tendenze e le opportunità di automazione su base settimanale o mensile aiuta i clienti a rimanere su un percorso di miglioramento continuo.

Stefano Pedrazzi
WW Sales Leader Process Mining, IBM

Questa analisi del processo ha rivelato alcune aree critiche di opportunità.

Innanzitutto, lo Stato si aspettava che i dati degli ordini di acquisto fossero trasferiti a SAP ECC istantaneamente. IBM Process Mining ha riscontrato che, nella maggior parte dei casi, il completamento dei trasferimenti di dati richiedeva alle agenzie circa sette giorni. Questo ritardo ha creato tempi di esecuzione più lunghi e ha ostacolato la capacità dello Stato di fornire nuovi servizi pubblici.

Successivamente, lo Stato ha appreso che alcune agenzie avevano creato un flusso di trasferimento dati inverso durante l'attività di ordine di acquisto. Nel Dipartimento A, il 70% degli ordini di acquisto veniva creato direttamente su SAP ECC e poi replicato su SAP SRM, mentre il Dipartimento B eseguiva il 100% dei propri ordini di acquisto allo stesso modo. Quest'ultimo ha provocato un flusso di trasferimento dati imprevisto che ha causato deviazioni di processo, tempi di esecuzione più lunghi e problemi di conformità.

Infine, lo Stato ha scoperto che due agenzie stavano completando i passaggi della fattura nell'ordine sbagliato. La procedura corretta per pagare le fatture è: registrazione della fattura, invio del pagamento della fattura e liquidazione della fattura.

Il Dipartimento C non eseguiva l'attività di invio del pagamento. L'agenzia liquidava anche le fatture prima di registrarle, una deviazione del processo che costava allo Stato 1,2 milioni di USD su oltre 60 milioni di spesa. Quando le fatture sono state registrate prima della liquidazione, il processo ha comportato una significativa riduzione di tali spese.

Il Dipartimento D stava inviando i pagamenti delle fatture, registrando le fatture ed eseguendone quindi la liquidazione. L'esecuzione del processo fuori standard costava allo Stato altri 0,2 milioni di USD su 10 milioni di spesa. Quando il processo è stato eseguito nella sequenza corretta, lo Stato è riuscito ad evitare la non conformità e le spese associate.

Assicurando la completa trasparenza durante l'analisi dei processi, IBM Process Mining è diventato anche un potente strumento educativo per tutti coloro che erano coinvolti nell'esecuzione dei processi. Le analisi dettagliate hanno permesso allo Stato di identificare i dipartimenti con le migliori prestazioni, stabilire le migliori pratiche e i migliori materiali di formazione sulla base dei loro risultati e di utilizzare tali dipartimenti come standard di eccellenza del processo per l'intera organizzazione.

Lorenzo Lucchi
IBM Process Mining Elite Team, Business Development Leader, IBM

Raggiungimento della completa trasparenza del processo

IBM Process Mining ha fornito allo Stato una visione complessa del suo processo di approvvigionamento end-to-end. Questo nuovo livello di visibilità ha aiutato lo Stato a sradicare le lacune nei suoi processi, consentendogli di gestire e monitorare le attività dei processi tra i sistemi e sviluppare una struttura di governance di successo che tutte le agenzie potessero seguire.

Inoltre, lo Stato utilizza un dashboard personalizzato per verificare visivamente le statistiche delle agenzie e confrontare le deviazioni dal processo nei i diversi dipartimenti. Il dashboard di IBM Process Mining fornisce:

Vista delle prestazioni, che approfondisce attività specifiche, mostrando le prestazioni di ciascuna attività del processo in termini di tempo (durata e transizione), rilavorazioni, costi e allineamento ai KPI. Lo Stato ha utilizzato Vista delle prestazioni per analizzare il tempo di trasferimento dei dati tra i suoi due sistemi, un'analisi che la business intelligence tradizionale non era in grado di eseguire.
Analisi del percorso, che individua i percorsi più frequenti tra le attività utilizzando la funzione Varianti di caso del software.
Verifica della conformità, che identifica l'impatto sui tempi e sui costi delle deviazioni dal percorso del processo confrontando il comportamento effettivo del processo in esecuzione con il comportamento previsto del processo.

L'analisi dettagliata sul dashboard di IBM Process Mining consente allo Stato di analizzare completamente l'impatto del suo nuovo sistema SAP SRM sui tempi di esecuzione dei processi, sul rilevamento delle varianti e sulle lacune dei processi per la gestione delle modifiche.

Con questi insight basati sui dati a disposizione, lo Stato ha potuto finalmente migliorare i processi di approvvigionamento fornendo servizi migliori, più rapidi e più convenienti ai suoi cittadini.

Informazioni sullo Stato

Questo governo statale degli Stati Uniti è responsabile dell'amministrazione dei servizi pubblici che contribuiscono al successo e al benessere dei suoi cittadini. Lo Stato utilizza IBM Process Mining per fornire più servizi pubblici senza aumentare la spesa.

*Il cliente descritto in questo case study ha inizialmente incaricato myInvenio, che ha iniziato a svolgere attività come IBM il 1° agosto 2021. Il prodotto myInvenio in questo case study, myInvenio Process Mining, è ora noto come IBM Process Mining.

Componenti della soluzione

IBM® Cloud Pak for Business Automation
IBM® Process Mining