L'AI e il futuro delle risorse umane

L'intelligenza artificiale (AI) nelle risorse umane (HR) si riferisce all'applicazione di tecnologie AI per trasformare le funzioni e i processi tradizionali delle risorse umane. Implica l'utilizzo di una combinazione di algoritmi, modelli di machine learning e sistemi intelligenti per automatizzare le attività ripetitive, ottenere insight più approfonditi dai dati delle risorse umane e supportare il processo decisionale in un'organizzazione. Queste tecnologie migliorano anche l' esperienza dei dipendenti riducendo gli attriti e consentendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su questioni personali più creative o delicate.

L'AI nelle risorse umane include varie tecnologie in grado di analizzare vaste quantità di dati in tempo reale, riconoscere modelli, generare contenuti e simulare interazioni simili a quelle umane. Queste capacità stanno cambiando il modo in cui operano i dipartimenti delle risorse umane, consentendo loro di passare da funzioni prevalentemente amministrative a ruoli più strategici all'interno delle organizzazioni.

I responsabili delle risorse umane di oggi si trovano ad affrontare molteplici sfide: l'evoluzione delle aspettative dei dipendenti, una carenza globale di manodopera e un crescente divario di competenze. E poiché l'AI sta rivoluzionando il landscape aziendale a un ritmo così rapido, i dipartimenti delle risorse umane sono chiamati a svolgere un ruolo significativo nella gestione del cambiamento. Secondo una ricerca dell'IBM Institute for Business Value, solo il 20% dei dirigenti afferma che la strategia per il futuro del lavoro è di competenza delle risorse umane nella propria organizzazione. Il che fa sorgere la domanda: se le risorse umane non sono responsabili del futuro del lavoro, chi lo è? Questa tecnologia, che promette di rivoluzionare il panorama aziendale, è un'iniziativa che riguarda tanto le risorse umane quanto l'IT. 

Negli anni a venire, l'uso dell'AI avrà un impatto significativo sui dipartimenti delle risorse umane su due fronti: in primo luogo, semplificando le operazioni delle risorse umane e sfruttando i dati sul posto di lavoro per migliorare il processo di pianificazione e gestione dei talenti. In secondo luogo, l'AI richiederà ai dipartimenti delle risorse umane di promuovere una cultura orientata al cambiamento, in grado di abbracciare nuovi modi di lavorare. Questo cambiamento richiede un certo riallineamento, ma i potenziali benefici sono immensi.

La resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti è una delle principali barriere all'innovazione. Le organizzazioni che offrono le migliori esperienze ai dipendenti in genere registrano una crescita del fatturato superiore del 31% rispetto ad altre aziende. Inoltre, poiché il landscape aziendale cambia a un ritmo esponenziale, i dipartimenti delle risorse umane hanno il potenziale per diventare attori fondamentali nella pianificazione strategica della forza lavoro e svolgere un ruolo chiave nell'aiutare le aziende a rimanere agili e flessibili. Come rilevato di recente dall'IBM Institute for Business Value, il 57% dei CEO ritiene che il cambiamento culturale sia più importante del superamento delle sfide tecniche durante una trasformazione basata sui dati.

Delegando le attività di routine all'AI, sfruttando i dati della forza lavoro dell'organizzazione e offrendo una gestione delle competenze basata su AI, i dipartimenti delle risorse umane possono diventare i promotori di questo cambiamento. Una trasformazione delle risorse umane basata sull'AI significa integrare tecnologie intelligenti nella gestione delle risorse umane, rendendo i processi più efficienti e basati sui dati, senza però perdere quel fondamentale tocco umano. 

I dipartimenti delle risorse umane implementano una varietà di tecnologie e integrazioni di AI. Ognuna svolge funzioni specifiche. Spesso questi strumenti lavorano in sinergia: ad esempio, un assistente AI self-service può combinare elaborazione del linguaggio naturale, machine learning, AI generativa e agentic AI per interpretare, rispondere e agire in base a una richiesta dell'utente. Le tecnologie di AI più comuni applicate nelle risorse umane includono: 

Gli agenti AI sono sistemi autonomi che svolgono attività specifiche o soddisfano obiettivi predefiniti, con una supervisione umana minima. Gli agenti di agentic AI hanno capacità di memorizzazione e apprendono nel tempo, migliorando costantemente le proprie prestazioni. Questi agenti possono essere utilizzati per reperire candidati, scansionare le bacheche di lavoro e le reti professionali per identificare potenziali candidati. Nella gestione dei benefit, l'agentic AI si occupa dell'iscrizione ai programmi di benefit per i dipendenti o risponde a domande sulle politiche aziendali. Gli agenti AI sono anche esperti nel monitoraggio della conformità, monitorando in modo proattivo i cambiamenti normativi per garantire che le politiche aziendali siano aggiornate. 

Gli assistenti AI forniscono un supporto interattivo tramite l'elaborazione del linguaggio naturale: rappresentano i successori dei chatbot, possono attingere a più strumenti e quindi aiutare con domande più complesse. Come gli agenti AI, hanno capacità di memorizzazione e sono in grado di conservare le preferenze degli utenti e le interazioni passate. Gli assistenti AI sono spesso utilizzati per rispondere a domande di routine e guidare i dipendenti attraverso i processi HR più comuni. Nel processo di onboarding, guidano i nuovi assunti attraverso le procedure di orientamento e gli aspetti burocratici. Ad esempio, lo strumento interno AskHR di IBM automatizza più di 80 processi HR comuni, facendo risparmiare 12.000 ore a un reparto in un solo trimestre. 

L'automazione e la RPA automatizzano le attività ripetitive come l'immissione dei dati o l'elaborazione delle buste paga. Sebbene non si tratti tecnicamente di AI vera e propria, questi strumenti sono spesso complementari all'AI nelle risorse umane. Queste tecnologie possono eseguire processi semplici come il filtraggio dei candidati in base a criteri specifici e la conservazione dei registri dei dipendenti.

L'AI generativa crea nuovi contenuti sulla base di schemi appresi dai dati di addestramento. Nelle risorse umane, viene utilizzata per generare rapidamente materiali che una volta avrebbero potuto richiedere giorni o settimane. Ad esempio, l'AI generativa può essere utilizzata per creare descrizioni complete delle offerte di lavoro o domande personalizzate per i colloqui. Durante la formazione o l'onboarding, produce materiale didattico personalizzato per i dipendenti. L'AI generativa supporta anche nella redazione e nell'aggiornamento delle comunicazioni aziendali e nella stesura di politiche o di messaggi personalizzati per specifici gruppi di dipendenti, per rispondere al meglio alle loro esigenze.

L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) consente alle macchine di comprendere ed elaborare il linguaggio umano. La NLP viene utilizzata per eseguire un'analisi del sentiment, ad esempio per estrarre informazioni utili dai sondaggi e dalle comunicazioni dei dipendenti. Può anche estrarre e classificare le informazioni dai curriculum dei candidati, identificare schemi nelle valutazioni delle prestazioni e analizzare le comunicazioni interne. 

I sistemi di analytics predittiva utilizzano dati storici per effettuare previsioni sui risultati futuri. Sono particolarmente utili nella pianificazione della forza lavoro: ad esempio, prevedendo le esigenze future di personale in base alle tendenze del mercato e alle esigenze aziendali o analizzando le strutture retributive durante le revisioni periodiche degli stipendi. In alcune applicazioni, possono anche prevedere le tendenze delle performance dei dipendenti o fornire allerte precoci su potenziali problemi relativi alla forza lavoro, aiutando i manager a individuare problemi o necessità di sviluppo. Questi sistemi sono utili anche per prevedere le opportunità di formazione necessarie in futuro, man mano che la forza lavoro AI acquisisce competenze più tecniche.

I dipartimenti delle risorse umane stanno implementando l'AI nell'intero ciclo di vita dei dipendenti. Alcune aree comuni in cui l'AI sta semplificando le tradizionali funzioni HR includono: 

Le soluzioni di AI aiutano i reclutatori nel sourcing e nella valutazione durante il processo di assunzione. Sofisticati algoritmi analizzano internet, pool di candidati di terze parti o reti di social media come LinkedIn alla ricerca di potenziali candidati che corrispondano a specifiche competenze e livelli di esperienza. Per le assunzioni su larga scala, alcuni strumenti generano annunci di lavoro per destinatari diversi. Questo può contribuire a creare un flusso continuo di potenziali candidati qualificati durante il processo di reclutamento. Per quanto riguarda lo screening dei curriculum, gli strumenti di AI valutano le qualifiche dei candidati rispetto ai requisiti del lavoro, riducendo i pregiudizi e aumentando l'efficienza.

Anche la logistica dei colloqui può essere semplificata tramite sistemi automatizzati, che coordinano gli orari tra candidati e team di assunzione. La trascrizione automatica dei colloqui, il riepilogo delle riunioni e la generazione di annunci di lavoro riducono anche il tempo che i professionisti delle risorse umane dedicano alle attività di routine ma necessarie. Ad esempio, l'organizzazione di interview-as-service FloCareer utilizza l'AI per reperire diversi candidati da un database di 169 milioni di professionisti e automatizza la pianificazione dei colloqui, aiutando l'organizzazione a prendere decisioni più informate.

La personalizzazione basata su AI migliora notevolmente il processo di onboarding. Combinando diverse tecnologie, le organizzazioni creano esperienze personalizzate e pertinenti in base al ruolo e al background dei nuovi assunti. Gli assistenti virtuali addetti all'orientamento guidano i nuovi dipendenti attraverso le politiche e le procedure aziendali in base al loro ritmo, fornendo informazioni importanti quando necessario. L'agentic AI è in grado di gestire attività di routine come la configurazione degli account e l'elaborazione dei documenti, riducendo notevolmente la necessità di interventi manuali. Nel frattempo, i software che monitorano il processo di inserimento valutano quali nuovi membri del team potrebbero aver bisogno di un supporto extra. Questi miglioramenti nell'onboarding basati sull'AI creano esperienze più efficaci e coinvolgenti, sia per i nuovi assunti che per i professionisti delle risorse umane. 

Gli strumenti basati su AI aiutano i dipendenti ad acquisire competenze critiche e a realizzare i propri obiettivi lavorativi. I sistemi di apprendimento personalizzati offrono contenuti formativi su misura in base alle esigenze individuali, agli stili di apprendimento e alle aspirazioni di carriera, consentendo un'acquisizione più efficiente delle competenze. Nel loro insieme, queste applicazioni di AI creano approcci più strategici e personalizzati allo sviluppo dei talenti, contribuendo a colmare il divario di competenze in un mondo guidato dalla tecnologia. Gli strumenti di mappatura delle successioni possono anche individuare potenziali candidati interni per posizioni di leadership, basandosi sulle loro competenze ed esperienze, creando così pipeline di talenti più solide. Automatizzando e personalizzando il processo di sviluppo interno, le organizzazioni creano una forza lavoro in continuo miglioramento, aumentando la fidelizzazione dei dipendenti e garantendo che il loro business rimanga agile.

I processi di gestione delle prestazioni possono essere potenziati tramite sistemi di feedback continuo basati su AI. Questi sistemi facilitano conversazioni regolari sulle prestazioni e tengono traccia dei modelli di feedback, migliorando il processo di revisione periodica. Gli strumenti di analisi delle prestazioni identificano schemi nei team e nei reparti, fornendo insight che potrebbero essere difficili da individuare manualmente. Questi miglioramenti basati su AI creano approcci di gestione delle prestazioni più dinamici e basati sui dati per supportare meglio lo sviluppo dei dipendenti e il successo dell'organizzazione.

Per fare un esempio, IBM ha utilizzato un agente AI per aiutare i responsabili delle risorse umane nel processo di promozione trimestrale. L'agente ha automatizzato la raccolta e la formattazione dei dati su più sistemi per ben 17.000 dipendenti, riducendo significativamente il carico amministrativo delle risorse umane.

Le organizzazioni che adottano l'AI migliorano l'esperienza dei dipendenti creando approcci personalizzati e reattivi alle loro esigenze. In questo modo, possono promuovere la loro soddisfazione e fidelizzazione. Ad esempio, i sistemi di comunicazione personalizzati adattano i messaggi aziendali in base alle preferenze e ai modelli comportamentali dei dipendenti, aumentandone l'efficacia e la pertinenza. Gli algoritmi di monitoraggio dell'engagement consentono interventi proattivi in caso di colli di bottiglia o altri problemi, riducendo gli attriti inutili. Le funzioni HR self-service, supportate dall’AI, riducono i tempi di attesa e gli oneri amministrativi superflui per i dipendenti. Nel frattempo, risparmiando tempo sull'inserimento dati e altre attività di routine, i professionisti delle risorse umane possono dedicarsi a iniziative più creative e personalizzate, offrendo esperienze il più possibile soddisfacenti per l'organizzazione.

Le operazioni delle risorse umane vengono spesso semplificate tramite l'automazione dei processi, che gestisce attività amministrative ripetitive come l'inserimento dati e la generazione di report, liberando i professionisti delle risorse umane per attività più strategiche. I portali self-service per i dipendenti, basati sull'AI, rispondono alle domande più comuni delle risorse umane ed elaborano le richieste di routine senza l'intervento umano, migliorando i tempi di risposta e la disponibilità. Gli strumenti di monitoraggio della conformità segnalano potenziali problemi, riducendo i rischi. Un'analytics completa della forza lavoro genera insight fruibili dai dati HR per supportare i processi decisionali in tutta l'organizzazione. Questi miglioramenti operativi creano funzioni HR più efficienti e reattive che offrono maggiore valore sia ai dipendenti sia all'organizzazione nel suo complesso. Inoltre, una riduzione degli oneri amministrativi consente ai professionisti delle risorse umane di dedicare più tempo all'allineamento a piani aziendali strategici più ampi e di concentrarsi su attività più articolate, come il benessere dei dipendenti e l'interazione umana di alto livello.

L'implementazione dell'AI nelle risorse umane offre significativi guadagni in termini di efficienza e produttività in tutte le funzioni. Attraverso l'automazione delle attività di routine, i professionisti delle risorse umane possono concentrarsi su attività di maggior valore. I sistemi AI consentono una maggiore rapidità nei processi, mentre la digitalizzazione elimina i complessi workflow HR basati su documenti cartacei. Inoltre, offrendo una disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e gestendo le richieste dei dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro e in tutti i fusi orari, i sistemi di AI possono creare funzioni HR più reattive in grado di soddisfare meglio le esigenze di un'organizzazione.

L'AI migliora il processo decisionale fornendo un'analisi completa dei dati che supporta scelte basate su prove concrete anziché sull'intuizione. Le funzionalità dei sistemi di AI consentono ai team delle risorse umane di prevedere potenziali problemi prima che emergano, consentendo una gestione proattiva. Un benchmarking coerente basato su AI crea misurazioni standardizzate dei principali indicatori di prestazione (KPI) tra i vari dipartimenti, permettendo analisi delle tendenze più significative.

L'implementazione dell'AI può migliorare significativamente l'esperienza dei dipendenti attraverso la personalizzazione in base alle esigenze e alle preferenze individuali. La capacità di rispondere immediatamente alle richieste in tutti i fusi orari, in qualsiasi momento della giornata, consente una maggiore flessibilità e soddisfazione dei dipendenti ed elimina i frustranti tempi di attesa. I workflow basati su AI riducono gli attriti tra i dipendenti e gli oneri amministrativi che potrebbero causare esperienze negative. Il supporto allo sviluppo professionale, offerto da sistemi di orientamento basati sull'AI, rende le opportunità di crescita più accessibili e personalizzate, indipendentemente dallo stile di apprendimento o dagli obiettivi individuali. Nel loro insieme, queste iniziative creano un'esperienza HR più reattiva e a misura d'uomo che contribuisce a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti, rafforzando in ultima analisi i profitti di un'organizzazione.

L'adozione dell'AI trasforma il ruolo delle risorse umane da attività puramente amministrative a una vera e propria partnership strategica per il business. L'intelligence sulla forza lavoro generata tramite l'AI spesso offre una migliore comprensione delle dinamiche e delle esigenze dei dipendenti, consentendo strategie di gestione dei talenti più efficaci. Utilizzando i dati relativi al posto di lavoro, le organizzazioni sono anche meglio preparate ad abbracciare nuovi modi di lavorare. Ad esempio, attraverso la mappatura di ruoli e competenze, i leader aziendali ottengono insight fondamentali per sviluppare i profili professionali del futuro. Questo riposizionamento strategico delle risorse umane crea un maggiore valore per l'organizzazione, consentendo al contempo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sugli aspetti più complessi della gestione del capitale umano.

L'implementazione dell'AI riduce i costi associati ai dipartimenti delle risorse umane. Ad esempio, è possibile ridurre i costi di reclutamento riducendo i tempi di assunzione e migliorare l'efficienza della formazione attraverso un'allocazione più efficace delle risorse di apprendimento e sviluppo. L'ottimizzazione dei processi tramite l'analisi dei workflow basata su AI riduce i processi HR ridondanti o inefficienti. Il risparmio generato su più fronti può tradursi in un ROI convincente per gli investimenti nell'AI, liberando risorse da destinare ad altre iniziative strategiche.

Per integrare con successo l'AI nelle operazioni delle risorse umane, le organizzazioni devono prima definire gli elementi fondamentali per un'implementazione efficace. Alcune best practice includono:

Definire una visione chiara dell'AI parte dall'esplicitare in che modo questa tecnologia contribuirà a sostenere gli obiettivi HR e quelli strategici dell'organizzazione. I responsabili delle risorse umane dovrebbero definire obiettivi specifici e misurabili che l'implementazione dell'AI consentirà di raggiungere, ad esempio ridurre di una certa percentuale i tempi di assunzione, migliorare i punteggi di soddisfazione dei dipendenti o aumentare i tassi di fidelizzazione. Questa visione dovrebbe identificare le principali aree in cui l'AI può avere il maggiore impatto.

Una visione ben definita funge da punto di riferimento durante l'intero percorso di adozione dell'AI, guidando il percorso decisionale e garantendo che le iniziative portino a risultati concreti, evitando di adottare una tecnologia fine a sé stessa.

La preparazione dei dati è alla base di una corretta implementazione dell'AI. Le organizzazioni potrebbero dover verificare il loro attuale landscape dei dati delle risorse umane per identificare lacune, incongruenze o problemi di qualità. Le organizzazioni devono definire solide pratiche di governance dei dati che garantiscano l'accuratezza e l'accessibilità delle informazioni tra i sistemi. Ciò include la standardizzazione dei set di dati, la pulizia dei registri e la garanzia che le fonti di informazione siano prive di pregiudizi. Attraverso questo processo, le organizzazioni dovrebbero anche definire politiche e procedure specifiche per la raccolta, la proprietà, lo storage, l'elaborazione e l'uso dei dati.

Inoltre, le organizzazioni dovrebbero valutare le pratiche di raccolta per assicurarsi di acquisire le informazioni necessarie nel rispetto delle normative sulla privacy dei dati. Idealmente, durante una trasformazione basata su AI, un reparto HR dovrebbe cercare di eliminare il maggior numero possibile di silos di dati, creando fonti di dati unificate che l'AI possa utilizzare efficacemente. Senza un'adeguata disponibilità dei dati, anche sistemi di AI sofisticati produrranno risultati inaffidabili.

Una solida infrastruttura tecnologica deve supportare le applicazioni di AI in modo efficace e sicuro. I dipartimenti delle risorse umane dovrebbero valutare l'architettura dei loro sistemi attuali per determinarne la capacità di integrazione dell'AI, inclusi potenza di elaborazione, capacità di storage e sicurezza. Durante questo processo, un'organizzazione in genere verifica i sistemi informativi delle risorse umane (HRIS) esistenti per identificare potenziali integrazioni o ridondanze di AI.

È anche importante garantire che l'infrastruttura tecnologica di un'organizzazione sia protetta. La crittografia, il controllo degli accessi e le funzionalità di audit aiutano a proteggere i dati sensibili dei dipendenti. È inoltre necessario identificare integrazioni o API per connettere gli strumenti di AI ai sistemi HR esistenti, garantendo un flusso di dati e un'esperienza utente fluidi. La pianificazione dell'infrastruttura tecnologica dovrebbe tenere conto anche dei requisiti di scalabilità man mano che l'AI viene integrata nell'organizzazione. 

Per preparare i professionisti delle risorse umane alla collaborazione con l'AI sono necessari programmi di aggiornamento professionale che coinvolgano sia le competenze tecniche sia le capacità di pensiero strategico. I membri dei team delle risorse umane hanno bisogno di una formazione sui fondamenti dell'AI, incluso il funzionamento delle diverse tecnologie e le loro applicazioni. L'alfabetizzazione dei dati diventerà ancora più essenziale negli anni a venire. I professionisti HR dovrebbero sapere come interagire con gli strumenti di AI e interpretare correttamente gli insight che generano. Anche le competenze nella gestione del cambiamento sono fondamentali per una corretta adozione dell'AI. Queste competenze aiutano i team delle risorse umane a guidare la trasformazione a livello di organizzazione, mentre l'AI rimodella i workflow e le esperienze dei dipendenti. Lo sviluppo professionale dovrebbe includere anche le best practice emergenti in materia di governance dell'AI, etica e conformità per garantire un'implementazione responsabile.

Un'adozione efficace dell'AI richiede una trasformazione culturale che consideri la tecnologia come un facilitatore piuttosto che come una minaccia. I responsabili delle risorse umane devono comunicare in modo chiaro la visione della collaborazione tra uomo e AI, sottolineando come l'automazione consentirà al personale di concentrarsi su attività di maggior valore. È inoltre importante promuovere una cultura di apprendimento e sperimentazione continui, incoraggiando i professionisti delle risorse umane a esplorare le potenzialità dell'AI e a condividere le proprie conoscenze. I team di leadership dovrebbero essere un modello di apertura verso i cambiamenti basati sull'AI e dimostrare impegno nel supportare i dipendenti durante la transizione. Grazie alla gestione attenta di questo processo, i responsabili delle risorse umane possono ottenere il consenso dell'intera organizzazione e stimolare entusiasmo e coinvolgimento tra i dipendenti.

I progetti pilota strategici consentono alle organizzazioni di testare le funzionalità di AI in ambienti controllati, sviluppando al contempo competenze e fiducia interne. I progetti pilota iniziali dovrebbero concentrarsi su casi d'uso ben definiti con metriche di successo chiare e ambiti di applicazione gestibili. In genere, i progetti pilota dovrebbero includere criteri di valutazione che misurino sia i risultati quantitativi sia le esperienze qualitative degli utenti. Le lezioni apprese dai progetti pilota possono essere applicate alle implementazioni successive, creando un processo di miglioramento iterativo.

Le strategie di scalabilità dovrebbero essere sviluppate contemporaneamente, tenendo conto dei tempi e del grado di preparazione dell’organizzazione. Un'implementazione efficace richiede un equilibrio tra una crescita ambiziosa e una particolare attenzione al controllo qualità, unitamente a processi sostenibili di gestione del cambiamento. Le trasformazioni delle risorse umane di maggior successo identificano le iniziative più preziose e ne favoriscono la diffusione nell'intera organizzazione.